Організаційна характеристика підприємства. Види організаційних структур управління

Організаційна характеристика підприємства. Види організаційних структур управління

 

Організаційна структура підприємства – це склад  відділів, служб і підрозділів  в апараті управління, системна їх організація, характер підпорядкованості  та підзвітності один одному і вищому органу управління, а також набір  координаційних і інформаційних  зв’язків, порядок розподілу функцій  управління по різним рівням і підрозділам  управлінської ієрархії.

Організаційна структура включає засоби розподілу  різних видів діяльності між складовими структури та координації діяльності цих складових, що використовуються для досягнення цілей. В межах організаційної структури відбуваються усі управлінські процеси і функції, що забезпечують випуск продукції, в яких приймають участь менеджери всіх рівнів, категорій і професійної спеціалізації, та робітники.

Таким чином, організаційна структура підприємства (економічної структури) складається з організаційної структури управління (суб’єкта управління) та господарської структури (об’єкта управління).

Використання  в практиці управління схеми організаційної структури дозволяє зрозуміти формальну  ієрархію організації, у тому числі, структуру процесів, відповідальності та звітності.

Ці схеми застосовуються для вирішення низки завдань:визначення ролей і обов’язків всього персоналу в межах організації;встановлення ієрархічної структури повноважень, влади і процесу прийняття рішень; формування комунікаційних каналів і потоків інформації, включаючи правила підпорядкування і методи регулювання, що відносяться до методик звітності; формування механізму контролю з визначенням ступеню централізації та масштабу контролю;визначення функцій і управлінських завдань.

Організаційна структура є базисом оптимізації  функціонування підприємства та використання його виробничо-технологічного потенціалу.

Розглянемо  традиційну методику розробки схеми  організаційної структури, яку ще називають  організаційною діаграмою або органіграмою. Схема складається з прямокутників з найменуванням посад працівників або найменувань підрозділів. Прямокутники між собою з’єднуються лініями без стрілок, але, зазвичай, вважається, що вони спрямовані зверху донизу, відзначаючи відповідне управлінське домінування верхніх ієрархічний рівнів над нижніми. Лінії не мають позначень.

Графічно  лінії виходять з нижньої грані  верхнього прямокутника і входять  в праву, ліву або верхню грань нижнього прямокутника.

Другий  поширений метод побудови схеми  організаційної структури економічних  систем належить до методології моделювання бізнес процесів ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) – проектування інтегрованих інформаційних систем. Ця методологія є найбільш розвинутою та містить біля 100 різних моделей, що застосовуються для опису, аналізу й оптимізації різноманітних аспектів діяльності економічної системи, а також складають модуль настроювання інтегрованої інформаційної системи SAP/R3, який використовується в ході впровадження системи і її налаштування під діяльність підприємства. Структурні моделі в ARIS поділяються на 4 групи:

моделі  організаційної структури – опис організаційної структури й елементів  внутрішньої інфраструктури;

моделі  функціональної структури – опис стратегічних цілей і функцій;

моделі  інформаційної структури – опис інформації, що використовуються в  роботі підприємства;

моделі  бізнес процесів – опис бізнес процесів і взаємозв’язків між структурою, функціями й інформацією.

Одним із найважливіших елементів внутрішнього середовища підприємства є його організаційна структура управління. Організаційна структура регулює: розподіл завдань по відділам і підрозділам підприємства; компетентність відділів та підрозділів у вирішенні певних проблем; загальну взаємодію відділів та підрозділів. Організаційна структура має безпосередній вплив на реалізацію стратегії підприємства, його взаємодію із зовнішнім середовищем та ефективне вирішення поставлених завдань.

Вивчення  практики діяльності вітчизняних та зарубіжних підприємств свідчить про велику різноманітність організаційних структур управління, сукупність які можна розподілити на два типи: механістичні та органічні (рис.1).

Рис.1. Типи та види організаційних структур управління

Механістичні  структури управління (їх часто називають  ієрархічними, бюрократичними, формальними, традиційними, класичними) характеризуються наявністю жорсткого ієрархічного розподілу влади, формалізацією  правил та процедур, централізованим  прийняттям рішень. Вони функціонують як чітко налагоджений механізм. До таких структур управління належать лінійна, функціональна, лінійно-функціональна та лінійно-штабна структури управління.

Органічні структури управління характеризуються слабким використанням формальних правил та процедур, децентралізацією повноважень та участю працівників  у прийнятті рішень, гнучкістю структури управління та незначною кількістю рівнів ієрархії управління, що дають змогу підприємству швидко адаптуватись до змін зовнішнього середовища. До цього типу структур управління належать дивізіональні, матричні, проектні, множинні та інші структури, які характеризуються гнучкістю під час взаємодії із зовнішнім середовищем підприємства.

Розглянемо  сутність, переваги та недоліки окремих  видів організаційних структур управління.

Лінійна організаційна структура. Залежно  від довжини ієрархічного ланцюга  виокремлюють елементарну лінійну  структуру та лінійну ієрархію. Елементарна  лінійна організаційна структура  представляє собою найпростішу  дворівневу структуру, яка формується на невеликому підприємстві, і призначена для відокремлення управління від безпосереднього виконання роботи. Вона є доцільною на підприємствах, що характеризуються невеликими масштабами діяльності і працівники яких виконують приблизно однакові роботи (виготовляють один вид продукції чи надають однотипні послуги, обслуговують один сегмент ринку тощо). Елементарні організаційні структури мають невелику кількість виконавців, що посилює відповідальність кожного з них за свою роботу, та керівника (як правило, власника підприємства), який безпосередньо зацікавлений у кінцевих результатах роботи. Такі структури управління дають змогу швидко приймати рішення, вчасно реагувати на зміни зовнішнього середовища, забезпечувати неформальні підходи до мотивації та контролю діяльності працівників.

Зростання підприємства супроводжується формуванням лінійної управлінської ієрархії, у якій домінують вертикальні інформаційні потоки (рис.2). Кожен працівник має тільки одного безпосереднього керівника. Менеджери нижчих рівнів узгоджують усі свої дії з вищим керівництвом, що при зростанні кількості рівнів ієрархії призводить до вповільнення процесу прийняття рішень. Збільшення обсягів інформаційних потоків призводить до необхідності концентрації уваги керівників на вирішенні поточних завдань. У той же час на прогноз майбутнього стану зовнішнього середовища, вивчення перспектив розвитку підприємства та розробку відповідної стратегії часу не залишається. Отже, в умовах зростання масштабів діяльності підприємства лінійна організаційна структура стає неефективною.

Рис.2. Схема  лінійної організаційної структури управління

До переваг  лінійної організаційної структури  управління належать:

1) чіткість  і простота взаємозв’язків, отримання  підлеглими несуперечливих, узгоджених між собою завдань та розпоряджень;

2) оперативність  підготовки та впровадження управлінських рішень;

3) повна  відповідальність керівника за  результати діяльності;

4) забезпечення  єдності керівництва зверху донизу, тобто дотримання принципу єдності  розпорядництва, відсутність дублювання  в роботі;

5) надійний  контроль.

Недоліками  такої організаційної структури  управління є наступні:

1) обмеження  ініціативи виконавців та менеджерів  нижчих рівнів управління;

2) персонал, що задіяний у виробництві,  збуті та розподілі продукції  повинен, окрім своїх обов’язків  виконувати такі функції, як  облік, контроль за якістю, розрахункові операції тощо. Тобто, керівники повинні бути універсальними фахівцями, здатними охопити всі функції управління;

3) значний  обсяг інформації, що передається  з одного рівня ієрархії управління на інший.

Функціональна організаційна структура управління передбачає функціональний розподіл праці та функціональну спеціалізацію підрозділів. Найбільш важливі для діяльності підприємства функції (виробництво, маркетинг, фінанси тощо) знаходять організаційне відокремлення у відповідних підрозділах. При цьому кожний такий підрозділ може одержувати розпорядження одночасно від декількох керівників функціональних підрозділів (рис.3). Наприклад, конструкторське бюро виконує розпорядження безпосереднього керівника – начальника підрозділу науково-дослідних та конструкторських робіт, керівника відділу маркетингу (вимоги щодо зовнішнього виду та характеристик розроблюваної продукції), керівника планово-економічного відділу (розпорядження щодо лімітів витрачання ресурсів).

