Нотариальные действия: порядок и правила их свершения

    Нотариальная практика зарубежных органов нотариата допускает снятие копий с любых документов, в том числе с паспортов, как национальных, так и иностранных.

    Нотариальное Свидетельствование верности копии документа, выданного государственными органами иностранных государств, возможно только при наличии на документе отметки о легализации. Легализация документа означает подтверждение консулом или консульским управлением Министерства иностранных дел Российской Федерации соответствия документа законам страны, властями которой он выдан, и отсутствие сомнений в подлинности подписей должностных лиц на документе. В случаях, прямо предусмотренных российским законодательством, международными договорами с участием Российской Федерации, документ может быть принят и без легализации. Определенные документы, исходящие от властей ряда государств, могут быть удостоверены иным способом - посредством апостиля, отменяющего требование легализации.

    Удостоверительная надпись о свидетельствовании верности копии документа производится по форме:

"Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных недоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет". Далее указываются регистрационный номер согласно реестру для регистрации нотариальных действий, размер госпошлины (тариф), печать и подпись нотариуса.

    Форма удостоверительной надписи не учитывает, каким способом изготовлена сама копия свидетельствуемого документа: ксерокопирование, фотокопирование, переписывание от руки.

    Изготовление копий документов путем ксерокопирования предпочтительнее, поскольку подпись должностного лица или гражданина на документе при изготовлении копии не ксерокопированием заменяется штампом "подпись" и это исключает возможность в дальнейшем при необходимости сличить подписи на подлиннике документа и на копии с него. Ксерокопия же полностью воспроизводит подписи.

    Для нотариального свидетельствования верности копии с документа в нем не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений. В том случае, если документ имеет неясный текст ввиду наличия каких-либо недочетов, не позволяющих прочесть все в нем написанное в первоначальном начертании, залит чернилами, краской, исполнен карандашом, изложен на нескольких листах, не пронумерованных и не скрепленных (не прошитых) надлежащим образом, нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия по свидетельствованию копии с этого документа, как и в случаях невозможности прочитать текст печати при нечетком, смазанном или стертом оттиске.

    При нотариальном удостоверении копии документа нотариус сначала выясняет, не запрещает ли закон свидетельствовать копию с данного документа, затем проверяет соответствие документа требованиям законодательных актов, надлежащее оформление документа. Нотариус должен удостовериться в том, что на документе отчетливо видны штамп и печать организации, дата выдачи документа, подписи лиц, что нет никаких неоговоренных исправлений, а также подчисток, что документ выдан правомочным на то учреждением.

    Установив полное соответствие копии документа с подлинником, нотариус свидетельствует верность копии. Нотариально засвидетельствованная копия документа, если она изготовлена не методом ксерокопирования, должна воспроизводить точный текст подлинного документа, указание подписей должностных лиц, где вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, делается отметка "подпись", вместо печати - "печать" с текстом расшифрованной печати. Затем следует удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании верности копии, в которой отмечается отсутствие или наличие оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей, фиксируются регистрация в реестре с указанием номера, сумма взысканной госпошлины (тарифа), приводится подпись нотариуса с приложением оттиска его печати.

    Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати. Если на копии остаются не до конца заполненные строки и другие свободные места, то они прочеркиваются, как и обратная сторона листа.

    Статья 78 Основ законодательства о нотариате особо оговаривает условия нотариального свидетельствования верности копии документа, выданного гражданином.

    Данное нотариальное действие производится при соблюдении требований, установленных ст.77 Основ законодательства о нотариате для документов: они должны иметь юридическое значение, необходимые реквизиты: наименование, дату, подпись и печать; его содержание должно соответствовать закону. Кроме того, согласно ст.78 Основ законодательства о нотариате подлинность подписи гражданина на документе при отсутствии печати должна быть засвидетельствована компетентными должностными лицами соответствующей организации либо нотариусом.

    Требование о надлежащем удостоверении подлинности подписи гражданина на документе совершенно оправданно. Гражданами могут выдаваться любые составленные ими документы: поручения, доверенности, заявления, как имеющие, так и не имеющие правового значения. Удостоверение подписи гражданина на документе нотариусом или соответствующим должностным лицом необходимо не только для того, чтобы данный документ имел юридическое значение, но и для подтверждения действительного волеизъявления лица на выдачу данного документа. Форма конкретного документа, выданного гражданином, при свидетельствовании копии с него не имеет значения, так как законодательство не содержит требований относительно специальной формы таких документов.

    Засвидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе может не любое должностное лицо.

    Во-первых, подлинность подписи гражданина на документе в соответствии с законом свидетельствуется нотариусом, должностным лицом органа исполнительной власти или консульского учреждения Российской Федерации. 38

    Во-вторых, свидетельствование верности копии с документа возможно, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина. 39

    При свидетельствовании верности копии с документа, выданного гражданином, нотариус должен удостовериться в том, что подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована не только в соответствующем учреждении, но и определенным полномочным должностным лицом с приложением печати учреждения.

    Подлинность подписи гражданина на документе свидетельствуется только прямо предусмотренными законодательством учреждениями и организациями. Никакие иные учреждения и организации не вправе свидетельствовать подлинность подписи на документах, выданных гражданами. Так, органы социальной защиты, опеки и попечительства, военкоматы и иные подобные организации могут свидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе, только когда гражданин является их работником.

    Должностными лицами, наиболее часто свидетельствующими подлинность подписи граждан на документах, являются, например, начальник или старший инспектор отдела кадров, заведующий канцелярией или архивом, в коммунальных и жилищно-эксплуатационных организациях - начальник, в стационарном лечебном учреждении - главный врач.

