Теоретические основы и аспекты деятельности муниципальной информационной службы

- Принцип системности – информационная политика опирается на принцип системности в отношениях администрации со всеми СМИ. В данном случае подразумевается регулярное проведение встреч с руководителями СМИ, где все совместно обсуждаются интересующие вопросы, проблемы.

Главой города  и  Главой администрации города совместно  с пресс-службой выстроена система  взаимоотношений с прессой, когда  представители средств массовой информации становятся главными участниками процесса и рассматриваются как полноправные партнеры. И благодаря этому, пресса становится социально ответственной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПРЕСС-СЛУЖБА КАК  СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА УЛЬЯНОВСКА

2.1 Общая характеристика отдела по связям со СМИ (пресс-службы) администрации города Ульяновска

Отдел по связям со СМИ (пресс-служба) является функциональным подразделением администрации города Ульяновска, без  прав юридического лица (приложение № 1).

Пресс-служба в своей  деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, актами иных федеральных органов государственной власти, правовыми актами Ульяновской области, Уставом муниципального образования «город Ульяновск», иными муниципальными правовыми актами, а также Положением об отделе [7].

Задача руководства  пресс-службы состоит в том, чтобы  использовать ту организационную структуру, которая наиболее полно соответствует  поставленным целям и задачам, наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности управляемого объекта и достигать своих целей.

Пресс-служба в своей деятельности подчиняется Главе администрации города Ульяновска, заместителю Главы администрации города Ульяновска по стратегическому управлению и внешним связям, помощнику Главы администрации города Ульяновска.

 

 

 

2.2 Основные задачи  и функции пресс-службы администрации города Ульяновска

Пресс-служба администрации  города Ульяновска выполняет следующие  задачи (приложение № 2):

1. Организация освещения  деятельности администрации города  Ульяновска и Главы администрации  города Ульяновска в средствах  массовой информации [7];

2. Формирование положительного  общественного мнения о деятельности  Главы администрации города Ульяновска  и администрации города Ульяновска;

3. Оперативное информирование Главы  администрации города Ульяновска  и его заместителей о позиции  средств массовой информации в отношении проводимой администрацией города Ульяновска политики.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами, в установленном  порядке осуществляет следующие  функции:

1. Координация деятельности средств  массовой информации, учрежденных администрацией города Ульяновска;

2. Разработка рекомендаций по  оптимизации информационной политики  администрации города Ульяновска;

3. Внесение Главе администрации  города Ульяновска, заместителю  Главы администрации города Ульяновска  по стратегическому управлению и внешним связям, помощнику Главы города Ульяновска предложений по решению проблемных вопросов в качестве профилактики отрицательных публикаций и сюжетов о деятельности администрации города Ульяновска в СМИ с последующей реализацией этих предложений в пределах компетенции отдела;

4. Диагностика, моделирование и  прогнозирование социально-политических  последствий выступлений СМИ  Главы администрации города Ульяновска, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов управления (далее – структурные подразделения) администрации города Ульяновска;

5. Осуществление мониторинга федеральных  и местных телеканалов, печатных  изданий, радиостанций, сайтов в  информационно-коммуникационной сети  «Интернет»;

6. Выстраивание позитивных отношений с журналистами печатных и электронных СМИ;

7. Координация работы сотрудников  ответственных за взаимодействие  со СМИ в районных администрациях  города Ульяновска;

8. Организация информационного  обеспечения деятельности Главы  администрации города Ульяновска, а также администрации города Ульяновска;

9. Распространение, а в случае  необходимости, подготовка для  СМИ официальных сообщений, пресс-релизов,  иных информационных материалов  о деятельности администрации  города Ульяновска;

10. Подготовка и передача в СМИ комментариев специалистов администрации города Ульяновска по поводу принятых решений и действий, предпринимаемых администрацией города Ульяновска;

11. Ведение и обновление баз  данных информационных ресурсов  администрации города Ульяновска;

12. Разработка и осуществление контроля за выполнением квартального плана публикаций (в учрежденных администрацией города Ульяновска СМИ) аналитических материалов, отражающих перспективные направления деятельности администрации города Ульяновска.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступившие в администрацию города Ульяновска, требующие ответа или принятия решения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях Главы города, Главы администрации города Ульяновска, в организационно-распорядительных документах, издаваемых в процессе деятельности [7].

В администрации города контроль за исполнением документов и поручений  ведётся с использованием специально разработанной автоматизированной программы.

13. Обеспечение проведения  исследовательских работ  по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

14. Формирование базы данных  о действующих на территории  города Ульяновска и региона  СМИ;

15. Подготовка для Главы администрации  города Ульяновска, заместителей  Главы администрации города Ульяновска  справочных и аналитических материалов по предметам ведения отдела;

16. Участие в подготовке и  работе съездов, конференций,  собраний, в проведении массовых  и других мероприятий по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

17. Участие в совещаниях, деловых  встречах, официальных приемах, проводимых Главой администрации города Ульяновска, руководителями структурных подразделений администрации города Ульяновска;

18. Рассмотрение поступивших в  администрацию города Ульяновска  обращений и заявлений граждан  по вопросам, относящимся к компетенции отдела, подготовка ответов заявителям и информации Главе администрации города Ульяновска о рассмотрении обращений;

19. Организация в установленном  порядке проработки поступивших  из федеральных органов власти, государственных органов исполнительной власти Ульяновской области, органов местного самоуправления документов, запросов, обращений и другой служебной корреспонденции и подготовка ответов на них;

20. Выполнение иных  поручений Главы администрации  города Ульяновска, заместителя  Главы администрации города Ульяновска по стратегическому управлению и внешним связям, помощника Главы администрации города Ульяновска [7].

