Анализ системы управления и стратегических целей развития предприятия

С целью увеличения товарооборота в отчётном периоде проведено переоборудование магазина за счёт оборудования, ранее находившегося в эксплуатации в универмаге предприятия. В магазине переоборудованы отделы парфюмерии и косметики, галантереи, чулочно-носочных изделий, одежды, обуви, белья, отдел детских сорочек в результате переоборудования переведён на торговлю по методу самообслуживания на площади 8 кв. м., что позволило увеличить товарооборот в III квартале 2009 году по сравнению с аналогичным периодом прошлого года на 3,1%.

В отчётном периоде были приобретены две системы контроля выноса товаров (в комплекте с охранными ярлыками) на сумму 27 млн. рублей. Системы установлены в секциях «Канцтовары, игрушки» и «Одежда детская», что позволило работникам этих секций направлять основные усилия на непосредственное обслуживание покупателей.

В отчётном году службой организации торговли были заключены и исполнялись 101 договор на изготовление, поставку и монтаж оборудования, инвентаря, изготовление и размещение рекламы, оказание услуг, поставку декоративных материалов. Продолжена целенаправленная работа в предприятии по улучшению и совершенствованию ассортимента получаемых товаров, изучению конъюнктуры рынка, проведению маркетинговых исследований, анализу реализации и поставки товаров в динамике согласованию и поставке товаров, пользующихся спросом покупателей у поставщиков всех форм собственности, повышению их качества. Для этих целей с поставщиками непродовольственных товаров заключено свыше 2 тысяч договоров на поставку, в том числе 249 с промышленными предприятиями.

По виду передаваемых полномочий ООО «Торговый дом Миллениум» структура управления является линейной.

Данная структура характерна тем, что существует передача задач и полномочий от руководителя к подчиненному и далее к другим подчиненным и при этом образовались уровни управления. Основной характеристикой данной структуры является сосредоточение всех полномочий и всей информации в руках руководителя каждого уровня. Эта особенность линейной структуры определяет ее преимущество (быстрота принятия управленческих решений; легкость контроля) и недостатки (высокий уровень требований компетенции руководителя).

Данная структура является плоской линейной структурой, характеризующейся большим диапазоном управления и соответственно небольшим количеством уровней управления.

Еще одним моментом, влияющим на управленческую структуру, является норма управляемости (диапазон контроля), определяющая предельное число подчиненных, которыми можно эффективно руководить. С точки зрения знания руководителем подчиненных по имени и в лицо, величина нормы управляемости может достигать до 900 человек. На ООО «Торговый дом Миллениум» норма управляемости не превышает 10 человек. Данная норма управляемости позволяет руководителю поддерживать постоянные контакты с подчиненными, обмениваться с ними необходимой информацией, и более качественно выполнять свои функции. В то же время здесь опасность того, что он будет излишне вмешиваться в дела сотрудников и ограничивать свободу их поведения.

Распределение власти по организации характеризуется понятиями централизации и децентрализации. Децентрализация указывает, что власть широко распределена по всей организации. В то время как централизация означает, что власть удерживается на верхней ступени организации. Децентрализация включает организационные решения. Которые обеспечивают хорошо организованную деятельность путем разделения на части индивидуальных и групповых усилий. Абсолютная централизация и децентрализация редко существуют в организациях. Это скорее два крайних полюса; реальное положение находится на отрезке между ними.

Это положение обусловлено рядом факторов. Для ООО «Торговый дом Миллениум» характерно высокая централизация. На это повлияли как внешние, так и внутренние факторы. Внешние:

- в ООО «Торговый дом Миллениум» установился определенных «круг» клиентов, изменение которого происходит по заранее известному сценарию;

- ООО «Торговый дом Миллениум» занимается однородной деятельностью;

- ООО «Торговый дом Миллениум» имеет большое конкурентное окружение.

В связи с этими внешними факторами нужна четкая отлаженная система с удержанием власти на уровне начальника управления. Внутренние факторы:

- небольшой размер организации;

- необходимость постоянного  контроля.

 

2.2 Анализ сложившейся  системы целей в ООО «Торговый дом Миллениум»

 

Основная общая цель организации обозначается как миссия, и все остальные цели вырабатываются для ее осуществления.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных уровнях развития. Формирование миссии включает в себя:

- Задача предприятия с точки зрения его основных услуг или изделий, его основных рынков и основных технологий

- Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы предприятия

- Культура организации. Какого типа рабочий климат существует внутри предприятия?

В миссию ООО «Торговый дом Миллениум» также входит задача определения основных потребностей потребителей и их эффективного удовлетворения для создания клиентуры в поддержку фирмы в будущем.

Некоторые руководители никогда не заботятся о выборе и формулировании миссии своей организации. Часто эта миссия кажется для них очевидной. Если спросить типичного представителя мелкого предпринимательства, в чем его миссия, ответом, вероятно, будет: ”Конечно, получать прибыль”. Но если тщательно обдумать этот вопрос, то, несоответствие выбора прибыли в качестве общей миссии становится ясным, хотя, несомненно, она является существенной целью [15, c.97].

Прибыль представляет собой полностью внутреннюю проблему предприятия. Поскольку организация является открытой системой, она может выжить, в конечном счете, только, если будет удовлетворять какую-то потребность, находящуюся вне ее самой. Чтобы заработать прибыль, необходимую ей для выживания, фирма должна следить за средой, в которой функционирует. Поэтому именно в окружающей среде руководство подыскивает общую цель организации. Необходимость выбора миссии была признана выдающимися руководителями задолго до разработки теории систем. Генри Форд, руководитель, хорошо понимающий значение прибыли, определил миссию “Форд” как предоставление людям дешевого транспорта.

Выбор такой узкой миссии организации, как прибыль, ограничивает возможность руководства изучать допустимые альтернативы при принятии решения. В результате ключевые факторы могут быть не рассмотрены и последующие решения могли привести к низкому уровню эффективности

Общепроизводственные цели формулируются и устанавливаются на основе общей миссии предприятия и определенных ценностей и целей, на которые ориентируется высшее руководство. Чтобы внести истинный вклад в успех предприятия, цели должны обладать рядом характеристик:

- конкретные и измеримые цели (это позволяет создать четкую базу отсчета для последующих решений и оценки хода работы).

- ориентация целей во времени (здесь необходимо уяснить не только, что фирма хочет осуществить, но также когда должен быть достигнут результат).

- достижимые цели (служит повышению эффективности организации; установление же трудно достижимой цели может привести к катастрофическим результатам).

Цели будут значимой частью процесса стратегического управления только в том случае, если высшее руководство правильно их сформулирует, эффективно институционализирует, проинформирует о них и стимулирует их осуществление во всей организации.

Проведённый анализ внутренней среды деятельности ООО «Торговый дом Миллениум» показал, что на предприятии нет системы планирования, нет стратегических целей, принципов управления, слабый маркетинг. Анализ внешней среды выявил перспективные направления, в которых фирма может добиться успеха, и угрозы, которые могут существенно ухудшить работу организации.

Долгосрочные цели, на которые ООО «Торговый дом Миллениум» будет постоянно ориентироваться представлены ниже:

- Обеспечение рентабельности на уровне 15% годовых, учитывая инфляцию.

- Стать официальным продавцом других популярных марок.

- Поддерживать имидж надёжной и стабильной фирмы.

- Стоимость продукции на уровне доступном обычному потребителю.

Краткосрочные цели устанавливаются для отдельных подразделений. Такие цели носят характер конкретных задач, решая которые в соответствии с выбранной миссией па предприятии достигаются более глобальные долгосрочные цели.

Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее - установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.

