Анализ работы по управлению человеческими ресурсами

 

Контрольная работа

 

по дисциплине: «Управление персоналом»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ТЕМА: «Анализ работы по управлению человеческими ресурсами»

СОДЕРЖАНИЕ

1. Методы анализа…………………………………………………………….3
2. Квалификационные требования…………………………………………...6
3. Нормы производительности……………………………………………….9
4. Персональные требования к работнику…………………………………12

Список литературы………………………………………………………………35

 

1. МЕТОДЫ АНАЛИЗА

В управлении персоналом очень часто возникает необходимость обобщения и описания характера выполняемой работы, т.е. составление должностной инструкции. В дальнейшем следует ее периодически обновлять в соответствии с изменениями, которые претерпевает организация или технология работы. Анализ особенностей работы заключается в ее составлении. Эта работа сопряжена со множеством трудностей, в том числе практических, а также обусловленных отношением работников. Ниже приводятся наиболее важные методы, которые можно использовать при составлении должностной инструкции.

(а) Непосредственное наблюдение — всегда необходимо, но имеет ряд недостатков:

• квалифицированный работник выполняет свою работу так легко, что со стороны она может показаться очень простой;
• опытный работник может выполнять работу так, что со стороны она представляется очень сложной;
• при наблюдении невозможно проследить умственные усилия, затрачиваемые при выполнении работы;
• некоторые рабочие, занятые физическим трудом, работают так быстро или выполняют такие запутанные операции, что проследить за ними можно только при помощи видеосъемки или видеокамеры,

(б) Обсуждение с постоянным работником — почти всегда необходимо, но часто при этом возникают сложности, в основном из-за того, что работник относится с некоторым недоверием к подобной беседе. Он может намеренно преувеличить важность своей работы или при определенных обстоятельствах, наоборот, попытаться преуменьшить ее. Основные проблемы, связанные с подобными интервью, следующие:

• на описание работником выполняемых должностных обязанностей может оказать влияние его личное отношение к ним;
• даже если работник во время интервью настроен на сотрудничество с интервьюером, он может просто забыть некоторые детали работы, преувеличить значение той части работы, которая выполнялась недавно, и недооценить важность операций, выполненных ранее;
• работник может быть просто не способен четко и логично выражать свои мысли.

(в) Обсуждение с руководителем среднего звена — это также неизбежная составляющая при работе над должностной инструкцией, хотя ее ценность определяется следующим:

• руководители среднего звена часто на удивление мало знакомы с деталями работы, выполняемой их подопечными;
• кроме того, руководители среднего звена часто не имеют практического опыта выполнения работы, исполнение которой они контролируют;
• иногда их описание работы несет на себе отпечаток их личного отношения к работнику, в чьи обязанности входит ее выполнение;
• они могут также преувеличить обязанности и ответственность за описываемую работу с целью преувеличения собственной важности.

(г) Средства и предметы труда — изучение инструментов, рабочих материалов, станков, документов, средств коммуникации дает возможность проверить информацию, полученную другими методами, а также может подсказать, какие еще вопросы относительно работы следует задать.

(д) Материалы прочих исследований — их иногда можно привлечь для подкрепления выводов, например, отчеты об анализе рабочего времени, руководства по обучению, записи об авариях.

(е) «Сделай сам» — такой подход уместен при изучении некоторых видов работ, в течение некоторого времени исследователь лично выполняет изучаемые им должностные обязанности. Однако при этом он должен следить за тем, чтобы его описание не носило слишком субъективного характера и не было переполнено личными впечатлениями, например, если исследователь слабоват в математике, он может непреднамеренно преувеличить сложность выполнения бухгалтерских расчетов.

(ж) Анкеты используются в некоторых случаях, но они весьма ненадежны. От работника требуются письменные ответы на вопросы анкеты, но он может недоверчиво отнестись к анкете, не понять вопроса и потому дать неполный ответ.

(з) Рабочий ежедневник — используется в основном менеджерами и офисными работниками. Целый месяц исполнитель тщательно записывает все свои действия и намеченные в течение дня мероприятия. Затем дневник анализируется на предмет составления должностных обязанностей исполнителя и регулярности их выполнения. Если ежедневник ведется скрупулезно и аккуратно, он может стать весьма полезным источником; но очень часто исполнитель забывает заполнять его в начале рабочего дня и спохватывается только к обеду, лихорадочно вспоминая, что он делал с утра; в этом случае ежедневник даже может ввести исследователя в заблуждение.

Для того чтобы проанализировать должностные обязанности с достаточной степенью точности, необходимо использовать рассмотренные методы в сочетании, при этом каждый метод будет служить проверкой других методов.

 

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

(а) Должностная инструкция (характер выполняемой работы) — развернутое описание целей, сути и пределов работы, конкретных обязанностей по выполнению и границ ответственности исполнителя.

(б) Квалификационные требования — детальное описание физических и интеллектуальных видов деятельности, связанных с выполнением работы, а также, при необходимости, социальных и физических характеристик среды. Квалификационные требования, как правило, формулируются в виде описания поведения исполнителя, т.е. что он делает, какие знания использует при выполнении работы, на основании каких факторов дает оценки и суждения и в чем их смысл.

Развернутое описание — это все, что требуется для общего обсуждения должности (работы). Например, при исследовании комплектации штата в рамках планирования человеческих ресурсов не требуется детальное описание всех видов выполняемых работ. Должностная инструкция может включать следующие графы:

• название должности;
• пределы выполняемой работы;
• подотчетность;
• ответственность.

