Моделирование бизнес-процессов почтового отделения

Функции управления предприятием весьма обширны и понимают под собой множество различных задач. Для того, чтобы рассмотреть все нюансы функционирования предприятия следует декомпозировать данный функциональный уровень. В развернутом виде он будет выглядеть следующим образом (рис.5):

 

Рис. 6. Функция «Управление»

На данном уровне заведующий отделения будет выполнять следующие функции:

• Заниматься работой с кадрами
• Формировать необходимые отчеты
• Подсчитывать заработную плату
• Отправлять отчетность в вышестоящее постовое отделение

Содержанием помещений соответственно занимается уборщица, которая следит за порядком.

Рассмотрим потоки информации и документации. Входная, выходная информация, а так же персональные компьютеры являются стандартными потоками, которые присутствуют практически на каждом уровне. В данном случае нас будут больше интересовать те потоки информации, которые возникают именно на этом уровне. Если говорить конкретно, то такими потоками являются отчеты об общих часах работы и данные о выплатах заработной платы.

Отчеты о часах работы будут необходимы на уровне формирования отчетов, где вся информация будет собрана в единое целое и позволит проанализировать то, сколько какой работник потратил времени на выполнение своих обязанностей, что в дальнейшем повлияет на его заработную плату.

Данные о выплатах заработной платы будут отправлены в вышестоящее отделение, где их проанализируют и обработают с той же целью – анализ того, сколько средств выплатили работникам и сколько средств им предстоит выплатить.

2. Работа с кадрами. На любом предприятии существует отдел кадров. В нашем случае создание такого отдела является неоправданным, однако, решать спорные вопросы и учитывать часы работы все-таки является необходимым. Всем этим так же занимается заведующий отделением связи. Данный уровень можно представлен на Рис.7:

Рис. 7. Работа с кадрами

Таким образом, именно на данном уровне формируются отчеты о потраченных часах работы сотрудников, которые будут влиять на начисление их заработной платы.

3. Подсчет заработной платы. Еще одним уровнем, нуждающимся в более подробном рассмотрении является уровень, на котором осуществляется подсчет заработной платы. Если его рассмотреть подробно, мы получим следующие данные (Рис.8):

 

Рис. 8. Подсчет заработной платы

На данном уровне совершается подсчет всех рабочих часов каждого сотрудника, формируется отчет о его нормативном и потраченном времени, а затем происходит непосредственное начисление заработной платы в форме отчетности. Кроме того, могут быть внесены коррективы в рабочее время (переработки, больничные). В итоге все данные будут отправляться в вышестоящее отделение.

4. Прием. Одной из основных задач отделения связи является прием всевозможных писем, посылок и документов, которые в последующем будут отправлены адресату. Каждая полученная посылка и каждое принятое почтовым отделением связи письмо должно быть обязательно зарегистрировано в системе для дальнейшего извещения его получателя. Данный функциональный уровень имеет следующий вид (Рис.9):

Рис. 9. Прием посылок

Итак, на данном уровне мы можем видеть следующую ситуацию: письма и посылки идут в соответствующие места, однако данные об их регистрации находятся в одном месте для упрощения их учета. После прохождения регистрации мы получим уже зарегистрированные полученные объекты, которые готовы для получения. Чтобы клиенты были информированы об их прибытии, данные от регистрации будут использованы при составлении извещений.

5. Отправка. Следующей не менее важной функцией почтового отделения связи является отправка разнообразных писем и посылок. Рассмотрим этот функциональный уровень подробнее (Рис.9)

Рис. 10. Функция «Отправка»

С этого уровня отправляются все поступающие посылки и письма, а так же отчеты об отправленных объектах.

6. Учет. Функция учета подразумевает под собой сбор всей отчетности о работе отделения, архивирование этих  отчетов и предоставление их в вышестоящее отделение. При сборе всех данных выбираются данные о поступающих посылках и документах для формирования необходимых извещений.

Данную функцию можно представить следующим образом (Рис.11):

Рис. 11. Функция «Учет»

Собираются следующие данные: финансовая отчетность, информация о зарегистрированных и отправленных объектах, а так же прочая входная информация. Сбор осуществляется при помощи персональных компьютеров, а на выходе мы получаем информацию для формирования извещений, которые в дальнейшем будут отправлены получателям.

7. Работа с клиентами. Работа с клиентами это вполне логичное явления для предприятия данного типа. В нашем случае сущетствует два типа работы: прямая – разрешение конфликтов и посредством отправки извещений. Схема указана на Рис.12.

