Совершенствование функций и структуры управления государственного (муниципального) учреждения

Третий подход к изучению организационных систем управления - системно-ориентированный, ситуационный. В рамках этого подхода разрабатывается большое количество методов и теорий, направленных на изучение различных сторон функционирования организации. Методология подхода основана на разработке системы формальных моделей, описывающих отдельные аспекты функционирования организаций, и последующем анализе этих моделей, например, экспертными методами.

Дело в том, что описания такого элемента организации, как человек, каким-либо формальным аппаратом не существует. Однако в большинстве  моделей участник организации и  его активная роль в функционировании организации учитывается на первом же этапе разработки модели при определении  исходной информации (критериев, ограничений, целесообразного набора показателей). В дальнейшем в моделях возможно учитывать предпочтения руководителей. В последнее время разрабатывается  все большее количество процедур, в которые включен непосредственно  человек. Аганбегян А.Г.,Раппопорт  В.С. «Опыт программно- целевого управления предприятия М. Экономика,1989 г.

При системно-ориентированном, ситуационном подходе все методы (модели) можно условно разделить  на две группы.

К первой относится  группа моделей, описывающая поведение системы при выполнении какой-либо функции управления - прогнозирования, бизнес-планирования, контроллинга. Это, в первую очередь, оптимизационные модели и методы исследования операций - задачи распределения, размещения, управления запасами и т.д. К этой же группе относятся модели, разрабатываемые для анализа и совершенствования организационных структур управления, в которых учитывается иерархический принцип построения структур, процессы координации, декомпозиции, агрегирования.

Вторая группа моделей основана на рассмотрении процедуры принятия решений менеджмент ом. При ситуационном подходе принятие стратегических и тактических (оперативных) решений составляет основу функционирования организации. Примерами таких моделей являются Байесовская модель (теория статистических решений), модели, основанные на теории полезности, теории выбора, других теориях динамического программирования.

В задачах принятия решений  выбор стратегии, варианта, кандидата  осуществляется, как правило, с учетом не одного, а многих факторов, в первую очередь факторов внешней среды. Понятие оптимизации практически  не используется, а заменяется понятием рациональности. Принципы классической школы (специализация, единство распорядительства, баланс прав и ответственности, контроль и др.) и ее административные модели (линейно-функциональные, линейно-штабные, дивизиональные), которые относятся  к группе механистических моделей  организации как полностью рациональной системы, не исчерпали своих возможностей и считаются широко используемыми  и эффективными в практике управления.

Среди основных компонентов  проектирования любой организационной  структуры управления важное место  занимает принцип выделения в  функциях организации гомогенных видов  управленческой деятельности.

Подразделения организационной структуры управления могут быть образованы в соответствии:

- с видом выполняемых  функций;

- с характером производимой  продукции и услуг;

- с видом производственного  процесса;

- с территориальным признаком;

- с характером потребителей;

- с типом реализуемых  проектов.

Образование подразделений  по видам функций является наиболее широко распространенной формой группирования видов деятельности. Создание подразделений по видам продукции (услуг) имеет место в организациях, выпускающих несколько видов продукции или представляющих несколько видов услуг. Создание подразделений по видам процесса осуществляется в тех случаях, когда это дает возможность максимально использовать производственное оборудование и высококвалифицированные кадры. По территориальному признаку подразделения образуются в организациях, занимающих обширную территорию. Создание подразделений по потребителям происходит в случаях, когда работают с группами потребителей, которые разделены по признакам (возраст, пол, уровень доходов), имеющим существенное значение. По типу проектов подразделения создаются в тех случаях, когда формируются специализированные бригады (группы). В.Краснова и А.Привалова «Семь нот менеджмент а» М.; «Журнал

Эксперт» 2007 г. С.50.

Традиционный классический и частично поведенческий подходы  к формированию оргструктуры управления предполагают осуществление следующей  схемы работ:

- определение целей и  установление на основании этих  целей спецификации работ, подлежащих  выполнению;

- установление необходимых  функций по обеспечению эффективного  управления производственно-хозяйственной  деятельностью, их количества, состава  и характеристики каждой;

- разработка нормативов  численности персонала для каждой  функции управления и расчет  необходимой численности работников, их состава по специальностям;

- установление комплексов  функций управления и определение  количества структурных подразделений,  их состава;

- выявление степени централизации  и децентрализации выполнения  функций управления;

- формирование и разработка  организационной структуры управления, должностных инструкций и положений;

- установление правильных  взаимоотношений между работниками,  с тем чтобы каждый из них  знал свое место в процессе  производства;

- организация труда непосредственно  на рабочих местах в каждом  производственном подразделении.

Потребность в координации  деятельности различных подразделений  организации требует создания оргструктуры управления, состоящей из разных уровней  подчинения - высшего, среднего и низового.

Задачами менеджеров высшего уровня являются: разработка стратегии организации, тактическое (годовое) планирование, на его основе определение научно-технической политики, бюджетное управление.

Менеджеры среднего уровня осуществляют детализацию планов, составленных высшими менеджерами, определяют потребности в ресурсах, осуществляют контроль за их наличием, согласовывают производственную программу между подразделениями, составляют графики и стандарты для оперативного управления.

Менеджеры низового уровня занимаются решением оперативных вопросов, связанных с обеспечением выполнения плана-графика производства. В зависимости от числа уровней управления оргструктура может быть вертикальной, когда число уровней управления большое, и горизонтальной, если уровней управления немного. Каждый уровень управления также характеризуется количеством подчиненных (сферой управления). Таким образом, при проектировании оргструктуры управления необходимо определить:

1) сколько подчиненных  должен иметь каждый руководитель;

2) какая должна быть  структура управления - вертикальной  или горизонтальной.

Следует отметить, что горизонтальная оргструктура управления имеет ряд  преимуществ перед вертикальной: она экономична, дает возможность  установления более тесной связи  с менеджерами высшего уровня. Эти преимущества могут проявиться при условии высокой квалификации подчиненных, четкой регламентации  обязанностей и норм функционирования, устойчивом характере работы и отлаженных коммуникациях связи. Эффективность  вертикальных структур снижается по мере увеличения уровней управления.

В отличие от механистических  моделей систем в поведенческих  и системно-ориентированных моделях  при формировании организационных  структур управления углубленно прорабатываются  социально-психологические аспекты  организационного поведения, связанные  с формированием «организационной модели» и созданием социальных механизмов «лидерства». Ю.Ю.Петрушин «Этика бизнеса» М.: Дело,2000 С.56.

Ориентация на такие модели обусловлена динамичными изменениями, происходящими во внутренней и внешней  среде организаций, использованием компьютерных информационных технологий для автоматизации производства и управления, что требует усиления координации деятельности всех производственных подразделений, комплексной организации  управления и контроллинга. Построение гибких динамичных оргструктур управления органического типа обеспечивает быструю  реакцию хозяйственной деятельности организации на различные изменения  внутренних и внешних условий.