АИС экономической деятельности предприятий

Основными носителями информации при автоматизированной обработке учетных задач являются входные и выходные документы утвержденной формы - носители информации, имеющие юридическую силу.

4. Входная информация

Входная документация содержит первичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при  помощи технических средств. Выходная документация включает в себя сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки; изготовляется главным  образом на печатающих устройствах (принтерах) ПК. В бухгалтерском учете  принятые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Госкомстатом РФ и  Министерством финансов РФ. Вся документируемая  информация обеспечивает приведение множества  экономических показателей в  определенную систему с целью  установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи  между показателями. По ряду документов разработаны единые унифицированные  и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие  требования к документам: стандартная  форма построения, приспособление к  автоматизированной обработке, минимизация  показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для  целей управления показателей.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся: наименование документа; дата составления; наименование организации, от имени  которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном  и стоимостном выражении; наименование должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления; личные подписи указанных лиц.

В соответствии с требованиями унифицированной документации документ должен иметь стандартную форму  построения с выделением трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

• наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);
• характеристика документа (индекс, код по ОКУД);
• наименование документа;
• зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для  автоматизированной обработки. Для  этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Рамка  построена по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные  клетки: в одной типографским способом впечатано название признака, в другой - от руки проставляют его коды. В  основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют «подсказы».

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

На предварительной стадии создания автоматизированной обработки  учетных задач в ходе обследования объекта тщательно изучаются  все виды и формы первичных  документов, применяемых при решении  задач. При этом выявляются унифицированные  документы, а также возможность  замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых  первичных документов, т.е. замена действующих  документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта  работа выполняется специалистами  по автоматизированной обработке совместно  с экономистами-пользователями.

Разработка форм первичных  документов организациями осуществляется в следующей последовательности:

• уточняется состав реквизитов, включаемых в документ; их состав должен отвечать целям управления;
• выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, а затем распределяются по трем зонам:

1-я зона - постоянные признаки, располагаемые в заголовочной  части в рамке для проставления  кодов постоянных признаков;

2-я зона - переменные признаки, помещаемые в таблице справа  или слева от наименования  признаков;

3-я зона - количественно-суммовые  основания, размещаемые в таблице  справа.

В некоторые документы  вводятся контрольные суммы, которые  могут располагаться в последней  графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы получаются путем  арифметического подсчета данных строки, графы или документа. Реального  экономического содержания они не имеют  и используются в дальнейшем для  контроля ввода информации в машину. Реквизиты, подлежащие вводу в машину, обводятся утолщенными линиями  для удобства заполнения документа  и ввода данных в ПЭВМ с помощью  клавиатуры.

При разработке форм первичных  документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и  расположения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и  используются при переводе экономической  задачи на автоматизированную обработку.

Некоторые расчетно-платежные  документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон для автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков (дебет, кредит) расположены в содержательной части документа. Это обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации. Однако такое расположение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки.

Распределение реквизитов документа  по зонам, подлежащим автоматизированной обработке, связано с вводом данных первичных документов в машину. Обоснование  выделения этих зон определялось технологическим процессом централизованной обработки учетных задач на перфорационных машинах и универсальных ЭВМ, где выполнялись трудоемкие операции по предварительному переносу данных документа на машинные носители и  их контролю.

Децентрализованная обработка  бухгалтерских задач на персональных компьютерах привела к появлению  другой организации технологического процесса, в которой отсутствует  предварительный перенос данных на машинные носители. Появились принципиально  новые подходы к вводу информации в машину, где не играет большого значения установленный традиционный порядок расположения реквизитов в  документе: сначала постоянные признаки, затем переменные признаки и количественно-суммовые основания. Главным остается требование соблюдения единого расположения реквизитов в первичном документе и машинном макете, используемом для ввода данных в ПЭВМ.

Процесс создания форм первичных  документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в  памяти машины - вводом информации в ПК непосредственно пользователем путем набора данных с помощью клавиатуры. Ввод информации с первичных документов и запись ее на экран дисплея и машинные носители выполняется по унифицированным схемам (макетам). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на экране дисплея или машинном носителе.