1. Сильные стороны ООО «Торговый дом Миллениум»:
1. Сильный руководящий состав. Руководители предприятия имеют опыт работы в сфере торговли.
2. Финансовая независимость. Фирма не имеет долгов перед поставщиками, нет не погашенных кредитов и других долгосрочных обязательств, поддерживается жесткая финансовая дисциплина. Кроме того, предприятие способно к небольшим инновациям.
3. Квалифицированные рабочие. Квалификация и опыт работы сотрудников позволяет предприятию ориентироваться на массового клиента.
4. Хорошая репутация. Есть постоянные клиенты - крупные оптовые базы по всей территории, а также мелкооптовые и частные организации.
5. Конкурентоспособность. Минимизация издержек позволяют предприятию вести ценовую конкуренцию.
6. Благоприятный микроклимат. Атмосферу внутри коллектива можно назвать дружественной.
2. Слабые стороны ООО «Торговый дом Миллениум»:
1. Отсутствие системы стратегического планирования. Все решения принимаются без чётко выраженной стратегии.
2. Сезонная зависимость. Наблюдается ухудшение финансовых показателей в летний период. В это время количество реализуемой продукции и уменьшается в 1.5-2 раза, а издержки наоборот увеличиваются, так как приходится нести дополнительные расходы по рекламе и др..
3. Узкий спектр услуг. Предприятие специализируется на определенных товарных группах. Многих клиентов не устраивает то, что им приходится часть продукции приобретать у других фирм.
4. Слабый маркетинг. Все делается методом проб и ошибок, основываясь на опыте и интуиции.
5. Незначительные финансовые резервы. Крупное расширение потребует таких средств, которые предприятие не в состоянии быстро изыскать. Под кредит нет соответствующего обеспечения и ставки слишком высоки для растущего предприятия.
6. Нет службы безопасности. Предприятие нуждается в целой системе по обеспечению безопасной жизнедеятельности, как то: сигнализация, охранники, работа с кадрами и др.
3. Возможности внешней среды ООО «Торговый дом Миллениум»:
1. Увеличение спроса на недорогие товары. Этот спрос носит сезонный характер - летом падает.
2. Привлечение большего количества клиентов путём формирования собственного имиджа, так как внешне привлекательные фирмы ориентируются на состоятельных клиентов при таком же качестве продукции.
3. Можно работать под одной известной маркой товара (в том числе как способ формирования имиджа). Этому способствует то, что рынок не структурирован. Новых товаров продается относительно не много и торговля ими требует отвлечения значительных денежных средств, поэтому можно продавать только определенную группу товара, делая акцент на одну марку, но, не отказываясь от других.
4. Слабо развит рынок новейших недорогих товаров. Эта область слабо представлена фирмами, а между тем покупатель чаще всего в состоянии приобрести только недорогой товар.
5. Возможность сменить арендодателя. В настоящий период много простаивающих государственных предприятий. Этот факт говорит о том, что можно найти для аренды другие, более подходящие площади, но, скорее всего, придется вкладывать средства в их подготовку.
6. Низкое качество товара у конкурентов. Таким образом, если предприятие улучшит качество своей продукции.
4. Угрозы внешней среды ООО «Торговый дом Миллениум»:
1. Усиление государственного контроля. В последние годы вес сильнее ощущается давление и притеснение коммерческих организаций со стороны исполнительной власти. Некоторые указы и постановления противоречат законам, но развязывают руки чиновникам на местах. Распространена практика «обратной силы» подзаконных актов. Вводятся новые сборы и постоянно меняются ставки существующих. В общем, государство проводит фискальную политику в отношении предприятий особенно частной формы собственности.
2. Рост конкуренции. Всё заметнее ощущается стремление других фирм войти в торговый бизнес, некоторые просто хотят выйти из подполья, а также есть желание у мелких организаций и частных предпринимателей расширить свою деятельность.
3. Криминогенностъ среды. Предприятие постоянно испытывает на себе интерес криминальных структур.
4. Потеря производственных площадей. Не исключён отказ арендодателя от своих обязательств вследствие нажима с верху, по собственной прихоти или под давлением конкурентов.
5. Увеличение издержек, как вследствие роста цен на энергоносители и коммунальные услуги, так и вследствие увеличения арендной платы. Норматив арендной платы доводится государственным предприятиям сверху.
6. Нестабильная политическая ситуация. На фоне постоянных кадровых перестановок, на высшем уровне власти в обществе нагнетается негативное отношение к предпринимательству и всему частному бизнесу.

Используя результаты исследования сильных и слабых сторон, разрабатывается стратегия, которая позволит воспользоваться возможностями и смягчить или избежать последствий от угроз внешней среды.

Предприятие, используя свои сильные стороны 1.3 (квалифицированные рабочие), 1.4 (хорошая репутация), 1.5 (конкурентоспособность), должно эффективнее всего реализовать возможности 3.2 (привлечение большего количества клиентов), 3.3 (можно работать под одной известной маркой), 3.4 (слабо развит рынок).

Согласно проведенного анализа наибольшую опасность для предприятия представляют угрозы 4.4 (потеря производственных площадей), 4.2 (рост конкуренции), 4.3 (криминогенность среды).

Прежде всего, предприятию необходимо усилить свои слабые стороны, часть из которых (2.1 - отсутствие системы планирования, 2.4 - слабый маркетинг. 2.6 - нет службы безопасности) легко решаются при введении в структуру соответствующих подразделении.

Для предупреждения возможных угроз и смягчения последствий от них предприятию необходимо вести работу в области изучения рынка и поведения конкурентов, безопасности, финансов, кадров. Проведённый анализ среды показал, что на ООО «Торговый дом Миллениум» организационная структура имеет упрощенный вид и не позволяет предприятию уверенно осуществлять свою деятельность.

Формирование стратегии ООО «Торговый дом Миллениум» в целом приобретает все большее значение. Это касается приоритетности решаемых проблем, определения структуры фирмы, обоснованности капиталовложений, координации и интеграции стратегий.

В целом стратегию предприятия можно сформулировать как: «Работа с клиентом среднего класса, постоянно расширяя номенклатуру товара и продвижение на рынке».

Реализацию такой стратегии можно выполнять в следующей последовательности:

1. Довести до сведения  начальников отделов стратегию  предприятия.

2. Сформировать в течении  двух месяцев новую организационную  структуру в следующем порядке: сформировать отдел маркетинга, сформировать отдел обеспечения, отдел безопасности.

3. Предупредить реализацию  угрозы 4.6, действуя в двух направлениях: улучшение отношений с арендодателем и поиск новых помещений.

4. Готовиться и постепенно  проводить расширение торгового отдела, увеличивая номенклатуру товара.

 

2.3 Совершенствование  управления предприятием на основе  целевого подхода

 

Для выполнения стратегии перед подразделениями должны ставится конкретные цели.

 

Таблица 2