Рис. 12. Работа с клиентами

 

8. Работа с финансами. Работа с финансами подразумевает под собой прием денежных средств от клиентов. Прием средств осуществляется для оплаты коммунальных платежей, денежных переводов, а так же прием средств за услуги доставки при заказе товаром при помощи интернет-магазинов. На выходе мы получаем финансовую отчетность, а так же проведенные платежи. Сама схема представлена на Рис.13.

Рис. 13. Работа с финансами 
Функционально-стоимостной анализ

4. Рис. 13. Работа с финансами 
   Функционально-стоимостной анализ

1. Подсчет заработной платы

Основной статьей затрат нашего предприятия является заработная плата работников. Для внесения данных в построенную модель деятельности предприятия, следует подсчитать, какой работник выполняет какую функцию и какое количество денежных средств за это получает. Данный вопрос будет решен следующим образом:

1. Используя штатное расписание, определим количество денежных средств для выплаты каждого работника
2. Подсчитаем количество рабочих дней в месяц и определим, сколько какой работник получает в день
3. Распределим работников для выполнения соответствующих функций
4. Определим их нагрузку в процентном соотношении
5. Умножим полученный процент на количество затраченных часов в целом на выполнение конкретной работы
6. Умножим полученный процент  на количество получаемой сотрудников заработной платы в день.

Начнем подсчет с отдела, отвечающего за управление. Всеми управленческими функциями на предприятии занимается заведующий. Рассмотрим в таблице все функции, которые он выполняет и посмотрим, какие данные будут получены (Табл.2):

 

 

 

 

 

Таблица 2

Затраты на заработную плату заведующего

Задача	%-нагрузки	Затраченное время, часы	Получаемые средства, руб
Работа с кадрами
Разрешение споров	5	0,25	48
Учет рабочих часов	20	1	192
Формирование отчетов	20	1	192
Подсчет з/п
Подсчет рабочих часов	20	1	192
Начисление з/п	30	1,5	288
Отправление данных	5	0,25	48
Итог	100	5	960

 

Все эта данные необходимо занести в нашу спроектированную модель.

Аналогичным образом подсчитаем заработную плату прочих сотрудников. Для начала рассмотрим, какие задачи выполняют наши основные работники и  их зарплату (Табл.3):

Таблица 3

Затраты на заработную плату основных работников

Задача	%-нагрузки	Затраченное время, часы	Получаемые средства, руб
Прием
Прием писем	40	3,2	307
Прием посылок	40	3,2	307
Регистрация	20	1,6	153
Отправка
Отправка писем	40	3,2	307
Отправка посылок	40	3,2	307
Формирование отчетности	20	1,6	153
Итог	200	16	1534

 

Полученные результаты делятся на двух работников, которые выполняют равнозначные функции, поэтому итоговые затраты времени на данного человека не будут превышать 8 часов или 100%.

Далее рассмотрим задачи сотрудника, ответственного за принятие наличных денежных средств (платежи и переводы), а так же за их выдачу (Табл.4).

Таблица 4

Затраты на заработную плату сотруднику, отвечающего за принятие наличных денежных средств

Задача	%-нагрузки	Затраченное время, часы	Получаемые средства, руб
Коммунальные платежи	33	2,64	228
Переводы	33	2,64	228
Оплата за доставку	33	2,64	228
Итог	100	8	684

Осталось подсчитать зарплату и затраты времени наших вспомогательных работников. Вспомогательными являются помощники основных работников, а так же уборщица (Табл.5).

Таблица 5

Затраты на заработную плату вспомогательных работников

Задача	%-нагрузки	Затраченное время, часы	Получаемые средства, руб
Учет
Данные о деятельности	50	2,5	228
Формирование извещений	50	2,5	228
Работа с клиентами
Отправка извещений	80	4	461
Решение конфликтов	20	1	115
Уборка	100	3	538

 

В итоге, после проведения всех данных, мы имеем возможность внести их в нашу модель для дальнейшего формирования отчета.

4.2.Подсчет дополнительных затрат

Под дополнительными затратами понимается совокупность денежных средств, выплачиваемых предприятием помимо заработной платы сотрудникам. На предприятии выбранного типа существуют следующие статьи затрат (Табл.6):

Таблица 6

 Дополнительные  затраты

Статья затрат	Стоимость, руб.
Затраты на телефон	12,5
Затраты на интернет	21
Коммунальные платежи	250
Расходные средства	170
Итог	453

 

Все статьи затрат, так же и как и заработная плата сотрудников, рассчитана на единый отрезок времени – один день. Эти данные так же будут внесены в построенную модель для составления отчета.

Подробно все рассчитанные итоговые затраты представлены в приложении 1.