Совершенствование функций и структуры управления государственного (муниципального) учреждения

Объекты муниципальной  собственности:

· Средства местного бюджета

· Муниципальные внебюджетные фонды

· Имущество органов местного самоуправления и местных органов  власти

· Муниципальные земли

· Другие природные ресурсы, находящиеся в муниципальной  собственности

· Муниципальные предприятия, организации

· Муниципальный жилищный фонд и нежилые помещения

· Муниципальные учреждения образования, здравоохранения, культуры и спорта

· Объекты инженерной инфраструктуры

· Другое движимое и недвижимое имущество.

Содержание муниципальной  собственности:

· Правомочия по владению, пользованию  и распоряжению.

· Пределы правомочий осуществляются на основании закона.

Основные группы муниципального имущества:

· Имущество, закрепленное за муниципальными предприятиями и  учреждениями

· Средства соответствующего местного бюджета и иное имущество, не закрепленное за муниципальными предприятиями  и учреждениями, составляющие муниципальную  казну соответствующего городского, сельского поселения или муниципального образования. Порядок передачи объектов из государственной собственности  в муниципальную установлен законодательством. Передача объектов, относящихся к  муниципальной собственности, в  городскую собственность субъектов  Российской Федерации или в федеральную  собственность может осуществляться только с согласия органов местного самоуправления либо по решению суда. ФЗ №131 2003 г.

Организация представляет собой  сложную организационно-производственную систему, «Система - это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих  следующим условиям:

· поведение каждого элемента влияет на поведении целого;

· поведение элементов  и их взаимодействие на целое взаимозависимы;

· если существуют подгруппы  элементов, то каждая из них влияет на поведение целого и ни одна из них не оказывает такого влияния  независимо».

Из этого следует, что  «система» представляет собой некое  единство, а не просто совокупность составляющих ее частей. М.П.Переверзев «Менеджмент» М.2007 г. С.15 Когда «система»  расчленена, она теряет свои сущностные свойства.

Основные системные  принципы:

1. Целостность - несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимость из последних свойств целого.

2. Структурность  - возможность описания системы через установление ее структуры, т.е. обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры.

3. Взаимозависимость  структуры и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом активным элементом взаимодействия.

4. Иерархичность  - каждый элемент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из элементов более широкой, глобальной системы.

5. Множественность  описания каждой системы, дающее макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и процессуальное представление о системе. В связи с этим задачей системного подхода является идентифицировать целое, объяснить поведение и свойства целого с точки зрения его роли и функции.

Организация представляет собой  систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются  с помощью решения проблем  и осуществления операций. Лица, ответственные за принятие решений, - менеджеры и исполнители решений - специалисты - управленцы объединены между собой системами взаимодействия. Уткин А.И. Уроки Рузвельта:// Как  бедных сделать богатыми// Рос. Газ. 2007 г. 6 марта.

1.2 Общая характеристика  организации (Муниципальное учреждение  «Централизованная бухгалтерия  комитета по науке и образованию»)

 

1.2.1 История создания организации

Дата создания организации:

1978г. - «Централизованная  бухгалтерия при городском отделе  народного образования»;

1992 - «Централизованная бухгалтерия  управления образования администрации  города»; 01.09.1997 постановлением главы  города № 1387 от 01.09.1997 переименовано  в Муниципальное учреждение «Централизованная  бухгалтерия комитета по науке  и образованию и делам молодежи»;

21.02.2005г. постановлением  главы города от 21.02.2005г. №219 переименовано  в Муниципальное учреждение «Централизованная  бухгалтерия комитета по науке  и образованию»

1.2.2 Организационно-правовая  форма

Организационно - правовая форма - муниципальное учреждение. Учредителем  является администрация г. Туапсе в  лице комитета по науке и образованию.

1.2.3 Полное и сокращенное  название

Муниципальное учреждение «Централизованная  бухгалтерия комитета по науке и  образованию», сокращенное название - МУ ЦБ КНО.

