Анализ и совершенствование организации труда руководителя

1. Предварительная договоренность о встрече, при которой согласовываются день и час встречи, а также место и форма ее проведения. Деловая встреча возникает либо по личной инициативе директора, либо по инициативе делового или потенциального партнер, но в любом случае предполагает взаимную выгоду.

2. Как правило, встреча назначается в период с 10 до 11 либо с 13 до 15 часов. Данное время считается как наиболее удобным, так и наиболее работоспособным.

3. В назначенный день осуществляется контрольный звонок, для уточнения, не возникли ли какие-то непредвиденные обстоятельства способные отменить данную встречу. Если договоренности остаются в силе, встреча проходит по плану.

4. Перед встречей составляется небольшой план, в котором зафиксированы возможные вопросы и выработаны варианты ответов. При возможности выясняются некоторые подробности относительно личности собеседника: его интересы, принципы, личностные характеристики.

5. Стиль поведения в деловой беседе выбирается исходя из позиции собеседника (его заинтересованности, способности повлиять на развитие или существование кампании) и собственных принципов и миссии организации, т.е. необходимо определить границы уступок, за пределы которых вы не переступите ни при каких обстоятельствах. При этом в любом случае недопустимо принижение или оскорбление собеседника.

6. Завершение встречи. Результат любой встречи должен содержать как минимум вероятность повторной встречи, а как максимум деловое сотрудничество. Для этого необходимо подготовить несколько вариантов завершения встречи (компромиссный вариант, наихудший вариант и наилучший вариант).

Организация телефонных переговоров

С появлением телефона стало возможным многие проблемные ситуации решать оперативно, не выходя из рабочего кабинета. С другой стороны неэффективное использование данного вида коммуникации способно создать множество проблем, таких как нехватка рабочего времени из-за постоянных телефонных звонков или размывание основной сути при телефонных переговорах.

Многие руководители решают подобные проблемы при помощи секретаря, через которого осуществляется все телефонные контакты. К сожалению, многим небольшим организациям данный способ решения проблемы недоступен.

Но это не означает, что невозможно повысить эффективность от использования телефона и в этих организациях. Для этого лишь стоит придерживаться определенных правил. Так во время выполнения наиболее важных дел или проведения деловых бесед телефон следует просто отключать, а поступающие звонки организовать через определенного сотрудника. Объяснив ему предварительно варианты поведения в различных ситуациях. Другой способ повышения эффективности телефонных переговоров заключается в построении определенной типовой схемы разговора, которая будет охватывать большинство ситуаций.

2.3 Стиль руководства и управление «человеческими ресурсами» в ООО фирма « Константа»

Высокая конкуренция и быстро изменяющиеся условия труда, что связанно с применением передовых технологий, заставляют серьезно относиться к такому важному в настоящее время фактору, как человеческий ресурс.

Данное понятие охватывает персонал фирмы не в узком его понимании, а в более широком, которое включает в себя такие показатели как: знания, способности, стремление к самосовершенствованию и творческой работе и т.п.

В управление сотрудниками наиболее важными являются вопросы, касающиеся трудовой мотивации, поскольку считается, и не без достаточных на то оснований, что эффективный работник - это высокомотивированный работник.

Набор и отбор персонала

После определения необходимой потребности в человеческих ресурсах и объявления конкурса с целью набора, происходит отбор персонала. Он состоит из трех туров. На первом заполняется анкета-резюме, где указываются общие данные: о наличии высшего образования, опыта и стажа работы, каких-либо достижениях и т.д. Если должность относится к разряду таких, где определяющим фактором являются знания ПК (например, программист), то наиболее важное значение имеет образование и опыт работы с ПК. Для руководящих должностей (начальника отдела металлопроката) главное значение  имеют образование, навыки организации, опыт, а также совместимость кандидата с коллективом.

Требования, предъявляемые кандидатам при приеме на работу, оговорены в должностных инструкциях, которые разработаны фирмой на основании  «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденного постановлением  Минтруда РФ от 21.08.98 г. № 37. Должностные инструкции содержат в себе 5 разделов:

- Общие положения (где оговариваются:  название подразделения, должности, подчинение,  условия приема и увольнения, условия оплаты труда).

- Обязанности.

- Квалификационные требования, где оговариваются: образование, требования к стажу, общие знания, специальные знания, особенности работы. В этом же разделе указываются перспективы роста сотрудника, виды повышения его квалификации.

