Система хранения, обработки и анализа данных магазина бытовой техники

Завершающим этапом при приемке  системы  должно быть составление  акта приемки.

 

7. Требования к составу и содержанию работ по созданию ИС

 

7.1 Стадии выполнения работ

Состав работ по проектированию, разработке и внедрению АИС может  быть разбит на несколько стадий:

 

Стадия №1  Формирование требований и проведение предпроектного обследования

На данном этапе происходит постановка задачи и обоснование необходимости  разработки АИС, проведение исследования с целью изучения объекта автоматизации. По результатам обследования происходит определение основных целей, задач, функций, а также требований пользователя к системе. Кроме того, должно быть проведено обследование существующих ресурсов, предполагающихся к включению в состав информационного обеспечения АИС. Должна быть установлена возможность автоматизированного обмена данными между информационными ресурсами и системой хранения данных АИС.

 

Стадия №2  Разработка концепции системы

На этом этапе осуществляется разработка концепции АИС конкретно взятого  объекта. Концепция АИС конкретного  объекта конкретизирует цели и задачи системы, а также порядок ее разработки, внедрения и эксплуатации применительно к особенностям конкретного объекта. Концепция АИС может включать в себя:

-базовые принципы построения  системы.

-архитектуру системы

-принципы централизации/распределения  информационных ресурсов и хранилищ данных в системе.

-принципы представления нормативно-справочной  информации и построения классификаторов  в АИС.

- принципы назначения полномочий  и прав доступа пользователей  для различных видов информационных  ресурсов.

- принципы обеспечения безопасности хранения и предоставления и данных.

 

Стадия №3  Разработка технического задания на создание системы

На этапе разработки технического задания происходит разработка технического задания на систему в целом  и частных технических заданий  на отдельные компоненты системы. В частности, могут быть специфицированы требования в виде  отдельных технических заданий на:

- хранилище данных;

- телекоммуникационную подсистему;

- пакет нормативно-правовых документов, обеспечивающих функционирование системы.

Техническое задание на АИС должно включать требования к форматам передачи данных, входным/выходным интерфейсам информационных систем и ресурсов, составляющих информационное обеспечение системы.

 

Стадия №4  Техно-рабочий проект

 

На данном этапе происходит собственно проектирование и разработка автоматизированной системы, а также интеграционных и служебных компонент, включая разработку и отладку программных средств, а также технической и рабочей документации, определенной требованиями ГОСТ.

 

Стадия №5 Ввод в действие

 

Ввод АИС в действие включает в себя несколько основных этапов:

- подготовка объекта автоматизации к вводу АИС в действие;

- подготовка персонала;

- комплектация АИС поставляемыми изделиями;

- строительно-монтажные работы;

- пусконаладочные работы;

- проведение предварительных испытаний;

- проведение опытной эксплуатации;

- проведение приемочных испытаний.

Проверяется и оцениваются правильность работы системы. Устанавливаются результаты, которые затем сравниваются с  полученными в процессе запуска  системы.

 

7.2 Содержание и результат работ по созданию систем

Результатом выполненных работ  является внедрение  АИС на предприятии.

    

8. Требования к документированию

В состав поставляемой документации входят:

- Руководство пользователя.

- Краткие методические материалы по применению системы.

Документация предоставляется  в печатном виде (1 экземпляр) и на носителе (компакт-диск).

9.Источники разработки 

Ожидаемый экономический эффект: 1000000$. Технико-экономические показатели будут уточнены на этапе эксплуатации.

Часть 2.

Определение организационной  структуры

 

Структурными подразделениями  фирмы являются: Администрация, Бухгалтерия (Главный бухгалтер, Архив, Менеджер складского учета), Торговый зал, Отдел  закупок, Отдел сбыта (Диспетчерская, Экспедиторы), Склад.

В связи с комплексной автоматизацией магазина предполагается открытие нового отдела – Отдел обмена данными.

