Разработка и автоматизация информационной системы гостиницы

2. Требования  к локализации системы (для  систем иностранного производства)

Система управления гостиницей должна быть локализована в соответствии с требованиями Российской Федерации. Особое внимание необходимо обратить на следующие особенности:

Система должна функционировать на русском языке.

Система должна быть фискализированной или интегрированной  с фискальными регистраторами, внесенными в Госреестр РФ. При этом формирование фискальных документов (чеков) должно осуществляться в едином цикле с осуществлением проводок в системе без необходимости дублирования или ручного ввода информации в фискальные устройства.

Система должна обеспечивать требования УВИР и МВД  по регистрации паспортов иностранных  и иногородних граждан, вести  соответствующие журналы и обеспечивать печать требуемых форм и свидетельств о регистрации.

Система должна обладать интерфейсами с российскими  бухгалтерскими системами и обеспечивать ведение учетной политики предприятия  с учетом реализации по оплате, по выписки  гостя и по факту оказания услуг.

Система должна быть многовалютной. Система должна обеспечивать ведение тарифов как  в рублях, так и в других валютах. Валютой платежа должен быть рубль. Система должна позволять в качестве базовой (учетной) валюты использовать рубли или условные единицы по выбору заказчика.

Система должна позволять создавать различные  варианты отчетных формы и выходных документов (счета гостей, письма-подтверждения, счета-подтверждения, регистрационные  карты и т.п.).

Система должна быть наращиваемой, т.е. позволять создавать внешние программы,  под-системы и интерфейсы с их интеграцией в основную программу.

Система должна предусматривать максимальные возможности  локализации и адаптации функциональных возможностей к условиям заказчика, без необходимости изменения основного программного кода разработчиками системы.

3. Требования  к интеграции с другими системами

Система управления гостиницей должна быть связана с  другими системами, функционирующими в гостинице. Реализация такой связки должна быть осуществлена предпочтительно на уровне интеграции систем, т.е. с использованием единой программно-аппаратной платформы, с использованием единой СУБД или с прямым доступом к источнику данных по стандарту ODBC. В случае реализации интерфейса с передачей данных, предпочтительной является передача данных по протоколу TCP/IP.

Необходимо  предусмотреть наличие следующих  интерфейсов:

1. Система управления ресторанами и барами (расчетно-кассовая система)
2. Система электронных замков (управления и контроля доступом)
3. Система телефонного сервиса (включая тарификацию телефонных звонков, голосовую почту, гостиничные сервисные функции)
4. Система бухгалтерского учета
5. Система энергосбережения и кондиционирования
6. Другие системы по требованию заказчика

 

Функциональность  интеграции должна поддерживать следующие основные возможности:

а) Интеграция с системой управления ресторанами и барами (расчетно-кассовой системой)

Интеграция  должна предусматривать выполнение следующих функций:

1. Закрытие ресторанных и других счетов гостя на его комнату с автоматической проверкой баланса лицевого счета данного гостя.
2. Закрытие ресторанных и других счетов на лицевые счета клиентов, не являющихся проживающими гостями гостиницы, но имеющими клубные или иные расчетные карты. Такие лицевые счета должны вестись в гостиничной системе.

б) Интеграция с системой электронных дверных замков.

Интеграция  должна предусматривать выполнение следующих функций:

1. Автоматическое создание ключа-карточки через терминал системы управления гостиницей с указанием следующих параметров:

• Номер комнаты гостя

• Номер лицевого счета гостя
• ФИО гостя
• Срок действия ключа-карточки
• Время выписки гостя (по умолчанию – стандартное время согласно настройки системы, но при указании гостем планируемого времени выписки, отличного от стандартного – фактически указанное гостем время)
• Зоны ограниченного доступа в соответствии с указанными в системе управления гостиницей параметрами для данного гостя

2. Передача данных как в латинском алфавите, так и в русском.

3. Возможность использования карточек-ключей в качетстве внутригостиничных клубных карточек.
4. Возможность установки клиентского программного обеспечения системы электронных замков на рабочей станции системы управления гостиницей.

в) Интеграция с системой телефонного сервиса.

