Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Апреля 2013 в 11:02, курс лекций
В нашей жизни наблюдается ритмичность, как и во многих процессах, происходящих на Земле и в нашем организме в частности. Это приливы и отливы в морях и океанах, восход и закат солнца, смена времен года и многое, многое другое. Ваша задача — зная свои биологические ритмы, составлять расписание с учетом индивидуальности.
Работоспособность человека в течение суток обычно изменяется по физиологически обусловленной М-образной кривой, на которой имеются два четко выраженных пика активности. Эти пики соответствуют максимальной работоспособности в период между 10 и 12 часами и 16 и 18 часами. Минимальная работоспособность, как правило, приходится на 14 часов, а после 18 часов наблюдается спад деловой активности.
Менеджер часто должен отвечать нарезные вопросы. Нужно все время четко проводить границу: обычные, рядовые вопросы и вопросы "скользящие", ответы на которые раскрывают конфиденциальные стороны работы фирмы. В этом случае нужно спросить себя: "Имеет ли право собеседник знать данную информацию? Необходима ли она ему в работе?". На "скользящие" вопросы ответа должны быть уклончивые. Хотя за рекомендациями японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос — "не знаю", а за деловой этикой такой ответ для менеджеров нежелательная. Можно также порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю фирмы.
В большинстве
конфиденциальной информации необходимо
руководствоваться
Особенно внимательным нужно быть до предметов, которые "забывают" посетители. Обычный блокнот, фломастер, портмоне или другие предметы могут оказаться техническими устройствами для подслушивания и "снятия" самой важной информации, например, сразу после переговоров и выхода посетителей. Нельзя оставлять посетителей в кабинете самих, так как профессионалы могут легко на протяжении секунды установить подслушивающее устройство. Все оставленные или найденные предметы нужно быстро передать в службу безопасности предприятия. Разобраться с ними — задание специалистов.
Менеджер, как и другие работники фирмы, должен осознавать значимость конфиденциальной информации для успешной работы и процветания фирмы, а также знать о приемах и методах, которыми могут пользоваться конкуренты по сбору такой информации.
Существуют испытанные на практике рекомендации относительно защиты конфиденциальной информации.
Для ограничения доступа к информации коммерческой тайны руководитель выдает специальный приказ о введении "Перечня сведений, которые вмещают коммерческую тайну предприятия", мероприятия по охране этих сведений, устанавливает круг лиц, которые имеют доступ к этой информации, и правилу работы с документами, которые имеют гриф "Коммерческой тайны". Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.
Приблизительно перечень сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия может быть таким:
• объемы кредитов, что получила или хочет получить фирма;
• названия контрагентов фирм;
• объемы производства (месяц, квартал, год);
• объемы прибыли (месяц, квартал, год);
• деление прибыли;
• цели, задания,
тактика переговоров с
• условия коммерческих контрактов, услуг;
• степень заинтересованности в приобретении товаров или услуг;
• заработная плата работников фирмы;
• характер и репутация персонала фирмы;
• регионы сбыта продукции;
исследований фирмы. В случае необходимости этот перечень может быть дополнен и
также заверенный подписью руководителя с проставлением новой даты.
2. Защита документов коммерческой тайны на предприятиях
Если сведения из Перечня коммерческой тайны переносятся на документы, то документы становятся конфиденциальными, а от того, как будет организованная работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия в конкурентной среде на рынке товаров и услуг.
Потому ведение делопроизводства, которое обеспечивает учет и утверждение документов коммерческой тайны (КТ) предусматривает выполнение таких рекомендаций.
Приказом руководителя
предприятия назначается
Все документы,
которые вмещают
Коммерческая тайна Екз. № 1
или
Конфиденциально
Екз. №1
Такие грифы
покажут, что право собственности
на информацию, которую вмещает документ,
принадлежит предприятию и
В тексте документа также может быть обусловленная конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и. Др. Например, коммерческая тайна является результатом совместимой деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отображена в контракте. В случае отсутствия грифа "Коммерческая тайна" и указаний на конфиденциальность в тексте предусматривается, что автор и лица, которые подписали или утвердили документы, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.
На документе с грифом "Коммерческая тайна" (конфиденциально) указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (после реквизитов "подпись" и "фамилия исполнителя"), например:
Составленный в двух экземплярах:
прим. № 1 -в адрес;
прим. №2-в дело №...
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на втором экземпляре, если подшивается в дело.
На обороте листа документа, который имеет гриф "Коммерческая тайна", руководитель пишет фамилии тех служебных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:
ПОЗВОЛЯЮ:
Подпись руководителя
Дата
Печатание документов с грифом "Коммерческая тайна" проводится централизовано, в специально отведенном помещении (рабочем месте), которое исключает доступ посторонних лиц.
Напечатанные
и подписанные документы
Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходного документа: "Черновики (варианты) уничтожены. Подпись. Дата."
Все документы, которые вмещают конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от другого документации в "Журнале регистрации документов с грифом "коммерческая тайна"".
При значительном объеме документов могут быть заведенные журналы отдельно для входных, исходных и внутренних документов предприятия, которые вмещают гриф "Коммерческая тайна". Все листы журналов, учитывая документы коммерческой тайны, нумеруются, прошиваються и опечатываются. В конце журнала указывается количество листов (цифрами и прописью).
Все документы, которые поступают (входные) с грифом "КТ" принимаются и раскрываются специально назначенным служебным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с грифом "КТ" складывается акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Документы, которые имеют гриф "КТ", формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу относится гриф "КТ". На внутренней странице обложки дела записывают список сотрудников, которые имеют право пользоваться этим делом. Все листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу. Сначала дела подшивается внутреннее описание документов, в конце дела подшивается заверенный лист. Сохраняются такие дела в сейфе, который опечатывается служебным лицом, которое отвечает за хранение документов с грифом "КТ". Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сектору.
Движение (выдача и возвращение) документов с грифом "КТ" должно своевременно отбиваться в "Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ".
При выдаче документу работник, который получил документы с грифом "КТ", должен сверить № (индекс) полученного документу с № (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале своя подпись.
Выданные для работы документы с грифом "КТ" подлежат возвращению в этот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом " КТ" могут находиться у исполнителя на протяжении срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения хранения документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и др.).
При возвращении документу с грифом "КТ" сверяется № документу по журналу, проверяется количество листов документа и в присутствии работника относится в графе "Отметка о возвращении" свою подпись и дату возвращения документу.
Запрещается исключение из дела или перемещения документов с грифом "КТ" из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ".
Документы с грифом "КТ" запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместитель могут позволить сотрудникам выносить такие документы из здания для согласования, подписания и др. с применением необходимых мер предотвращения.
На предприятии должен быть суровый порядок размножения документов с грифом "КТ". Они должны размножаться с разрешения руководства предприятия в специально отведенном помещении. Все копии документов "КТ" берут на учет в специальном журнале или в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ". Количество экземпляров документов с грифом "КТ" должно быть ограничено, и каждый экземпляр готовится для ранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов нужно выполнять в присутствии служебного лица, которое отвечает за документ. Все некачественные копии документу ею забираются и подлежат уничтожению.
Все дела с грифом "КТ" журналы (картотеки) учета документов "КТ" в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
По окончанию года специально созданная комиссия предприятия выполняет такие работы:
• проверяет наличие всех документов с грифом "КТ";
• откладывает документы с грифом "КТ" для архивного хранения;
• откладывает документы с грифом "КТ" для уничтожения; Проверка наличия документов с грифом " КТ" за решением
руководства предприятия может проводиться с другой периодичностью, например, по окончанию каждый квартал.
В случае установления факта потери документов с грифом "КТ" сразу сообщается руководителю предприятия и принимаются все мероприятия для розыска документа. Для выявления факта потери руководителем предприятия предназначается комиссия.
При освобождении сотрудника, который отвечал за документы с грифом "КТ", проводится проверка документов, которые за ним закреплены и их передача новому назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
При прекращенные трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к "КТ", обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют на протяжении 2-х годов, если другой срок не установлен трудовым контрактом.
В некоторых
фирмах сотрудника не освобождают 2 месяца
после представления им заявления.
Такая строчка позволяет
При передаче дел в архив на документы с грифом "КТ" складывается отдельно описание.
Архивное хранение таких документов проводится в опечатанных коробах, в помещениях, которые исключают несанкционированный доступ.
На документы с грифом "КТ", отобранные для уничтожения, складывается акт, который утверждается руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, который исключает возможность воссоздания или возобновления информации которая есть у них.
3. Порядок
учета, хранения и
Кабинет Министров Украины постановлением от 27.11.98 г. № 1893 утвердил инструкцию о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, что является собственностью государства. Она определяет обязательный для всех центральных и местных органов исполнительной власти предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности порядок работы с документами, которые содержат конфиденциальную информацию.
Конфиденциальной информации предоставляется гриф ограничения доступа "Для служебного пользования", а ее перечень разрабатывается и вводится в действие руководителями органов исполнительной власти, в которых образуются или во владении, пользовании или распоряжении которых находятся эти сведения.
Информация о работе Анализ и учет использования времени в работе менеджера