СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ |
3 |
1 Краткая характеристика
КГБОУ СПО КнАЛПТ |
4 |
2 Проведение ЭЦД при
передаче документов в архив
организации |
7 |
3 Организация и процесс
комплектования архива организации |
9 |
3.1 Основные источники
комплектования архива организации |
10 |
3.2 Основные документы, составляемые
при комплектовании архива
организации |
10 |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ |
11 |
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ |
14 |
ПРИЛОЖЕНИЕ А КГБОУ СПО КнАЛПТ |
15 |
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Положение о ПДЭК |
16 |
ПРИЛОЖЕНИЕ В Положение об архиве |
21 |
ВВЕДЕНИЕ
Я проходила производственную
(преддипломную) практику в архиве Краевого
государственного бюджетного образовательного
учреждения среднего профессионального
образования «Комсомольский-на-Амуре
лесопромышленный техникум» (сокращенное
название КГБОУ СПО КнАЛПТ) (см. ПРИЛОЖЕНИЕ
А).
КГБОУ СПО КнАЛПТ – единственное
государственное образовательное учреждение
профессионального образования города
Комсомольска-на-Амуре в области подготовки
кадров для предприятий лесопромышленной
отрасли. Техникум организован в 2012 году
на базе Профессионального училища №
14, основанного в феврале 1946 года.
Архив техникума создан в целях
своевременного приема законченных делопроизводством
документов практического назначения
постоянного и длительного срока хранения,
в том числе по личному составу, от структурных
подразделений техникума, а также от организаций-предшественников
и организаций, присоединившихся к данному
учреждению, обеспечения их учета, сохранности
и использования.
Целью практики является освоение
общих и профессиональных компетенций
по ПМ 01 «Организация документационного
обеспечения управления и функционирования
организации», ПМ 02 «Организация архивной
и справочно-информационной работы», ПМ
03 «Делопроизводитель».
Задачами практики являются:
1. Дать краткую характеристика
КГБОУ СПО КнАЛПТ.
2. Познакомиться с порядком
проведения ЭЦД при передаче документов
в архив организации.
3. Ознакомиться с организацией
и процессом комплектования архива организации.
1 Краткая характеристика
КГБОУ СПО КнАЛПТ
Техникум осуществляет свою
деятельность в соответствии с Конституцией
РФ, Федеральным законом «Об образовании
в Российской Федерации» № 273-ФЗ от 29.12.2012
г., Типовым положением об учреждении среднего
профессионального образования, утвержденного
Постановлением Правительства РФ от 18.07.2008
г. № 543, Уставом краевого государственного
бюджетного образовательного учреждения
среднего профессионального образования
«Комсомольский-на-Амуре лесопромышленный
техникум» утвержденным Распоряжением
министерства образования и науки Хабаровского
края от 07.02.2012 г. № 347.
Целью деятельности техникума
является подготовка рабочих квалифицированного
труда и специалистов со средним профессиональным
образованием в соответствии с требованиями
федеральных государственных образовательных
стандартов для отраслей экономики Хабаровского
края, переподготовка и повышение квалификации
кадров.
Задачи техникума:
- создание необходимых
условий для удовлетворения потребности
личности в получении начального
и среднего профессионального
образования, конкретной профессии,
специальности соответствующего
уровня квалификации, с возможностью
повышения общеобразовательного
уровня обучающихся, не имеющих
среднего (полного) общего образования,
а также ускоренного приобретения
трудовых навыков для выполнения
определенной работы или группы
работ, а также в интеллектуальном,
культурном, физическом и нравственном
развитии;
- предоставление возможности
непрерывного образования на
основании интегрированных учебных
планов и программ профессиональной
подготовки начального и среднего
профессионального образования;
- организация и проведение
методических, творческих и исследовательских
работ, оказание дополнительных
образовательных услуг путем переподготовки
и повышения квалификации рабочих кадров,
специалистов и незанятого населения;
- удовлетворение потребностей
общества в специалистах со
средним профессиональным образованием,
в работниках квалифицированного
труда с начальным профессиональным
образованием;
- формирование у обучающихся
гражданской позиции и трудолюбия,
развитие ответственности, самостоятельности
и творческой активности;
- сохранение и приумножение
нравственных и культурных ценностей
общества.
