Основные приемы работы в Exsel

Отдел сбыта заинтересован как в достаточном общем количестве продукции, так и в ее ассортиментном разнообразии, причем для него предпочтительнее, чтобы производственный отдел обеспечивал более гибкое реагирование на изменение потребностей рынка. Финансовый отдел заинтересован к сведению до минимума запасов сырья, полуфабрикатов и незавершенного производства, а также запасов готовой продукции на складах, т.е. в снижении процента капиталовложений, не дающих прибыли в общей структуре затрат на производство. Одна из его целей – ускорение оборачиваемости капитала. С точки зрения производственного отдела и отдела сбыта эти запасы должны обеспечивать соответственно, с одной стороны, непрерывность производственного процесса, а с другой стороны, потребности рынка.

Такое расхождение локальных целей отдельных подразделений организации не является нетерпимым недостатком – это вполне естественное явление. Если большая группа людей пытается реализовать определенную цель, то они все, как правило, не могут действовать так, как на их месте поступил бы один человек.

Единственным способом решения сложной проблемы в системе организационно-экономического управления служит декомпозиция глобальной цели на отдельные локальные функции с последующей их детализацией до конкретных задач, решаемых отдельными исполнителями. Таким образом, задачи организационного управления возникают как результат необходимости разукрупнения функций управления внутри организации.

 Функции управления  в системах организационно-экономического  управления могут выделяться: –  по с т а д и я м (э т а п а м) у п р а в л е н и я. Например, долгосрочное планирование, или прогнозирование; перспективное, или среднесрочное планирования; текущее, или краткосрочное планирование; оперативно-календарное планирование; оперативное управление; анализ производственно-хозяйственной деятельности; бухгалтерский учет и аудит. – по в и д а м п р о и з в о д с т в е н н о - х о з я й с т в е н н о й д е я т е л ь н о с т и. Обычно этот способ выделения соответствует функциональному построению аппарата управления, отражая, например, основное производство, вспомогательное производство, капитальное строительство, материально-техническое снабжение, транспорт, финансирование, учет, социальное развитие и т.п.; – по и е р а р х и и (у р о в н я м) у п р а в л е н и я: например, министерство – объединение (фирма) – предприятие (организация) – цех (отдел) и т.д. вплоть до отдельного рабочего места исполнителя. Функции управления при этом формируются с учетом трех основных признаков функциональной спецификации. Для производственной сферы деятельности выделение функций управления обычно соответствует элементам производственного процесса: – управление материальными ресурсами; – управление трудовыми ресурсами; – управление финансовыми ресурсами и т.д.

Реализация функций управления предполагает решение ряда задач, под которыми обычно понимают получение (формирование) документов, содержащих сведения, необходимые специалисту управления для принятия обоснованных управленческих решений. Как правило, для формулирования задач заимствуются характеристики соответствующих функций управления, к которым добавляются три признака, характеризующие непосредственно данную задачу: – принадлежность к конкретному объекту управления; – технологический способ (тип или вид) решения задачи; – результат управленческой деятельности. Например, функции материально-технического снабжения реализуются в результате решения следующих задач: – планирования потребности материальных ресурсов; – заключения договоров с поставщиками; – оперативного контроля выполнения договоров поставки; – учета поставок и расчетов с поставщиками и т.д.

Важной слагаемой в определении “система организационно-экономического управления” является понятие “управление”. Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что управление – это целенаправленное воздействие органов управления на управляемый объект. В теории управления принято более строгое определение этого понятия: управление – функция системы, ориентированная либо на сохранение ее основного качества (т.е. совокупности свойств, утеря которых влечет разрушение системы) в условиях изменения среды, либо на выполнение некоторой целевой программы, призванной обеспечить устойчивость ее функционирования (свойство “гомеостаза”) при достижении определенной заданной цели.

