Автоматизированная база данных с использованием MS Access

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день в мире работают сотни миллионов персональных компьютеров. Ученые, экономисты, политики считают, что к началу третьего тысячелетия: количество компьютеров в мире сровняется с числом жителей развитых стран; большинство этих компьютеров будет включено в мировые информационные сети; вся накопленная человечеством к началу третьего тысячелетия информация, будет переведена в компьютерную форму, а вся информация будет готовиться при помощи компьютеров; вся информация будет бессрочно храниться в компьютерных сетях.

С появлением вычислительной техники, значительно упростились способы хранения, передачи и обработки информаций.

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

В данном курсовом проекте рассмотрены основные понятия баз данных: структура простейшей базы данных, компоненты базы данных Microsoft Access. Представлен электронный вариант базы данных «ДЮСШ», в которой хранятся данные о обучающихся и преподавателях которые их обучают. Разработка проекта проводилась в приложении  Microsoft Access, предназначенный для управления, проектирования и разработки баз данных.

Цель: разработать автоматизированную базу данных с использованием MS Access для решения задач заказчика.

 

 

 

 

 

Задачи:

• Исследовать интересующую нас предметную область
• Сведения из каждого источника должны сохраняться в отдельной таблице
• Обеспечить связи между таблицами
• Использование запросов для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям
• Предоставление информации пользователям
• Обеспечение целостности и реорганизации ценностей БД
• Возможность добавления, удаления и обновления данных в БД

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ ЗАДАЧИ

1.1.  Постановка  задачи

 

Основной задачей в данной курсовой работе являлось создание  такой базы данных, которая могла в полной мере удовлетворять требованиям заказчика. Кроме того, она должна выполнять все задачи характерные для нашей предметной области (ДЮСШ) такие как список обучающихся, работников, список кружков и их характеристика, хранение информации о инвентаре.

Основные требования заказчика к базе данных:

• Красивый и понятный для пользователя интерфейс.
• Хранение информации  связанные с деятельностью заказчика.
• Быстрый и удобный доступ к необходимой информации.
• Выходные документы соответствующие принятым стандартам

 

Основной целью базы данных является – глобальный контроль над деятельностью ДЮСШ. Моя предметная область основывается на слежении за преподавателями, кружками, договорами, которые составляются между преподавателями и обучающимися, и в своевременном добавлении изменений в базу данных.

 

1.2. Структура предприятия  заказчика

 

Предприятие заказчика можно представить следующей схемой (рис. 1):

 

 

Рисунок 1.

Преподаватели:

• Состоит из списка преподавателей
• Содержит информацию: Номер паспорта, ФИО, дата рождения, должность, стаж, оклад.

Обучающиеся:

• Состоит из списка обучающихся,
• Содержит информацию: Номер полиса,  ФИО, дата рождения, достижения.

Залы:

• Состоит из списка залов
• Содержит информацию: номер дома,  номер зала, площадь зала, вид кружка.

Договор:

• Состоит из списка договоров
• Содержит информацию: номер паспорта преподавателя, номер полиса обучающегося, дата заключения, дата расторжения, срок действия, вид кружка.

Кружки:

• Состоит из списка кружков
• Содержит информацию: код кружка, вид деятельности, цена.

Олимпиада:

• Состоит из списка соревнований
• Содержит информацию: код соревнования, вид соревнования, вид кружка, дата проведения, призовой фонд.

Инвентарь:

• Состоит из списка инвентаря
• Содержит информацию: код инвентаря, название инвентаря, стоимость

ДЮСШ:

• Состоит из списка домов
• Содержит информацию: номер дома, площадь дома, этажи, количество залов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Информационные  процессы

 

Деятельность организации можно представить так:

Имеется список преподавателей, которые могут иметь группу обучающихся. Преподаватель может иметь одного или нескольких обучающихся. Для обучения ребенка, преподаватель должен заключить с ним договор на определенный срок. В случае если срок обучения истек, то обучающийся должен либо освободить место, либо продлить срок обучения. Об этих изменениях заказчик может узнать из таблицы.

 

1.4. Формы входных  документов

 

Информация рассматриваемой предметной области отображается документами приведенными ниже.

Договор на обучение

Номер договора _____________________________________________.

Название кружка ____________________________________________.

Местонахождение – номер ДЮСШ ______________.

Срок действия договора ________________________________________.

ФИО ребенка ________________________________________________.

Дата рождения ____________________.

Дата заключения договора ____________________________________.

Подпись ________.

 

 

 

 

 

 

1.5. Перечень задач, предлагаемых заказчиком для  исполнения

 

Заказчик поставил перед нами следующие задачи:

1. Предоставить возможность вывода обучающихся, занимающихся в указанном кружке
2. Предоставить возможность вывода обучающихся, занявших указанное место в соревнованиях
3. Возможность вывода учеников у определенного преподавателя
4. Вывод информации о зарплатах преподавателей с учетом премий
5. Возможность изменения фамилии преподавателя
6. Возможность поиска обучающегося по фамилии
7. Предоставить возможность вывода информации о доходах с кружков
8. Просмотр информации об обучающихся, посещающих указанный кружок
9. Вывод информации об инвентаре, необходимом для указанного кружка
10. Вычисление затрат на инвентарь
11. Предоставить возможность вывода кружка с максимальной стоимостью
12. Вывод списка договоров, у которых истек срок действия.
13. Вывод списка обучающихся, посещающих несколько кружков и общая сумма оплаты за кружки.
14. Предоставление скидки обучающимся, у которых сумма оплаты за кружки превышает Х рублей

 

2. ИНФОРМАЦИОННО-ЛОГИЧЕСКАЯ  МОДЕЛЬ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

2.1. ER-Диаграмма

Для проектирования информационно-логической модели существуют различные средства, в том числе и компьютерные. Воспользуемся ER-диаграммой (ER – Entity Relation – Сущность - Связь)

Сущность - это класс однотипных объектов, информация о которых должна быть учтена в модели. Каждая сущность должна иметь наименование, выраженное существительным в единственном числе.

