Отчёт по учебно-ознакомительной практике в «Средней общеобразовательной школе №2»

Данная должностная инструкция секретаря руководителя школы подробно описывается функции работника, но она совершенно идентична, инструкции секретаря учебной части, хотя у каждого есть свои обязанности, существуют и другие ошибки:

- нет условий и порядка замещения временно отсутствующего секретаря;

- отсутствует перечень отдельных должностей, которым непосредственно подчинён секретарь руководителя школы, если нет директора.

Другие:

Договоры – Соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей⁶. В ходе практики был рассмотрен Договор о спонсорской помощи школе. Предметом договора является оказание ОАО «СлавнефтьМегионНефтегаз» спонсорской помощи в деле организации школьной олимпиадыы. Из документов, которые принимающая сторона - школа - должна предоставить ОАО в положенный срок, особо надо отметить отчет об использовании спонсорского взноса. Затем в договоре оговариваются подписание акта сдачи-приемки работ и необходимые сроки проведения олимпиады. ОАО, в свою очередь, обязуется вовремя перевести деньги на счет школы.

Недостаток оформления договора между школой и ОАО – «Шапка» и преамбула договора стандартные: обозначены место, дата, стороны с юридическими адресами, но в шапке указано – Российская Федерация, что выделять не надо.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов, который разрабатывается в соответствии с уставом Учреждения. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Штатное расписание не было предоставлено для изучения.

2. Распорядительные документы.

Для обеспечения уставной деятельности Муниципального образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №2», принимаются в процессе регулирования учебной деятельности, локальные правовые акты⁷, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

По юридической природе  приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права  реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права. Приказ - правовой акт, «… является распорядительным документом, которым оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам учреждения. Приказы издаются директором Учреждения»⁸. В ходе практики были исследованы Приказы «О направлении победителей и призёров школьного этапа всероссийской олимпиады школьников на муниципальный этап всероссийской олимпиады школьников» за 21.10.2010 и за 01.12.2010 гг. и были установлены следующие ошибки:

- в «шапке» указано - Российская Федерация;

- неправильно расположены  реквизиты: дата, наименование приказа,  роспись директора; 

- ошибка в оформлении приказа: внизу документа нет даты ознакомления с приказом, и рассылки, а также не указан № дела.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издаёт и Муниципальное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа №2», например Распоряжение «О внесении изменений и дополнений в устав Муниципального общеобразовательного учреждения. Изучив,  данное распоряжение были выявлены недостатки в оформлении:

- документ  не содержит слова «обязываю или предлагаю», хотя согласно ГОСТа Р 6.30-2003 гриф утверждения документа должен содержать одно из этих слов и печататься отдельной строкой от поля прописными буквами, т.е. непосредственно следовать за констатирующей частью после двоеточия.

Решение - как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым педагогическим советом школы, предоставленное «Решение о проведении ученического конкурса на лучшее перо школы» имеет недостатки:

- В решении нет слова «РЕШИЛИ», а только перечислены пункты решения, когда, как текст решения должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛИ», которое печатается прописными буквами с новой строки от поля.

Другие:

Правила – локальные акты, устанавливающие нормы и требования обязательные для выполнения⁹, из большого количества правил для анализа было выбраны следующие: Правила пользования столовой и Правила пользования библиотекой. Есть претензии к смысловой части данных правил:

- они формализованы, нет конкретности в требованиях к нарушителям правил пользования.

3. Информационно-справочные  документы.

Протокол - это документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях и заседаниях школы. В последнем протоколе заседания учительского совета от 20.12. 2010 г. Муниципального образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №2» выявлено большое количество несоответствий в оформлении с ГОСТом Р 6.30-2003:

- поля в протоколе  грубо нарушены - левое поле - 10 мм; правое поле - 5 мм., когда как Гост установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей: левое поле - 20 мм; правое поле - 10 мм; верхнее поле - 20 мм; нижнее поле - 20 мм. Минимальные размеры полей не допускаются, т.к. будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Слово «справка» в делопроизводстве имеет два значения. 1.  Справка - данные или сведения, не оформленные документами. Отсюда и выражения: справочное значение документов, навести справку, получить справку (получить сведения), дать справку (дать сведения). 2. Справка - документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка предназначена для параллельно действующих или вышестоящих лиц и учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места учёбы ). По ГОСТу текст справки состоит из трёх частей:  в первой части указаны цель, сроки проведения и алгоритм проведения; во второй части указаны результаты проверки; в третей даны рекомендации.

За время практики было изучено некоторое количество справок, выдаваемых школой – это справки по месту требования, справки из школы в дополнительные образовательные учреждения, Справки по итогам проверки классных журналов 7 и 8-х классов и  по итогам проверке ученических дневников 7 и 8-х классов.

Справки оформлены в полном соответствии с требованиями ГОСТа.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для удостоверения определенного факта или действия. Акт составляется комиссией, назначенной директором школы. Комиссия действует на основании приказа. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указываются: основание для составления акта; комиссия, составившая акт; лица, присутствовавшие при этом. В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и предложения по устранению выявленных фактов. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы. В конце текста акта помещаются данные о количестве идентичных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены. Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Во время практики было изучено 2 акта: Акт проверки состояния территории МОУ «СОШ №2» и Акт проверки спортивного оборудования, в обоих актах одинаковые ошибки, видно, что использованы старые бланки. В документах согласно ГОСТа должно быть:

- написано Акт о  проверке состояния…, в данных актах этого нет;

- не нужно проставлять Российская Федерация;

- в актах нет подписи директора.

