Проект информационной системы учета продаж торговой фирмы

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ПОВОЛЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА»

 

 

Кафедра «Прикладная  информатика в экономике»

 

 

 

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

 

 

по дисциплине «Проектирование информационных систем»

 

на тему:

 «Проект информационной системы учета продаж торговой фирмы»

 

 

 

 

 

Выполнил: студент  группы

             Ф.И.О.

 

Руководитель 

                                                Ф.И.О.

 

 

 

Тольятти 2012 г.

Содержание

Введение 3

1. Аналитическая часть 5

1.1. Анализ предметной области 5

1.2. Функции автоматизируемого подразделения и схема его информационных потоков 7

1.3. Функциональная модель автоматизируемых процессов 8

1.4. Требования и ограничения проектируемой ИС, выбор средств разработки и его обоснование 14

2. Проектная часть 17

2.1. Модель процессов ИС 17

2.2. Модель данных ИС с использованием стандарта IDEF1X 20

2.3. Программная реализация ИС 25

2.4. График выполнения проекта 32

2.5. Расчет основных экономических показателей 34

Заключение 38

Библиографический список 39

 

 

 

Введение

Торговля  – обширнейшая область предпринимательской  деятельности и сфера приложения труда – получила в последние  годы новые импульсы своего развития. Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения.

По уровню автоматизации розничная торговля вышла на второе место среди прочих отраслей, уступив лишь финансовому сектору, так как в настоящее время, небольшие и средние розничные сети испытывают все более сильное давление со стороны крупных предприятий. Поэтому для их дальнейшего развития и повышения эффективности бизнеса решается ряд основных вопросов, с которыми компании сталкиваются постоянно: эффективное управление торговой сетью, конкуренция, прибыль, издержки. Применение информационных систем – это один из путей решения таких проблем, т.к. технология радикально меняет и технологический процесс, и окружающую среду. Современные многофункциональные и надежные информационные системы предоставляют возможность обрабатывать значительное количество информации, взаимодействовать с подразделениями предприятия, увеличивать скорость и качество обслуживания клиентов, управлять розничной структурой, логистикой, ассортиментом, ценами. ИТ-решения являются существенным конкурентным преимуществом, они повышают прозрачность, управляемость и рентабельность основных бизнес-процессов.

Целью данной курсовой работы является разработка информационной системы для учета  продаж торговой фирмы.

Для достижения цели курсового проекта необходимо решить следующие задачи:

• описать основные направления деятельности предприятия, его организационную структуру;
• описать функции автоматизируемого подразделения, и создать схему информационных потоков автоматизируемых процессов;
• создать функциональную модель автоматизируемых процессов в стандарте IDEF0;
• описать требования и ограничения проектируемой ИС;
• создать модель процессов (функциональную модель) ИС с использованием методологии DFD или IDEF0;
• создать логическую и физическую модели данных ИС с использованием стандарта IDEF1X;
• Создать график выполнения проекта с указанием ресурсов;
• Выполнить расчет основных экономических показателей.

 

 

1. Аналитическая часть
1. Анализ предметной области

Предметной областью данной работы является процесс торговли. Ее ключевые процессы – это управление финансами, цепочками поставок, отношениями с клиентами и поставщиками. Для более подробного рассмотрения и автоматизации выбранной области выберем ее конкретный объект – торговую фирму «Берег». Торговая фирма «Берег» – это общество с ограниченной ответственностью, которое представляет собой партнерское предприятие, имеющее уставный фонд, поделенный на доли, размер которых определяется учредительными документами. Участники такого партнерского предприятия несут ответственность в размерах из вклада в уставной капитал. Высшим органом управления ООО является собрание участников, а текущее управление его деятельностью осуществляется на коллегиальной (дирекция)  основе. Предприятие занимается розничной торговлей рыбы и морепродуктов.

Основными функциями  предприятия являются:

• закупка;
• хранение;
• сбыт;
• доставка товаров.

При    поступлении    товара    проводится    анализ    поступившей    продукции, сравниваются цены с ценами конкурентов    и устанавливаются оптимальные  цены на реализацию. При этом учитываются  все затраты, связанные с растаможиванием, транспортировкой товара на склад и т.д.

Преимущественно товар реализуется  за наличный расчет клиента  или если это фирма  то путем безналичного расчета, т.е. банковским переводом на счет ООО  «Берег».

Все денежные средства поступают на банковский счет ООО «Берег». Из них выплачиваются все необходимые суммы, в том числе зарплата сотрудникам, налоги, счета, хозяйственные нужды и.т.д.

Для того чтобы учреждение могло работать максимально эффективно, целесообразно рассмотреть его организационную структуру на рисунке 1.1. ООО "Берег" – малое предприятие, штат которого состоит из одиннадцати человек в офисе и трех человек на складе. В штат входят генеральный директор, директор, секретарь, два менеджера в отделе снабжения и сбыта, главный и два бухгалтера в бухгалтерии, операционист в отделе выписки, кассир, водитель, заведующий складом и два грузчика.

Управлением предприятия  занимается генеральный  директор. В его ведении находятся  вопросы стратегического характера.

Директор  подчиняется непосредственно генеральному и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Рис. 1.1. Организационная структура ООО «Берег»

Предприятие арендует складскую площадь и  офисное помещение в черте  города. Склад находится в соседнем здании с офисом. Поэтому менеджеры  могут контролировать наличие товара на складе, отгрузку,  погрузку и проводить инвентаризацию в непосредственной близости от офиса. Благодаря этому упрощена схема документооборота.

