Разработка и автоматизация информационной системы гостиницы

Подсистема  “Автоматизация рабочего места администратора гостиницы”  предназначена для  автоматизации процесса ведения  базы данных, для уменьшения затрат связанных со временем, редактированием и поиском необходимой и точной информации по конкретному клиенту гостиницы, что является целью создания автоматизированной информационной системы администратора гостиницы (далее АИС администратора гостиницы).

 Поддержка информационной деятельности, при выполнении операций осуществляется прикладными модулями. Доступ к свойствам АИС со стороны пользователя осуществляется через “Меню” программного продукта, основное назначение заключается в организации автоматизированного рабочего места пользователя, в соответствии с его должностью.

В настоящей  курсовой работе, при создании базы данных, предпочтение отдается обычным  рабочим листам Excel, так как т.к. эта программа разрабатывается для отеля всего на 10 номеров (2 номера люкс, 2 одноместных и 4 двухместных).

С выбором формы отображения  данных, сам собой определяется и  метод отображения информации, т.е. на рабочем листе Excel.

Далее необходимо ознакомиться с классификацией гостиниц в российской федерации, для определения статуса гостиницы.

В 1994 году В РФ были разработаны  «Положение о критериях классификации  гостиниц», «Критерии классификационных  требований к гостиницам (мотелям) Российской Федерации», а также принят ГОСТ Р 50645-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц», согласно которому, все гостиницы подразделяются на пять категорий с присвоением от 1-ой до 5-ти звезд, мотели – на четыре категории – с присвоением от 1-ой до 4-х звезд.

 Несмотря на различные  классификации, обслуживание во  всем мире должно соответствовать заявленной категории.

Однозвездный отель. Туристические  фирмы почти не предлагают такие  гостиницы для размещения, в основном, останавливаются в них самостоятельные  путешественники. Расположены такие  гостиницы обычно на окраине, или  рядом с центром, но в неприглядном месте. Как правило, это очень маленький отель, на 6 - 10 номеров, который обслуживает одна семья. Питание здесь, как правило, не предполагается, вход после часа ночи запрещен. В маленьком номере - две кровати, тумбочка и стул. Иногда имеются так называемые «люксы» (один, максимум два номера).

Разрабатываемый, в данной работе, отель подходит под категорию  однозвездный. Это необходимо учесть при разработке программы.

4.1 Разработка  структуры программы

Данная АИС создается  для гостиницы, в которой может забронировать номер, вновь прибывший клиент. В зависимости от выбора клиента его могут заселить в один из номеров: одноместный, двуместный, либо в номер - люкс. По решению администрации гостиницы, стоимость одних суток проживания в одноместном номере составляет 100 рублей, двуместном - 200, в номере люкс - 300 рублей. Т.е. при разработке программы необходимо учесть эти инструкции.

Так как создание АИС  администратора гостиницы происходит в среде программирования VBA, то возникает необходимость определения структуры программы управления БД. Другими словами, надо определить, какие создавать окна программы, их назначение и взаимосвязь?

Администратору гостиницы  требуется потратить как можно  меньше времени на выполнение операций с базой данных. Исходя из этого, определяется такая структура программы, где имеется главное меню, из которого можно выполнить любую операцию манипулирования данными. Элементы манипулирования данными (например, кнопки) вызывают вспомогательные окна программы для осуществления того или иного действия, либо для подтверждения выбранного действия (Например, диалоговое окно подтверждения закрытия файла). Разработанная структура программы требует, от пользователя, минимум времени для осуществления, намеченного действия.

Структурная схема, составленная для настоящей программы, показана на рис. 10.

 

 

Рис. 10 – Структурная  схема программы

4.2 Определение  основных компонентов программы

Разработанную структуру программы (см. подраздел 4.1), необходимо реализовать в четко  организованную рабочую книгу. Для  этого определим, какие рабочие  листы будут входить в разрабатываемую книгу MS Excel.

На рис. 10 видно, что основой структуры обмена данными является меню программы, поэтому  первым листом рабочей книги будет  являться лист «Меню» (см. рис. 11). На нем  располагаем необходимые кнопки – «Регистрация», «Вселить», «Выселить» и «Выход», с помощью которых будут выполняться, необходимые пользователю, действия с данными.

