Учет работников организации и использование рабочего времени. Функциональные возможности систем учета работников организаций

Уровень квалификации руководителей, специалистов и служащих характеризуется  уровнем образования, опытом работы на той или иной должности.

Различают специалистов наивысшей  квалификации (работники, которые имеют  научные степени и звания), специалисты  высшей квалификации (работники с  высшим специальным образованием и  большим практическим опытом), специалисты  средней квалификации (со средним  образованием и некоторым практическим опытом), специалисты-практики (работники, которые занимают соответствующие  должности - инженерные, экономические, но не имеют специального образования).

Разделение труда осуществляется по функциональному, технологическому и профессионально-квалификационному  признакам.

К производственному персоналу  относятся специалисты и служащие, выполняющие инженерные и технические  функции и не исполняющие административных обязанностей по общему или функциональному  руководству. Это работники, занятые  конструированием, разработкой технической  документации, прогрессивных норм и  нормативов.

К управленческому персоналу относятся  руководители, осуществляющие общее  руководство, непосредственные исполнители, выполняющие функции организации, планирования, координации и контроля производственно-хозяйственной деятельности объектов управления.

1.2. Показатели динамики и эффективности  использования персонала

 

От того, в какой степени  предприятие обеспеченно трудовыми  ресурсами и насколько они  эффективно используются, зависят объем  и своевременность выполнения всех работ, эффективность использования  оборудования, машин, механизмов и как  результат - объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд  других экономических показателей.

Рациональное использование  промышленно-производственного персонала  – непременное условие, обеспечивающее бесперебойность производственного  процесса и успешное выполнение производственных планов.

При анализе различных  аспектов использования трудовых ресурсов используют различные показатели.

При изучении показателей  трудовых ресурсов в первую очередь  обращается внимание на то, как организация  обеспечена необходимым персоналом. С этой целью рассматриваются:

• состав и структура промышленно-производственного персонала;
• обеспеченность организации и ее подразделений рабочими, административно-управленческим персоналом;
• обеспеченность квалификационным составом работающих;
• движение рабочей силы.

Работники организации подразделяются на две основные группы:

1) промышленно-производственный  персонал (ППП) - работники, непосредственно  участвующие в производственном  процессе или обслуживающие этот  процесс. В частности, к ППП  относятся рабочие, специалисты,  административно-управленческий персонал;

2) непромышленный персонал - работники, непосредственно не  связанные с основной деятельностью  организации, но создающие нормальные  условия для воспроизводства  рабочей силы. К этой группе  работников относится персонал  жилищно-коммунальных хозяйств (ЖКХ), детских учреждений, организаций  культурно-бытового обслуживания.

На структуру персонала  организации оказывают влияние  особенности производства, его специализация  и масштабы производственного процесса, то есть удельный вес каждой категории  работающих зависит от развития техники, технологии и организации производства.

Так, например, повышение  организационно-технического уровня производства способствует относительному сохранению численности служащих и росту  рабочих в общей численности  организации, а совершенствование  техники, технологии и организации  производства приводит к сокращению работников вспомогательных производств  и росту основных рабочих.

В ходе анализа обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами  необходимо выяснить, привело ли большое  количество рабочих к дополнительному  выпуску продукции, а неукомплектованность штата ИТР - к ухудшению работы технических служб организации.

Уменьшение количества рабочих  может оцениваться как положительный  фактор, если это произошло в результате повышения уровня механизации труда.

При рассмотрении состава  рабочей силы необходимо проанализировать изменение удельного веса вспомогательных  рабочих в общей численности  работающих. При этом необходимо ответить на вопрос: как выполняется в организации  задание по сокращению применения ручного  труда, которое может устанавливаться в виде показателя удельного веса численности рабочих, занятых ручным трудом, по отношению к общей численности рабочих по состоянию на конец каждого отчетного года. Таким образом, вывод о выполнении задания по сокращению применения в организации ручного труда делается на основе сопоставления удельного веса численности вышеуказанных рабочих за предыдущие отчетные годы.

Существенной предпосылкой роста производительности труда  и эффективности производства является стабильность состава кадров. Изменение  в составе рабочих по возрасту, стажу работы и образованию происходит вследствие движения рабочей силы. Движение рабочей силы и его динамики является важнейшим объектом анализа.

Изменение численности работающих, связанное с их приемом и увольнением, независимо от причин выбытия и источников пополнения, называют оборотом рабочей  силы. Для оценки качества работы с  кадрами используется система показателей, характеризующих движение рабочей  силы и детализирующих особенности  этого оборота. Для характеристики и движения рабочей силы рассчитывают и анализируют динамику следующих  показателей:

• Коэффициент оборота по приему (К_пр) – отношение числа принятых за период к среднему списочному числу работающих за тот же период

 

 

количество принятого  на работу персонала

К_ПР =

среднесписочная численность  персонала

 

• Коэффициент оборота по выбытию (увольнению) (К_в) - отношение числа выбывших за период к среднему списочному числу работающих за тот же период

 

количество уволившихся работников

К_В =

среднесписочная численность  персонала

 

• Коэффициент текучести (К_т) – отношение числа выбывших за период по причинам, характеризующим излишний оборот (по собственному желанию и нарушению трудовой дисциплины), к среднему списочному числу работающих за тот же период

 

количество уволившихся  по собственному желанию

и за нарушение трудовой дисциплины

К_Т =

среднесписочная численность  персонала

 

• Коэффициент постоянства состава персонала (постоянства кадров) (К_п.с.) – отношение числа работников, проработавших весь период, среднему списочному числу работающих за тот же период

 

количество работников, проработавших  весь год

К_П.С. =

среднесписочная численность  персонала 

 

Вышеуказанные показатели изучаются  в динамике. Определяются причины  увольнения работников (по собственному желанию, сокращению кадров, при нарушении  трудовой дисциплины, поступление в  учебные заведения, переезд к  месту жительства мужа или жены и  др.).