На сегодня, одна из главных  функции пресс-служб заключается  в постоянном учете общественного  мнения, контроле настроения жителей  муниципального образования. Регулярное проведение опросов общественного  мнения позволяют проводить социальную диагностику социальных потребностей и социальных интересов жителей округа, определять приоритетные направления работы муниципального совета. Пресс-службам необходимо проведение регулярных исследований, во многих муниципальных образованиях такая работа уже проводится, есть эффективные наработки по учету общественного мнения и применению PR-технологий.

 

2.3 Организация деятельности отдела по связям со СМИ (пресс-службы) администрации города Ульяновска

Отдел возглавляет начальник  отдела, который осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела. Должностную инструкцию начальника отдела утверждает заместитель Главы администрации города Ульяновска по стратегическому управлению и внешним связям. В период отсутствия начальника отдела его обязанности возлагаются на специалиста, назначаемого распоряжением администрации города Ульяновска, несущего полную ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Начальник отдела:

- руководит деятельностью  отдела, обеспечивая решение возложенных  на отдел задач;

- обеспечивает информационное  сопровождение деятельности администрации  города Ульяновска посредством  распространения пресс-релизов,  комментариев событий и решений  администрации города Ульяновска, интервью и обращений руководства  администрации города Ульяновска в СМИ;

- выстраивает позитивные  отношения с представителями  СМИ;

- планирует и организует  пресс-конференции, «круглые столы», брифинги, рабочие встречи руководителей  администрации города Ульяновска, муниципальных предприятий и  учреждений с журналистами;

- организует конкурсы  среди журналистов на лучшее  освещение деятельности администрации  города Ульяновска и ее структурных  подразделений;

- контролирует оперативность  обеспечения журналистов интересующей  их информацией в рамках компетенции  отдела;

- по согласованию с  Главой администрации города  Ульяновска (при его отсутствии  с первым заместителем Главы  администрации города Ульяновска, при его отсутствии с заместителем  Главы администрации города Ульяновска  по стратегическому управлению  и внешним связям) выступает в СМИ с заявлениями и комментариями позиции администрации города Ульяновска по тому или иному вопросу;

- распределяет обязанности  между специалистами отдела, утверждает  должностные инструкции специалистов  отдела;

- вносит Главе администрации города Ульяновска предложения о поощрении сотрудников отдела  за успешную работу, а также о привлечении их к дисциплинарной ответственности;

- выносит на рассмотрение  Главы администрации города Ульяновска  вопросы, относящиеся к компетенции  отдела;

- выполняет иные обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

Пресс-служба осуществляет взаимодействие:

1. С пресс-службами  всех организаций, расположенных  на территории города Ульяновска;

2. Со средствами массовой  информации;

3. Со структурными  подразделениями администрации города Ульяновска [7].

Сотрудники отдела несут  ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, возложенных на них настоящим  положением и должностными инструкциями. 

Контроль за деятельностью  пресс-службы администрации города Ульяновска осуществляет заместитель  Главы администрации города –  руководитель аппарата администрации  города Ульяновска и лично Глава  администрации [7].

Но серьезная проблема состоит в том, что руководители администрации не всегда способны четко определить задание для пресс-секретаря по формированию общественного мнения. Поэтому развитие деятельности пресс-служб требует пересмотра сложившихся подходов к организации и управлению этими структурами. Здесь очень важна разработка должностных инструкций каждого сотрудника пресс-службы с четким разграничением его обязанностей и обязанностей пресс-секретаря. Не менее важным являются разработка показателей оценки деятельности пресс-службы, определение форм отчетности сотрудников пресс-службы.

Информирование населения  о деятельности администрации, очень важный элемент системы муниципального управления. Когда население знает о деятельности руководящих органов, понимает их цели, задачи и методы, оно четко определяет свои позиции, адекватно реагирует, активно откликается на их призывы. И, наоборот, недостаточная информированность порождает неуверенность, подозрительность, пассивность, противодействие и даже панику. Поэтому особое место в деятельности органов местного самоуправления занимает вопрос регулярного информирования населения о проделанной работе, важнейших событиях. Хорошо отлаженная работа органов местного самоуправления со средствами массовой информации, с представителями общественных, религиозных организаций, политических партий, с общественностью, то есть деятельность «вовне» недостаточна. Требуются также слаженные внутрикорпоративные усилия [30, c.187].

Пресс-служба администрации  города Ульяновска осуществляет информирование населения города Ульяновска с помощью  организации пресс-конференций руководства  администрации города, отображения  новостей и пресс-релизов на сайте администрации города, в социальных сетях, координации размещения новостей в газете «Ульяновск сегодня» и размещение телевизионных сюжетов на каналах Рен-ТВ и Россия.