Рис. 3. Схема  функціональної організаційної структури  управління

Перевагами  функціональної організаційної структури  управління є наступні:

1) створюються  найкращі умови для вироблення  та практичної реалізації єдиної  технічної, виробничої, збутової  політики підприємства, що робить легким перехід на випуск нової продукції, впровадження нових технологічних процесів, матеріалів, гарантування дотримання стандартів та контроль за їхнім дотриманням;

2) сприяння  підтриманню високих професійних стандартів фахівців у галузі техніки, виробництва, маркетингу тощо, які зосереджені у великих спеціалізованих підрозділах. Це полегшує цілеспрямовану підготовку та перепідготовку кадрів;

3) створюються  найкращі умови не тільки для  стратегічного, а й поточного керівництва та контролю;

4) функціональна  структура управління є потужним  організаційним засобом інтеграції  стратегії та поточної операційної  діяльності по вертикалі управлінської  ієрархії;

5) є найбільш  економічною з точки зору формування  апарату управління та скорочення  адміністративно-управлінських витрат.

Недоліками  функціональної організаційної структури  управління є:

1) відповідальність  за кінцеві результати підприємства несе його вище керівництво (голова ради директорів або президент), тобто людина, яка має охоплювати всі функціональні сфери діяльності підприємства та бути компетентною у міжфункціональному керівництві;

2) недосконала  ринкова орієнтація всієї діяльності підприємства;

3) перевантаження  вищого керівництва, що змушене  втручатись у вирішення значних  та несуттєвих міжфункціональних  проблем; 

4) уповільнені  темпи прийняття та реалізації  управлінських рішень;

5) досить  вузький підхід менеджерів до проблем підприємства, виключно з позицій своїх функцій;

6) відсутність умов для виховання керівників - «дженералістів» з широким підходом до вирішення комплексних проблем керівництва підприємством;

7) існує імовірність суперечливості розпоряджень, наданих одному виконавцю;

8) існують труднощі у координації діяльності управлінських служб.

Лінійно-функціональна  організаційна структура управління є найбільш поширеною на підприємствах, які, зростаючи, переходять від категорії малих до категорії середніх. Вона базується на розподілі повноважень та відповідальності за функціями управління, а також на прийнятті рішень по вертикалі. Управління на підприємстві організується за лінійною схемою, функціональні ж підрозділи апарату управління лише допомагають лінійним керівникам вирішувати поставлені завдання. Лінійні керівники не є підлеглими керівникам функціональних підрозділів апарату управління (рис. 4).

Рис. 4. Схема  лінійно-функціональної організаційної структури управління

Застосування  такої організаційної структури  управління найбільш доцільне в умовах масового виробництва зі сталим асортиментом продукції, незначних еволюційних змін технології виробництва продукції.

До переваг  лінійно-функціональної організаційної структури управління належать:

1) швидка  реалізація управлінських рішень;

2) висока  спеціалізація, що призводить  до підвищення ефективності роботи функціональних служб;

3) існує  можливість маневрування ресурсами.  Недоліками такої структури управління є:

1) неефективність  в умовах частих змін технології  виробництва; 

2) незручність  у випадках частого оновлення  номенклатури продукції; 

3) уповільнення  процесу підготовки та прийняття рішення;

4) відсутність  необхідної злагодженості в роботі  функціональних підрозділів підприємства.

Лінійно-штабна організаційна структура управління передбачає створення поліфункціональних штабів на рівні лінійних керівників. Призначення таких штабів полягає у вивченні відповідних проблем з метою надання лінійному керівництву допомоги при прийнятті рішень та забезпечення концентрації зусиль для вирішення конкретних управлінських завдань. Така організаційна структура, як правило, носить тимчасовий характер і після вирішення проблеми вона розформовується. Однак, лінійно-штабна організаційна структура управління може стати основою для створення більш гнучких організаційних структур (дивізіональних, проектно-цільових, матричних тощо), необхідних в умовах, коли підприємство змушене випускати різноманітний асортимент продукції і виникає потреба у частих технологічних змінах.

Головна перевага лінійно-штабної організаційної структури управління полягає у  тому, що підприємство у цьому випадку має можливість максимально використовувати знання та досвід штабного персоналу, лінійні ж працівники концентрують свою увагу на поточній діяльності.

До недоліків  такої структури можна віднести:

1) помітне  зростання чисельності та складності  ділових зв’язків проти тих,  що мають місце у лінійній  структурі; 

2) в результаті  перевантаженості інформацією лінійних  та штабних служб дещо знижується  оперативність управління;

3) інколи  діяльність штабу може підірвати авторитет лінійного керівництва, що зумовлене вищим фаховим потенціалом штабного персоналу у деяких напрямках роботи;