Управление – функция организованных систем (биологических, технических, социальных), обеспечивающая сохранение их структуры, поддержание режима деятельности, реализацию ее программы, цели. Как уже отмечалось выше, современные объекты управления (предприятия, организации) представляют собой сложные, большие системы, что требует адекватных по сложности систем управления этими объектами. Вместе с тем любая система управления может быть представлена в виде двух компонентов: управляющей и управляемой подсистем (иногда говорят об управляющей и управляемой системах).

Взаимосвязь и взаимодействие этих компонентов системы управления представлена в виде схемы. Управляющая подсистема осуществляет функции управления, управляемая подсистема является объектом управления. При этом под управляющей подсистемой понимается комплекс средств и методов, обеспечивающих процессы сбора, обработки, хранения и передачи информации, а также формирования управленческих воздействий.

Любая система, в которой реализуются функции управления, обычно называется системой управления. Система управления функционирует благодаря взаимодействию управляющей и управляемой подсистем между собой и с внешней средой через каналы связи (прямой и обратный).

По каналам связи управляющая подсистема получает информацию и после ее обработки, исходя из целей управления и правил принятия (выработки) управленческих решений, формирует и передает в виде результатной информации управляющее воздействие. В итоге этого воздействия объект управления изменяет (или сохраняет) свое состояние, что фиксируется управляющей подсистемой, которая анализирует это изменение и либо вырабатывает новое управленческое решение, либо сохраняет “пассивное” состояние. Такое функционирование управляющей подсистемы является наиболее рациональным, так как реализует принцип “у п р а в л е н и я п о о т к л о н е н и я м”, не перегружая излишней информацией систему управления

. Следует иметь в виду, что управление д и н а м и ч е с к и м и системами (к которым относится как экономика в целом, так и ее отдельные компоненты) подвергается воздействиям изменчивой внешней среды, что сопряжено с привлечением и обработкой огромных объемов информации. Ее обработка в одном центре становится практически нереализуемой задачей. Более того, управление из одного центра всеми элементами объекта управления, даже если оно, в принципе, реализуемо, не может быть эффективным. Поэтому на практике структура управляющей подсистемы, как правило, строится по иерархическому многоступенчатому принципу.

В правильно организованной управляющей подсистеме низший уровень управления предстает перед высшим как “черный ящик”, информирующий вышестоящий уровень лишь о результатах своей деятельности, но не о внутренних процессах, связанных с ее реализацией. Н.Винер в своей книге “Кибернетика, или управление и связь в животном и машине” подчеркнул, что связь (или передача информации) и управление являются основными процессами, характеризующими любую организацию.

Таким образом, управление – это прежде всего информационный процесс, предполагающий выполнение функций по сбору, передаче, хранению, обработке и анализу информации, необходимых для выработки соответствующих управленческих решений. Подчеркивая важность информационной составляющей процессов управления, специалисты в области информатики, говоря об управляющей системе, чаще всего употребляют понятие «и н ф о р м а ц и о н н а я у п р а в л я ю щ а я с и с т е м а», «и н ф о р м а ц и о н н а я с и с т е м а у п р а в л е н и я», или даже просто «и н ф о р м а ц и о н н а я с и с т е м а».

 В современных условиях  принятие эффективных решений  в области управления требует  переработки больших объемов  информации. Качественная же неоднородность  такой информации и сложность  ее обработки в условиях оперативности  получения требует разделения  функций по получению, передаче, хранению и обработке информации  между человеком и техническими  средствами, среди которых центральное  место отводится вычислительным  машинам.

Все процессы управления, протекающие в системе управления, отражаются в виде информационных процессов. Но что такое информация? В обыденной жизни информацию отождествляют с понятием “сообщение”, “сведения”, “данные“, “знания”. Такое соотношение допустимо лишь до некоторой степени, так как у всех этих понятий есть одно общее важное свойство – они обозначают нечто, являющееся отображением реальных объектов и процессов.

