Автоматизированная база данных с использованием MS Access

 

6. Расчет памяти для Таблицы 3.6 Результаты олимпиады

Таблица 3.6 – Результаты олимпиады

Имя поля	Тип данных	Память (байт)
КодСоревн	Числовой	4
НомПол	Числовой	6
Место	Числовой	1
КодПровед	Числовой	4
ИТОГО:		15

 

 

 

 

 

 

 

7. Расчет памяти для Таблицы 3.7 Инвентарь

Таблица 3.7 – Инвентарь

Имя поля	Тип данных	Память (байт)
КодИнв	Числовой	4
НазвИнв	Текстовый	50
СтоимИнв	Денежный	10
ИТОГО:		64

 

8. Расчет памяти для Таблицы 3.8 Инвентаризация

Таблица 3.8 – Инвентаризация

Имя поля	Тип данных	Память (байт)
КодКр	Числовой	2
КодИнв	Числовой	4
Количество	Числовой	4
ИТОГО:		10

 

9. Расчет памяти для Таблицы 3.9 Залы

Таблица 3.9 – Залы

Имя поля	Тип данных	Память (байт)
НомЗал	Текстовый	4
ПлощадьЗал	Числовой	3
НомДом	Числовой	1
КодКр	Числовой	2
ИТОГО:		11

 

 

 

 

10. Расчет памяти для Таблицы 4 ДЮСШ

Таблица 4 – ДЮСШ

Имя поля	Тип данных	Память (байт)
НомДома	Числовой	1
Площадь	Числовой	5
Этажи	Числовой	1
Залы	Числовой	2
ИТОГО:		9

 

11. Расчет памяти для Таблицы 4.1 Вид

Таблица 4.1 – Вид

Имя поля	Тип данных	Память (байт)
КодПровед	Числовой	4
Вид	Текстовый	50
КодСоревн	Числовой	4
ИТОГО:		58

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общая память, необходимая для нашей базы данных, показана в следующей таблице:

Таблица 4.2 – Общая память

Таблица	1 запись	Количество записей	Память (байт)
Преподаватели	176	200	35200
Кружки	62	10	620
Договор	35	2000	70000
Обучающиеся	51264	1000	364
Олимпиада	28	10	280
Результаты олимпиады	15	1000	15000
Инвентарь	64	50	3200
Инвентаризация	10	150	1500
Залы	11	35	385
ДЮСШ	9	3	27
Вид	58	10	580
Итого:			127126 0,12Мб

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. РАЗРАБОТКА ИНТЕРФЕЙСА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

4.1. Создание форм

 

Вся информация базы данных храниться в таблицах, пользоваться которыми трудно и неудобно для пользователей, не имеющих опыта работы в MS Access, также возникает вероятность ввода неверной информации. Следовательно, требуется  некий объект, который мог бы предохранить от ошибок ввода и предоставить информацию в более понятной форме. Таким объектом является Форма.

Форма представляет собой объект базы данных, содержащий упорядоченный набор элементов управления, которые обеспечивают интерактивное взаимодействие с полями одной или нескольких таблиц. С помощью элементов управления можно вводить новые данные, редактировать и удалять существующие и осуществлять поиск информации.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

• ввода и просмотра информации базы данных
• изменения данных
• печати
• создания сообщений 
  Способы создания форм:
• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)
• Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)
• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)
• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)
• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)
• Автоформа: сводная таблица
• Автоформа: сводная диаграмма
• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)
• Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel) 
  Алгоритм создания форм следующий: 
• Открыть окно БД
• В окне БД выбрать вкладку Формы
• Щелкнуть на пиктограмме «Создать», расположенной на панели инструментов окна БД
• В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных
• Щелкнуть на кнопке ОК

Создание формы показано на Рисунке 4.1.

Рисунок 4.1 Создание формы

Мы создавали формы с помощью конструктора. Создание формы с помощью конструктора представлено на Рисунке 4.2.

 

 

Рисунок 4.2 Создание формы с помощью конструктора

 

 

4.2 Создание главной  формы

Подчиненные формы особенно удобны для отображения данных из таблиц или запросов с отношением «один-ко-многим». Отношение «один-ко-многим» представляет собой связь между двумя таблицами, при которой значение первичного ключа каждой записи в главной таблице соответствует значению в соответствующем поле или полях нескольких записей в связанной таблице.

Основная форма в данной курсовой работе была создана с помощью конструктора. Фоном была выбрана фотография с колесом обозрения. Также были созданы кнопки, для доступа к другим формам и самой таблице.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3 Проект меню

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основная кнопочная форма изображена на Рисунке 4.3.

Рисунок 4.3 Основная форма

 

При нажатии на кнопку «ДЮСШ» открывается форма с кнопками с информациях о домах и залах в ДЮСШ. Это показано на Рисунке 4.4.

                  

Рисунок 4.4 Открытие таблицы «ДЮСШ»

При нажатии на кнопку «Обучение» открывается новая форма с информацией об обучающихся и преподавателях. Это показано на Рисунке 4.5.