Для выполнения некоторых функций  кадровой работы требуется детальное  описание работ, выполняемых в рамках каждой должности, в том числе для:

• отбора персонала;
• продвижения;
• аттестации работников;
• установления нормативов выполнения;
• оценки сложности работы;
• обучения (подготовки).

Таким образом, для управления персоналом квалификационные требования представляют собой предмет основной важности, хотя они могут использоваться по усмотрению работников кадровой службы. Например, если между руководителем и подчиненными сложились напряженные отношения, последние могут использовать квалификационные требования (если они существуют в компании как официально принятый документ) как оружие самозащиты при отказе от выполнения обязанностей, не соответствующих квалификационным требованиям.

Мало в каких компаниях квалификационные требования остаются неизменными на протяжении длительного периода времени, поскольку частично они отражают организационные потребности (которые имеют тенденцию часто меняться), а частично представляют собой описание работы, выполняемой успешными работниками. По этой причине во многих компаниях предпочитают сохранять конфиденциальность квалификационных требований и предоставляют сотрудникам только копию характеристик выполняемой непосредственно ими работы.

Для квалификационных требований не существует стандартной структуры и разделов; считается, что их состав и структура могут варьироваться в зависимости от характера и типа работы, например, от того, является ли она физической или умственной, а также от характера организации.

В определении квалификационных требований наиболее важным является то, что они должны отражать реальную деятельность и поведение исполнителя. Например, квалификационные требования в отношении обязанностей могут вводить в заблуждение. Скажем, формулировка типа «Исполнитель несет ответственность за получение и накопление информации из дочерних компаний» может звучать очень внушительно, а между тем он может просто получать на свое имя стандартный перечень статистических данных об объеме продаж и переносить их в аналитическую базу данных.

По возможности квалификационные требования должны показывать, что именно делает исполнитель и при помощи чего. Желательно также хотя бы приблизительно указывать, какая доля рабочего времени уходит на выполнение каждого вида работы или группы работ и насколько часто требуется выполнение тех или иных обязанностей.

Квалификационные требования должны начинаться с описания характера  выполняемой работы (с должностной инструкции), далее должно следовать более детальное описание работы, вероятно, со следующими подзаголовками:

• основные обязанности и ожидаемые результаты;
• рутинные обязанности;
• периодические или разовые обязанности;
• условия работы;
• используемые материалы и оборудование;
• личные контакты.

 

3. НОРМЫ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ

В некоторых случаях необходимо заранее оговорить количество или качество выполняемой работы, которыми следует руководствоваться исполнителю. Как уже отмечалось, наиболее часто нормы производительности используются при аттестации или подготовке персонала. Оценка работника по окончании процесса обучения или во время нормальной работы требует наличия четких критериев, с которыми сопоставляются фактические показатели работника. Нормы производительности нужны и для некоторых систем оплаты труда.

Нормативы компетентности — это указание на то, что должен уметь делать исполнитель в конкретных рабочих ситуациях. В понятие компетентности обычно включается способность и готовность выполнять определенные задачи и переносить знания и мастерство с исполнения одного типа работы на другие. Личная компетентность — это индивидуальные характеристики, которые работники проявляют при выполнении работы, например, умение руководить или хорошие коммуникационные способности. Служебная компетентность — это уровень результативности и эффективности действий, которые следует продемонстрировать при выполнении работы.

Наиболее легко устанавливать нормы производительности, если речь идет о физическом труде. Можно установить норму выработки деталей (продуктов), количество заполненных за рабочий день документов или сделанных телефонных звонков в рамках сбытовой деятельности. Если работа представляет собой не один вид деятельности или вариации одного вида деятельности, например, если в течение рабочего дня изготовляются детали не одного, а нескольких типов, или абоненты, которым предназначены телефонные звонки по прямым продажам, рассредоточены по территории всей страны, то установление норм производительности, выраженных в количестве производимых действий, может только ввести в заблуждение. Норма производительности должна также предусматривать и определенный уровень качества выполняемой работы.

Таким образом, во многих случаях  установить нормы производительности гораздо труднее, чем может представляться на первый взгляд. Норматив выработки, предусматривающий выполнение целого набора рабочих операций, может относиться к гораздо более длительному периоду, чем один рабочий день; в него может также включаться субъективное суждение, например формулировка «удовлетворительно выполняет работу». Чтобы преодолеть подобные трудности, иногда представляется целесообразным выбрать из всего множества выполняемых работником операций несколько, и именно тех, которые должны быть выполнены на должном качественном уровне, чтобы вся работа считалась бы исполненной удовлетворительно. В результате тщательного анализа работы можно выявить эти несколько «показательных» операций или ключевых моментов, на которые можно установить нормативы, выражаемые в поддающемся учету поведении исполнителя.

Установление норм производительности для менеджеров и руководителей среднего звена достаточно трудная задача, поскольку их работа чрезвычайно разнообразна и требует в основном интеллектуальных, а не физических усилий.

В некоторых случаях, однако, в их работе могут быть очевидные  цели, например, менеджер по продажам должен достичь определенного минимального объема продаж, или руководитель среднего звена должен обеспечить время ожидания клиента в своем отделе ниже установленной продолжительности. Критерии подобного типа, которые аналогичны ключевым моментам или показательным операциям, описанным выше, особенно полезны, когда могут быть объективно оценены и находятся в пределах контроля того, кто осуществляет эту работу. Так, поставленная перед руководителем цель «обеспечить удовлетворительные трудовые отношения в пределах своего отдела» не имеет смысла, во-первых, из-за субъективности интерпретации понятия «удовлетворительные», а во-вторых, из-за того что качество трудовых отношений зависит от множества факторов, находящихся вне пределов контроля руководителя среднего звена.