Технологии работы с СУБД MS ACCESS. Проектирование форм и отчетов

 

Алгоритм создания форм имеет следующий вид:

• Открыть окно БД
• В окне БД выбрать вкладку Формы
• Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД
• В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных
• Щелкнуть на кнопке ОК

Ричунок 1.1- Окно «Новая форма»

 

1.2 Создание формы с помощью Конструктора

 

Для создания формы Студенты необходимо выполнить следующие  действия: 

1. Запустить программу Microsoft Access и открыть БД 
   В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы (например, Студент). Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится окно Форма 1.

Рисунок 1.2 –  Окно формы

 

2. Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню Вид / Список полей. . Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей) . Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу . Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:
• Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.
• Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.
• Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.
• Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.
• Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.
• Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка / Удалить.
3. Сохранить форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрать режим сохранения «в текущей базе данных», затем щелчок по кнопке ОК. Просмотреть форму в режиме Конструктора, выполнив щелчок по кнопке

 
 

Рисунок 1.3- Режим  Конструктора

4.   Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл — Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить.

 

1.3 Главные и подчиненные формы

 

Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных сотношением «один-ко-многим». Например, можно создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы «Типы» и из таблицы «Товары». Данные в таблице «Типы» находятся на стороне «один» отношения. Данные в таблице «Товары» находятся на стороне «многие» отношения — каждый тип может иметь несколько товаров.

Рисунок1.4- Главная  и подчиненная форма

 

В главной форме отображаются данные на стороне отношения «один».

В подчиненной форме отображаются данные на стороне отношения «многие».

Главная форма и подчиненная  форма в этом типе форм связаны  таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип «Напитки», подчиненная форма отображает только те товары, которые входят в тип «Напитки».

Расскажем сейчас про отображение подчиненной формы в форме. При создании подчиненной формы пользователь имеет возможность указать ее отображение в режиме таблицы, режиме формы, режиме сводной таблицы или в режиме сводной диаграммы. Также можно задать режим по умолчанию для подчиненной формы и отключить один или несколько других режимов. Переключение между режимами подчиненной формы возможно, когда главная форма находится в режиме формы.

Подчиненные формы не отображаются, когда главная форма  находится в режиме сводной таблицы или сводной диаграммы.

 

Рисунок 1.5-Подчиненная форма в режиме таблицы

 

 

Рисунок 1.6-Подчиненная форма в виде простой ленточной формы в режиме формы

 

Рисунок 1.7-Подчиненная форма отображается как ленточная форма в режиме формы

 

 

В режиме формы имеется возможность вывести формы так, чтобы она выглядела как таблица. Однако в режиме формы при этом будут отображаться заголовок и примечание.

Рисунок 1.8-Подчиненная форма в режиме сводной таблицы

 

 

Рисунок1.9-Подчиненная форма в режиме сводной диаграммы

 

При создании формы и  подчиненной формы, основанных на таблицах, связанных отношением «один-ко-многим», главная форма представляет сторону «один» отношения, а подчиненная форма представляет сторону «многие». Главная форма синхронизируется с подчиненной формой таким образом, что в подчиненной форме выводятся только записи, связанные с записью в главной форме.

Если подчиненная форма  создается с помощью мастера  или путем перетаскивания формы, таблицы или запроса из окна базы данных в другую форму, Microsoft Access автоматически синхронизирует главную форму с подчиненной формой при соблюдении одного из следующих условий.Определены отношения для выбранных таблиц или для базовых таблиц выбранных запросов.

Главная форма основана на таблице с первичным ключом, а подчиненная форма основана на таблице, содержащей поле с таким же именем, как и у этого первичного ключа, и с таким же или совместимым типом данных. Например, если в базе данных Microsoft Access первичный ключ базовой таблицы главной формы имеет тип данных «Счетчик», а его свойство Размер поля (FieldSize) имеет значение Длинное целое, то соответствующее поле в базовой таблице подчиненной формы должно иметь тип данных «Числовой» со свойством Размер поля (FieldSize), имеющим значение Длинное целое. При выборе запроса или запросов базовые таблицы этих запросов должны соответствовать тем же условиям.