         

Рисунок 4.5 «Обучение»

При нажатии на кнопку «Запросы» открывается окно с информацией о задачах сформулированных для каждой предметной области. Это показано на Рисунке 4.6.

Рисунок 4.6 «Запросы»

4.4. Создание отчетов

В среде Access отчет создается почти так же, как форма. Разница между этими двумя объектами базы данных состоит не в технологии их построения, а в их целевом назначении. Если с формой пользователь будет работать на экране, то отчет предназначен для печати и представляет ценность как материальная копия документа, полученного из базы данных.(смотри приложение)

Предусмотрены следующие стандартные способы формирования отчета:

• с помощью авто отчета;
• с помощью мастера;
• с помощью конструктора;
• с помощью запросов.

 

Рассмотрим создание отчета «Премии»:

Для данного отчета специально был создан запрос «Премия», который показывает нам  список преподавателей которые получают премию за обучение нескольких учеников.

1. Дважды щелкнув по ярлыку Создание отчета с помощью мастера, мы запускаем Мастер отчетов.
2. Появилось первое диалоговое окно. В поле со списком Таблицы и запросы отображены имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут использоваться в качестве источника данных для отчетов. Раскрыв этот список, мы выбираем запрос «Премия».
3. В списке Доступные поля этого диалогового окна отображаются все поля выбранной таблицы или запроса. Чтобы добавить в создаваемый отчет все поля, мы нажимаем кнопку «>>». Нажимаем кнопку  «Далее» для отображения второго диалогового окна Мастера отчетов.
4. Во втором диалогом окне мастера можно определить вид представления данных.
5. В третьем диалоговом окне мастера можно определить уровни группировки. Мы выбрали следующие уровни группировки: НомПасп.
6. В четвертом диалоговом окне мы выбираем порядок сортировки и вычисления.
7. В следующем диалоговом окне выбираем вид макета для отчета «Табличный».
8. В предпоследнем диалоговом окне выбираем требуемый стиль «Деловая».
9. Последний шаг – задаем имя отчета «Премии».
10. В результате мастером будет создан отчет в соответствии  с выбранными параметрами и сохранена с указанным именем. Созданный с помощью мастера отчет «Премии» готов к использованию. После редактируем отчет в режиме Конструктора. В итоге получаем отчет «Премии», представленный на Рисунке 4.7.

 

Рисунок 4.7 Создание отчета

 

 

4.5. Создание макросов

Макросы, или макрокоманды, представляют собой заранее созданные списки действий – программы, которые выполняются после щелчка пользователя по кнопке или после других определенных действий (возникновение ошибки, открытие, закрытие элемента управления и т. д.). Каждое действие макроса выполняет определенную операцию: например, установку значения, открытие и закрытие формы, диалогового окна и др. Макрос предназначен для объединения нескольких различных действий, представляемых макрооператорами, в одну процедуру, которая легко может быть вызвана. В макросах все команды выполняются по очереди.  Макросы создаются в специальном окне макросов – Построитель макросов. Рассмотрим процесс создания макросов в нашей БД.

Покажем использование макросов на примере макроса «Стаж больше 10».

Создание макроса начинается в окне базы данных, где необходимо выбрать вкладку Макросы и нажать кнопку Создать. После этого открывается окно макроса.

 Макрокоманды, составляющие макрос, вводятся в  столбец Макрокоманда. Для ввода макрокоманды можно нажать в этом столбце кнопку раскрытия списка макрокоманд и выбрать нужную. Мы выбираем Открыть запрос. Затем в нижней части окна выводится список аргументов макрокоманды. Задаем значения аргументов путем выбора их из списка.

В строки столбца Примечание вводят необязательный комментарий, описывающий результат выполнения макрокоманды.

Пример создания макроса представлен на Рисунке 4.8.

В результате мы получим следующее:

               

Рисунок 4.8 Создание макроса

Данный макрос выполняет следующие действия: открывается запрос стаж больше 10.

Остальные макросы создаются аналогично предыдущему макросу.

 

 

5. РЕШЕНИЕ ЗАДАЧ ЗАКАЗЧИКА

 

Для решения задач, предусмотренных заказчиком, необходимо использование запросов. Большую часть запросов составляют запросы на выборку, которые реализуют в SQL командой SELECT. Для работы в режиме SQL необходимо в меню выбрать команду меню Вид, Режим SQL, после чего откроется диалоговое окно, в котором нужно записать запрос.

 Общий вид ее такой:

SELECT Список столбцов

FROM  Список таблиц

[WHERE Условия выбора строк]

[ORDER BY Спецификация сортировки].

Рассмотрим наши заказы:

1. Поиск обучающихся по ценам кружка:

 

SELECT О.ФамОб, О.ИмяОб, К.Цена

FROM Обучающиеся AS О, Кружки AS К, Договор AS Д

WHERE К.Цена=[введите стоимость кружка] And К.КодКр=Д.КодКр And О.НомПол=Д.НомПол;

 

2. Возраст преподавателей: