Аудит, оценка персонала, система качества и управления персоналом

 

Заказчиком может быть:

• организация, желающая проаудитировать собственную систему качества на соответствие определенному стандарту,

• потребитель, желающий проаудитировать систему качества поставщика с помощью собственных специалистов или специалистов третьей стороны,
• независимая организация, уполномоченная определить, обеспечивает ли система качества соответствующее управление предоставляемыми продукцией или услугами (такими, как продовольствие, лекарства, ядерная энергетика),
• независимая организация, аккредитованная для проведения аудита с целью внесения аудитируемой организации в официальный реестр.

Аудитируемая (проверяемая) организация или аудитируемое (проверяемое) подразделение — организация или подразделение, где проводится аудит.

Аудитор — специалист, имеющий квалификацию для аудита системы качества. Необходимо отметить, что аудитор по системе качества — это не просто специалист, а специалист, способный проводить анализ и оценку таких объектов в области качества, которые не поддаются непосредственному измерению. Именно эта способность отличает аудитора, например, от специалиста службы технического контроля.

Аудитора, являющегося  сотрудником предприятия, принято  называть внутренним аудитором. В отличие от него внешний аудитор — сотрудник сторонней (специализированной или заинтересованной) организации. В должностных функциях этих аудиторов имеются определенные различия. Так, например, внешний аудитор должен только фиксировать обнаруженные им несоответствия, а внутренний аудитор, кроме этого, должен еще участвовать в анализе причин выявленных несоответствий и выработке мер по их устранению.

Аудитор, назначенный  для руководства аудитом, является главным аудитором, (если аудит проводит один аудитор, то он выполняет функции главного аудитора).

Главный аудитор несет  полную ответственность за все этапы  аудита. Он должен быть компетентным и  опытным в области общего руководства  качеством, а также должен быть наделен  полномочиями принимать окончательные решения в спорных ситуациях, возникающих в ходе аудита.

Схема взаимодействия участников аудита системы качества показана на рисунке 2

 

 

 

 

 

Рисунок 2 – Схема взаимодействия участников аудита системы качества

 

Аудит качества на предприятии (Quality Audit) - это процесс систематического изучения системы качества, осуществляемый внутренними или внешними аудиторами. Это важная часть организации системы менеджмента качества и является ключевым элементом в ISO стандарту ISO 9001. С введением понятия "Система управления качеством", относящегося ко всей работе предприятия, возникла необходимость эффективной оценки этой системы, для чего и служит рассматриваемый термин. Согласно ЕN ISO 8402, аудит качества –  это систематическое и независимое исследование с целью определить, отвечают ли результаты деятельности запланированным требованиям и задачам; выполняются ли эти требования на практике, и соответствуют ли они поставленным целям. Различают следующие методы оценки:

Внутренняя оценка силами самого предприятия (First Party Audits) выполняется с целью проверить систему и усилить ее слабые места.

Внешняя оценка силами одного из партнеров (Second Party Audits). Положительный аудит силами внешних экспертов подтверждает качественный потенциал поставщиков. По действующим ранее положениям проверка осуществлялась одним из действующих партнеров. В этом случае часто оказывалось, что одно и то же предприятие, будучи поставщиком многих компаний, вынуждено было проводить ежегодно многочисленные проверки, требующие много времени и затрат.

Внешняя оценка силами независимых  специалистов (Second Party Audits). После введения международного стандарта стало возможным выполнять аудит силами независимых экспертов, посредством так называемых органов сертификации. Аудит предприятия проводится отныне силами сотрудников официально признанной, аккредитованной инстанции.

Сертификация / повторный аудит (Third Party Audits).

В EN 45003 дается следующее толкование понятию аккредитация: "Это метод, посредством которого некоторая значительная инстанция формально признает, что некоторая другая инстанция или физическое лицо обладает достаточной компетенцией, чтобы выполнять определенные задачи". Существует множество национальных и международных органов по сертификации. Для предоставления услуг по сертификации организация должна соответствовать требованиям ИСО 17021 «Оценка соответствия. Требования к органам, осуществляющим аудит и сертификацию систем менеджмента», она должна быть зарегистрирована в соответствии с российским законодательством. При сертификации системы менеджмента качества аккредитованная организация проверяет СМК на ее соответствие положениям стандарта и при наличии соответствия выдает сертификат. От аудита качества требуется фактическая проверка рабочих мест и наблюдение за проведением работ.

