Технологии работы с СУБД MS ACCESS. Проектирование форм и отчетов

ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

«МИНСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ»

 

Кафедра информационных технологий и высшей математики

 

 

 

 

                                                          «К защите допускаю»

                                              __________ А.Н. Лаврёнов

                                            « ____ » ____________ 2014г.

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛИРУЕМАЯ САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Компьютерные информационные технологии»

 

на тему 6(4.3): «ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С СУБД MS ACCESS.ПРОЕКТИРОВАНИЕ ФОРМ И ОТЧЕТОВ.»

 

 

 

 

 

 

 

 

Студент группы 120501с    ___________А.М.Шейко

 

Руководитель: доц. кафедры ИТи ВМ

                          к.ф.-м.н.     ___________A.Н.Лаврёнов                                          

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск — 2014

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная система управления базами данных корпорации Microsoft. Она имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку Visual Basic for Applications, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных. В самом широком смысле любая программа имеет дело с некоторой внешней по отношению к ее коду информацией, задающей какие-либо параметры или режим ее работы. Такую информацию также называют данными программы. Очевидно, что в зависимости от типа решаемых задач проблемы организации работы с данными будут качественно различными. В подавляющем большинстве случаев при решении хозяйственных, экономических и финансовых задач приходится иметь дело с обширными специфически структурированными и взаимозависимыми массивами данных. Такие сложные наборы данных традиционно принято называть базами данных.

Базу данных (БД) можно определить как унифицированную совокупность данных, совместно используемую различными задачами в рамках некоторой единой автоматизированной информационной системы (ИС).

Теория управления базами данных как самостоятельная дисциплина начала развиваться приблизительно с начала 50-х годов двадцатого столетия. За это время в ней сложилась определенная система фундаментальных понятий. Приведем некоторые из них.

Предметной  областью принято называть часть реального мира, подлежащую изучению с целью организации управления в этой сфере и последующей автоматизации процесса управления. В рамках данной  для нас в первую очередь представляют интерес предметные области, так или иначе связанные со сферой экономики и финансов.

Объектом называется элемент информационной системы, сведения о котором хранятся в базе данных. Иногда объект также называют сущностью (от англ, entity). Классом объектов называют их совокупность, обладающую одинаковым набором свойств.

Атрибут - это информационное отображение свойств объекта. Каждый объект характеризуется некоторым набором атрибутов.

Ключевым элементом данных называются такой атрибут (или группа атрибутов), который позволяет определить Значения других элементов-данных. Запись данных (англ, эквивалент record) - это совокупность значений связанных элементов данных.

Первичный ключ - это атрибут (или группа атрибутов), который уникальным образом идентифицируют каждый экземпляр объекта (запись). Вторичным ключом называется атрибут (или группа атрибутов), значение которого может повторяться для нескольких записей (экземпляров объекта). Прежде всего вторичные ключи используются в операциях поиска записей.

Процедуры хранения данных в базе должны подчиняться некоторым  общим принципам, среди которых  в первую очередь следует выделить:

• целостность и непротиворечивость данных, под которыми понимается как физическая сохранность данных, так и предотвращение неверного использования данных, поддержка допустимых сочетаний их значений, защита от структурных искажений и несанкционированного доступа;
• минимальная избыточность данных обозначает, что любой элемент данных должен храниться в базе в единственном виде, что позволяет избежать необходимости дублирования операций, производимых с ним.

Программное обеспечение, осуществляющее операции над базами данных, получило название СУБД - система управления базами данных. Очевидно, что его работа должна быть организована таким образом, чтобы выполнялись перечисленные принципы.

 

1 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ФОРМ

1. Формы и способы их создания

 

Форма — это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы позволяют выполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

Работа с формами  может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Констрeктора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм либо с помощью команды меню Вид.

В режимах Формы и  Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей  в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм.В режиме Конструктора можно производить изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления, разработку. В Access можно создать формы следующих видов:

• форма в столбец или полноэкранная форма;
• ленточная форма;
• табличная форма;
• форма главная/подчиненная;
• сводная таблица;
• форма-диаграмма.

Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Чаще всего эта форма используется для ввода и редактирования данных.

Ленточная форма служит для отображения полей группы записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.

Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.

Форма главная/подчиненная представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа один-ко-многим.

Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access, необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.

Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE-приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.

В структурах формы любая форма может включать следующие разделы:

• заголовок формы — определяет верхнюю часть формы и может содержать текст, графику и другие элементы управления;
• верхний колонтитул — раздел отображается только в режиме предварительного просмотра и обычно содержит заголовки столбцов;
• область данных — определяет основную часть формы, содержащую поля, полученные из источника данных;
• нижний колонтитул — раздел отображается только в режиме предварительного просмотра в нижней части экранной страницы и обычно содержит номер страницы, дату и т. д.;
• примечание формы — отображается внизу последней экранной страницы формы.

Форма может содержать все-разделы или некоторые из них.Как и любой объект базы данных, форма имеет свойства. Значения этих свойств для всей формы, ее разделов или элементов управления задаются в окнах свойств соответствующих объектов. Для отображения на экране окна свойств нужно нажать кнопку Свойства на панели инструментов Конструктор форм. Окно свойств выделенного объекта содержит следующие вкладки:

• Макет — с помощью этих свойств задается макет формы;
• Данные — с помощью этих свойств задается источник данных;
• События — содержит перечень свойств, связанных с объектом;
• Другие — перечень остальных свойств;
• Все — перечень всех свойств.

Существуют следующие  основные свойства формы:

• подпись — позволяет задать название формы, которое будет выводиться в области заголовка;
• режим по умолчанию — определяет режим открытия формы (простая, ленточная, табличная формы);
• допустимые режимы — свойство, которое определяет, можно ли с помощью команд меню Вид переходить из режима формы в режим конструктора;

Свойства полосы прокрутки, область выделения, кнопки перехода, разделительные линии, кнопка оконного меню, размеров окна, кнопка закрытия, кнопка контекстной справки, тип границы — определяют, будут ли выводиться эти элементы в окно формы.

Свойства разрешить добавления, разрещить удаления, разрешить изменения— определяют, можно ли пользователю редактировать данные через форму. Эти свойства могут принимать значения Да/Нет.

Ввод данных — определяет режим открытия формы и принимает значения Да/Нет. Режим Да — открытие формы только для добавления новых записей. Режим Нет — просмотр существующих записей и добавление новых.Блокировка записей — определяет способы блокировки записей в режиме многопользовательской работы с базой данных.

Для создания форм в Access используются следующие виды.

• Автоформа — автоматизированное средство для создания форм трех стандартных типов: в столбец, ленточная, табличная. При этом в форму вставляются все поля источника данных.
• Мастер форм — программное средство, которое позволяет создавать структуру одного из трех стандартных типов формы в режиме диалога с разработчиком формы. При этом в форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных.
• Конструктор форм — позволяет конструировать форму пользователем в окне конструктора форм.

Самым удобным способом создания новой формы является следующая технология: форма создается с использованием автоформы или мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора.

Источником данных формы «являются  одна или несколько связанных  таблиц и/или запросов.

Элементом управления называют любой, объект формы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными.

Связанный (присоединенный) элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. При вводе значения в связанный элемент управления поле таблицы текущей записи автоматически обновляется. Поле таблицы является источником данных связанного элемента управления.

Вычисляемый элемент управления создается на основе выражений. В выражениях могут использоваться данные полей таблицы или запроса, данные другого элемента управления формы или отчета и функции.

Свободные элементы управления предназначены для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти.

Все элементы управления могут быть добавлены в форму  или отчет с помощью панели инструментов элементов управления, которая появляется при работе с  формой или отчетом.

Рассмотрим проектирование форм и работа с ними. Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.Форма предоставляет возможности для:

• ввода и просмотра информации базы данных
• изменения данных
• печати
• создания сообщений 
  

 Выделим следующие способы создания форм:

• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)
• Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)
• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)
• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)
• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)
• Автоформа: сводная таблица
• Автоформа: сводная диаграмма
• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)
• Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)