Отчет по преддипломной практике на оптовой базе ИП Водолеева Н.Г.

 

 

 

 

 

 

 

2. Автоматизация учета , анализ существующих проблем

 

Автоматизация — внедрение автоматических средств для реализации процессов; система мероприятий, направленная на повышение производительности труда человека посредством замены части этого труда работой машин

Автоматизация каких-либо процессов на предприятии  позволяет:

• повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;
• улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур;
• снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации;
• изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях;
• обеспечить надежный учёт и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления;
• руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов;
• повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом;
• Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Первичные бухгалтерские документы  на оптовой базе ИП Водолеева Н.Г. делятся на внешние - приходящие от других фирм-поставщиков либо частных лиц - и внутренние - составляемые операторами. Последние, как правило, являются накладными на списание товара или на его перемещение из одного отдела или склада в другой.

Порядок работы и учета накладных  разберем на примере внешних накладных. Товар прибывает на базу и принимается  оператором  по накладной. В обязанности  входит проверка соответствия фактического количества товара количеству его по накладной. При недостаче, кладовщик  делает отметку о ее размере, заверяет своей подписью и ставит печать.

 Далее накладная переходит  в руки оператора. Оператор  в конфигурации «Торговля + Склад»  создает новый документ Поступление в розницу (купля-продажа) и вносит в него все данные с накладной: все товары с их количеством и ценами. Товары могут вносится в электронный документ сканером по штрих-коду, либо посредством поиска в базе соответствующего товара. Практически у каждого товара присутствует свой оригинальный штрих-код. Но на некоторую продукцию его все-таки нет. Это, например, конфеты, колбасные и кондитерские изделия на развес. В этом случае при отсутствии данного товара в БД, оператор заводит на него местный код, по которому данный товар впоследствии будет однозначно определен. Местный код, в зависимости от типа товара, может состоять из 4-х или 5-ти цифр.

Далее оператор сверяет сумму по документу в электронном документе с соответствующей суммой в накладной. Также оператором должны быть учтены все пометки кладовщика (недовоз, пересортица). Эти пометки заносятся в графу Комментарий электронного вида документа. Затем на каждую группу товаров оператором устанавливается определенная наценка.

Например, на товары первой необходимости  наценка составляет 10-15%. Затем документ проводится и распечатываются ценники. Так же распечатывается накладная, созданная программой, с товарами, установленными на них ценами и суммой по документу. Такая накладная подписывается оператором и прикалывается к накладной от поставщика.

Проведение внутренних накладных  отличается от проведения внешних видом  создаваемых документов. Внутренними  считается документы:

1.Оприходование (товар берется на учет в нужном количестве),

2.Списание (товар уходит с учета),

3.Инвентаризация (розница)(сверка фактического количества товаров с учетным по БД).

После того, как накладные проведены  в конфигурации «Торговля + Склад», они открываются посредством  выгрузки базы данных в программе  «1С Бухгалтерия» 7.7, где проводится уже главным бухгалтером.

Преимуществом конфигурации «Торговля + Склад» является то, что она создана  специально для ведения складского учета. Таким образом, работая с  ней, оператор экономит много времени  и сил. Далее все накладные  отправляются в бухгалтерию и  подшиваются отдельно за каждый день.

Основные  виды работ предприятия:

• осуществление приема товара от поставщиков – ввод данных о приходе товара и заполнение приходной накладной.
• осуществление выдачи товара в торговый зал – ввод данных о расходе товара и заполнение расходной накладной.
• осуществление списания товара – ввод данных о списании товара и заполнение акта на списания товара.
• формирование заявки на поставку товара
• осуществление изменения цен товаров по товарным группам по заданному коэффициенту изменения цены – групповая переоценка.
• Расчет с поставщиками
• Учет товара

Подведем  итог какие работы предприятия автоматизированы

Автоматизированы	Не автоматизированы
Ввод данных о приходе товара	Прием товара от поставщика
Ввод данных о расходе товара	Учет сроков годности товаров
Списание товара
Формирование заявки на поставку товара
Расчет  с поставщиками
Изменение цен
Учет  товара

 

Таким образом практически все работы предприятия автоматизированы, но некоторые моменты не подлежат автоматизации ,такие как прием товара от поставщика.

Главной проблемой данного предприятия  является единовременные большие списания товаров из-за истечения сроков годности. Этот недостаток приводит к финансовым потерям предприятия. Наличие данной проблемы было обнаружено через достаточно продолжительное время после  установки программного обеспечения. По этой причине в типовой конфигурации не было предусмотрено решение данной проблемы. Поэтому в данном отчете предпринята попытка реализовать  учет сроков годности продукции в  среде Microsoft Access.

Microsoft Access – это полнофункциональная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а так же для управления ими при работе с большими объёмами информации. Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2003, появились так же Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Данные можно просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах. Однако часто удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме таблицы отображается сразу несколько записей, так и показывать только одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах. Для того чтобы можно было анализировать хранящуюся в базе данных Access информацию, можно создавать разные отчеты, которые позволяют извлекать необходимые данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отработанным записям. Отчёты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word или опубликованы на Web

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Информационно-логическая модель

Начальным этапом проектирования базы данных является разработка инфологической (информационно-логической) модели, не ориентированной

на какую-либо СУБД. В инфологической модели средствами структур данных в интегрированном  виде отражают состав и структуру  данных, а 

Инфологическая  модель предметной области строится первой еще на начальной стадии проекта  и затем уточняется на более поздних  стадиях проектирования базы данных. Затем на ее основе строятся концептуальная (логическая), внутренняя (физическая) и внешняя модели.

Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации, необходимой в процессе принятия решений задач. Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах реального мира [2].

Систему можно рассматривать, как любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как совокупность разнородных элементов объединенных для достижения поставленной (единой) цели. Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования.

Информационно-логическая модель отражает предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей Проанализировав предметную область, мы можем выделить следующие сущности: 1) Сотрудники; 2) Товар; 3) Поставщики; 4) Поставка; 5)Расход; 6) Издержки; 7) Клиенты

Под понятием «сущность» в модели понимается некоторая  абстракция реально существующего  объекта процесса или явления. Выбор  именно перечисленных сущностей  обуславливается видом основной деятельности рассматриваемого предприятия  — оно занимается покупкой и продажей (реализацией) продуктов питания.

Описание  информационной модели состоит из подробного описания спецификаций атрибутов сущности.

В сущности «Сотрудники» был выбран ключевым полем атрибут «Код сотрудника». Данный атрибут является уникальным и его значение не должно повторяться. Допустим, на нашем предприятии могут  работать сотрудники с одинаковыми  именами, фамилиями или отчествами. Конечно, в качестве ключа можно  использовать серию и номер паспорта, но он может быть утерян, и впоследствии это приведет к некорректному  заполнению нашей базы данных. Данный ключ является порядковым номером сотрудника в базе данных. Спецификация атрибутов данной сущности представлена в таблице 1.2

Таблица 1.2

Спецификация атрибутов сущности «Сотрудники»

Название атрибута	Описание атрибута	Тип данных
Код сотрудника	Число, однозначно определяющее номер  сотрудника	Ключ
Фамилия, имя, отчество	Фамилия, имя и отчество сотрудника	Текстовый
Дата рождения	Дата рождения сотрудника	Дата
Должность	Должность, занимаемая сотрудником на предприятии	Текстовый
Стаж работы	Стаж работы сотрудника	Текстовый
Адрес	Адрес, по которому прописан сотрудник	Текстовый
Телефоны	Домашний и/или рабочий телефоны	Текстовый

 

Сущность «Товар» содержит сведения обо всех товарах, находящихся на складе нашего предприятия. Ключевым атрибутом  данной сущности является «Код товара», то есть это порядковый номер товара, поступившего на склад. Спецификация атрибутов данной сущности представлена в таблице 1.3.

Таблица 1.3

Спецификация атрибутов сущности «Товар»

Название атрибута	Описание атрибута	Тип данных
Код товара	Идентификационный номер товара	Ключ
Наименование	Наименование товара	Символы
Ед. измерения	Единица измерения товара	Символы
Кол-во товара	Количество данного товара на складе	Числовой
Цена товара	Стоимость товара за единицу	Денежный
Срок годности	Срок истечения годности товара	Дата