Проектирование макета имеет  свои особенности при использовании  персональных компьютеров, так как  составленный макет отражается на экране дисплея. Возможна организация построения различных вариантов макета ввода информации с использованием дисплея.

Первый вариант предусматривает проектирование и отражение на экране дисплея точной копии первичного документа. В этом случае данные документа вводятся в отраженный макет с помощью клавиатуры. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам (КС). При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

Стандартный макет ввода  унифицированных документов в ПЭВМ

Второй вариант построения макета заключается в составлении единого стандартного макета для ввода различных унифицированных форм документов. Необходимым условием является ввод в ПЭВМ документов с одинаковым составом реквизитов. После заполнения такого стандартного макета в машине автоматически создается реестр составленных документов.

Обеспечивается отражение  на экране и печать формы первичного документа с заполненными данными.

Третий вариант ввода данных первичного документа имеет несколько иную форму ввода. Вводимые реквизиты располагаются построчно: слева наименования, справа - поле для ручного ввода данных.

Первые два варианта макета ввода данных применяются при  использовании унифицированных  документов, построенных по стандартной  форме, с выделением зон для автоматизированной обработки.

Третий вариант удобен для ввода данных в ПЭВМ с нестандартных  документов, с произвольным расположением  реквизитов, без четко выраженной структуры построения.

Возможность создания форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПК, позволяет реализовать  идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование машиной  первичных документов, которые могут  по мере необходимости изготавливаться  на печатающем устройстве машины. Машинный документ в этом случае выполняет  функции первичного документа и  имеет юридическую силу, так как  подписывается составителем. Авторизация  документа устанавливается паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к машине.

5. Выходная информация

Результатом обработки бухгалтерских  задач на ПК являются различные сводки, журналы-ордера, ведомости, сгруппированные  по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают формы вывода на экран дисплея в виде таблиц, а также графические изображения. Вывод сводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) используется в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архивации данных.

Важнейшим видом вывода сводных  данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатающих устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в  следующей последовательности.

При использовании типовых  проектных решений автоматизированной обработки учетных задач изучается  возможность получения типовых  сводок, ранее разработанных в  проектах. Производится, по мере необходимости, привязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав сводок, необходимых данной организации, составление  которых не предусмотрено типовым  проектом. В случае составления индивидуального  проекта выполняется разработка всех выходных документов. Для этого  определяется состав показателей, выводимых  машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учитывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в банке данных.

При размещении реквизитов в выходных документах устанавливается  иерархия группировочных признаков  и подсчитываемых итогов. Группировочные признаки располагаются по степени  убывания уровня их подчиненности, а  количественно-суммовые итоги - по степени  возрастания итогов. Каждой сводке дается наименование и разрабатывается  эскиз ее формы с учетом эксплуатационных возможностей ПК.

В ходе разработки подготавливаются «шапки» выходных таблиц, т.е. наименования сводки, а также подлежащего и  сказуемого. «Шапки» выходных таблиц записываются на машинные носители и  используются при составлении сводных  таблиц на ПК. Наименования подлежащего  и сказуемого следует делать более  краткими, поскольку размер печатающего  устройства ограничен. Длинные наименования строк и граф сокращаются с  таким расчетом, чтобы не было искажения  содержания. Применение видеотерминальных  устройств для отражения сводок на экране предъявляет к составлению  форм документов те же общие требования, но содержит и дополнительные условия, связанные с разработкой специальных  форм запроса и форм вывода ответа на запрос.

К выходным бухгалтерским  сводкам предъявляются следующие  требования. Состав содержащихся в  них показателей должен быть достаточным  для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентом режиме и  при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для использования  таблицы: печатать титульный лист, заголовочную, содержательную и оформляющую части. В соответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПК готовую выходную форму, имеющую  юридическую силу и пригодную  для использования на любом уровне управления.