Анализ и совершенствование организации труда руководителя

Таблица 3.  Перечень ряда предприятий потребителей ООО фирма «Константа»

Для ООО фирма «Константа» в силу относительно не большого ассортимента продукции, ее функционирования на внутреннем рынке, в соответствии с выбранной стратегией, а также из-за ограниченности численности ее персонала наиболее подходящей является линейно-функциональная структура, которая неплохо зарекомендовала себя при управлении малыми группами (рис. 5).

При правильном коммуникационном и управленческом подходе данная структура позволяет получить хороший полезный эффект от использования очень важного фактора экономической деятельности – информации, за счет улучшения обратных связей и высокой оперативности ее использования, а также уменьшения искажений в процессе коммуникации.

Рисунок 5.   Организационная структура ООО фирма «Константа»

Для успешного функционирования созданной структуры необходимо определить основные полномочия и обязанности каждого исполнителя.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение делегированных задач.

Приведем перечень некоторых полномочий и обязанностей сотрудников компании.

2.2  Организация деятельности руководителя ООО фирма «Константа»

Директор, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в нужном направлении в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива могут быть напрасны.

Рабочий кабинет

Рабочий кабинет директора имеет площадь 18 м2 и отделен от помещения в котором работают сотрудники деревянной дверью. Свет в кабинет попадает через окно расположенное со спины директора. Общее освещение комнаты осуществляется при помощи пяти ламп расположенных на потолке: одна в центре и четыре по периметру.

На оконном проеме установлены жалюзи. Кондиционер в кабинете отсутствует. Комната оклеена в светло-бежевые обои, на стене с лева от директора висит две картины с пейзажем реки и гор. Рабочий стол имеет габариты 1500х630х800. На столе расположены следующие предметы:

- телефон (слева от руководителя);

- лоток для документов находящихся в процессе работы (слева);

- лоток для документов находящихся на исполнении и контроле (справа);

- ежедневник (перед руководителем);

- канцелярский прибор (левее лотка для документов);

- калькулятор (перед канцелярским прибором).

Рабочий стол имеет дополнительно тумбочку с ящиками, в которых содержатся некоторая периодическая литература и документы.

На столе-приставке расположены: персональный компьютер (в центре), принтер (справа), факс (слева) и журнал «прайс».

На рисунке 6 показана рисунок рабочего кабинета директора ООО фирма «Константа».

Рисунок 6. Рабочий кабинет директора ООО фирма «Константа».

Организация работы

День начинается с оценки положения дел в организации и выявления направлений приложения усилий. Для этой цели используются так называемые «пятиминутки», на которых сотрудники отдела продаж кратко представляют отчет о проделанной работе, возникших трудностях, а затем предлагают свои варианты решения тех или иных проблем.

Дополнение к описанным совещаниям два раза в неделю (обычно во вторник и четверг) один из докладчиков (либо руководитель, либо сотрудник) делает выступление на 10 – 15минут. Данные доклады касаются некоторых аспектов работы организации и включают информацию, каким образом улучшить некоторые из данных параметров. В докладе часто приводятся примеры аналогичных ситуаций и способов их решения из практики современного менеджмента российских и зарубежных компаний.

Наиболее важным на всех этапах работы директора является процесс коммуникации, так как от его качества зависит скорость передачи информации, ее достоверность, своевременность, релевантность. Для того чтобы сотрудники не боялись передавать и не искажали информацию, существует строгое правило до 13:00 отчитывать сотрудников строго запрещается. Результат имеет положительную тенденцию, сотрудники более продуктивно стремятся выполнить свою работу, и открыто обсуждают возникающие у них проблемы при выполнении своих обязанностей, что позволяет быстрее и правильнее находить положительные решения. При этом сам процесс выглядит следующим образом, при наличии серьезных отклонений в работе сотрудника его приглашают в кабинет директора, где один на один руководитель указывает на ошибке в работе сотрудника (но не переходит на личность, то чем грешат многие топ менеджеры). В течение дня в среднем приходиться тратить на различные виды работ (приведен не полный перечень):

Совещания и деловые встречи    45 - 50%;

Планирование работы    5%;

Разговоры по телефону   10 - 12%;

Работа с документами  17 - 20%;

Другие виды работ  18%.

Планирование работы

Два раза в месяц осуществляется анализ положения дел: приблизились или нет к плановым показателям, если нет, то почему и что нужно сделать, чтобы приблизиться. Один раз в два-три месяца анализируется степень достижения выработанных на год целей, вырабатываются новые целевые установки на следующую перспективу (квартал-год). В связи с непредсказуемостью российской экономики горизонт планирования на фирме не превышает трех лет, с корректирующими действиями через каждые 9-12 месяцев. При планировании рабочего дня руководитель придерживается матрицы условно называемой «важность-срочность» (табл. 8). Для важных и срочных дел отводиться время в период, которого все возмущающие воздействия (незапланированные визиты или телефонные переговоры) максимально исключаются.

Таблица 8. Ранжирование работы по важности и срочности

Планирование осуществляется аналогично построению древа целей, когда наиболее важные дела устанавливаются на вершине, а от них разветвляются в определенной последовательности те действия, которые необходимо выполнить, чтобы достигнуть требуемых показателей. При этом наиболее важной составляющей планирования является определение необходимого времени для выполнения каждого вида работ и возможных ее резервов в случае возникновения различных возмущающих воздействий.

1. Круг на сетевом графике обозначает событие (каждое событие соответствует номеру в верхней части круга):

- событие 1 – информация собрана;

- событие 2 – анализ рынка и возможностей техники произведен;

- событие 3 – анализ по поставщикам осуществлен;

- событие 4 – анализ условий приобретения техники выполнен;

- событие 5 – решение о покупке техники принято;

- событие 4 – офисная техника закуплена;

2. Работы на сетевом графике обозначены стрелкой (продолжительность каждой работы проставляется над соответствующей стрелкой). Работа именуется в терминах выполняемого действия (сбор информации, анализ рынка и возможностей техники, принятие решения и т.д.).

3. Резервы времени проставляются в нижней части круга и определяются путем разности между правой и левой его частью.

Проведение деловых встреч и совещаний

О проведении совещания и решаемых на нем вопросах его участники информируются за ранее (не менее чем за несколько часов). Это необходимо чтобы каждый участник смог подготовиться к их решению: собрал необходимую информацию, подготовил краткий отчет, выработал ряд предложений.

В начале совещания директор освещает причину, по которой оно было организованно (отклонение от плановых показателей, снижение трудовой дисциплины и т.д.). Указываются возможные варианты развития ситуации и вероятные последствия. Далее участники зачитывают отчеты по данным вопросам и выносят на обсуждение свои варианты предложений их решения. В момент отчета выступающего запрещено прерывать, и все возникающие вопросы отмечаются на заранее приготовленном листе бумаги.

Если не один из выработанных вариантов не удовлетворяет решению возникшей проблемы, то совместно осуществляется попытка выработать новое, где директор указывает ориентир, к которому должны прийти в результате положительного решения.

На этих совещаниях директор способен реально оценить эффективность такой важной составляющей как уровень коммуникации в его компании.

Деловые встречи готовятся заранее и включают ряд процедур: