Программная реализация и экономическая эффективность автоматизации процесса обработки заявок на образовательные курсы

Данным бизнес-процессом  занимаются менеджеры учебной части. Менеджер передает всю необходимую информацию в бухгалтерию, для ведения отчетности компании и расчета заработной платы преподавателям. Контролирует их генеральный директор, который проверяет акты выполненных работ и следит за эффективной работой учебной части.

На основании  существующей схемы документооборота (AS-IS) в компании был построен бизнес-процесс обработки заявок на образовательный курсы.

Схематично  бизнес-процесс AS-IS представлен на рис. 1.3.1.:

Рис. 1.3.1. Контекстная диаграмма процесса обработка заявки в нотации IDEF0

Декомпозиция  данного процесса в нотации DFD представлена на рис. 1.3.2.:

Рис. 1.3.2. Декомпозиция процесса обработки заявок в нотации DFD

В ходе проведения анализа бизнес-процесс обработки заявок на образовательные курсы выяснилось следующее:

• Создание БД, формирование отчетов осуществляется в MS Excel без автоматизации этих бизнес-процессов;
• В БД никак не учтена система скидок, поэтому приходится вводить дополнительные поля в таблицы и отчеты,  делать пересчет стоимости курсов.
• Процесс регистрации заявки слушателя образовательного курса осуществляется по средствам телефонного звонка. Это крайне неудобный способ обработки информации, при котором часть данных может быть утеряна из-за плохой связи, в один и тот же момент может происходить только одна регистрация заявки, время, затрачиваемое на обработку одной заявки, колеблется от 10-20 минут в зависимости от связи и факторов, связанных с речью заказчика курса.
• При ведении ручного учета возникают как минимум 2-3 ошибки на 1000 знаков;
• При ручном переносе документов в бухгалтерию возникает возможность утери документов;
• Поскольку БД не имеет никаких паролей, учетных записей о группах и пользователях любой посторонний человек при включенном компьютере без труда может получить доступ к БД. Таким образом, существует проблема защиты БД от несанкционированного доступа. 
• Все работники имеют одинаковый доступ к БД, хотя фактически ввод и корректировку информации осуществляет только ограниченная часть пользователей (менеджеры и генеральный директор), остальные пользователи просматривают БД для получения информации. Проблема заключается в том, что информация в БД может быть изменена таким образом, что может привести к потере, некорректности или противоречивости данных в БД.
• Помимо того, что все пользователи могут вносить информацию в базу, у них есть доступ к программному коду и к настройкам базы. Данный факт свидетельствует о том, что любой пользователь может случайно изменить объекты базы данных, после чего это может привести к нарушению целостности данных, а самое главное, к потере накопленной информации.
• В связи со спецификой деятельности предприятия трудно подобрать программный продукт, который удовлетворит всем требованиям

 

4. Обоснование необходимости автоматизации процесса обработки заявок

Для решения найденных проблем было принято решение о проведении автоматизации основного бизнес процесса со связанными с ним процессами и создания корпоративного портала, через который будут осуществляться основные подпроцессы бизнес-процесса обработки заявок на образовательный курсы такие, как заполнение личных данных и отправление их на сервер, выбор образовательного курса, составление удобного учебного расписания, выбор способа платежа, обратная связь с менеджером учебной части.

Бизнес-процесс обработки заявок на образовательные курсы после автоматизации (TO BE) в нотациях IDEF0 и DFD представлен на рис. 1.4.1. и рис. 1.4.2. соответственно:

Рис. 1.4.1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса обработки заявок на образовательные курсы TO BE в нотации IDEF0

Рис. 1.4.2. Декомпозиция бизнес-процесса обработки заявок TO BE в нотации DFD

В качестве платформы  для создания корпоративного портала  был выбран Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise Edition. Этот продукт обладает рядом преимуществ по сравнению с аналогичными продуктами, позволяющими сотрудникам компании эффективно взаимодействовать с другими участниками группы, находить ресурсы, искать экспертов и корпоративные данные, управлять информацией и рабочими процессами, а также анализировать бизнес-данные для принятия более обоснованных решений. В качестве БД будет использоваться MS SQL Server, отлично интегрируемый с Microsoft Office SharePoint.

Преимущества Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise Edition:

1. Простая, привычная и согласованная среда работы пользователя.
2. Повышение эффективности работы сотрудников благодаря упрощению выполнения повседневных деловых задач.
3. Обеспечение соответствия законодательным требованиям благодаря поддержке контроля содержимого.
4. Эффективное управление содержимым и его многократное использование помогает поднять его ценность для бизнеса.
5. Упрощение доступа в рамках организации к структурированным и неструктурированным данным в различных системах. ентов помогают организовать централизованное хранение деловых документов.
6. Обеспечение пользователей сведениями и знаниями.
7. Ускорение сбора производственных данных в рамках целой организации.
8. Совместное использование производственных данных без раскрытия конфиденциальных сведений.
9. Помогает сотрудникам принимать более обоснованные решения благодаря наличию централизованного доступа ко всем важным корпоративным сведениям.
10. Единая интегрированная расширяемая платформа для управления приложениями интрасети, экстрасети и Интернета по всей организации.

Но главным  преимуществом Microsoft Office SharePoint Server 2007 является то, что по программе BizSpark компания сможет приобрести его бесплатно.

 

5. Выбор варианта автоматизации процесса обработки заявок

Для предварительно отобранного варианта автоматизации следует провести сопоставительные технико-экономические расчеты.

В качестве альтернативы рассмотрим вариант покупки типового решения с автоматизацией бизнес-процесса силами сторонней организации. На примере сравнения покажем экономическую выгоду автоматизации собственными силами.

Для каждого  варианта производится расчет единовременных (капитальных) затрат (К) и эксплуатационные (C) по следующим формулам:

К=Кпр+Ктс+Клс+Кпо+Кио+Куч+Кво+Кпл+Коэ,      (1.5.1)

где    Кпр - затраты на проектирование ИСЭ;

Ктс - затраты  на технические средства управления;

Клс - затраты  на создание линей связи локальных  сетей;

Кпо - затраты  на программное обучение;

Кио - затраты  на формирование информационной базы;

Куч - затраты  на обучение персонала;

Кво – затраты  на вспомогательное оборудование (устройства пожаротушения, источники бесперебойного питания и т.д.);

Кпл – затраты  на производстенную площадь;

Коэ – затраты  на опытную эксплуатацию;

С=Сзп+Сао+Сто+Сло+Сни+Спр,        (1.5.2)

где  Сзп –  зарплата управленческого персонала, работающего с использование ИСЭ;

Сао –амортизационные отчисления;

Сто – затраты  на техническое обслуживание;

Сло – аренда линий связи;

Сни- затраты  на носители информации;

Спр- прочие затраты;

Далее рассчитываем совокупную стоимость владения (ССВ):

ССВ=К+n*C,                   (1.5.3)

где   К  – единовременные затраты, связанные  с внедрением варианта информатизации;

n -  количество планируемых лет эксплуатации варианта внедрения;

С - годовые эксплуатационные затраты, необходимые при сопровождении  варианта информатизации;

Автоматизация процесса силами сотрудников самой фирмы

Расчет  единовременных затрат

1. Расчет затрат на проектирование

Затраты на проектирование могут быть рассчитаны следующим образом:

                                 К_пр = К_раб + К_свт + К_ипс + К_проч,  где  (1.5.4)

К_раб – затраты на заработную плату проектировщиков;

К_свт – затраты на средства вычислительной техники;

К_ипс – затраты на инструментальные программные средства;

К_проч – прочие затраты.

1.1 Затраты на заработную плату проектировщика.

Задача интеграции системы автоматизации процесса обработки заявок будет занимать примерно 3 месяца. Проектированием занимался один разработчик, и данная занимала у него 90% рабочего времени. Заработная плата проектировщика составляет 15 000 рублей. Учитывая начисления на заработную плату в государственные фонды, в которые были внесены изменения с 01.01.2010:

13% - НДФЛ;

26% - ЕСН: 

•     в пенсионный фонд (ПФ) - 20% от фонда оплаты труда (ФОТ);

•     в фонд социального страхования (ФСС) – 2,9 % от ФОТ;

•     в федеральный  фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) – 1,1 %

•  в территориальный фонд обязательного медицинского страхования (ТФОМС) - 2%;

50% - накладные расходы

рассчитаем  общие затраты, связанные с оплатой труда проектировщика:

Кзп= 15 000 руб./мес. * 1,89 * 3 месяца * 90% раб. времени = 76 545 руб.