Атрибут сущности - это именованная характеристика, являющаяся некоторым свойством сущности.

Ключ сущности - это неизбыточный набор атрибутов, значения которых в совокупности являются уникальными для каждого экземпляра сущности. Неизбыточность заключается в том, что удаление любого атрибута из ключа нарушает его уникальность.

Сущность может иметь несколько различных ключей. Несколько атрибутов могут претендовать на роль ключа.

Связь - это некоторое отношение между двумя сущностями. Она показывает отношение одной сущности к другим. Связи позволяют по атрибутам сущности находить атрибуты в других сущностях, т.е. соответствующие характеристики, связанные с данной сущностью по смыслу. Различают связи трех видов, для которых введены следующие обозначения:

• Один к одному (1:1);
• Один ко многим (1:М);
• Многие ко многим (М:М).

При построении инфологической модели предметной области устанавливаются связи между выявленными информационными объектами.

Рассмотрим следующие сущности: ПРЕПОДАВАТЕЛИ, ОБУЧАЮЩИЕСЯ, КРУЖКИ, ВИД СОРЕВНОВАНИЯ, ОЛИМПИАДА, ИНВЕНТАРЬ и определим связи между ними.

 

У каждого обучающегося может быть несколько преподавателей, и каждый преподаватель может обучать нескольких обучающихся. Поэтому связь между сущностями ПРЕПОДАВАТЕЛИ И ОБУЧАЮЩИЕСЯ (М:М).

 

Обучающийся может посещать несколько видов кружков, и один кружок могут посещать несколько обучающихся. Поэтому связь между сущностями ОБУЧАЮЩИЕСЯ И КРУЖКИ (М:М)

 

Обучающийся может участвовать в нескольких видах соревнования, и в одном виде соревнования участвуют несколько обучающихся. Поэтому связь между сущностями ОБУЧАЮЩИЕСЯ И ВИД СОРЕВНОВАНИЯ (М:М).

 

В одной олимпиаде может быть несколько видов соревнований, а для одного вида соревнования может быть только одна олимпиада. Поэтому связь между сущностями ВИД СОРЕВНОВАНИЯ И ОЛИМПИАДА (1:М).

 

Несколько видов инвентаря может быть для одного кружка, и для нескольких кружков может быть необходим один инвентарь. Поэтому связь между сущностями КРУЖКИ И ИНВЕНТАРЬ (М:М).

 

 

 

 

 

 

 

Итак, получили следующую ER-диаграмму:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.1 ER-диаграмма

 

На данной схеме явно просматриваются все связи между сущностями, сами сущности и их атрибуты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.  Реляционная  модель

Что такое реляционная модель? Достаточно точно ее характеризует следующее определение:  реляционная модель - это способ рассмотрения данных, т.е. предписание для способа представления данных (посредством таблиц) и для способа работы с таким представлением (посредством операторов). Или, точнее, реляционная модель связана с тремя аспектами данных: структурой, целостностью и обработкой данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими характеристиками:

1. Каждый элемент таблицы – один элемент данных.
2. Все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковые характеристики  (тип и длину).
3. Каждое столбец имеет уникальное имя.
4. Порядок столбцов не важен.
5. Отсутствуют одинаковые записи.
6. Порядок записей в таблице может быть произвольным.

Реляционные таблицы связываются между собой  с помощью ключевых полей.

Реляционные модели (в  MS Access) не позволяют определять прямую связь «многие ко многим» между  двумя таблицами. Поэтому нужно разделить связь «многие ко многим» на две связи «один ко многим», т.е. построить дополнительную таблицу связи.

Ключевое поле одной таблицы – первичный ключ – связывают с соответствующим ему полем второй таблицы, которое называют внешним ключом.

Связующая таблица обязательно содержит внешние ключи (часто имеющие то же имя, что и первичные ключи) и, как правило, поля, характеризующие рабочий процесс.

Наша задача: глядя на эту ER- диаграмму, нарисовать структуру таблиц, отражающих не только сущности, но и связи между ними, а также атрибуты, которые характеризуют связи.

Таблицы «Преподаватели» и «Обучающиеся» имеют связь (М: М), так как в реляционной модели мы не можем определять прямую связь «многие ко многим» между  двумя таблицами, построим дополнительную таблицу связи, которую назовем ДОГОВОР. Соотнося атрибуты в сущностях ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ОБУЧАЮЩИЕСЯ с соответствующими  атрибутами,  в сущности, ДОГОВОР через две связи один ко многим (1:М), получаем необходимую нам связь многие ко многим (М: М). Для объединения таблиц нам требуется добавить внешние ключи (НомПасп и НомПол) в таблицу «Договор».