Определение функциональной структуры

 

Технологическая цепочка движения бытовой техники от поставщика до конечного потребителя включает в себя следующие основные этапы:

1) Торговый зал. Клиент, нуждающийся в бытовой технике, приходит непосредственно в торговый зал. Работник торгового зала помогает клиенту определиться, затем приносит товар со склада, и если клиента все устраивает, оформляет товарный чек. Если клиент нуждается в доставке товара, то оформляется заказ на доставку (товар передается в Отдел сбыта), а также производится оплата доставки.

2) Отдел сбыта. В день доставки диспетчер выписывает в бухгалтерии накладные на получение товара на складе магазина, распределяет экспедиторов по заказам.

3) Отдел закупок. На основе данных учета из базы данных, сформированных Отделом обмена данными, Отдел закупок формирует заказы поставщикам. Затем заказы отправляются к ним по факсу или электронной почте, после чего получают подтверждение о приеме заказа и сроках поставки, далее поставщик выставляет счет, который проверяется в отделе закупок, визируется и передается в бухгалтерию. После оплаты счета происходит поставка.

4) Склад. Кладовщик магазина осуществляет прием товаров, доставленных поставщиком, принимает и подписывает накладные. Кладовщик в конце дня передает приходные накладные менеджеру складского учета, который осуществляет проводку прихода товара и отправляет копии накладных и счетов Отделу обмена данными.

5)Отдел обмена данными. Сотрудник отдела вносит изменения в базу данных на основании копий приходных накладных при поступлении товаров, а также на основании копий счетов или копий расходных накладных при выдаче товаров.

6) Бухгалтерия. Каждый день бухгалтерия предоставляет руководству справку о доступных средствах на счете в банке и список счетов для оплаты(счета поставщиков, налоговые выплаты, платежи за коммунальные услуги, аренду, связь, рекламу, кредиты и т.д.) Руководство принимает решение по оплате счетов, после чего подписывает соответствующие платежные поручения, подготовленные бухгалтерией. Бухгалтер доставляет эти документы в банк и осуществляет оплату и проводку.

7)Администрация. Руководство принимает решение по оплате счетов, после чего подписывает соответствующие платежные поручения, подготовленные бухгалтерией. Бухгалтер доставляет эти документы  в банк и осуществляет оплату и проводку. Также Администрация осуществляет различные управленческие функции (найм и увольнение сотрудников, ведение переговоров,  заключение договоров с новыми поставщиками).

Модели деятельности «как должно быть».

Технологическая цепочка движения бытовой техники от поставщика до конечного потребителя включает в себя следующие основные этапы:

1) Продажа товара. Клиент, нуждающийся в бытовой технике, приходит непосредственно в торговый зал. Работник торгового зала помогает клиенту определиться, затем приносит товар со склада, и если клиента все устраивает, оформляет товарный чек. Если клиент нуждается в доставке товара, то оформляется заказ на доставку (товар передается в Отдел сбыта), а также производится оплата доставки.

2) Доставка товара. В день доставки диспетчер выписывает в бухгалтерии накладные на получение товара на складе магазина, распределяет экспедиторов по заказам.

3) Заказ товара у поставщика. На основе данных учета из базы данных, сформированных Отделом обмена данными, Отдел закупок формирует заказы поставщикам. Затем заказы отправляются к ним по факсу или электронной почте, после чего получают подтверждение о приеме заказа и сроках поставки, далее поставщик выставляет счет, который проверяется в отделе закупок, визируется и передается в бухгалтерию. После оплаты счета происходит поставка.

4) Принятие товара  от поставщика на склад. Кладовщик магазина осуществляет прием товаров, доставленных поставщиком, принимает и подписывает накладные. Кладовщик в конце дня передает приходные накладные менеджеру складского учета, который осуществляет проводку прихода товара и отправляет копии накладных и счетов Отделу обмена данными.

5)Работа с базой  данных. Сотрудник отдела вносит изменения в базу данных на основании копий приходных накладных при поступлении товаров, а также на основании копий счетов или копий расходных накладных при выдаче товаров.