Однако, как только ставится вопрос о совершенствовании информационных процессов, подобное понимание термина “информация” обнаруживает ряд недостатков. Так, практически очевидным является то, что целью функционирования информационных систем не может быть выдача возможно большего количества информации (показателей, документов). Один лаконичный, грамотно составленный документ чаще всего полезнее, “информативнее”, чем несколько документов. Взяв ряд исходных показателей, можно получить множество различных производных, но увеличение числа последних не обязательно будет отражать прирост полезных сведений (знаний).

 Следовательно, данные  или сообщения содержат нечто  такое, от чего зависит их с  р а в н и т е л ь н а я ц е н н о с т ь, ради чего они собираются, передаются и обрабатываются. Именно поэтому под термином “информация” чаще всего понимают содержательный аспект данных, проводя таким образом различие между информацией и данными. В строго научном плане понятие “информация” связывается с вероятностью осуществления того или иного события. И чем выше вероятность конкретного исхода (результата) этого события, тем меньшее количество информации возникает после его осуществления и наоборот.

Следовательно, информация – это мера устранения неопределенности в отношении исхода интересующего нас события. Причем характерным является то обстоятельство, что информативность сообщения (количество информации в нем) не всегда пропорционально объему (длине) этого сообщения. Так, если вероятность свершения или несвершения какого-либо события одинакова (равновероятна), т.е. равна 0,5, то для передачи информации о нем достаточно одного двоичного разряда, или 1 бита (от английских слов binary digit), принятого за минимальную информационную единицу.

Информация не существует сама по себе, она подразумевает наличие объекта (источника), отражающего (воспроизводящего) информацию, и субъекта (приемника, потребителя), воспринимающего ее. Поскольку информацию можно хранить, передавать и преобразовывать, то в качестве материальной составляющей этого процесса должны выступать носители информации, передатчики, каналы связи и приемники. Сказанное выше позволяет провести более четкое различие между терминами “информация” и “данные”.

 Данные – это материальные объекты произвольной формы, выступающие в качестве средства представления информации. Преобразование и обработка данных позволяют извлечь информацию, т.е. знание о том или ином предмете, процессе или явлении. Другими словами, данные служат исходным “сырьем” для получения информации. Отсюда следует важное положение, что одни и те же данные могут нести различную информацию для разных потребителей. Так, данные об анатомическом строении человека несут различную информацию для портного (количество необходимого материала для одежды, особенности его раскроя), для врача (отклонения от норм в пропорциях фигуры и возможные причины этого), для спортивного тренера (пригодность или непригодность для профессионального занятия тем или иным видом спорта) и т.д.

 Фиксация информации  в виде данных осуществляется  с помощью конкретных средств  общения (языковых, изобразительных  и т.п.) на конкретном физическом  носителе. В связи с вышеизложенным (одни и те же данные могут нести различную информацию и данные фиксируются на материальных носителях), следует важное положение о том, что данные могут обрабатываться с помощью различных технических средств, причем эта обработка не зависит от конкретного смыслового содержания данных (т.е. может осуществляться формализованными методами). Обработка данных не всегда является обработкой содержания, а трансформация данных в информацию предполагает наличие соответствующего механизма интерпретации.

Из всех технических средств обработки данных решающую роль играют электронные вычислительные машины, однако следует иметь в виду, что современные ЭВМ не обладают способностью выполнять интеллектуальные действия (хотя и могут “играть” в шахматы).

 Данные в ЭВМ обрабатываются  формально, без учета их смыслового  содержания, а лишь с использованием  математических операций и операций  булевой алгебры (формальной алгебры  логики). Оценивать смысловое содержание  данных в настоящее время может  только человек, находящийся за  пределами системы обработки  информации (или более корректно  системы обработки данных). Человек  извлекает информацию из данных  и оценивает ее, принимая то  или иное управленческое решение.

Таким образом, данные в информатике представляют собой факты или идеи, выраженные средствами формальной знаковой системы, обеспечивающей возможность их хранения, передачи и обработки. Такую формальную знаковую систему называют языком представления данных. Синтаксис этого языка характеризует способ представления информации, а его семантика – саму информацию.