АИС экономической деятельности предприятий

Современное программное  обеспечение позволяет осуществлять проектирование различных документов непосредственно на персональном компьютере.

Для этих целей широкое  распространение находят машинные программы под общим названием  «Электронные таблицы» (или «Табличные процессоры»), в качестве которых наибольшее применение находят такие пакеты, как Excel, Квадро-про и др.

При разработке форм документа  с помощью ПК так же, как и  при ручном способе, вначале необходимо на бумаге составить эскиз документа, установить состав включаемых в него реквизитов и их расположение, дать наименование документу, строкам и  графам. Создание документа на машине обеспечивается выполнением специальных  команд. Вначале на экране появляется стандартная электронная таблица, которая при помощи соответствующих  действий преобразуется в нужную форму документа. При этом:

• устанавливаются графы нужного размера в зависимости от значности помещаемых в них реквизитов;
• проводятся вертикальные и горизонтальные линии в таблице;
• впечатывается название документа, граф и строк.

Спроектированная на дисплее  форма документа (таблица) может  сразу использоваться для заполнения ввода информации в память машины либо применяться по мере надобности для занесения в него исходных данных.

Бухгалтерские автоматизированные системы - функциональное программное обеспечение, предназначенное для выполнения компьютерной обработки комплексов бухгалтерских задач.

6. Технологический процесс обработки экономических задач

Основой технологического обеспечения  является технологический процесс  обработки экономических задач. Технологический процесс имеет  определенный жизненный цикл и существенно  меняет состав выполняемых операций в зависимости от появления новых  поколений вычислительной техники, развития средств передачи данных и  методов программирования. Исходной стадией компьютеризации бухгалтерских  задач стало осуществление их централизованной обработки операторами  на вычислительных установках с применением перфорационных и электронных машин.

Все операции технологического процесса выполняются на ПК последовательно  на одном рабочем месте в соответствии с блоками меню.

Основой обработки учетных  задач являются внемашинные и  внутримашинные информационные массивы.

Внемашинные - связаны с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ПК появляется возможность формирования документов машиной, что автоматизирует процесс их создания. Однако не исключена возможность поступления на ПК и первичных документов, заполненных ручным способом. Внутримашинное информационное обеспечение - файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПК (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.). Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы планов счетов, различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работающих и др.

В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером  на его рабочем месте, выполнение всех операций определяется меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.

В качестве примера приведем условный состав главного меню модуля «Учет материалов»:

Документы

Картотеки, справочники

Отчеты

Разное

В технологическом процессе, выполняемом на ПК, можно выделить следующие этапы: подготовительный, начальный и основной.

Подготовительный  этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особое значение этот этап приобретает в начальный период при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различие справочники: подразделений, предприятия, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрено выполнение операций по установлению расчетного периода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».

Начальный этап связан с операциями сбора и регистрации первичных документов. Возможно формирование документов вручную или автоматически.

Вручную документы заполняются  на стандартных бумажных бланках, в  разных подразделениях предприятия. Для  ввода данных в ПК сначала выполняются  операции кодирования постоянных и  переменных признаков документа, подсчет  контрольных сумм. Ввод данных первичного документа осуществляется блоком меню «Документы», содержащем перечень вводимых документов, например: приходный ордер, требование на отпуск материалов, накладная.

Программные продукты предусматривают  различные варианты ввода данных первичных документов:

• на экране дисплея отражается точная копия первичного документа;
• путем заполнения стандартного макета, используемого для занесения данных различных унифицированных документов одинакового содержания. Например, в программе «Парус» стандартный макет ввода платежных документов имеет вид, представленный на рис 1.10.

В окне «Документ тип» указывается  вид документа, путем занесения  мнемокода: (ПКО, РКО, ПП). Ввод данных первичных  документов в машину происходит периодически по мере поступления данных.

Программа ввода документов предусматривает выполнение следующих  функций:

• составление реестра введенных документов с автоматическим присвоением уникального им номера, даты выписки и других признаков: из реестра можно получить заполненный первичный документ;
• автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (плательщики, получатели);
• преобразование введенной цифровой информации в алфавитную;
• логический и арифметический контроль первичных документов;
• удаление неверных документов;
• контроль и корректировка неверной информации;
• печать первичного документа;
• дублирование документов.