6) Оплата счетов. Каждый день бухгалтерия предоставляет руководству справку о доступных средствах на счете в банке и список счетов для оплаты(счета поставщиков, налоговые выплаты, платежи за коммунальные услуги, аренду, связь, рекламу, кредиты и т.д.) Руководство принимает решение по оплате счетов, после чего подписывает соответствующие платежные поручения, подготовленные бухгалтерией. Бухгалтер доставляет эти документы в банк и осуществляет оплату и проводку.

7)Административная работа. Руководство принимает решение по оплате счетов, после чего подписывает соответствующие платежные поручения, подготовленные бухгалтерией. Бухгалтер доставляет эти документы  в банк и осуществляет оплату и проводку. Также Администрация осуществляет различные управленческие функции (найм и увольнение сотрудников, ведение переговоров,  заключение договоров с новыми поставщиками).

Схемы см. в Приложении 2.

Разработка «Постановки  задачи» для каждой функциональной подсистемы

 

Для упрощения операций товароучета будет создана единая база данных. В связи с этим будет сформирован Отдел обмена данными, образованный из сотрудников магазина без привлечения дополнительных трудовых ресурсов. В задачи данного отдела будет входить следующее:

- занесение в базу данных  о поступлении и выдаче товаров;

- формирование отчета о складских  остатках.

Разработка инфологической модели БД

Для оперативной работы с базой  данных требуется точная информация. Для    этой    цели    устанавливается    целостность    базы    данных.    Для обеспечения целостности данных нужно создать связи между таблицами для поддержания точности информации, содержащейся в базе данных.

Схема данных представляет собой совокупность таблиц, связанных логически между  собой различными типами связей. Это  позволит при изменении одного показателя автоматически изменять другие логически зависимые показатели.

 

      Рис.1 Схема базы  данных

Объекты-сущности:

1)Бытовая техника

2)Производители

3)Поставщики

Процессные таблицы:

1) Поступление техники

2) Выдача техники

Проектирование форм входных и выходных документов, системы  ведения документов и макетов  экранных форм

 

Формы входных документов см. в Приложении 3.

На Главной форме проекта  находятся кнопки перехода на другие формы проекта.

 

Рис.2 Главная форма проекта

При нажатии на кнопку «Поставщики» открывается одноименная форма, где находятся кнопки перехода на другие формы проекта. Вернуться  на Главную форму можно с помощью  кнопки «Назад».

 

Рис.3 Форма Поставщики

 

Для того, чтобы добавить нового поставщика необходимо нажать на кнопку «Добавить поставщика». Откроется форма, в которую заносятся необходимые сведения.

Рис.4 Форма Добавление поставщика

 

При нажатии на кнопку «Бытовая техника» откроется одноименная форма, где  находятся кнопки перехода на другие формы проекта. Вернуться на Главную форму можно с помощью кнопки «Назад».

 

Рис.5 Форма Бытовая техника

 

При нажатии на кнопку «Каталог»  откроется одноименная форма, на которой возможно осуществить поиск  записей по названию оборудования, переход по записям их изменение, удаление и возврат на предыдущую форму с помощью кнопки «Назад».

 

Рис.6 Форма Каталог

 

Поиск может осуществляться по части  слова.

Рис.7 Форма Каталог. Поиск бытовой  техники.

 

При нажатии на форме «Бытовая техника» кнопки «Производители» откроется одноименная форма, на которой возможно изменение, удаление записей, переход по ним. Так же на этой форме находится кнопка «Добавить производителя» и кнопка возврата на предыдущую форму «Назад».

Рис.8 Форма Производители

 

На поле Производитель наложены ограничения по вводу (только символы и знак» «-»). Если какое-либо поле не заполнено, то пользователю будет показано сообщение

 

Рис.9 Форма Добавление производителя

 

Рис.10 Сообщение об ошибке

 

Если же все данные заполнены, будет показано сообщение об успешном добавлении записи.