Анализ и учет использования времени в работе менеджера

На документах в правом верхнем углу первой страницы, а для изданий на обложке и на титуле проставляются гриф "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Если гриф ограничения  доступа невозможно нанести непосредственно  на магнитный носитель информации, он должен быть отмечен в сопроводительном документе.

Руководители органов  исполнительной власти, государственных  предприятий, учреждений и организаций  в случае необходимости имеют  право снять гриф "Для документов, подготовленных этим органом. Контроль за неразглашением сведений, которые  содержатся в документах с грифом "Для служебного пользования", осуществляется режимно-секретными подразделами организаций.

Сотрудники организаций, которые работают с документами  с грифом "Для служебного пользования", в обязательном порядке подлежат ознакомлению под расписку с этой и соответствующими ведомственными инструкциями. Ознакомления осуществляют канцелярии организации.

Сотрудникам, допущенным к  работе с документами с грифом "Для служебного пользования", запрещается сообщать устно или  в письменном виде любом ведомстве, что содержатся в этих документах, если это не вызвано служебной потребностью.

Принятие и учет документов

Принятие и  учет (регистрация) документов осуществляется канцелярией организации, которая  ведет учет несекретной документации.

Корреспонденция с грифом "Для служебного пользования", что поступает к организации, в том числе документы, созданные с помощью персональных компьютеров, принимается и раскрывается централизовано в канцелярии сотрудниками, которым порученная работа с такими документами. При этом проверяются номера, количество страниц и экземпляров документов, а также наличие дополнений, отмеченных в сопроводительном письме.

В случае отсутствия в конвертах документов или приложений к ним складывается акт в двух экземплярах, один из которых посылается отправителю.

Документы с грифом "Для  служебного пользования", которые  поступили ошибочно, возвращаются отправителю  или пересылаются адресатом.

Регистрации подлежат все  входные, исходные и внутренние документы. Они учитываются за количеством  страниц, а издание (книги, журналы, брошюры) — за количеством экземпляров.

Учет документов и изданий ведется в журналах или карточках, отдельно от учета  другой несекретной документации.

Учет магнитных  носителей информации ведется отдельно от учета бумажных носителей такой информации в отдельных журналах или на карточках.

Страницы журналов нумеруются, журналы прошнуровуються  и опечатываются. На последней странице делается запись о количестве страниц  в журнале, который подписывается  работником канцелярии и заверяется печатью "Для пакетов".

В случае, когда  объем документов с грифом незначителен, позволяется вести их учет (регистрацию) вместе с другой несекретной документацией. При этом на карточке (в журнале) к регистрационному номеру документа  или издания добавляется отметка "ДСП".

На каждом зарегистрированном документе, а также сопроводительном письме к изданию проставляется штамп, в котором отмечаются наименования организации, регистрационный номер документа и его поступления.

Тираж издания, полученный для рассылки, регистрируется с одним входным номером в журнале учета и деления изданий с грифом "Для служебного пользования".

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издание) учитываются за номером этого  документа (издание), о что делается отметка на размноженном документе (издании) и в формах учета.

Размножение и рассылка (отправление) документов

 

Ответственность за выпуск документов с грифом "Для  служебного пользования", что тиражируются, несут руководители организаций (структурных  подразделений), в которых они  тиражируются.

Документы, полученные от посторонних организаций, могут быть размножены только за их согласием.

Печатание документов осуществляется в печатном бюро организации. При  этом к регистрационному номеру документа  добавляется отметка "ДСП".

Печатание таких документов также допускается в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

На обороте последней  страницы каждого экземпляра документа  машинистка должна отметить количество напечатанных экземпляров, фамилию  исполнителя, собственную фамилию  и дату печатания документа.

Напечатанные и подписанные  документы вместе с их черновиками  и вариантами передаются для регистрации  сотруднику канцелярии, который осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем и сотрудником канцелярии, который осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем и сотрудником канцелярии, о что на копии исходного документа делается запись: "Черновики и варианты уничтожении. Дата. Подписи".

Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" в типографии или на множительных аппаратах осуществляется с разрешения руководителя организации (структурного подразделения) за подписанными им нарядами под контролем канцелярии. Учет размноженных документов осуществляется за количеством их экземпляров.

По окончании  печатания документов с грифом "Для  служебного пользования" набор должен быть расписан, печатные формы аннулированы, записи на магнитных дисках уничтожены, о что складывается акт или  делается соответствующая отметка  в журнале за подписями заказчика и исполнителя.

Запрещается использовать для размножения документов с  грифом "Для служебного пользования" множительную технику, что не оборудована  техническими средствами защиты информации.

Отсылка документов к другим организациям в пределах Украины осуществляется рекомендуемыми или ценными почтовыми отправлениями, а также курьерами организаций.

Документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования", что рассылаются, должны быть вложены в конверты или упакованы  таким образом, чтобы исключалась возможность доступа к ним.

На упаковке или конверте отмечаются адреса и  наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с прославлением  отметки "ДСП".

На конвертах (упаковках) документов с грифом "Для  служебного пользования" запрещается отметить фамилии и должности руководителей организаций (структурных подразделений) и исполнителей документов, а также наименования структурных подразделений.