2.Аудит в области  управления человеческими ресурсами  (цели, задачи, формы проведения, результаты);

 

В результате исследования отечественного и зарубежного опыта  аудита управления персоналом определено: аудит в сфере управления персоналом  является сложившимся явлением в мировой практике, но для российской экономики это явление новое и его определение ещё не устоялось. Существование различных концепций аудита показывает, что данный термин и методология еще находятся в развитии. 

Суть аудита - диагностика причин возникающих в организации проблем, оценка  их важности и возможностей разрешения, разработка конкретных рекомендаций по их разрешению для организации.    

Предметом аудита может стать  организационно-экономическая проблема или их совокупность, связанная с функциональной деятельностью организации - финансово-хозяйственная деятельностью, менеджментом, социально-трудовой сферой. и т. п.    

 Основная задача аудита - обеспечение организации аналитической информацией на основе проведенного диагностического исследования , которое позволяет определить пути решения ситуационной проблемы, установить, обладает ли организация необходимыми материальными и финансовыми ресурсами, квалифицированным менеджментом, необходимыми для решения проблемы.

Аудит в сфере управления персоналом классифицируется: по периодичности проведения, по полноте охвата изучаемых объектов, по методике анализа, по уровням проведения по способам проверки;

Процедура  проведения аудита в сфере управления персоналом  имеет 4 этапа: подготовительный, сбора информации, обработки и анализа информации, формирования выводов и рекомендаций, и характеризуется  разнообразием методических и практических подходов и  набором группы методов для каждого этапа;

В изученных подходах  и сформированных методиках развиты определенные аспекты аудита  управления персоналом, при этом отсутствуют другие, не позволяющие предстать аудиту в виде целостной системы дающей объективную оценку  состояния управления персоналом организации.

Система аудита управления персоналом организации (САУПО) -совокупность  взаимосвязанных элементов, комплекс которых  позволяет обеспечить независимый процесс сбора и оценки информации  о   состоянии  управления персоналом организации , разработку  мероприятий по повышению эффективности, в целях: максимально полного и объективного информирования заинтересованных лиц , повышения качества принятия управленческих решений, и достижения целей организации.

Для формирования  САУПО возможно использование исследовательских подходов: сравнительный подход, привлечение внешних экспертов, статистический подход, подход соответствия, МВО подход.

При  формировании САУПО могут быть использованы следующие подходы к разработке методик: управленческий подход, нормативно-правовой подход, специальный подход, отраслевой подход.    Система   аудита управления персоналом  организации,    на рисунке 2.  

 

 

 
 

 

Рисунок 2  «Система аудита  управления персоналом»  

Как  система САУПО обладает  свойствами систем: целостностью, делимостью, синергией, имеет вход (предпосылки) и выход (повышение эффективности).  В системе управления организаций, с одной стороны, может выступать как  подсистема в составе системы управления персоналом организации, с другой стороны как  подсистема в составе  подсистемы контроля в системе управления организацией.

Исходя из определения  САУПО, данная система является  комплексным методом оценки состояния управления персоналом организации.

Основой философии формирования системы аудита управления персоналом в рамках управленческого аудита является вопрос: какое состояние должно иметь  управление персоналом, чтобы наиболее эффективно и с наименьшими затратами реализовать выбранную стратегию. Исходя из вышесказанного, в рамках концепции сформированы цели и задачи САУПО:

-Целью    формирования     системы  аудита    управления  персоналом, является повышение эффективности управления организации. 

-Задачи, стоящие перед  САУПО: выявление проблем, обеспечение соответствия УП стратегии организации и состояния внешней и внутренней среды, требованиям законодательства, установленным  запланированным показателям; оптимизация УП; повышение эффективности УП;  осуществление перспективного планирования УП; повышение эффективности управления организации; усиление профессионального имиджа службы управления персоналом.

В основу  системы  аудита управления персоналом в организации (САУПО)  положены принципы - правила формирования САУПО.

Система данных принципов  складывается из принципов аудита персонала, полученных в результате исследования теоретических источников по вопросам: этики поведения, независимости, профессионализма, комплексности, оперативности, многоаспектности, согласованности, гибкости и направленности.