Интеграция  должна предусматривать выполнение следующих функций:

1. Автоматическое открытие телефонной линии при поселении гостя или при внесении гостем авансовой оплаты за телефон (по выбору заказчика) с указанием уровня разрешенных категорий звонков (местный, междугородний, международный) в зависимости от внесенного гостем аванса или от типа гостя.
2. Автоматическое закрытие телефонной линии при выписке гостя.
3. Автоматическое начисление на лицевой счет гостя стоимости осуществленного телефонного разговора с указанием категории звонка, телефонного номера, даты, продолжительности разговора. Необходимо предусмотреть возможность маскирования последних цифр телефонного номера для соблюдения правил приватности.
4. При оставлении для гостя голосового сообщения необходимо предусмотреть автоматическую отметку в системе управления гостиницей соответствующей информации. При прочтении гостем сообщения установленная в гостиничной системе отметка должна быть автоматически снята.
5. При вводе в систему управления гостиницей текстового сообщения для гостя система должна автоматически передать соответствующие данные в систему телефонного сервиса для индикации на телефонном аппарате в комнате гостя.
6. Автоматическое обновление статуса гостиничного номера в системе управления гостиницей при вводе соответстующих кодов горничными с телефонного аппарата в гостиничном номере. В системе управления гостиницей должны быть предусмотрены следующие состояния номеров: свободный-грязный, свободный-чистый, свободный-на инспекции, занятый-грязный, занятый-чистый, занятый-на инспекции, занятый-вечерняя уборка.

Интеграция  должна предусматривать следующее:

1. Организация передачи в автоматическом режиме в бухгалтерскую систему финансовой информации для последующей обработки и анализа. Передача данных должна соответствовать принятой в гостинице учетной политике и правилам ведения бухгалтерского учета.

е) Интеграция с системой энергосбережения и кондиционирования.

Интеграция  должна предусматривать выполнение следующих функций:

1. Передача из системы управления гостиницей в систему энергосбережения и кондиционирования информации об изменении статуса номера (занят, свободен, исправен, на ремонте и т.п.).
2. Передача из системы управления гостиницей в систему энергосбережения и кондиционирования команд об изменении режима работы системы энергосбережения и кондиционирования при установлении в гостиничной системе соответствующих кодов.

4. Требования  по лицензированию системы

Приобритение  лицензии на систему должно гарантировать  право заказчика на пожизненное  использование системы при условии  соблюдения им правил лицензионного соглашения, однако без необходимости каких-либо дополнительных выплат (в частности, без необходимости обязательной оплаты поддержки или лицензионного сопровождения).

5. Требования  к расположению оборудования

Центральный сервер системы управления гостиницей должен распологаться в помещении № 2 на _1_ этаже гостиницы. Служба приема и размещения должна быть оборудована рабочими станциями в количестве не менее 4. Рабочие станции размещаются в службе бронирования , телефонном узле , в бухгалтерии , в службе маркетинга и продаж , а также в администрации .

6. Требования  к функциональности системы

Система управления гостиницей должна быть системой международного класса и соответствовать международным  требованиям в отношении функциональности и принципов построения. Система должна иметь опыт использования в гостиницах аналогичного уровня  и размера. Система должна обладать потенциалом развития в соответствии с любыми возможными новыми требованиями заказчика, которые будут соответствовать общепринятым мировым стандартам.

Система должна обладать пользовательским интерфейсом Windows и быть простой в эксплуатации для любого пользователя, обладающего  общими навыками работы в среде Windows.

Система должна быть русифицирована.

Система должна обладать экранной помощью на русском языке.

Основными функциональными  блоками системы должны быть следующие:

1. Бронирование
2. Регистрация и поселение гостей
3. Регистрация паспортов
4. Расчеты с гостями
5. Управление номерным фондом
6. Инженерная служба / управление ремонтом
7. Работа горничных
8. История гостя / программы частого гостя (программы поощрений)
9. Подарочные сертификаты
10. История компании
11. Консьерж / телефонный оператор / электронный консьерж
12. Управление апартаментами
13. Управление тарифами

 

Пользователи  системы должны иметь доступ к  функциям системы в соответствии со своими правами на любом рабочем месте без ограничений.

Система должна обеспечивать выполнение следующих  основных функций:

Бронирование

• Оформление брони с указанием сведений по клиенту и условий проживания
• Возможность предварительной регистрации гостя при оформлении брони в день заезда,  но до поселения гостя
• Учет количества взрослых/детей при оформлении брони
• Подсказка наличия номеров по каждому типу/категории на необходимый срок проживания с указанием возможного количества проживающих в каждом номере
• Подсказка по возможности предоставления дополнительных услуг для каждого типа номера
• Подсказка возможных тарифов и пакетов услуг с учетом указанных условий
• Автоматическое проставление суммы выбранного тарифа с возможностью ручной коррекции
• Возможность скрывать тариф за номер при распечатке счетов гостей
• Учет особенностей каждого номера
• Проверка наличия карточки постоянного клиента для данного гостя
• Оформление новых карточек постоянных клиентов
• Указание телефона, факса и адреса электронной почты гостя
• Указание лица, производящего заявку
• Указание названия организации гостя, оформление карточки компании
• Указание адресной информации гостя
• Указание метода гарантирования данной брони
• Учет внесения аванса (депозита)
• Маркетинговая статистическая информация по брони, включающая:
• Источник поступления брони
• Использование рекламной информации гостиницы при её выборе
• Географическая территория поступления клиента
• Указание паспортных данных гостя
• Указание номера и марки транспортного средства гостя для оформления пропуска
• Указание предпочтительного языка общения с гостем
• Указание способа, а также адреса для отправки подтверждения на бронь
• Отметка о существовании налоговых льгот для гостя
• Указание VIP - статуса гостя
• Введение дополнительной информации по гостю
• Введение сообщений, оставленных для гостя, при оформлении брони
• Указание турагента, пославшего заявку, с поиском данных по картотеке турагентов либо оформлением новой карточки турагента
• Указание номера группы, в случае групповой брони
• Указание организации-плательщика (дебитора) с поиском данных по картотеке авторизованных организаций, с которыми заключены договоры
• Учет времени оформления брони и ФИО оператора
• Возможность начисления платежей на счет гостя при оформлении бронирования
• Возможность оформления раздельного проживания в одном номере нескольких гостей (при поселении на места)
• Возможность внесения данных дополнительных гостей при их совместном проживании и расчете
• Ведение множества суб-счетов по каждому гостю
• Оформление перенаправления (трансфера) начислений на группу, других гостей, организацию либо другие суб-счета гостя
• Контроль правильности заполнения номера кредитной карты
• Учет авторизованных сумм для кредитной карты гостя
• Ведение детального журнала внесенных изменений в карту гостя
• Возможность внесения запланированных изменений параметров проживания гостя (тариф, тип номера, номер комнаты) на будущие даты
• Хранение информации для организации встречи гостя (в аэропорту, на вокзале) и его трансфера
• Учет специальных пожеланий гостя с указанием стоимости и условий оплаты
• Возможность ведения бонусных программ гостиницы и авиакомпаний
• Использование пакетов услуг
• Указание причины отмены брони при её отмене
• Контроль за заполнением обязательных полей
• Ведение листа ожиданий
• Оформление “постоянных” клиентов (напр., при длительном проживании, для аренды офисных помещений, для ведения счетов сотрудников и т.п.)

Регистрация и  поселение гостей

• Поселение по брони и без брони
• Возможность изменения параметров, указанных при оформлении брони
• При поселении без брони – ввод полной информации по данному гостю (см. описание функций бронирования)
• Автоматическое и ручное назначение комнаты
• Учет пожеланий гостя и особенностей номерного фонда при определении номера комнаты
• Учет статуса номера (убран/неубран, свободен/занят, исправен/неисправен) при его выборе и заселении
• Автоматическое создание электронных ключей-карточек
• Контроль за передачей сообщений, оставленных для данного гостя
• Учет поселения других гостей в данный номер при раздельном проживании
• Учет поселения других гостей в данный номер при совместном проживании
• Учет индивидуальных пожеланий гостя по дополнительным услугам
• Автоматическая распечатка регистрационной карты гостя
• Контроль за внесением аванса (депозита)
• Указание метода гарантии оплаты
• Ввод / изменение номера кредитной карты, используемой для оплаты проживания
• Контроль правильности заполнения номера кредитной карты
• Учет авторизованных сумм для кредитной карты
• Возможность автоматической авторизации кредитной карты
• Учет времени поселения гостя
• Указание требуемых дополнительных услуг и их регулярности
• Начисление оплаты за дополнительные услуги

Регистрация паспортов

• Регистрация паспортов и виз иностранных и иногородних граждан
• Ведение журналов регистрации
• Отчетность для УВИР и МВД

Расчеты с гостями

• Ведение лицевых счетов (фолио) гостей, организаций, групп и турагентов
• Возможность начисления платежей и оплаты до поселения гостя
• Печать счетов гостей
• Интерфейс с фискальными регистраторами, внесенными в Госреестр РФ
• Возможность использования до пяти дополнительных счетов на одного гостя
• Гибкая система налогов, учет НДС и НСП
• Прием любых форм оплаты
• Учет кредитного статуса гостя
• Возможность ведения расчетов по обязательной предоплате (запрещение оказания услуг в кредит)
• Контроль за общим балансом счета гостя с учетом кредитного лимита данного гостя
• Возможность перенаправления платежей на группу, организацию или суб-счета гостя
• Автоматическое начисление стоимости оказанных услуг (в т.ч. за проживание)
• Возможность ручного начисления услуг
• Начисление платежей в различных валютах с автоматическим пересчетом по курсу
• Возможность ускоренного начисления услуг множеству определенных оператором гостей
• Возможность коррекции начисленных платежей
• Ведение журнала производимых операций
• Возможность трансфера отдельных сумм, начисленных на счет гостя, между другими счетами гостя либо счетами других гостей/организаций/группы.
• Учет времени выписки гостя