Учет работников организации и использование рабочего времени. Функциональные возможности систем учета работников организаций

Производительность труда  характеризует результативность, плодотворность и эффективность конкретного  вида труда.

Важнейшими показателями являются выработка и трудоемкость. Выработка – наиболее распространенный и универсальный показатель производительности труда. В связи с тем, что затраты  труда могут быть выражены количеством  отработанных человеко-часов, человеко-дней, средним списочным числом рабочих  или работающих, различают показатели среднечасовой, дневной и годовой  выработки на одного рабочего. Среднегодовая выработка определяется как на одного рабочего, так и на одного работающего. Трудоемкость продукции – затраты времени на производство единицы продукции определенного вида.

В ходе анализа производительности труда по этому показателю целесообразно:

- дать оценку выполнения  плана по производительности  труда;

- выявить факторы и  определить размер их влияния  на производительность труда;

- определить резервы роста  производительности труда.

Многочисленные взаимозависимые  факторы повышения показателей  производительности труда можно  условно объединить в следующие  основные группы, характеризующие:

1. совершенствование техники и технологии. В эту группу факторов входит все, что определяется современным научно-техническим прогрессом;
2. улучшение организации производства, рациональное размещение производительных сил, специализацию предприятий и отраслей промышленности, наиболее полное использование имеющегося оборудования, ритмичность производства и др.;
3. совершенствование организации труда, то есть улучшение использования живого труда (повышение квалификации кадров, культурно-технического уровня трудящихся, укрепление трудовой дисциплины и совершенствование заработной платы, нормирования труда и личной материальной заинтересованности всех работников; обеспечение средней интенсивности труда).

Среднегодовая выработка  продукции одним работником (ГВ) равна произведению следующих факторов:

ГВ = УД × Д × П ×  ЧВ, где:

ГВ – среднегодовая  выработка продукции одним работником,

УД – доля рабочих в  общей численности работников,

Д – количество отработанных дней одним рабочим за год,

П – средняя продолжительность  рабочего времени,

ЧВ - среднечасовая выработка  продукции.

Расчет влияния факторов на уровень среднегодовой выработки  работников предприятия часто производится методом абсолютных разниц:

ΔГВ_ОБЩ = ГВ_Ф - ГВ_ПЛ;

ΔГВ_УД = ΔУД × ГВ'_ПЛ;

ΔГВ_Д = УД_Ф × ΔД × ДВ_ПЛ;

ΔГВ_П = УД_Ф × Д_Ф × ΔП × ЧВ_ПЛ;

ΔГВ_ЧВ = УД_Ф × Д_Ф × П_Ф × ΔЧВ.

При анализе производительности труда необходимо произвести также  факторный анализ изменения выпуска  продукции за счет изменения фонда  рабочего времени. Анализ можно произвести способом цепной подстановки по данной формуле:

ВП = ЧР × Д × П ×  ЧВ, где:

ЧР – среднегодовая  численность рабочих, Д – отработано дней одним рабочим, П – средняя  продолжительность рабочего дня, ЧВ – среднечасовая выработка рабочего.

Таким образом:

ВП_ПЛ = ЧР_ПЛ × Д_ПЛ × П_ПЛ × ЧВ_ПЛ;

ВП_УСЛ1 = ЧР_Ф × Д_ПЛ × П_ПЛ × ЧВ_ПЛ;

ВП_УСЛ2 = ЧР_Ф × Д_Ф × П_ПЛ × ЧВ_ПЛ;

ВП_УСЛ3 = ЧР_Ф × Д_Ф × П_Ф × ЧВ_ПЛ;

ВП_Ф = ЧР_Ф × Д_Ф × П_Ф × ЧВ_Ф.

Подводя итог по факторному анализу, можно отметить, что на прирост  объема валовой продукции влияют в основном такие факторы, как  среднегодовая численность рабочих  и среднегодовая выработка.

 

 

2. Учет работников организации и использование рабочего времени. Функциональные возможности систем учета работников организаций

 

2.1. Учет работников организаций

 

Для учета личного состава используют специальные Формы первичных  учетных документов:

-приказ (распоряжение) о приеме на работу – составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием на работу. На обработанной стороне приказа руководитель указывает в качестве кого может быть использован новый работник, его разряд, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствии службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят работника.

Трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и работодателем (физическим либо юридическим лицом), по которому работник обязуется выполнять  работу по определенной специальности, квалификации или должности с  подчинением внутреннему трудовому  распорядку, а работодатель (физическое либо юридическое лицо) обязуется  выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия  труда, предусмотренные законодательством  о труде, коллективным договором  и соглашением сторон. В случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условия неразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей

- личная карточка - заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работнике.

- Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителем подразделения и руководителем организации. На оборотной стороне дается справка о несданных имущественных ценностях.

- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.

- лицевой счет – открывается на каждого работника в бухгалтерии: на лицевой стороне содержится информация о работнике для расчета начислений и удержаний. На обратной стороне – все виды начислений и удержаний за каждый месяц.

- Приказ распоряжение  о прекращении трудового договора – составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения и организации. В приказе указывают причину и основание увольнения, номер и дату постановления. В форме содержится расчет по начисленным и удержанным суммам и приводятся данные о несданных имущественных ценностях.

 

Номер унифицированной формы	Наименование формы
Т-1	Приказ о приеме на работу
Т-2	Личная карточка
Т-5	Приказ о переводе на другую работу
Т-6	Приказ о предоставлении отпуска
Т-8	Приказ о прекращении трудового  договора
Т-9	Приказ о направлении в командировку
Т-13	Табель учета использования  рабочего времени

 

Данные учета личного состава  являются базой для учета использования  рабочего времени и расчета фонда  оплаты труда.

Конкретно для работников бухгалтерии  названные документы подразделяются на следующие группы:

- документы о движении по  службе (прием, увольнение, перевод,  совмещение, замещение, изменение  оплаты);

- документы о дополнительных  выплатах в виде разовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий; 

- документы на право отрыва  от основной работы (отпуск, сборы,  обучение и др.);

- прочие документы данного профиля. 

В указанных документах необходимо присутствие достаточных и необходимых  сведений о работнике, таких, как  форма документа (приказ, распоряжение), его дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, тип трудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим  работы, шифр производственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подпись руководителя организации.

Бухгалтерия дополнительно открывает  и ведет по каждому табельному номеру, т. е. на каждого работающего, еще лицевой счет по форме №  Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц  в отдельности регистрируются все  сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основе первичных документов по заработной плате, в нем фиксируются количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая их достоверность.

2.2. Учет использования рабочего времени

В соответствии с ст. 91 Трудового  кодекса РФ, рабочее время -- это  время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего  трудового распорядка организации  и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми  актами относятся к рабочему времени. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов  в неделю. Работодатель обязан вести  учет времени, фактически отработанного  каждым работником.

Учет использования рабочего времени  ведется в табелях учета использования  рабочего времени, в годовых табельных  карточках и т.п. Табели открываются  или по организации в целом (небольшие  предприятия), или по ее структурным  подразделениям и категориям работающих.

Они необходимы не только для учета  использования рабочего времени  всех категорий работающих, но и  для контроля за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с ним по заработной плате  и получения данных об отработанном времени, а также составления  статистической отчетности по труду.

Табель составляется в одном  экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел  бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты  за первую половину месяца (аванса) и  для расчета заработной платы  за месяц. Учет явок на работу и использования  рабочего времени осуществляется в  табеле методом сплошной регистрации, т.е. отметки всех явившихся, не явившихся, опозданий и т.п., или путем  регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Инструкция по заполнению унифицированных форм федерального государственного статистического  наблюдения, утвержденной постановлением Госкомстата России от 19.01.2000 г. № 4.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного  рабочего времени или за пределами  нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника  или работодателя, сокращенной продолжительности  рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных  надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных  или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление  о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в  случаях, установленных законодательством  и пр.).

На титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного  и неотработанного времени. Количество дней и часов указывается с  одним десятичным знаком. При обработке  учетных данных пользуются цифровым кодом.

Для составления отчета по труду  на последней странице табеля представлены таблица ежедневного учета использования  времени и итоговая строка за месяц. Эти же данные используются для анализа  организации труда в подразделениях, отделах и по организации в  целом (по ним рассчитывается процент  выполнения нормированных заданий  рабочих-сдельщиков и т.п.),

В организациях может применяться  одна из двух форм табеля учета использования  рабочего времени: форма № Т-12 (предназначена  для учета использования рабочего времени и для расчета заработной платы) и форма № Т-13, предназначенная  только для учета использования  рабочего времени.

Согласно действующему в настоящее  время трудовому законодательству для работников устанавливается  пятидневная рабочая неделя с  двумя выходными днями. При пятидневной  рабочей неделе продолжительность  ежедневной работы (смены) определяется правилами внутреннего трудового  распорядка или графиками сменности, утверждаемыми администрацией организации, с учетом специфики работы, мнения трудового коллектива и с соблюдением  установленной законодательством  продолжительности рабочей недели.