- Права.

- Ответственность.

После  предварительного отбора отсеивается около 70% претендентов. Каждый из прошедших претендентов проходит второй тур отбора. Второй тур состоит из тестирующих программ, аналитических анкет, бюллетеней для определения профессиональной пригодности. Тесты включают в себя определение IQ, психологической совместимости, умение работать в коллективе, степень развития личности, способность к обучению и профессиональной подготовки по бюллетеням, состоящих из широкого спектра сортамента продукции, ГОСТов, марок стали, заводов изготовителей, технических характеристик и т.д.

На третьем этапе, после прохождения необходимого обучения, на котором рассматривают: документооборот, необходимая номенклатура продукции (марки стали, ГОСТы, сортамент и т.п.), работа с прикладными программами. Завершением становится личное тестирование, проводимое директором. 

Профориентация и адаптация

Организация использует целый ряд способов, как формальных, так и неформальных, для того, чтобы ввести человека в организацию с уже сложившимися ценностями.

Формальный способ заключается в беседе с директором, на которой устанавливается предварительный контакт помогающий снять некоторую напряженность. Директор рассказывает о самой организации: когда она была создана, какие препятствия приходилось преодолевать, какие цели она преследует, что для этого предпринимается и планируется предпринять. Он объясняет обязанности, права и системы вознаграждения за труд и т.д.

Так как организация является уже сложившимся социальным организмом, в которой есть свои определенные правила, ценности, культура, то очень важно как новый работник «впишется» в этот коллектив, как он будет контактировать с сотрудниками, так как все это влияет на внутреннюю атмосферу в компании и результаты труда. Для того, чтобы новый сотрудник не ощущал себя «белой вороной» его закрепляют за одним из опытных менеджеров, который помогает ему разобраться со всеми возникающими вопросами, объясняет особенности и небольшие секреты фирмы, особенности характера каждого сотрудника, помогает быстрее овладеть необходимыми программами и т.д. Из неформального общения новые работники узнают неписаные правила, каковы, например реальные шансы на продвижение по службе и рост вознаграждения, какой уровень продажи считают достаточным коллеги по работе. Общение в неформальной обстановке позволяет новым служащим «влиться» в коллектив.

Система непрерывного обучения

Обучение начинается с первого дня третьего тура отбора, другими словами, когда вам сообщают, что из тех, кто проходил всевозможные тесты вы являетесь реальным претендентом на вакансию. Продолжительность обучения занимает 14 дней. На нем специалисты фирмы передают свои знания претендентам, делятся накопленным опытом, предостерегают от возможных ошибок, что нужно для того, чтобы добиться успехов и завоевать уважение в фирме. Директор является приверженцем передовых технологий, систем управления, научной организации труда, что отражается в первичном обучении, большую часть которого проводит он сам. Большинство научных публикаций связанных с организацией труда, системой управления и статей об изменениях на Российском рынке, положением факторов отражающихся либо, положительно, либо отрицательно на фирме и т.д.

После того как кандидаты стали членами коллектива, начинается процесс непрерывного обучения. Периодически перед началом рабочего дня либо один из сотрудников фирмы, либо директор делает доклад в какой либо области деятельности (изучение особенностей ведущих технологий управления, планирование рабочего времени, коммуникационных особенностей присущих деловым переговорам и т.д.). Поиск в Internet и внедрение программ позволяющих сократить время на обработку необходимой информации. Таких, как программа расчета теоретического веса одного погонного метра трубы или количество штук в тонне, при вводе определенных параметров (диаметр, толщина стенки, длинна). Обучение позволяет достигнуть более высоких результатов труда, за счет применения новейших научных разработок, осознания законов действующих в организации «идти в ногу со временем», вовремя реагируя на происходящие изменения в конъюнктуре рынка и экономике. Позволяя по-новому взглянуть на сам труд.

4. Оценка трудовой деятельности и доведения ее до работника

В современных условиях сформировавшихся на российском рынке в силу неразвитости экономики, основным фактором, влияющим на принятие решения о выборе работы, является уровень заработной платы. От ее уровня зависит, насколько эффективно сотрудники будут работать, степень мотивации, количество прогулов и т.д.

Заработная плата – это денежное вознаграждение, выплачиваемое организацией работнику за выполненную работу, степень и величина которой зависят от экономических результатов, сложности и длительности исполнения задания, качества и объема выполненной работы.