Система показателей  и методик оценки эффективности  управления персоналом организации, включает в себя:

1) направления и показатели:  по аудиту внешней эффективности УП, который включает в себя анализ факторов влияния внешней и внутренней среды, влияющих на УП;  аудит организационной структуры управления. По аудиту внутренней эффективности УП, который включает в себя: аудит трудового потенциала организации; аудит функций управления персоналом; аудит  качества линейного управленческого воздействия; аудит подразделения по управлению персоналом; аудит ресурсного обеспечения управления персоналом организации.

2)  комплекс методик:

- интегральной  качественной оценки состояния управления персоналом организации. Данная методика разработана в рамках диссертационного исследования, позволяет определить интегральный показатель  эффективности управления персоналом на основе  интегральных показателей, полученных при оценке внешней и внутренней эффективности УП.

- оценки экономической  эффективности управления персоналом  в рамках анализа экономической эффективности деятельности организации. Данная методика разработана в  диссертационном исследовании на основе методики экономического анализа.  В результате применения методики определяется взаимосвязь экономических показателей деятельности организации и  показателей управления персоналом, дается оценка  эффективности деятельности организации.

- оценки  стоимости человеческого капитала. Данная методика получена в рамках диссертации в результате исследования и усовершенствования методик по расчету стоимости человеческого капитала, позволяет определить стоимость человеческого капитала организации с учетом  качества управления персоналом организации.

-  оценки возврата инвестиций  в систему управления персоналом  и оценки экономической состоятельности инвестиций в управление персоналом - автор предлагает использовать сложившуюся  теорию и практику  по данному вопросу.

Предлагаемая система  показателей и методик, позволяет   комплексно оценить управление персоналом, дать качественную и количественную оценку состояния  управления персоналом организации. Позволяют определить неотъемлемый риск,  риск средств контроля,  риск необнаружения, а мультипликативная модель, позволяет оценить аудиторский риск. Минимизация рисков возможна  четким регламентированием  процедур аудита, процедур оценки риска, выбором  квалифицированных специалистов, проведением разъяснительной работы среди персонала организации,  вовлечением персонала организации разного уровня в процесс, формированием положительного отношения  к возможностям и перспективам   аудита управления персоналом организации.

Сформированная форма и содержание  для аудиторского заключения, включает в себя: наименование документа, адресат, формальные признаки аудитора, формальные признаки  аудируемого лица,  водную часть, сферу аудита, мнение аудитора, дату аудиторского заключения, подпись аудитора, приложения.

Разработанная форма  для оформления  аудиторского мнения при проведении  аудита управления персоналом в рамках САУПО, содержит аудиторское мнение по направлениям аудита: полученный результат оценки, определение состояния УП по направлению исследования, выделенные достоинства, недостатки, возможности угрозы и рекомендации по сделанным выводам. 

3. Аудит системы управления персонала

Комплексный аудит системы  управления персоналом является трудоемким процессом, в который включено большое количество субъектов аудита, поэтому организацию работы по его проведению целесообразно начать с разделения обязанностей между субъектами по проведению аудита отдельных элементов системы управления персоналом. Например, высшее руководство осуществляет анализ факторов внешней и внутренней среды, влияющих на управление персоналом в организации, консультанты и представители профсоюза оценивают состояние взаимосвязей системы управления персоналом с другими подсистемами управления организацией и всей системой в целом, а также выявляют противоречия в интересах субъектов управления персоналом, оценивают уровень гармонизации социально-трудовых отношений. Служба управления персоналом организует весь процесс аудита, готовит методики и инструментарий, консультирует участников аудита по вопросам его проведения, оказывает помощь в проведении специальных исследований, регулирует потоки поступающей информации, обобщает ее и анализирует. Линейные руководители проводят аудит трудового потенциала, организации трудовых процессов и функций управления персоналом в своих подразделениях. Полученную информацию служба обобщает и анализирует с учетом взаимосвязи элементов системы управления персоналом, ее ресурсного обеспечения и дает промежуточное заключение об уровне управления персоналом в организации.[4, с.89] Аудиторская группа (высшее руководство, консультанты, руководитель службы УП), обобщив и проанализировав всю информацию об управлении персоналом, оформляет аудиторское заключение. В каждой конкретной организации распределение обязанностей по проведению аудита может быть различным, но его проведение силами только службы управления персоналом малоэффективно. Во-первых, это трудоемкий процесс, а во-вторых, службе, организующей и выполняющей работу по управлению персоналом, трудно абстрагироваться и оценить результаты своей деятельности объективно.