Аудит кассовых операций

20. Практикуется ли выдача денег из кассы за одной подписью (руководителя, главного бухгалтера)?

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому аудитор должен опросить каждого из ответственных лиц. Вопросник  аудитора составляется таким образом, что в большинстве случаев  ответ не надо вписывать, так как  аудитор отмечает в вопроснике полученный ответ, номер процедуры и номер  предварительного вывода. Вопросник  построен по принципу блок-схемы: если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса  указан в графе «Номер следующего вопроса».

Вопросник аудитора составляется в трех экземплярах, на каждом из них  проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым  будет проведена беседа.

Результаты опроса ответственных  лиц могут не совпадать: кассир может  не знать, имеется ли на предприятии  приказ о внезапных ревизиях кассы, руководитель предприятия -- о необходимости  заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения в ответах на поставленные аудитором  вопросы могут также свидетельствовать  о слабых сторонах внутреннего контроля.

Ответы на вопросы могут  быть типа «должен (должны) быть», т.е. отвечающий может быть не уверен в своем ответе, в этом случае ответ на поставленный вопрос аудитору приходится находить самому или опрашивать других сотрудников  предприятия.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии. Представленный вопросник  позволяет аудитору сделать ряд  промежуточных выводов, совокупность которых дает право сделать основной вывод о том, что кассовая дисциплина у клиента не соблюдается, а порядок  ведения кассовых операций нарушается.

Подобный вывод может  стать основанием для следующих  действий:

* если по результатам  опроса сотрудников проверяемого  предприятия и данным экспресс-анализа  отчетности кассовые операции  составляют небольшой удельный  вес в общем числе хозяйственных  операций, то аудитор может планировать  проверку кассовых операций в  обычном порядке для оценки  материальности статьи «Касса»  в отчетности предприятия;

* если удельный вес  кассовых операций велик, например, реализация продукции предприятия  ведется через кассу, то это  может послужить основанием аудитору  для отказа от выражения своего  мнения о достоверности отчетности  предприятия.

В общем случае по результатам  опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.

 

 

2.3 Аудиторская проверка кассовых операций

 

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утв. Решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 и Положением Банка России от 05.01.98 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утв. ЦБР 19.12.97г. (с изменениями и дополнениями от 22.01.99 г., 31.10.02г.) все предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Денежные средства в кассу предприятия получают с расчетного счета строго на определенные цели. Денежные средства не могут быть использованы не по назначению. Предприятия могут хранить в кассе денежные средства только в пределах установленного лимита. Лимит определяется банком, обслуживающим предприятие, по согласованию с руководителем. Сверх установленного лимита денежные средства могут храниться только для выдачи заработной платы, пособий, но не более 3-х рабочих дней.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Целью аудиторской проверки кассовых операций является становление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.

Движение денежных средств отражается в бухгалтерских регистрах и финансовой отчетности организации:

журнал-ордер № 1 и ведомость  № 1 по учету кассовых операций;

Главная книга;

баланс предприятия (ф. № 1), 2-й раздел актива;

Отчет о движении денежных средств (ф. № 4).

В целях проведения аудиторской проверки кассовых операций необходимо проверить и проанализировать следующие документы:

1. Кассовая книга;

2. Отчеты кассира;

3. Приходные и расходные  кассовые ордера (ПКО, РКО);

4. Авансовые отчеты. Список  подотчетных лиц;

5. Выписки банка;

6. Справка банка об  установленном лимите остатка  денег в кассе;

7. Чековые книжки;

8. Хозяйственные договоры (в том числе с банками);

9. Договоры о материальной  ответственности;

10. Документы по ККМ;

11. Книги кассира-операциониста  ;

12. Журнал (книга) регистрации  ПКО и РКО;

13. Журнал (книга) регистрации  выданных доверенностей;

14. Журнал (книга) регистрации  депонированных сумм;

15. Журнал (книга) регистрации  платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

16. Приказы руководящего  органа;

17. Акты ревизии кассы,  акты инвентаризации;

18. Учетная политика в  части документооборота.

В первую очередь, надо проверить  наличие с кассиром договора о полной материальной ответственности в соответствии с п.32 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40, в котором сказано, что после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. Исходя из этого следует проверить происходила ли замена кассира другим лицом в течение проверяемого периода и заключен ли договор с заменяющим кассира лицом договор о полной материальной ответственности.

Если штатным расписанием  организации не предусмотрена должность  кассира, его обязанности могут  быть возложены на другого штатного работника с его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Также следует установить, вся ли первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.).

Инвентаризация кассы

Прибыв на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации.

При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

 - обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;

 - имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;

 - застрахована ли касса организации;

 - соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа).

Так, в Порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;

 - соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе 

Согласно п. 2.5 Положения  Банка России от 05.01.98 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного  обращения на территории РФ» (утв. ЦБР 19 декабря 1997 г.) (с изменениями от 22 января 1999 г., 31 октября 2002 г.) в кассе предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия.

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе.

После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета.

При проверке данного предприятия  учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе. По предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

В соответствии с гл.15 Кодекса  РФ об административных правонарушениях  от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ «Административные правонарушения в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг» за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, не оприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда. За невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда.