Автоматизированная база данных с использованием MS Access

 

Таблицы «Обучающиеся» и «Кружки» имеют связь (М: М), соотнося атрибуты в сущностях ОБУЧАЮЩИЕСЯ и КРУЖКИ с соответствующими атрибутами, в сущности, ДОГОВОР, мы так же можем объединить их через две связи один ко многим (1:М), получаем необходимую нам связь многие ко многим (М: М). Для объединения таблиц нам требуется добавить внешний ключ (КодКр) в таблицу «Договор».

 

Таблицы «Вид соревнования» и «Обучающиеся» имеют связь (М: М), так как в реляционной модели мы не можем определять прямую связь «многие ко многим» между  двумя таблицами, построим дополнительную таблицу связи, которую назовем РЕЗУЛЬТАТЫ ОЛИМПИАДЫ. Соотнося атрибуты в сущностях ВИДЫ СОРЕВНОВАНИЯ и ОБУЧАЮЩИЕСЯ с соответствующими  атрибутами,  в сущности, РЕЗУЛЬТАТЫ ОЛИМПИАДЫ через две связи один ко многим (1:М), получаем необходимую нам связь многие ко многим (М: М). Для объединения таблиц нам требуется добавить внешние ключи (КодСоревн и НомПол) в таблицу «Результаты олимпиады».

 

Таблицы «Кружки» и «Инвентарь» имеют связь (М: М), так как в реляционной модели мы не можем определять прямую связь «многие ко многим» между  двумя таблицами, построим дополнительную таблицу связи, которую назовем ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ. Соотнося атрибуты в сущностях КРУЖКИ и ИНВЕНТАРЬ с соответствующими  атрибутами,  в сущности, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ через две связи один ко многим (1:М), получаем необходимую нам связь многие ко многим (М: М). Для объединения таблиц нам требуется добавить внешние ключи (КодИнв и КодКр) в таблицу «Инвентаризация».

 

Таблица «Вид соревнования» с таблицей «Олимпиада» имеют связь 1:М (один ко многим), следовательно, требуется добавить внешний ключ в таблицу «Вид соревнования» (КодПровед)

 

Схема данных имеет вид:

Рисунок 2.2 Схема данных

 

 

2.3. Построение нормализованных таблиц из ER-диаграмм.

 

Рассмотрев ER-диаграмму и определив, какие таблицы можно выделить из сущностей и отношений между ними.

В моей предметной области используются следующие таблицы:

Преподаватели, Кружки, Договора.

Ключи в таблицах соответствуют ключам в соответствующих сущностях.

Полагаясь на выше сказанное, получаем таблицы со следующими полями:

Преподаватели(#НомПасп, ФамПр, ИмяПр, ДатаРождПр, Должность, Стаж, Оклад, КодКр)

Кружки(#КодКр, ВидДеят, Цена) 

       Договор(#НомДог, НомПасп, НомПол, КодКр, ДатаЗакл, СрокДейст, ДатаРаст)

 

2.4. Построение  нормализованных таблиц с помощью  приведения к нормальным формам

При проектировании реляционной БД необходимо предусмотреть создание наиболее эффективной структуры данных. После определения таблиц, полей и связей между таблицами следует посмотреть на проектируемую базу данных в целом и проанализировать  ее, используя правила нормализации, с целью:

• обеспечить быстрый доступ к данным в таблицах;
• устранения логических ошибок;
• удаления избыточного дублирования данных;
• группирования информации в логически связанных единицах.

В хорошо спроектированной базе данных избыточность данных исключается, вероятность сохранения противоречивых данных минимизируется, а также упрощается процедура их обработки и обновления.

В логическом проектировании наиболее эффективна структура данных, представленная в виде Нормальных форм (НФ). Существуют несколько видов нормальных форм:

• 1 -я нормальная форма
• 2-я нормальная форма
• 3-я нормальная форма        
• Нормальная форма Бойса - Кодда (НФБК)
• 4-я нормальная форма
• 5-я нормальная форма

Практически используются только первые три. Рассмотрим процесс приведения к 1НФ, 2НФ и 3НФ.

Рассмотрим  универсальную таблицу, в которую включаются все атрибуты.

«ДЮСШ» (НомПол, ФамОб, ИмяОб, НомПасп, ФамПр, ИмяПр, КодКр, ВидДеят, Цена, НомДома, ПлощДома, НомЗал, ПлощЗал, НомДог, КодИнв, НазвИнв, СтоимИнв, Количество, КодСоревн, ПризФонд, КодПровед, Проведение,Место).

Ключевое поле – это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

Ключи (НомПасп, НомДог, КодИнв, КодСоревн).

Будем говорить, что отношение находится во 2ой нормальной форме, если оно находится в 1ой нормальной форме и в ней отсутствуют атрибуты, зависящие только от части ключа.

Будем говорить, что отношение находится в 3ей нормальной форме, если оно находится во второй нормальной форме и из нее удалены атрибуты, зависящие от других атрибутов, не входящих в составной ключ.

Будем называть 2 поля таблицы X и Y находящимися в функциональной зависимости, если поле Y в любой момент времени принимает ровно одно значение в зависимости от поля значения X.

Разобьем функциональные зависимости так, чтобы в одной таблице находились ключ и от него зависящие атрибуты.