1.2.4 Сфера деятельности

Учреждение является юридическим  лицом, осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Основные нормативно - правовые акты, регулирующие деятельность организации - Устав муниципального учреждения «Централизованная бухгалтерия  комитета по науке и образованию» и коллективный договор.

Основная цель деятельности Учреждения - ведение бухгалтерского учета исполнения смет расходов учреждения образования города Туапсе и других бюджетных организаций. Сфера деятельности распространяется на 22 муниципальных  дошкольных образовательных учреждения (детские сады различных видов), 11 муниципальных общеобразовательных  учреждений (средние общеобразовательные  школы), санаторную школу- интернат, на 10 муниципальных учреждений дополнительного  образования детей (Дворец спорта для  детей и юношества №1 и №3, Детско-юношеская  спортивная школа №2, Научно-методическая служба образования г. Туапсе, Центр  развития творчества детей и юношества, Эколого-биологический центр, Центр  внешкольной работы «Мужество», Центр  внешкольной работы «Юный турист-краевед», Туапсинская станция юных техников, Центр внешкольной работы «Музей обороны Туапсе»).

МУ ЦБ КНО также обслуживает  комитет по науке и образованию, совет муниципального образования  города Туапсе, муниципальное учреждение «Управление ГО и ЧС г. Туапсе»  и муниципальное учреждение «Туапсинская городская спасательная станция».

1.2.5 Миссия и цели МУ ЦБ КНО

 

Основная  общая цель организации - четко выраженная причина ее существования - обозначается как миссия. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии. Значение соответствующей миссии, которая формально выражена и эффективно представлена сотрудниками организации, невозможно преувеличить. Выработанные на ее основе цели служат в качестве критериев для всего последующего принятия управленческих решений. Если руководители не знают, какая основная цель их организации, то у них не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы.

Без определения миссии как  ориентира руководители имели бы в качестве основы для принятия решений  только свои индивидуальные ценности. Результатом мог бы быть скорее огромный разброс усилий, а не единство цели, имеющее существенное значение для  успеха организации. Ф.Тейлор «Принципы  научного управления» С.25-26.

Миссия детализирует статус учреждения и обеспечивает направление  и ориентиры для определения  целей и стратегий на различных  организационных уровнях. Миссией МУ ЦБ КНО является целевое использование бюджетных средств в разрезе обслуживаемых учреждений.

Главной целью является ведение бухгалтерского учета исполнения смет расходов учреждения образования города Туапсе (школы, интернаты, детские дошкольные учреждения, учреждения детского дополнительного образования), управления по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям, Туапсинского горсовета и комитета по науке и образованию.

Цели МУ ЦБ КНО:

· контроль за правильным, экономным  и эффективным расходованием  средств в соответствии с выделенными  ассигнованиями;

· проверка правильности оформления документов и законности совершаемых  операций;

· своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет с предприятиями, учреждениями и отдельными лицами;

· своевременное начисление и выплата заработной платы работникам обслуживаемых учреждений;

· сохранность денежных средств, контроль за сохранностью и правильным использованием основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материалов, продуктов питания и  других материальных ценностей, принадлежащих  обслуживаемым организациям;

· составление и представление  в установленные сроки соответствующим  органам бухгалтерской и статистической отчетности;

· проведение в установленные  сроки инвентаризации денежных средств  и расчетов, а также имущественно-материальных ценностей, находящихся в обслуживаемых  учреждениях

· проведение инструктажа  материально-ответственных лиц обслуживаемых  учреждений в части учета и  сохранности ценностей, находящихся  в этих учреждениях;

· составление совместно  с руководителями обслуживаемых  организаций смет и расчетов к  ним;

· хранение бухгалтерских  документов и регистров учета, смет расходов и расчетов к ним, а также  других документов.

Дерево целей  МУ ЦБ КНО

 

Количество и  разнообразие целей и задач организации  настолько велики, что без комплексного, системного подхода к определению  их состава и взаимосвязей не может  обойтись ни одно предприятие, независимо от размеров, специализации и форм собственности. На практике для этого  используется построение целевой модели в виде древовидного графа - дерева целей. Дерево целей позволяет описать  упорядоченную иерархию целей и  задач, полученную в результате декомпозиции главной цели организации.