В процессе анализа должны быть выявлены резервы сокращения потребности  в трудовых ресурсах за счет рационального  использования рабочей силы, роста производительности труда, интенсификации производства и т. д.

В том случае, если имеет  место расширение деятельности, то есть хозяйствующий субъект увеличивает  производственную деятельность, создает  рабочие места, необходимо определить дополнительную потребность в трудовых ресурсах и источники их привлечения.

В ходе анализа использования  рабочего времени оценивается полнота  использования рабочего времени. На основании баланса рабочего времени, отчета по труду и табельного учета  составляется баланс рабочего времени  по организации, по каждому ее подразделению  и каждой категории работников.

Для разработки в результате анализа использования рабочего времени предложений по улучшению  использования рабочего времени  необходимо дополнительно выявить  причины потерь рабочего времени, которые  могут происходить из-за увеличения текучести кадров, прогулов, целодневных  и внутрисменных простоев и неявок с разрешения администрации, и определить, каковы в результате этого потери по выпуску продукции.

Источниками необходимой  информации в этом случае являются плановый и фактический учет в  организации рабочего времени, статистический отчет по труду, табельный учет.

При осуществлении расчета  баланса рабочего времени целесообразно  использовать не только данные текущего периода, но и аналогичные данные за предшествующие периоды (неявки работников из-за болезни, отвлечение работников на выполнение государственных и  общественных обязанностей и др.), табельный  учет явок и неявок на работу с расшифровкой по причинам. Баланс рабочего времени  необходимо составлять не только в  целом по организации, но и по каждому  производственному участку и  каждой категории работников.

Использование рабочего времени  анализируется путем сопоставления  отчетных данных с плановыми показателями. Но прежде всего необходимо дать общую  оценку использования рабочего времени. В этом случае объектом анализа является величина отклонения фактически отработанного времени в человеко-часах в отчетном периоде от аналогичного показателя за предыдущий период или от планового показателя.

Фонд рабочего времени (Т) равен произведению изменения среднесписочной  численности рабочих (ЧР), продолжительности  рабочего года (количества отработанных дней одним рабочим в среднем  за год) (Д), средней продолжительности  рабочего дня (П).

Т = ЧР × Д × П.

Снижение продолжительности  рабочего года отражает целодневные  потери рабочего времени, а изменение  в сторону снижения продолжительности  рабочего дня - величину внутрисменных  простоев.

Кроме прямых потерь рабочего времени, можно также выявить  посредством проведения анализа  непроизводительные затраты рабочего времени, к которым относится, в  частности, время на исправление  допущенного брака и на работы, связанные с нарушениями нормальных условий труда, и др.

Расчет количественного  влияния факторов на изменение фонда  рабочего времени можно определить способ абсолютных разниц. Суть данного  способа заключается в том, что  по каждому фактору определяется абсолютное отклонение, которое затем  необходимо умножить на плановое или  фактическое значение всех остальных  факторов:

ΔТ_ОБЩ = Т_Ф - Т_ПЛ;

ΔТ_ЧР = (ЧР_Ф – ЧР_ПЛ) × Д_ПЛ × П_ПЛ;

ΔТ_Д = (Д_Ф – Д_ПЛ) × ЧР_Ф × П_ПЛ;

ΔТ_П = (П_Ф – П_ПЛ) × Д_Ф × ЧР_Ф;

Для выявления причин, связанных  с целодневными и внутрисменными потерями рабочего времени, необходимо сопоставить данные фактического и  планового баланса рабочего времени, что позволит выявить причины, оказавшие  влияние на снижение потерь рабочего времени, а именно:

• невыход работников на работу с разрешения администрации организации;
• неявки работников на работу по болезни;
• прогулы;
• отсутствие материалов на рабочих местах;
• отключение электроэнергии;
• забастовки в коллективах поставщиков сырья и материалов;
• аварии и простои в связи с неисправностями машин и оборудования и т.п.

В ходе анализа причин потерь рабочего времени необходимо отдельно выявить потери, которые зависят  от коллектива организации, так как  снижение потерь рабочего времени, произошедших по вине трудового коллектива организации, - это прямой резерв увеличения производства продукции, и он не требует обычно дополнительных капитальных вложений.

При расчете прироста выпуска  продукции за счет сокращения потерь рабочего времени, произошедших по вине организации, следует умножить плановую среднечасовую выработку на потери рабочего времени.

Эффективность использования  трудовых ресурсов выражается на уровне производительности труда. Показатель производительности труда является обобщающим показателем работы хозяйствующих  субъектов. Данный показатель отражает как положительные стороны работы, так и ее недостатки.