Уточним про уровни вложения. Главная форма может иметь любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы до семи уровней вложенности. Это означает, что можно иметь подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму внутри этой подчиненной формы и т. д. Например, можно иметь главную форму, отображающую сведения о клиентах, подчиненную форму, отображающую сведения о заказах, и еще одну подчиненную форму, отображающую сведения о заказанных товарах. Однако в форме в режиме сводной таблицы или сводной диаграммы подчиненные формы не отображаются.

Расскажем сейчас про ввод данных с помощью формы и подчиненной формы. При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при вводе данных в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.

 

1.4 Создание кнопочных форм

 

Для создания, изменения  и удаления кнопочных форм служит диспетчер кнопочных форм:

• Создание кнопочной формы имеет следующий вид:

1. Откройте базу данных.
2. В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.
3. Если выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажмите кнопку Да.
4. Нажмите кнопку Создать.
5. Введите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку OK.
6. Имя новой кнопочной формы добавляется в поле Страницы кнопочной формы.
7. Выберите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить.
8. Нажмите кнопку Создать.
9. В поле Текст введите текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле Команда. Например, введите текст Просмотр заказов, а затем выберите в полеКоманда команду Открыть форму для изменения.
10. Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выберите в поле Команда команду Перейти к кнопочной форме, а затем укажите кнопочную форму, к которой надо перейти.

Для большинства выбранных  команд под полем Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если на шаге 8 была выбрана команда Открыть форму для изменения, выберите в поле Форма имя нужной формы, например Заказы, и нажмите кнопку OK.Повторите шаги с 7 по 9 для создания остальных кнопок кнопочной формы.

Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите ее имя  в списке Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить или Удалить. Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, выберите элемент в списке и воспользуйтесь кнопками Вверх или Вниз.Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть.

Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажмите кнопку По умолчанию.

При создании кнопочной формы с  помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items», которая  описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать.

• Изменение кнопочной формы

Откройте базу данных. В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите кнопочную форму, которую надо изменить, и нажмите кнопку Изменить.

Выберите элемент кнопочной  формы, который нужно изменить, и  выполните одно из следующих действий.

• Чтобы изменить текст подписи кнопки, команду, выполняемую при нажатии кнопки, или объект, который открывается или запускается при нажатии кнопки, нажмите кнопку Изменить.
• Чтобы добавить кнопку, нажмите кнопку Создать, введите текст подписи кнопки и выберите команду в поле со списком Команда. В зависимости от выбранной команды Microsoft Access может вывести еще одно поле со списком под полем Команда. При необходимости, выберите элемент в этом поле. Например, если в поле Команда была выбрана одна из команд для работы с формой, выберите в нижнем поле имя формы, которую нужно открыть.
• Для удаления кнопки нажмите кнопку Удалить.
• Чтобы изменить порядок кнопок, пользуйтесь кнопками Вверх и Вниз.

• Удаление кнопочной формы:

1. Откройте базу данных.

2. В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.
3. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите кнопочную форму, которую надо удалить, и нажмите кнопку Удалить.
4. Нажмите кнопку Закрыть.

Если база данных, в  которую следует добавить кнопочную  форму, еще не создана, то можно воспользоваться мастером баз данных. Мастер автоматически создает кнопочную форму, которая помогает перемещаться по базе.

 

2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ

2.1 Назначение  и создание отчетов

 

Отчет — это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов.

Рисунок 2.1- Пример отчета

 

Отчеты могут содержать  подробные сведения об отдельных записях, сводные сведения о большой группе записей либо и то, и другое. Кроме того, отчеты Access также можно использовать при создании наклеек для списков рассылок и многого другого.