При этом используются следующие принципы:

· главная цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;

· при развертывании главной  цели в иерархическую структуру  целей соблюдается правило: реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным  условием достижения цели предыдущего  уровня;

· количество уровня декомпозиции зависит от масштабов и сложностей поставленных целей, принятой в организации  структуры, иерархии ее менеджмент а;

· при формулировании целей  разных уровней следует описывать  желаемые результаты, а не способы  их достижения;

· подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга  и не выводимы друг из друга;

· фундамент дерева целей  должен составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые  могут быть выполнены определенными  способами и в заранее установленные  сроки.

 

1.2.6 Анализ внутренней среды организации

 

Анализ организационной  структуры

Под структурой организации  понимается порядочная совокупность взаимосвязанных  элементов, находящихся между собой  в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как  единого целого. Для эффективного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовала  целям и задачам деятельности предприятия и была приспособлена  к ним. Организационная структура  создает некоторый каркас, который  является основой для формирования отдельных административных функций. Структура выявляет и устанавливает  взаимоотношения сотрудников внутри организации.

Структура организации определяет также структуру подцелей, которая  служит критерием выбора при подготовке решений в различных частях организации. Она устанавливает ответственность  подразделений организации за тщательное исследование отдельных элементов  внешнего окружения и за передачу к соответствующим точкам информации о событиях, требующих особого  внимания. А.Файоль «Общее и промышленное управление» С.85.

Структуру составляют начальник  и его заместители. Элементами организационной  структуры являются отдельные работники, отделы, отношения между которыми поддерживаются горизонтальными и  вертикальными связями. Горизонтальные связи одноуровневые, они носят  характер согласования. Вертикальные - многоуровневые (иерархичные), это  связи подчинения. В структуре  различаются линейные и функциональные связи. Первые определяют отношения  по поводу принятия и реализации управленческих решений, движения информации между  линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность администрации или  ее отделов. Функциональные связи сопрягаются  с отдельными функциями руководителей.

Тип организационной структуры  в МУ ЦБ КНО - бюрократический, т.к. МУ ЦБ КНО присуще:

1) разделение труда на  основе функциональной специализации;

2) четкая иерархия власти;

3) система правил, определяющих  права и обязанности каждого  члена организации;

4) система процедур, определяющих  порядок действия во всех ситуациях,  встречающихся в процессе функционирования  организации;

5) игнорирование личных  качеств во взаимоотношениях  между сотрудниками организации;

6) отбор и выдвижение  работников по их квалификации.

Вид линейно-функциональной организационной структуры. Этот вид  структуры наиболее распространен  в муниципальных образованиях местного самоуправления.

Таким образом, организационная  структура МУ ЦБ КНО имеет структуру  пирамиды с высшим руководителем (начальник) в верхней точке, который распределяет весь объем работы комитета и делегирует ответственность за каждую часть  общей задачи руководителям отделов. Управление осуществляется с помощью  единых зафиксированных норм и правил, которые устанавливаются руководством комитета. Эти нормы предусматривают  права и обязанности работников и руководителей. Самые основные нормативы относятся к вопросу  об определении прав, полномочий и  ответственности.

Начальник комитета отвечает за деятельность всех подчиненных и  имеет право отдавать им распоряжения, которым они должны беспрекословно подчиняться.

Основная задача работника  заключается не в том, чтобы делать то, что правильно или необходимо делать, а в том, чтобы следовать  указаниям руководителя. Фиксированные  права и обязанности устанавливают  определенные рамки процессов управления и в известной мере ограничивают возможное своеволие руководителя.

К преимуществам я отнесла четко сложенную систему обязанностей и поручений; предельно четкое появление высоко специализированных работников; четкий контроль вышестоящих руководителей за действиями исполнителей; защищенность организации от неспециалистов в руководстве; четкость в обеспечении однородности выполнения сотрудниками своих обязанностей и задач.