При определении среднего уровня оплаты фирма следит, чтобы она не бы­ла ниже, чем в среднем в данной области деятельности. В ООО фирма «Константа» применяется гибкая система оплаты труда, когда определенная часть заработка ста­вится в зависимость от общей эффективности работы. Она складывается из оклада и премии, каждая из которых не является величиной постоянной. Так, с увеличением продажи процентная ставка по премии увеличивается, например: если прибыль составляет от 30 000 до 50 000 рублей, то процентная ставка премии составляет 10%, при увеличении прибыли до 70 000 рублей, процентная ставка увеличивается до 15%. Оклад также изменяется с увеличением прибыли от продажи, например: менеджер, приносящий фирме прибыль в размере 30 000 рублей, будет иметь оклад 2000 рублей, при увеличении прибыли до 50 000 рублей, его оклад составит 3000 рублей.

В систему премирования также входит и экономия ресурсов. Например, на рынке на 21.06.2010 г. прокат листовой конструкционной стали производства ОАО «ММК» раскроем 4х1500х6000мм, ПС-5, г/к, стоит 18000 руб., то при приобретении данной позиции менеджером по цене 16500 руб. его премия составит 10% от разницы, между стоимостью закупа и среднерыночной ценой.

Помимо заработной платы ООО фирма «Константа» предоставляет своим работникам дополнительные льготы:

- оплаченные отпуска;

- отгулы в необходимое для работника время;

- дотация на бензин (для тех, кто использует личный транспорт в служебных целях).

5. Создание условий труда

В последние время в сознании менеджеров высшего звена все прочнее складывается осознание того, что высокоэффективный труд это результат взаимодействия двух составляющих:  администрирования труда и предоставления самостоятельности. Администрирование труда в ООО фирма «Константа» заключается в должностных инструкциях, где прописываются определенные функции, которые должен выполнять сотрудник, составление и ознакомление с приказами, касающимися трудового процесса, графика рабочего времени, уровни подчинения и т.д.

Администрирование в ООО фирма «Константа», лишь составляет определенные рамки, за границы которых выход недопустим, чтобы не нанести ущерба фирме. При этом некоторые положения в нем не являются абсолютными к исполнению. Так, например: за нарушением графика посещаемости (опоздание на работу) следует применение наказания. Но оно может наступить или не наступить, что будет зависеть от того, какие этому сопутствовали причины, допустимо ли было опоздание в этот день и т.д. Само наказание носит скорее условный характер, как правило, оно заключается в небольшой уборке в помещении фирмы.

Процесс же выполнения работы является скорее творческим процессом, руководство лишь обозначает цели перед сотрудниками, а способы и методы их достижения менеджер выбирает сам. Руководитель не приказывает, что и когда необходимо сделать, каждый выбирает самостоятельно приоритет между выполняемыми целями, когда, как и с помощью чего их достигать. Воз­мо­ж­ность ра­бо­тать са­мо­сто­я­тель­но, сба­лан­си­ро­ван­ность вла­сти и от­вет­ст­вен­но­сти яв­ля­ет­ся важным фа­к­то­ром, вли­я­ю­щим на удо­в­ле­тво­рен­ность ра­бо­той. Высокое обеспечение оргтехникой, позволяет повысить оперативность процесса труда, его насыщенность, интенсивность, качество и т.д.

6. Создание духа единой команды

На фирме принято организовывать общефирменные мероприятия, не касающиеся непосредственно работы. Это небольшие внутрифирменные праздники, посвященные значимым событиям (юбилею фирмы, дни рождения сотрудников и т.д.), а также праздники. К этой же категории относится покупка фирмой чая и кофе на собственные средства, для чаепития в организации в течении дня.

Совместное обсуждение вопросов на оперативных собраниях, коллективное принятие решений, разработка планов и целей, формирует лучшее их восприятие и уменьшает сопротивляемость сотрудников в их достижении. Поддержание неформальных отношений в ООО фирма «Константа», которые затрагивающие порой даже директора, позволяет сотрудникам решать некоторые общие и личные проблемы, существующих как внутри фирмы, так и за ее стенами. Они также удовлетворяют социальную потребность в общении. Воздействие на эти группы руководителем организации, как непосредственного участника этих отношений, позволяет влиять на внутрифирменные слухи с целью пресечения их отрицательного воздействия.