Статья 80 Основ законодательства о  нотариате определяет, что нотариус вправе свидетельствовать подлинность подписи только на тех документах, содержание которых не противоречит закону.

    Цель нотариального свидетельствования подлинности подписи на документе - подтвердить, что подпись сделана именно тем лицом, которое указано в документе.

    Институт нотариального свидетельствования подлинности подписи гражданина используется в тех определенных законом случаях, когда гражданин, лично подписавший документ, по каким-либо причинам не может явиться с этим документом в те или иные органы или организации. В этих случаях документ может пересылаться по почте или передаваться другим лицом, а для того, чтобы органы и организации удостоверились, что документ, имеющий юридическое значение, исходит именно от подписавшего его лица, подлинность его подписи на документе свидетельствуется у нотариуса либо у должностных лиц, обладающих правом совершения данного нотариального действия. Подлинность подписи свидетельствуется и в тех случаях, когда за одно лицо, не могущее собственноручно подписаться вследствие неграмотности, болезни, физических недостатков и по иным причинам, подписывается другое лицо. Свидетельствуя подлинность подписи подписавшегося за другое лицо, нотариус устанавливает личность лица, подписавшегося, и лица, за которое ставилась подпись.

    Нотариальное свидетельствование подлинности подписи лица необходимо и для реализации гражданами личных неимущественных прав, которые не могут быть переданы другому лицу на основании доверенности. Так, в соответствии с разъяснениями Министерства внутренних дел Российской Федерации и Федеральной нотариальной палаты по поводу обращения граждан о возможности регистрации или снятия с регистрационного учета по месту жительства на основании доверенности, выданной одним лицом другому, оформление такой доверенности не будет правомерно, так как право свободного передвижения, выбора места пребывания и места жительства отнесено к числу личных неимущественных прав гражданина, которые принадлежат ему от рождения или в силу закона и, следовательно, не могут быть отчуждены или переданы иным способом, осуществлены представителем гражданина (ст. ст.150, 182 ГК). Действующее по доверенности лицо должно представить соответствующим образом заверенное заявление доверителя о регистрации и снятии его с регистрационного учета, т.е. документ, где засвидетельствована подлинность подписи гражданина. На каких конкретно документах может свидетельствоваться подлинность подписи и какими именно лицами могут подписываться эти документы, законодательство не устанавливает.

 
§8 Свидетельствование подлинности подписи и верности перевода

    Основы законодательства Российской Федерации о нотариате право свидетельствования верности перевода документов с одного языка на другой предоставляют только нотариусам и должностным лицам консульских учреждений Российской Федерации. Должностные лица органов исполнительной власти не наделены подобными полномочиями.

    Свидетельствовать верность перевода документа с одного языка на другой нотариусы и должностные лица консульских учреждений могут в том случае, если сами владеют соответствующими языками.

В соответствии со ст.81 Основ законодательства о нотариате, если нотариус не знает  языка, с которого или на который  необходимо перевести документ, перевод  документа делается переводчиком. В  данном случае свидетельствуется не верность перевода с одного языка на другой, а подлинность подписи переводчика на переводе. При этом нотариус должен установить личность переводчика.

    На практике наиболее распространены ситуации, когда свидетельствование перевода дополняет какое-либо иное нотариальное действие, например, сторонами совершается сделка, и тут же ее текст переводится на иностранный язык. Таким образом, имеют место два нотариальных действия: удостоверение договора (доверенности, свидетельствование верности копии документа и т.д.) и свидетельствование верности перевода нотариусом или подлинности подписи переводчика. За совершение двух нотариальных действий, следовательно, взимаются два тарифа и присваиваются два реестровых номера.

    В таких ситуациях перевод документа с одного языка на другой в зависимости от вида переводимого документа и конкретных обстоятельств дела может быть оформлен по-разному.

    Так, при удостоверении нотариусом сделки, текст которой составлен на русском языке, нотариусом делается соответствующая удостоверительная надпись на русском языке. Документ скрепляется подписью и печатью нотариуса.

    Далее совершается перевод текста сделки на требуемый язык (нотариусом самостоятельно или переводчиком), который располагается на одном листе с самим текстом сделки, или на самостоятельном листе бумаги отдельно от текста подлинника излагается полный перевод на иностранный язык всего текста сделки, в том числе и содержание удостоверительной надписи нотариуса, тарифа, подписи нотариуса, расшифровки оттиска печати нотариуса.

    В том случае, когда перевод сделан нотариусом самостоятельно, перевод подписывается им и под текстом перевода совершается удостоверительная надпись на русском языке о свидетельствовании верности перевода с одного языка на другой по форме:

"Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность перевода данного текста с (название языка, с которого переводится текст) языка на (название языка, на который переводится текст) язык". Далее проставляются реестровый номер, размер госпошлины (тариф), печать и подпись нотариуса (с расшифровкой).

    Если перевод документа произведен переводчиком, то под текстом перевода нотариусом выполняется следующая запись на русском языке по форме:

"Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной  конторы или нотариального округа), свидетельствую подлинность подписи,  сделанной переводчиком (фамилия,  имя, отчество переводчика)". Далее  проставляются реестровый номер, размер госпошлины (тариф), печать и подпись нотариуса (с расшифровкой). В данном случае свидетельствуется не подлинность или верность перевода документа, а подлинность подписи переводчика, личность которого установлена.

    Если перевод документа делается на отдельном листе, то он прилагается к документу, пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью и печатью нотариуса. На месте скрепления листов документа и перевода к нему ставится отметка "всего пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью листов" и ставится подпись нотариуса.

    Во-вторых, перевод текста документа и сам документ могут излагаться на одном листе бумаги.