Автоматизация офиса

Содержание

 

Введение

Автоматизация офиса, характеристика и назначение

Основные компоненты офисных  автоматизированных систем

Заключение

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность  повысить производительность своего труда.

На протяжении последних десятилетий  автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению  методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации  офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать  перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Цель  данной контрольной работы – кратко рассмотреть современное состояние и тенденции развития методов и средств, направленных на совершенствование решений в области информационных технологий офисной автоматизации.

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Автоматизация офиса, характеристика и назначение.     

Автоматизация офиса представляет собой комплексную автоматизацию  работы всех офисных подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела и др. Она гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные  ошибки исполнителей, оптимизирует все  имеющиеся бизнес-процессы.     

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными  звонками и приказами), а лишь дополнить  ее. Используясь совместно, обе эти  системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого  труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.     

Информационная  технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных  средств передачи и работы с информацией.      

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и офисными работниками, особенно они привлекательны для  группового решения проблем. Они  позволяют повысить производительность труда секретарей и офисных работников и дают им возможность справляться  с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования  автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами  решений в результате их более  совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.      

В настоящее время известно несколько  десятков программных продуктов  для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый  процессор, табличный процессор, электронная  почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.     

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     2. Основные компоненты  офисных автоматизированных  систем.     

2.1. Базы данных - тенденции  эволюционного развития.     

База  данных является обязательным компонентом  любой технологии. В автоматизированном офисе база данных концентрирует  в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в  технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может  также поступать из внешнего окружения  фирмы. Специалисты должны владеть  основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. К примеру, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.     

Могут ежедневно по электронной почте  поступать с биржи сведения о  курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций  этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных. Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.     

Полученная  из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения. Технологии баз данных изменяются в соответствии с насущными информационными потребностями дня.     

В индустрии управления документами  наблюдаются динамичные изменения. Потребности пользователей постоянно растут, в связи с этим появляются все новые и новые технологии. Наряду с технологиями, передовые аппаратные средства, а также стратегические альянсы на рынке диктуют новый подход к накоплению данных в организациях и выдвигают дополнительные требования к обработке информации. По моему мнению, одно из основных изменений, которое имеет место в области управления документами, - это тенденция к единению, т. е. объединение документов и содержащихся в них данных. Налицо тот факт, что все большее количество документов изначально рождается в электронном виде. Такие технологии, как обмен электронными данными и цифровая подпись размывают границы между данными, документами и записями. Они ликвидировали необходимость "вырабатывать" заполненные информацией листы бумаги.      

2.2. Текстовый процессор. 

Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и  обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять  слова, перемещать предложения и  абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем  распечатывает и при необходимости  передает по компьютерной сети. Таким  образом, в распоряжении менеджера  имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение  подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно  оценивать ситуацию на фирме. Современный текстовый редактор является мощным средством работы с документами, оснащенное многими сервисными возможностями. Обыденными возможностями сегодня являются шрифтовой и художественный дизайн, автоматическая проверка правописания, анимация (для электронных документов). По своей сути текстовые редакторы уже приблизились к специализированным электронным издательским системам.     

2.3. Электронная почта.      

Электронная почта, основываясь на сетевом использовании  компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения  своим партнерам по сети. Здесь  имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком  важным, поскольку в пятидесяти случаях  из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней  связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной  почте или воспользоваться другим способом коммуникации.     

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости  от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало  доступно всем пользователям электронной  почты, его следует поместить  на компьютерную доску объявлении, при желании можно указать, что  это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление  с уведомлением о его получении адресатом. Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.     

Электронная почта должна обеспечивать шифрование передаваемой информации, факсимиле  подписи, проверку орфографии на любом  из языков, управление сообщениями  по электронной почте (оповещение о  новой почте, организация почтовых ящиков, поиск, цитирование корреспонденции и т.д.).     

2.4. Аудиопочта.     

Это почта для передачи сообщений  голосом. Она напоминает электронную  почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код  и обратно, а также компьютер  для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.     

Почта для передачи аудиосообщений может  успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно  указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.      

2.5. Табличный процессор.      

Он  так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ  технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных  средств табличных процессоров позволяют  выполнять многочисленные операции над данными, представленными в  табличной форме. Объединяя эти  операции по общим признакам, можно  выделить наиболее многочисленные и  применяемые группы технологических операций: ввод данных, как с клавиатуры, так и из баз данных; обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.); вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных; качественное оформление табличных форм представления данных; многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков; проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов; проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций. Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети. 

2.6. Электронный календарь.      

Органайзеры (планировщики) - программное обеспечение  для планирования рабочего времени, составления протоколов встреч, расписаний, ведения записной и телефонной книжки. В состав программ органайзеров входят: калькулятор, записная книжка, часы, календарь и т.п. Наиболее часто подобное программное обеспечение разрабатывается для ноутбуков, персональных компьютеров блокнотного типа. Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации.     

2.7. Компьютерные конференции и телеконференции.     

Компьютерные  конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между  участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих  доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции  может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.      

Видеотекст.   
Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста: создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах; заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках; заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.     

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает  сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой  печатной продукцией, как газеты и  журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже  о текущих сводках биржевой информации. Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц. Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.