Занесение проводок в журнал хозяйственных операций играет большую  роль в осуществлении технологического процесса. Бухгалтерские проводки можно  вводить вручную и автоматически, используя базу данных «Типовые проводки». В некоторых программах для контроля предусмотрена возможность автоматического  контроля правильности внесения проводок путем создания массива корреспонденции  бухгалтерских счетов.

Типовые операции предназначены  для упрощения ввода проводок. С их помощью можно автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. Типовые операции представляют собой сценарии стандартных или  часто повторяющихся действий, таких  как начисление заработной платы, начисление аренды, реализация и списание товаров (продукции), начисление износа основных средств, оприходование товара, взаимозачетные операции и др.

При выборе типовой операции в журнал операций помещается одна или несколько проводок, имеющих  общую дату и содержание операции. Суммы проводок могут рассчитываться автоматически или запрашиваться  при вводе типовой операции. Программа  позволяет корректировать и Дополнять  список типовых операций и формулы  для расчета сумм проводок. При  использовании типовых операций можно автоматически получать соответствующий  первичный документ. Формат первичного документа также можно корректировать.

Начальный этап заканчивается  размещением данных документов в  базовые массивы (файлы переменной информации).

Основной этап является завершающим в работе с программой и связан с получением различных форм. В нашем примере для его выполнения используется модуль меню «Отчеты», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

Возможно также выполнение таких операций, как архивация  данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.

Для современного этапа развития компьютерной обработки характерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть ее состоит в том, что, обрабатывая каждый участок  бухгалтерского учета на отдельном  АРМ, формируется информация, которая  впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для  получения сводной бухгалтерской  отчетности (режим «Перенос проводок»).

Данные сводных отчетов  могут трансформироваться в программы Word, Excel, а также быть представлены в виде графиков и диаграмм.

7. Технология компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии

Рассмотрим схему технологии обработки бухгалтерской информации при помощи пакета «1С: Бухгалтерия».

Технологический процесс  включает в себя подготовительный, начальный и основной этапы.

ОПЕРАЦИИ	ОТЧЕТНОСТЬ	СЕРВИС	ОКНА	ПОМОЩЬ
Журнал операций	Расчет итогов	Общие параметры
Счета	Сводные проводки	Параметры отчетов
Виды субконто	Шахматка	Параметры печати отчетов
Валюты	Оборотно-сальдовая ведомость	Параметры журнала операций
Константы	Оборотно-сальдовая ведомость  по счету	Принтер
Корректные проводки	Обороты счета (Главная книга)	Сохранение данных
Типовые операции	Журнал-ордер и ведомость  по счету	Архив данных
Документы и расчеты	Анализ счета	Установить пароль
Интервал операций	Карточка счета	Калькулятор
Перенос операций	Анализ счета по субконто	Табло
Удаление операций	Анализ счета по датам	Табло счетов
Замена номера журнала	Анализ субконто
Выход	Карточка субконто
	Обороты между субконто
	Отчеты по журналу операций
	Произвольные отчеты
	Закрытие периода

 

Подготовительный  этап выполняется при внедрении проекта. При этом осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере (осуществляется режимом «Константы»).

Выполняется корректировка  и заполнение базы данных. Ведется  просмотр плана счетов (режим «Счета»), добавление счетов, выделение субсчетов  по некоторым счетам для ведения  аналитического учета. Просматриваются  типовые проводки (режим «Типовые операции») и самостоятельно формируются дополнительные проводки. «Типовые операции» предназначены для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе типовой проводки создается одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок рассчитываются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет вестись аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.

Список субконто «Основные средства»
КОД	СУБКОНТО	ЦЕНА
1	Здание	250000
2	Станок	5000
3	Компьютер	6000

Далее осуществляется ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в  режим «Сервис» - функция «Параметры» - и установить рабочий период и  дату, предшествующие текущим. Войти  в режим «Операции» - функция «Интервал  операций». Предварительно в верхней  части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции  «00» и суммы. При этом, если счет активный, в дебете записывается номер  счета, а в кредите - «00», и наоборот. Проверка правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет  итогов» и «Оборотно-сальдовая  ведомость». Если остатки введены  верно, то остатки по «00» счету  должны быть нулевыми, а проверку ввода  остатков необходимо выполнить с  помощью режима «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит  новый расчетный период, который  необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операций».

Начальный этап выполняется периодически по мере ведения отчетного периода и заключается в воде в машину переменных данных с раз личных бухгалтерских первичных документов; реализуется функцией «Журнал операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» рассчитывается автоматически на основе введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов I и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.