Ознакомление  иностранных граждан и лиц  без гражданства с документами  с грифом "Для служебного пользования", а также передачи им конфиденциальной информации осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке охраны государственной тайны, а также другой информации с ограниченным доступом, что является собственностью государства, во время приема иностранных делегаций, групп и отдельных иностранцев и проведения работы с ними.

Ознакомление  представителей средств массовой информации с документами с грифом "Для  служебного пользования" и передачи таких материалов допускается в  каждом отдельном случае с письменными разрешениями руководителей организаций, которые предоставили отмеченным документам гриф "Для служебного пользования".

Такие документы  предварительно рассматриваются экспертными  комиссиями, которые принимают письменные решения о целесообразности их передачи и возможность снятия грифа, если на момент ознакомления или передачи ведомости, что содержатся в документах, потеряли первобытное значение.

Если в документах содержатся сведения, которые принадлежат  к компетенции других организаций, передача их за границу или в средства массовой информации может быть осуществлено лишь за письменным согласием этих организаций.

Запрещается посылать за границу издания с грифом "Для  служебного пользования" в порядке  книгообмена или экспонирования на выставках, презентациях и тому подобное.

Формирование выполненных документов в дела

 

¹ Документы с грифом "Для служебного пользования" после их выполнения формируются в дела. Порядок формирования этих дел предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

Документы с  грифом "Для служебного пользования" в зависимости от производственной и информационной потребности позволяется  формировать в дела отдельно или  вместе с другими несекретными документами  по одному и тому же вопросу.

Если в организации  создается большое количество одинаковых документов (приказов, инструкций, планов и тому подобное) с грифом "Для служебного пользования" и без этого грифа, целесообразно формировать их в отдельные дела.

По окончании  делового года дело "Документы с  грифом "Для служебного користування"" пересматривается постраничное членами экспертной комиссии организации и в случае необходимости принимается решение о переформировании документов. Документы постоянного хранения, которые содержатся по этому делу, формируются в отдельное дело, которому предоставляется отдельное заглавие, и которая дополнительно заносится к номенклатуре дел. Документы временного хранения остаются по этому делу согласно с утвержденной номенклатурой дел.

Дела с несекретными документами, в которых накапливается отдельные документы с грифом "Для служебного пользования", должны быть отнесены к категории ограниченного распространения и использования. На обложках и титульных страницах этих дел также проставляется гриф "Для служебного пользования", а в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.

Дела с документами  должны иметь внутренние описания.

Использование документов, снятие грифа "Для служебного пользования "

 

До работы с  делами с грифом "Для служебного пользования" допускаются должностные  лица, которые имеют опыт работы и непосредственное отношение к этим делам, согласно со списками,' согласованными с канцелярией, а к документам — согласно с указаниями, изложенными в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, которые допускаются к работе с изданиями, определяются руководителями организаций.

Запрещается пользоваться сведениями из документов с грифом "Для служебного пользования" для открытых выступлений или  опубликования в средствах массовой информации, экспонировать такие документы на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других общественных местах.

В случае необходимости  из письменного разрешения руководителя организации допускается опубликование  или передача для опубликования несекретных сведений ограниченного распространения.

Во время пользования открытой радиосвязью запрещается передавать сведения ограниченного распространения. Такие сведения могут передаваться только с помощью проволочной связи с проставлением на документах и телеграммах штампов "Серия П".

Во время  пользования проволочной связью отмечаются лишь телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей, должности адресатов и отпрпвителей указывать запрещается.

Представители других организаций допускаются  к ознакомлению с документами с грифом "Для служебного пользования" с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), во владении и распоряжении которых находятся эти документы, при наличии письменного запроса организаций, в которых они работают с указанием характера заданий, что выполняется.

Выписки из документов и изданий, которые содержат сведения ограниченного распространения, делаются в тетрадях, которые имеют аналогичный  гриф, которые по окончании работы посылаются по адресу организации, которая давала разрешение на ознакомление и работу с документами.

Дела и издания  с грифом "Для служебного пользования" выдаются исполнителям и принимаются  от них под расписку в карты  учета дел и изданий.

Снятие копий, а также осуществление выписок  из документов сотрудниками организации проводится с разрешения руководителя организации (структурного подразделения).

Пользование для  посторонних организаций документов, полученных от других организаций, осуществляется по согласованию с организациями-авторами этих документов.

Выдача гражданам  Украины изданий с грифом "Для  служебного пользования" в массовых библиотеках осуществляется за письменным ходатайством руководителей организаций, в которых работают эти граждане, с указанием темы работы. Эти разрешения действительные на протяжении года.

Запрещается хранить  документы с грифом "Для служебного пользования" в библиотеках общего пользования.

В ведомственных  библиотеках закрытого типа издания  с грифом "Для служебного пользования" выдаются:

•  сотрудникам  этой организации — по спискам, утвержденным руководителем организации (структурного подразделения), или за его письменным разрешением;

•  сотрудникам  других организаций — за письменными  обращениями этих организаций и  из письменного разрешения руководителя организации (структурного подразделения), что хранит эти издания.