Автоматизация учета общехозяйственных расходов ЗАО "Слатан"

 

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Информационное обеспечение  объединяет всевозможные данные, необходимые  для автоматизированного осуществления  действий. Эти данные могут быть представлены в виде различных документов на тех или иных носителях, содержащих сведения справочного характера.

Основными составными частями  информационного обеспечения являются:

• локальные и распределенные базы данных и базы знаний, представляющие собой структурированные совокупности данных централизованного накопления и коллективного использования;
• системы управления базами данных (СУБД) различного поколения: иерархические, сетевые, реляционные;
• банки данных различной структуры, обеспечивающие избыточное хранение взаимосвязанных данных; быстрый прямой доступ пользователей к требуемым элементам информации; независимость прикладных программ от структуры хранения данных.

 

Источники информации учетного характера - это все данные, которые  содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования

Такими документами  будут являться налоговая отчетность ЗАО «Слатан», отчетность перед внебюджетными  фондами, документы внутреннего  бухгалтерского учета и прочее.

 

Техническое обеспечение (ТО) - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Техническое обеспечение  делится на следующие группы:

• средства программной обработки данных;
• терминальные устройства, в том числе машинной графики, обеспечивающие ввод-вывод и документирование алфавитно-цифровой и графической информации на различных носителях;
• устройства оперативной связи, предназначенные для передачи информации от места ее регистрации к ЭВМ и далее к потребителям;
• внешние запоминающие устройства, предназначенные для хранения больших объемов информации, организации баз данных, содержащих различную справочную информацию, типовые решения и т.п.;
• технические средства теледоступа и организации сетей ЭВМ, осуществляющие связь ЭВМ с удаленными пользователями АРМ, между всеми ЭВМ, входящими в комплекс технических средств АРМ при организации сети управления, и между комплексом технических средств АРМ и вычислительной сетью;
• устройства связи с технологическим оборудованием, позволяющие, минуя промежуточные носители, непосредственно передавать данные станкам с ЧПУ, в АСУ ТП и другому подобному оборудованию;
• устройства подготовки данных и программ на различных носителях автономно без участия ЭВМ.

 

 

В зависимости от поставленных задач применяются компьютеры с процессором класса PENTIUM III-IV– высокая мощность, PENTIUM II– средняя мощность.

 

Математическое и  программное обеспечение (МО, ПО) - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Программное обеспечение  определяет интеллектуальные возможности  системы, ее профессиональную направленность, широту и полноту реализации конкретных функций, возможности использования технических средств. Программное обеспечение должно создать надежность функционирования системы, сохранность информации, исключить несанкционированный доступ к ней.

Общесистемное программное  обеспечение включает операционные системы, языковые процессоры, инструментальную среду программиста.

Прикладное (специальное) программное обеспечение включает СУБД, электронные ведомости, программное  обеспечение текстообработки, деловой  графики, многофункциональные пакеты прикладных программ, программное обеспечение организации диалога, программное обеспечение локальных и распределенных вычислительных систем.

При разработке программного обеспечения предполагается, что  оно должно быть ориентировано на как можно более широкий спектр форм обмена информацией между человеком и машиной на основе командных языков, «меню», таблиц, графиков, текстовых документов, графических изображений.

Режим работы различных  технологий, технические особенности  вычислительных устройств, разнообразие и массовый характер их применения предъявляют особые требования к программному обеспечению. Такими требованиями являются: надежность, эффективность использования ресурсов ПЭВМ, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователю.

Программное обеспечение  позволяет усовершенствовать организацию  работы системы с целью максимального  использования его возможностей; повысить производительность и качество труда пользователя; адаптировать программы  пользователя к ресурсам конкретной предметной области.

Классификация программного обеспечения приведена на рисунке 4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 4 – Классификация  программного обеспечения

В качестве базовой операционной системы предприятия используется Windows. Отдельные отделы используют Windows 9.x, Windows 2000 Professional, в данное время началось внедрение сетевой версии операционной системы Windows XP. Что касается пакета Microsoft Office, то используются следующие его блоки Outlook Express 97, Word 97, Excel 97 или Access 97.

Имеется специальное  программное обеспечение, разработанное  сторонними организациями на базе платформ  ORACLE и DELPHI. Бухгалтерия использует различные  модули программы «БухСофт».

 

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языков, применяемых для описания автоматизированного процесса. Основная часть лингвистического обеспечения – языки общения человека с ЭВМ.

Языковые средства необходимы, прежде всего, для однозначного смыслового соответствия действий пользователя и реакции ЭВМ. Без них невозможны процесс обучения, организация диалога, обнаружение и исправление ошибок.

Языки должны быть преимущественно  непроцедурными. Если процедурный язык указывает, как выполняется задаваемое действие, то непроцедурный – что  необходимо выполнить без детализации, какие действия для этого требуются. Так как конечные пользователи не знают и не должны знать в деталях процесс реализации информационной потребности, то чем выше интеллектуальность системы, тем больше непроцедурных возможностей должно быть предусмотрено в его языках.