 

 

Рис 11 – Главное  меню программы (лист 1)

 

Вторым листом будет являться лист «база данных», в котором будут храниться  необходимые сведения (номер клиента, фамилия, имя, отчество, пол, тип номера, подтверждение оплаты, паспорт, продолжительность проживания, индексирование оплаты с учетом количества суток (начисление), дата и время регистрации) обо всех зарегистрированных клиентах гостиницы. Эти сведения могут вноситься как с помощью вспомогательного окна «Регистрация клиентов» (см. рис. 12), так и вручную, непосредственно на рабочий лист «база данных».

 

 

Рис. 12 – Вспомогательное  окно для регистрации клиентов на этапе инженерной разработки

Окно рис. 12 разрабатывается как основное функциональное окно программы, так как в нем будут сосредоточены все основные операции (регистрация, поиск, изменение записи и удаление записи о клиенте) с базой данных. Данное решение было принято для удобства работы пользователя.

Третьим будет являться рабочий лист «Переменные», который  будет использован как хранилище  переменных, необходимых для правильной работоспособности создаваемой  программы.

Четвертым листом размещаем  диалоговое окно «Поиск по фамилии» (см. рис. 13). Данное окно будет использоваться как на форме рис. 12 (при нажатии кнопки «Поиск»), так и в главном меню программы рис. 11 (при нажатии кнопки «Поиск клиента»).

 

 

Рис. 13 – Окно для поиска клиентов на этапе инженерной разработки программы

 

Пятый лист – диалоговое окно «Подтверждения регистрации клиента», показанное на рис. 14. Оно необходимо для того, чтобы уберечь пользователя от ошибок ввода.

 

 

Рис.14 – Диалоговое окно подтверждения регистрации клиента  на этапе инженерной разработки программы

 

Подробное описание работы каждого элемента этого подпункта рассмотрено ниже (см. пункт 4.4).

Теперь, после  создания структуры программы, можно  создавать, необходимые для функционирования программы, макросы.

4.3. Руководство  программиста

4.3.1 Системные  требования

Программа создана в  среде Microsoft Excel, с помощью языка  программирования VBA (Visual Basic for Application).

Запуск программы осуществляется при помощи файла «Гостиница.xls».

Минимальные системные  требования:

OS: Windows 98/2000/ME/NT/XP;

CPU: 300 MHz Intel Pentium I или выше;

RAM: 64 MB;

Hard Drive Space: 1 MB свободного  места на жестком диске; 

Video: 16 MB AGP video card;

Input: Клавиатура, мышь;

Программный пакет Microsoft Office 2000 или новее.

 

4.3.2 Описание  макросов программы

Так как программа имеет очень простую структуру, то решено все макросы разместить в одном модуле – «Module1».

Тексты макросов модуля представлены в приложении Б.

В модуле «Module1» содержатся следующие макросы:

EnterData() – макрос присвоен  кнопке «Регистрация клиента» на листе «Меню», нужен для вызова формы «Регистрация клиентов»;

vvod() – присвоен кнопке  «ОК» диалогового окна «Подтверждение  регистрации клиента» (см. рис. 14), необходим  для подтверждения внесения данных  о новом клиенте в базу данных;

dospinner() и backspinner() – процедуры, предназначенные для связи счетчика с полем ввода и их взаимного функционирования (см. рис. 12);

pokaspoisk() – макрос, необходимый  для активизации окна «Поиск  по фамилии» (см. рис. 13), присвоен  кнопкам: «Поиск клиента» (рисунок  2) и «Поиск» (рис. 12);

find() – этот макрос  служит для осуществления поиска  по фамилии клиента в базе  данных гостиницы, присвоен кнопке  «Поиск» рис. 13;

show_conf() – данный макрос  служит для активизации формы  «Подтверждение регистрации», показанной  на рис. 13, присвоен кнопке «Добавить нового» (см. рис.12);

del_item() – нужен для  удаления, найденной с помощью  макроса «find()», записи о клиенте  из базы данных, присвоен кнопке  «Удалить запись», показанной  на рис. 12;

look() – предназначен  для вывода из базы данных информации о найденном, через поиск, клиенте в поля ввода окна «Регистрация клиентов», для изменения данных о клиенте или для удаления записи о клиенте из базы данных, присвоен окну списка, находящемуся на вспомогательном окне «Поиск по фамилии»;

clear() – используется для очистки полей ввода в окне «Регистрация клиентов», присвоен кнопке «Очистить» (см. рис. 12);

apply() – необходим для  внесения изменений в запись  о клиенте, найденную через  поиск, присвоен кнопке «Принять  изменения» (см. рис. 12);

Выход() – присвоен кнопке «Выход» на листе «Меню», нужен для выхода из приложения.