Непосредственное управление
КГБОУ СПО КнАЛПТ осуществляет директор,
прошедший соответствующую аттестацию.
Директор техникума назначается министерством
образования и науки Хабаровского края.
Заключение, изменение и расторжение трудового
договора с директором техникума осуществляется
министерством образования и науки Хабаровского
края.
У директора техникума имеются
заместители: заместитель директора по
учебной работе, заместитель директора
по учебно-производственной работе, заместитель
директора по учебно-воспитательной работе,
заместитель по безопасности, заместитель
по научно-методической работе, заместитель
по административно-хозяйственной части.
В структуре техникума функционируют
учебно-производственный блок, учебный
блок, учебная часть, бухгалтерия, архив,
библиотека, столовая, спортивный зал.
Работа структурных подразделений
техникума регламентируется соответствующими
локальными актами (положениями), которые
утверждаются директором техникума.
Архив – новое структурное
подразделение в КГБОУ СПО КнАЛПТ. Он осуществляет
свою деятельность с 24.11.2014. До этого момента
хранение документов техникума не осуществлялось.
На данный момент ответственным за архивную
деятельность в техникуме согласно должностной
инструкции является документовед, т.к.
должность «архивист» не предусмотрена
штатным расписанием.
Работа документоведа, как ответственного
за архив, заключается в:
- организации приема дел,
состав которых предусмотрен
положением об архиве, на хранение;
- ведении учета документальных
материалов;
- использовании хранящихся
в архиве документов при необходимости
ответов на запросы нынешних
и бывших сотрудников техникума;
- обеспечении сохранности
документов;
- разработке научно-справочного
аппарата к хранящимся в архиве
документам;
- составлении сводной
номенклатуры дел техникума;
- осуществлении контроля
за формированием и оформлением
дел в делопроизводстве.
2 Проведение ЭЦД
при передаче документов в архив
организации
Экспертиза ценности документов
– это отбор документов на государственное
хранение или установление сроков их хранения
на основе принятых критериев.
Критерии ЭЦД:
1. К критериям происхождения
относятся: роль и место организации в
системе государственного управления
или конкретной отрасли, значимость выполняемых
ею функций, значение физического лица
в жизни общества, время и место образования
документа.
2. К критериям содержания относятся:
значимость события (явления), отраженного
в документе, значение имеющейся в документе
информации, повторение информации документа
в других документах, вид документа, подлинность
документа.
3. К критериям внешних особенностей
относятся: форма фиксирования и передачи
содержания, удостоверения, оформления
документа, его физическое состояние.
Для организации и проведения
работы по экспертизе ценности документов
техникума и отбору их на хранение и к
уничтожению создана постоянно действующая
экспертная комиссия (ПДЭК).
ПДЭК проводит экспертизу ценности
документов путем полистного просмотра
дел.
В своей работе ПДЭК руководствуется
Федеральным законом «Об архивном деле
в РФ», соответствующими нормативами документационного
обеспечения управления, приказами и указаниями,
действующими в отрасли, правилами, инструкциями
и указаниями Федерального архивного
агентства России, архивного дела администрации
Хабаровского края, типовыми и ведомственными
перечнями документов, нормативно-методическими
документами государственного архива
Хабаровского края, положением о постоянно
действующей ЭК техникума (см. ПРИЛОЖЕНИЕ
Б).
ПДЭК работает по плану, утвержденному
директором техникума и отчитывается
перед ним о своей работе.
Заседания постоянно действующей
экспертной комиссии проводятся по мере
надобности, но не реже двух раз в год.
Решения ПДЭК принимаются большинством
голосов. Заседания ПДЭК протоколируются.
3 Организация
и процесс комплектования архива
организации
Комплектование
архива организации – это систематическое
пополнение архива документами структурных
подразделений организации, а также других
организаций, являющихся источниками
комплектования архива.
В соответствии с Уставом КГБОУ
СПО КнАЛПТ и Положением об архиве (см.