1.2. Затраты на средства вычислительной техники, необходимых для проектирования комплекса задач: машинное время в период разработки.

Стоимость компьютера 30 000 рублей, нормативный срок службы компьютера от 3 до 5 лет. Износ компьютера составляет 14%, т.к. он находится в эксплуатации 0,7 года.

Фонд машинного  времени:

ФМВ=21 день * 8 часов * 12 месяцев = 2016 часов

Для нахождения стоимости одного часа работы компьютера определим следующие показатели:

• Амортизация составляет (30000руб./5лет) = 6000 руб. в год
• Затраты на обслуживание составляют 200 руб. в месяц на 1 ПК:

200*12=2400 руб./год

Стоимость одного часа машинного времени составляет:

(6000 руб.в год  + 2400 руб. в год) / 2016 часов = 4,16 руб./час

На работу с  ЭВМ приходится: 3 месяца * 21 день * 4,8 часа работы в день = 302,4 часов

Затраты на машинное время за весь период разработки составили:

Ксвт=4,16 руб./час * 403,2 часов = 1 451,52 руб.

1.3 Затраты на  инструментальные и программные средства. Разработка производилась на базе платформы программного средства Microsoft SharePoint. Стоимость продукта составляет 0 рублей по программе Microsoft BizSpark.

Кипс = 0 руб.

1.4  Прочие  затраты на проектирование:

Материалы:

диск CD-RW 1 шт. по 30 руб.

бумага: 1 пачка 120 руб.

Кпр= 30 руб. + 120 руб. = 150 руб.

1.5 Формирование  информационной базы у разработчика заняло 5 дней по 4 часа 

15000 руб./мес. * 1,89 * 5 дней / 21 день = 6750 руб.

На работу с ЭВМ потребовалось: 4,16 руб. в час * 20 часов = 83,2 руб.

Сумма затрат на формирование информационной базы составляет:

Кио = 6750 руб. +83,2 руб. = 6 833, 2 руб.

Сумма затрат на проектирование:

Кпр= 76 545 руб. + 1 451,52 руб. + 0 руб. + 150 руб. + 6 833, 2 руб. = 84 979,72 руб.

2. Затраты на технические средства управления

Ктс= К_тс1+К_тс2,                         (1.5.5) 

Стоимость сервера  составляет 90 000 рублей. Прослужил он 0,7 года из 5 и поэтому его остаточная стоимость равна 77 400 рублей. Выполнение поставленного проекта по автоматизации комплекса задач загрузит его на  20% рабочего времени.

К_тс1 = 77 400 руб. * 20% = 15 480 руб.

 Стоимость  одного компьютера программиста и тестировщика составляет 45 000 рублей, менеджера учебной части – 25 000 рублей, специалиста отдела кадров – 32 000 рублей, начальника отдела кадров – 35 000 рублей, бухгалтера и главного бухгалтера – 40 000 рублей, генерального директора – 40 000 рублей. Эти машины были внедрены в работу 0,5 года назад, т.е. коэффициент износа составляет 10%. Остаточная стоимость компьютеров составляет  40 500 рублей, 22 500 рублей, 28 800 рублей, 31 500 рублей и 36 000 рублей соответственно.  На работу с корпоративным порталом у программистов и тестировщиков будет уходить 10 % рабочего времени ЭВМ, у менеджера учебной части 80 %, специалиста отдела кадров – 20%, начальника отдела кадров – 30%, главный бухгалтер и бухгалтер – 20%, генеральный директор – 30%. Всего в компании работает 5 программистов и тестировщиков, 1 менеджер учебной части, 1 специалист отдела кадров, 1 начальник отдела кадров, 1 главный бухгалтер и 1 бухгалтер, т.о.:

К_тс2 = (40 500 руб. * 10%) * 5 + (22 500 руб. * 80%) + (28 800 руб. * 20%)  + (31 500 руб. * 30%)  + (36 000 руб. * 20%)*2 +  (36 000 руб. * 30%) = 78 660 руб.

Сумма затрат на технические средства управления:

Ктс = 15 480 руб. + 78 660 руб. = 94 140 руб.

3. Затраты на оборудование локальной вычислительной сети

Полная стоимость  локальной вычислительной сети включает в себя затраты на основные и вспомогательные  материалы, затраты на комплектующие  изделия и затраты на заработную плату монтажников.