Центральная проблема организации  состоит в  координации продажи товара. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д.

Отдел закупок  отвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, прием товаров, слежением за товарными запасами.

Отдельно  выделен бухгалтерский отдел. Этот отдел состоит из главного бухгалтера, двух бухгалтеров и кассира.  В  обязанности главного бухгалтера входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др. Кассир принимает выручку. Два бухгалтера оформляют документы по движению товара.

 

2.  Функции автоматизируемого подразделения и схема его информационных потоков

В качестве автоматизируемого  подразделения выбран отдел продаж товара. В отделе закупок и сбыта работают менеджер и начальник отдела. Задачами данного отдела являются:

• формирование ассортимента товаров
• управление торговыми агентами
• прием заказов на поставку товаров
• организация доставки

Менеджер  по сбыту готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же занимается приемом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса,  контролирует деятельность склада, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности. 

Перейдем к рассмотрению информационных потоков фирмы. Информационный поток – совокупность информации, минимально  необходимая для осуществления работы фирмы. Информационный   поток   может существовать в виде, например, бумажного или электронного документа. Правильный выбор или разработка программных продуктов для автоматизации информационных потоков в рамках информационных систем — первейшая задача современных организаций. Введение новых безбумажных технологий, использующих ЭВМ и новые организационные формы их применения, повышает требования к защите информации при оперативности информационного обмена. На рисунке 1.2 представлена схема информационных потоков ООО «Берег».

 

Рис. 1.2. Схема информационных потоков

На схеме  видно, что, придя в фирму, клиент делает заказ товара, при покупке товара клиент отправляет менеджеру по продажам накладные на покупку (ТОРГ-14) и получает счет (чек). В свою очередь менеджеру по продажам составляет отчеты о проданных товарах в бухгалтерию и делает  запросы о наличии товара на складе. Бухгалтерия представляет отчеты о прибылях и убытках директору.

 

3.  Функциональная модель автоматизируемых процессов

На начальных  этапах создания ИС необходимо понять, как работает организация, которую  собираются автоматизировать. Никто  в организации не знает, как она  работает в той мере подробности, которая необходима для создания ИС. Руководитель хорошо знает работу в целом, но не в состоянии вникнуть в детали работы каждого рядового сотрудника. Рядовой сотрудник хорошо знает, что творится на его рабочем  месте, но плохо знает, как работают коллеги. Поэтому для описания работы предприятия необходимо построить  модель. Такая модель должна быть адекватна  предметной области, следовательно, она  должна содержат себе знания всех участников бизнес-процессов организации.

BPwin как раз и предназначен для построения такой модели - функциональной модели (или модели процессов). Наиболее удобным языком моделирования бизнес- процессов является IDEF0, предложенный более 20 лет назад Дугласом Россом (Ранее назывался SADT - Structured Analysis and Design Technique).

Основными бизнес-процессами в торговой компании являются следующие:

• планирование передвижения товара (процесс планирования и управления);
• доставка товара от поставщиков (ресурсный процесс);
• складской учет полученного товара;
• контроль передвижения товара.

В рамках бизнес-процессов службы компании осуществляют выполнение следующих основных функций:

согласование сроков получения и отправки партий товара;

определение оптимального маршрута доставки товара;

расчет показателей транспортных расходов;

планирование системы доставки партии товара;

прием и хранение товара на складе компании;

отгрузка товара со склада компании;

отметка накладных, по которым товар был доставлен;

учет товаров, возвращаемых торговыми организациями и представительствами;

контроль процесса оприходования товара, поступившего на склад компании;

контроль процесса возврата товара на склад компании.

Схематично опишем информационную модель рассматриваемой торговой компании с учетом специфики ее бизнес-процессов и функций. Очевидно, что каждый этап продажи (покупки) товара со склада сопровождается подготовкой соответствующего информационного обеспечения в виде входных и выходных документов, информационных баз и т.п. Для того чтобы отгрузить потребителю товар (или закупить его у поставщиков) необходимо выполнить ряд операций, которые описаны ниже (для определенности будем рассматривать процесс продажи товара со склада или с доставкой).

1. Покупатель каким-либо образом (телефонный звонок, электронная почта, факс) делает заказ на тот или иной товар, обговаривает необходимое количество товара, требования к качеству и т.п. В соответствие с распоряжением управляющего торговой компании формируется запрос на наличие заказанной продукции на складе, выясняет, сколько ее имеется, в каком конкретно месте склада она располагается.
2. Только после проверки наличия товара на складе в необходимом количестве управляющий или заменяющее его лицо может заключить с покупателем этого товара договор купли-продажи или договор поставки. Должны быть непременно обговорены условия, сроки поставки и ответственность сторон за несоблюдение договора.
3. Управляющий торговой компании дает точные указания по передвижению товаров на складе, план передвижения товаров на складе, перемещение товаров должно быть выполнено в полном соответствии с этим планом. Причем, ответственные лица обязаны предоставить управляющему по окончанию операции некоторые документы.
4. Оформляются выходные документы, вносятся коррективы в базу данных и электронный каталог фирмы.

Ниже будет  рассмотрена функциональная диаграмма процесса учета продаж торговой фирмы в BP Win (AS-IS), ее контекстная диаграмма представлена на рисунке 1.3. Контекстная диаграмма отображает один блок с единственной работой, изображающей систему в целом. На контекстной диаграмме А-0 отражены основные входные потоки, выходные данные, ресурсы и управление.