ПРИЛОЖЕНИЕ В) в архив техникума поступают:
Законченные делопроизводством:
- документы постоянного
хранения, образовавшиеся в деятельности
структурных подразделений, специалистов
техникума;
- документы временного
срока хранения, необходимые в
практической деятельности;
- документы длительного
срока хранения;
- документы постоянного
срока хранения;
- документы по личному
составу сотрудников;
- документы по личному
составу обучающихся.
Документы постоянного срока
хранения и по личному составу учреждений-предшественников;
Документы постоянного хранения
и по личному составу организаций, присоединившихся
к техникуму.
Личные фонды, фотодокументы,
воспоминания старейших, заслуженных
работников учреждения;
Научно-справочный аппарат
к документам архива: исторические справки
учреждений, описи дел, предисловия и титульные
листы к описям и т.п.
3.1 Основные источники
комплектования архива организации
Источниками комплектования
архива техникума являются его структурные
подразделения:
- отдел кадров;
- методическая служба;
- учебно-производственный
блок;
- учебная часть;
- бухгалтерия;
- библиотека.
3.2 Основные документы,
составляемые при комплектовании
архива организации
По результатам проведения
ЭЦД на дела, передаваемые в архив, составляются
описи дел.
Опись дел - архивный справочник,
предназначенный для раскрытия состава
и содержания единиц хранения, единиц
учета, закрепления их систематизации
внутри фонда и их учета. Опись состоит
из описательных статей, итоговой записи,
листа-заверителя и справочного аппарата
к описи.
Описи составляются отдельно
на дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу.
Также при передаче документов
из структурных подразделений в архив
техникума составляются акты приема-передачи
дел, утверждаемые директором
КГБОУ СПО КнАЛПТ.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе прохождения практики
мною были освоены следующие общие и профессиональные
компетенции:
ОК 1. Я поняла сущность и социальную
значимость своей будущей профессии, теперь
я проявляю к ней устойчивый интерес.
ОК 2. Я научилась организовывать
собственную деятельность, выбирать типовые
методы и способы выполнения профессиональных
задач, оценивать их эффективность и качество.
ОК 3. Я принимала решения в стандартных
и нестандартных ситуациях и несла за
них ответственность.
ОК 4. Я научилась осуществлять
поиск, анализ и оценку информации, необходимой
для постановки и решения профессиональных
задач, профессионального и личностного
развития.
ОК 5. Я использовала информационно-коммуникационные
технологии совершенствования профессиональной
деятельности.
ОК 6. Я усовершенствовала навыки
работы в коллективе и в команде, обеспечении
ее сплочения, эффективного общения с
коллегами, руководством, потребителями.
ОК 7. Я брала на себя ответственность
за работу членов команды (подчиненных)
и за результат выполнения заданий.
ОК 8. Я научилась самостоятельно
определять задачи профессионального
и личностного развития, заниматься самообразованием,
осознанно планировать повышение квалификации.
ОК 9. Я научилась ориентироваться
в условиях частой смены технологий в
профессиональной деятельности.
ПК 1.1. Я научилась координировать
работу организации (приемной руководителя),
вести прием посетителей.
ПК 1.2. Я познакомилась с работой
по подготовке и проведению совещаний,
деловых встреч, приемов и презентаций.
ПК 1.3. Я научилась осуществлять
подготовку деловых поездок руководителя
и других сотрудников организации.
ПК 1.4. Я организовала рабочее
место секретаря и руководителя.
ПК 1.5. Я научилась оформлять
и регистрировать организационно-распорядительные
документы, контролировать сроки исполнения.
ПК 1.6. Я ознакомилась с работой
по обработке входящих и исходящих документов,
их систематизации, составлению номенклатуры
дел.
ПК 1.7. Я работала с документами
конфиденциального характера, в том числе
с документами по личному составу.
ПК 1.8. Я вела телефонное обслуживание,
принимала и передавала факсы.
ПК 1.9. Я занималась подготовкой
дел к передаче на архивное хранение
ПК 1.10. Я составляла описи дел
для передачи в архивные организации,
государственные, муниципальные архивы.
ПК 2.1. Я осуществляла экспертизу
ценности документов в соответствии с
действующими законодательными актами
и нормативами.