НомПасп à (ФамПр, ИмяПр). – 3НФ

НомПол à (ФамОб, ИмяОб). – 3НФ

НомДог à (НомПасп, НомПол, КодКр). – 3НФ

КодКр à (ВидДеят, Цена). – 3НФ

НомДома à ПлощДома – 3НФ

НомЗал à (ПлощЗал, ВидДеят, НомДома) – 3НФ

КодИнв à (НазвИнв, Количество, СтоимИнв) – 3НФ

КодСоревн à (КодКр, ПризФонд, КодПровед) – 3НФ

КодПровед à (Проведение, КодСоревн) – 3НФ

(КодКр, КодИнв) à Количество – 2НФ

(КодСоревн, НомПол) à (Место, КодПровед) – 2НФ

Путем приведения нашей универсальной таблицы ко 2ой и 3ей нормальным формам мы избавились от всех аномалий.

Можно сделать следующий вывод, что таблицы, построенные по ER–диаграмме и путем нормализации, совпадают.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ФИЗИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В СРЕДЕ Microsoft Access

3.1.  Создание  таблиц

Таблицы – это объекты, предназначенные для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждая таблица содержит данные об определенном объекте.

Создание таблицы производится в два этапа:

1. определение структуры таблицы;
2. ввод данных в таблицу (загрузка данных).

В MS Access используются три способа создания таблиц путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц.

Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора (в Конструктор таблиц можно выйти сразу из окна базы данных), поэтому в данной работе используем режим конструктора.

Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, осуществляем следующие действия:

• Нажимаем на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбираем из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажимаем кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц;
• В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля вводим имена полей создаваемой таблицы;
• В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбираем из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле;
• В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле;
• В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка вводим свойства каждого поля или оставляем значения свойств, установленные по умолчанию;

После описания всех полей будущей таблицы ее нужно сохранит. Сохранение структуры выполняется следующим способом:

• Нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или выбрать команду Файл>Сохранить;
• В появившемся диалоговом окне ввести имя таблицы, нажать ОК;
• Если до сохранения в новой таблице ключевые поля были не определены, то при сохранении таблицы будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При  нажатии кнопки ДА будет создано дополнительное поле – ключевое поле счетчика, что не всегда удобно, так как усложняет структуру таблицы (поэтому рекомендуется при создании таблицы указать нужное ключевое поле, выбранное вами), если ключ не нужен и не был задан, то при сохранении отказаться - Нет.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

 

3.2. Загрузка таблиц

Для ввода данных в таблицу существует несколько способов:

• Автоматический
• Импортировать данные в таблицу из других приложений Microsoft Office,Excel, HTML и др.
• В режиме Таблицы
• С помощью форм

Первоначально ввод данных производили в режиме таблицы. Для этого необходимо открыть таблицу и заполнить её. Для перемещения по ячейкам записей  можно использовать стрелки на клавиатуре или курсор мыши. Для перехода по записям  удобнее всего использовать кнопки, расположенные в нижней части окна таблицы. Там же расположено поле, отображающее номер текущей записи, с которой производится действие. Для перехода сразу в нужную запись  поля с номером записи, вводим номер записи и нажимаем клавишу ENTER. Для добавления записи необходимо нажать кнопку  стрелочка со звездочкой и вводить данные.  Так же можно менять цвет фона, линию сетки и шрифт вводимых данных. Все это можно сделать в пункте меню ФОРМАТ.

Для более удобного способа добавления данных в таблицу  используется Форма, здесь вероятность ввода ошибочных данных меньше. Так же как и в таблице, в форме для перемещения по записям  предусмотрены кнопки в нижней части формы. Так же существует запись для добавления новых записей, она отображается последней записью в форме. После ввода новых данных, они автоматически добавляются в таблицу.

 

3.3. Ориентировочный расчет требуемой памяти

После проведенной  нормализации сущностей и выделения окончательных таблиц вместе с их атрибутами настало время рассчитать  приблизительный объем памяти, который потребуется для хранения данных, в соответствии с требованиями заказчика.

1. Расчет памяти для Таблицы 3.1 Преподаватели

Таблица 3.1 - Преподаватели

Имя Поля	Тип Данных	Память(байт)
НомПасп	Числовой	4
ФамПр	Текстовой	50
ИмяПр	Текстовой	50
Должность	Текстовой	50
Стаж	Числовой	2
ДатаРожд	Дата/время	8
Оклад	Денежный	10
КодКр	Числовой	2
ИТОГО:		176

 

2. Расчет памяти для Таблицы 3.2 Кружки

Таблица 3.2 – Кружки

Имя поля	Тип данных	Память (байт)
КодКр	Числовой	2
ВидДеят	Текстовый	50
Цена	Денежный	10
ИТОГО:		62

 

3. Расчет памяти для Таблицы 3.3 Договор

Таблица 3.3 – Договор

Имя поля	Тип данных	Память (байт)
НомДог	Числовой	5
НомПасп	Числовой	4
НомПол	Числовой	6
КодКр	Числовой	2
ДатаЗаключ	Дата/время	8
СрокДейст	Числовой	2
ДатаРаст	Дата/время	8
ИТОГО:		35

 

4. Расчет памяти для Таблицы 3.4 Обучающиеся

Таблица 3.4 – Обучающиеся

Имя поля	Тип данных	Память (байт)
НомПол	Числовой	6
ФамОб	Текстовый	50
ИмяОб	Текстовый	50
ДатаРожд	Дата/время	8
Достижения	Поле объекта	300
ИТОГО:		364

 

5. Расчет памяти для Таблицы 3.5 Олимпиада

Таблица 3.5 – Олимпиада

Имя поля	Тип данных	Память (байт)
КодСоревн	Числовой	4
КодКр	Числовой	2
ДатаПровед	Дата/время	8
ПризФонд	Денежный	10
КодПровед	Числовой	4
ИТОГО:		28