Объяснительная записка - это документ, адресованный директору школы или структурного подразделения, содержащая изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется в одном экземпляре, который передается для сведения руководителю. Докладные записки в зависимости от содержания могут быть инициативного, информационного или отчетного характера. Инициативная докладная записка содержит предложения или замечания от имени составителя. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе или развитии какого-либо определенного процесса. В докладной записке отчетного характера сообщается о завершении работы или о ходе выполнения распоряжений, указаний, планов и т. д. С точки зрения адресности была проанализирована внутренняя объяснительная записка – о причине срыва классного часа в 9 «Г» классе. Данная объяснительная записка составлена по правилам: освещены причины несостоявшегося классного часа – внезапный приступ болезни у одного из учащихся, закончившийся госпитализацией последнего. Классный руководитель уехал в больницу вместе с учеником, поручив детей учителю русского языка, кторый распустил класс по домам.

Докладная записка - письменное изложение причин нарушения трудовой дисциплины, невыполнения заданий, отступлений от узаконенных правил в работе и т. д. Докладная записка похожа по оформлению и по приемам изложения на объяснительную. Разница заключается в том, что докладная записка составляется в большинстве случаев по инициативе самого отправителя, а объяснительная записка - по требованию директора школы. В докладной записке освещается и положительное и отрицательное в решении данного вопроса, а также излагаются предложения и меры, которые следует принять для быстрейшего выполнения данного дела.

Исследуемый текст докладной записки завуча Пироговой Т.С. на педагога Смирнова Г.Н., позволил выявить следующие ошибки в оформлении:

- текст докладной записки оформлен на обычном листе бумаги, без оформления «шапки»;

- в докладной записке  изложена причина послужившая  поводом для составления данного  документа – опоздание на работу, но нет анализа сложившаяся ситуация, а также нет предложения о конкретных действиях, которые, по мнению завуча, необходимо предпринять к педагогу Смирнову в связи с его частыми опозданиями на работу.

Письмо обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, посредству факсимильной связи, электронной почтой и т. д. Единой государственной системой делопроизводства предусмотрено, что учреждение организует и ведет переписку с вышестоящими, подведомственными и другими организациями, а также гражданами в пределах своей компетенции. Письма подготавливаются по требованию вышестоящих отраслевых и функциональных органов; по просьбе подведомственных учреждений; при осуществлении оперативных связей; по просьбе граждан. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей (директором завучем, или зам директора по х.ч.

За время практики было изучено большое количество писем, направляемых школой различным организациям, например: письмо директору «Тепловодоканала» и ответ на письмо №54-У начальника управления общего образования  департамента образования и молодёжной политики. Оба письма содержат одинаковые ошибки, надо сказать, что и другие писма также страдают выявленными недостатками в оформлении:

- в шапке письма содержит не нужное в данной форме документа – Российская Федерация;

- – в левой части документа необходимо оформлять так: Проспект Победы, 6 г. Мегион 628684 ХМАО-Югра, далее – факс, Email, № телефона.

- во второй части письма слева оформляется от какого числа и № письма; справа на том же уровне – кому (в письмах этого нет);

- подпись директора  сдвинута к центру, когда она  должна быть отодвинута к правому краю на 10 мм., а

- слова - Директор МОУ «СОШ №2» - к левому 20мм.

Другие:

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника или учащегося и отражает мнение администрации школы о нем. Реквизиты характеристики: наименование вида Документа, текст, подписи, дата, печать. Текст, состоит из двух частей: вводной (где указывается фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии) и основной (где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками). Завершающая фраза - «Характеристика выдана для предоставления». Характеристику подписывает руководитель учреждения, подпись заверяется печатью. Составляется в двух экземплярах.

По истечении каждого  учебного года школа выдаёт большое  количество характеристик на учащихся, нами изучена характеристика на ученика 10 класса МОУ СОШ №2 Бойко С.П. В данной характеристике использованы все нужные реквизиты характеристики, таким образом, характеристика составлена в соответствии с требованиями делопроизводства.

Итак, муниципальное общеобразовательное учреждение «СОШ №2», в соответствии со статьей 12 закона РФ «Об образовании», является юридическим лицом, поэтому ее работа должна быть четко регламентированы. С этой целью школа строит свою деятельность на основе нормативно-правовой документации, разработанной в учреждении в соответствии законодательством РФ. В ходе практики было выявлено, что локальные акты содержат конкретную информацию, охватывающую различные направления деятельности, и разрабатываются членами администрации на основе программы развития школы, обсуждаются и утверждаются на общих собраниях коллектива, педсоветах, заседаниях методического совета. Они позволяют совершенствовать организацию учебно-воспитательного процесса, аналитическую и проектную деятельность руководителей школы.

Работа с нормативными актами является непосредственной обязанностью секретарей школы, они по указанию печатают различные документы и материалы; ведут делопроизводство; формируют дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивают их сохранность и в установленные сроки сдают в архив и т.п.

Тем не менее при оформлении документов в Муниципальном общеобразовательном  учреждении «Средней общеобразовательной  школы №2» были выявлены  недостатки, которые, согласно постановлению от 03.03.2003 № 65«О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» рекомендуется привести в соответствие с данным стандартом.