Языки должны быть и пользовательскими  ориентированными, в том числе  и профессионально ориентированными. Это связано с различиями в  классификации пользователей, которые  разделяются не только по профессиональной принадлежности, но и по иерархии служебного положения, мере облученности, виду потребляемых данных и др. Основу языков АРМ должны составлять заранее определяемые термины, а также описания способов, с помощью которых могут устанавливаться новые термины, заменяя или дополняя существующие.

Эргономическое обеспечение - совокупность реализованных решений в автоматизированной системе по согласованию психологических, психофизиологических, антропометрических, физиологических характеристик и возможностей пользователей автоматизированных систем с техническими характеристиками комплекса средств автоматизации автоматизированной системы и параметрами рабочей среды на рабочих местах персонала автоматизированной системы [ГОСТ 234.003-90].

Эргономическое  обеспечение имеет целью определение номенклатуры и видов средств труда с позиций человеческого фактора, создание оптимальных условий протекания трудовой деятельности человека на. Главное внимание при этом должно уделяться не функционированию того или иного типа оборудования в, а созданию предметно-пространственных условий деятельности человека на основе детальной проработки эргономических свойств основных и вспомогательных средств труда в.

Основные эргономические требования к организации системы  можно выделить в несколько групп:

1. Требования к номенклатуре и качеству средств и предметов труда (клавиатуре ЭВМ, дисплея, принтера и др.);
2. Требования к рабочему пространству (оно должно обеспечивать легкость восприятия и свободу движений и перемещений при эксплуатации и техническом обслуживании оборудования);
3. Требования к предметно-пространственной структуре рабочего места (расположение элементов рабочего места должно соответствовать их функциям в технологическом процессе и требованиям экономии времени, усилий и т.д.);
4. Требования к условиям труда (освещенность, шум);
5. Требования безопасности.

 

Методическое обеспечение  автоматизированной системы – совокупность документов, описывающих технологию функционирования автоматизированной системы, методы выбора и применения пользователями технологических приемов для получения конкретных результатов при функционировании автоматизированной системы.

Методическое  обеспечение составляют:

• Документы, характеризующие состав, правила отбора и эксплуатации средств, а также поведение пользователя в новых условиях работы – в условиях;
• Средства подготовки пользователя к работе в условиях: бумажные инструкции, специальные обучающие средства, самообучающиеся системы и др.;
• Методики определения цели функционирования, информационной потребности, эффективности;
• Методика проектирования, предусматривающая возможность его развития самим пользователем и т.д.

 

 

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при функционировании АСУП и статус результатов ее функционирования. В него входят нормативные акты, регламентирующие организацию работ по созданию автоматизированных систем, их цели, задачи, структуру и функции, статус АСУП и всех ее звеньев, а также регламентирующие процессы, связанные с функционированием АСУП. А также – это система негативно-правовых документов, определяющих права и обязанности специалистов в условиях функционирования. Эти документы строго увязаны с комплексом разработок, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных. Обеспечение юридической подлинности совершаемых в системе операций и т.д.

 

 

Для решения выбранной  задачи автоматизации наиболее важны 3 вида обеспечения: информационное, техническое и программное.

Информационное обеспечение  важно, прежде всего, системой документации на предприятии (документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета).

Техническое обеспечение  будет позволять решить задачу автоматизации  посредством технических средств, представленных на предприятии персональными  компьютерами(на базе процессора Intel Pentium 3, Intel Pentium 4, а также Intel® Core™ 2 Duo) .

Программное обеспечение  позволит решить задачу автоматизации, посредством использования имеющихся  на предприятии программных продуктов(пакеты программ -  Excel 97 или Access 97 и прочее).

Более подробно требование к видам обеспечение описано  в Приложении А.

1.3 Описание подсистемы АСУ

В качестве подсистемы АСУ  была выбрана подсистема бухгалтерского учета и управления финансовой деятельностью  ЗАО «Слатан».

На данной данная подсистема система на предприятии автоматизирована при помощи программного продукта «БухСофт».

Программа "БухСофт: Предприятие" предназначена для комплексной  автоматизации бухгалтерского, налогового, управленческого, кадрового, складского и оперативного учета на предприятии в полном соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового и трудового законодательства.

 
       Во всех программах БухСофт  все первичные документы (платежные  поручения, накладные, счета-фактуры,  акты, справки и т.д.) и вся отчетность в бумажном и электронном виде (баланс, декларации, расчеты) формируются в MS Excel . 
 
       Автоматизация учета основных средств. Учет основных средств осуществляется в отдельном многоуровневом древовидном справочнике, что позволяет обеспечить гибкую и наглядную работу с ним. Учет основных средств предусматривает параметры, необходимые для ведения как бухгалтерского, так и налогового учета. Данные параметры основного средства полностью соответствуют первичным документам и налоговым регистрам. На основе введенной информации осуществляется расчет амортизации, как для бухгалтерского, так и для налогового учета.  
 
       Автоматизация учета нематериальных активов. 
       Аналогично учету основных средств учет нематериальных активов учитывает отдельно как требования бухгалтерского, так и налогового учета к данному виду амортизируемого имущества. Параметры нематериальных активов, которые предлагается ввести в программе, полностью соответствуют данным соответствующих первичных документов и налоговых регистров. На основе введенных данных осуществляется расчет амортизации, как для бухгалтерского, так и для налогового