4. 4. Руководство пользователя

 

4.4.1 Меню программы

Запуск программы осуществляется при помощи файла «Гостиница.xls».

Работа начинается с  листа «Меню» (см. рис. 11), который  расположен первым среди рабочих листов. Здесь выбираем необходимое действие, т.е. регистрацию, поиск или же выход из приложения.

 

4.4.2 Работа с окном «Регистрация  клиентов»

Как было сказано ранее, диалоговое окно «Регистрация клиентов»  является основным функциональным окном программы, так как в нем сосредоточены все основные операции (регистрация, поиск, изменение записи и удаление записи о клиенте) с базой данных. Поэтому для активизации любой операции (регистрация, поиск, изменение записи и удаление записи о клиенте), необходимо сначала вызвать окно «Регистрация клиентов», показанное на рис. 15, путем нажатия клавиши «Регистрация клиентов» главного меню программы (см. рис. 11), а затем уже осуществлять намеченное действие.

 

 

Рис. 15 – Окно регистрации  клиента (в качестве примера)

 

Регистрация клиента

Для регистрации нового клиента, необходимо заполнить поля ввода рис.  15, такие как: фамилия, имя, отчество; установить в нужное положение группу переключателей «пол»; с помощью раскрывающегося списка выбрать тип номера; установить с помощью счетчика продолжительность проживания клиента (в сутках); при готовности клиента сразу оплатить весь срок проживания и наличии паспорта, установить нужные флажки в группе флажков «Оплата за проживание». Поле «Дата  Время» заполняется автоматически, каждый раз при активизации формы (системные дата и время).

Вслед за этим нужно нажать на кнопку «Добавить нового», после  чего покажется окно подтверждения регистрации (см. рис. 16), нужное для того, чтобы уберечь пользователя от возможных ошибок.

 

Рис. 16 – Окно подтверждения  регистрации (в качестве примера)

 

Если информация, отображенная в этом окне, верна, то можно нажать на кнопку «ОК», иначе - «Отмена» и подкорректировать ошибочные данные. После нажатия на кнопку «ОК», в базе данных (на рабочем листе «база данных») появится новая запись.

 

Поиск клиента

Поиск клиента можно  осуществить двумя способами:

1. с помощью кнопки «Поиск» на форме «Регистрация клиентов» (см. рис. 15);

2. кнопкой «Поиск клиента» в главном меню программы (см. рис. 11).

Первый способ необходим, в основном, для дальней обработки (редактирования или удаления) найденной  записи, о чем будет сказано  ниже. При нажатии на кнопку «Поиск», появляется вспомогательное окно «Поиск по фамилии», показанное на рис. 13, где надо заполнить поле ввода «Фамилия» и нажать на кнопку «Поиск». Если искомая запись имеется в базе данных, то в окне списка появится запись или записи (если их несколько) об искомых клиентах (см. рис. 17).

Рис. 17 – Результаты поиска (в качестве примера)

 

После того, как запись найдена (отобразилась в окне списка рис. 17), на нее следует кликнуть (1 раз) мышью и поля окна «Регистрация клиента» заполнятся данными найденной  записи (см. рис. 15). Далее с ними можно работать (редактировать или удалить).

 

Изменение записи о  клиенте

Для редактирования записи клиента нужно сначала ее найти  и отобразить ее содержимое в полях  окна «Регистрация клиента». После  этого можно редактировать найденные данные (например, изменить количество суток проживания). Далее надо нажать на кнопку «Принять изменения» (см. рис. 15). В итоге обновленная запись о клиенте появиться в базе данных (на листе «база данных»).

 

Удаление записи о  клиенте

Для того чтобы удалить запись о клиенте необходимо сначала ее найти и отобразить ее содержимое в полях окна «Регистрация клиента». Далее нужно нажать кнопку «Удалить запись» (см. рис. 15). В итоге запись об этом клиенте исчезнет из базы данных (с листа «база данных»).

 

 

Заключение

В результате курсового  проекта была спроектирована информационная система гостиницы.

Данная система  удовлетворяет всем требованиям, предъявленным  в задании, и реализует большинство  необходимых сотрудникам гостиницы  функций.