Аутсорсинг

Аутсорсинг

Многие компании в своей  деятельности сталкиваются с ситуациями, когда коллектив перегружен, принимать  в штат нового сотрудника нерентабельно, а работа должна быть выполнена профессионально  и вовремя. В таком случае может  помочь лизинг персонала.

Справка о разновидности  аутсорсинга (аутстаффинга) сотрудников

Аутсорсинг (аутстаффинг) персонала в настоящее время не очень хорошо развит в Украине, и его терминология пока не устоялась, поэтому на практике может применяться несколько наименований этого процесса. Самые распространенные:

• Лизинг персонала - аренда персонала на долгосрочной основе. Компания-наниматель оплачивает только услуги агентства-лизингодателя, не связывая себя с сотрудником юридическими отношениями. Специалист числится в штате компании-лизингодателя.
• Temporary staffing - набор персонала на краткосрочный период (обычно до трех месяцев). Чаще всего эта услуга востребована при проведении маркетинговых мероприятий или выполнении небольших проектов. Подбор специалиста производит рекрутинговое агентство, и оно же несет ответственность за сотрудника.
• Аутстаффинг персонала - аутсорсинговая компания принимает в свой штат уже работающего в клиентской компании специалиста. При этом ответственность несут обе стороны, а формальную работу (оформление трудовой книжки, отчисление налогов и т. д.) берет на себя агентство-лизингодатель.
• Аутсорсинг персонала - покупка не труда определенного специалиста, а услуги, которая необходима компании в конкретный период времени. Перечень вопросов, который можно решить таким образом достаточно большой. В основном это касается решения задач, не связанных с профильной деятельностью компании-заказчика.

Понятие аутсорсинга (аутстаффинга) персонала все более уверенно внедряется в лексикон управленческой деятельности отечественных компаний. Хотя его практическое использование в Украине встречается пока относительно редко, в то время как в США и Западной Европе аутсорсинг (аутстаффинг) персонала относится к числу достаточно быстро развивающихся направлений, приносящий аутсорсинговым компаниям доход более $60 млрд. в год.

Так что же это за процесс и какие преимущества он может предоставить отечественным организациям?

Мода или необходимость?

Термин «аутсорсинг (аутстаффинг) персонала» появился в обиходе относительно недавно, хотя, по сути, многие компании с незапамятных времен использовали определенные его возможности в практической деятельности. Например, привлечение специалистов со стороны на срочную или сезонную работу, на выполнение отдельного проекта и т. д. Как правило, с такими людьми заключались временные трудовые соглашения.

В настоящее время необходимость  в аутсорсинге (аутстаффинге) персонала возрастает. Планируя бизнес-процессы и реализовывая намеченные планы, компании заранее, а во многих случаях, и «по факту» выделяют те задачи, которые не будут являться или не являются постоянными в течение достаточно продолжительного периода времени, скажем, в течение года или более. Например, в финансово-экономической области - это проведение внутреннего аудита, в управлении персоналом - программы реструктуризации, в области информационных технологий - разработка и внедрение соответствующего программного обеспечения и т. д.

Перечень всех возможных  задач, которые компании реализовывают  не на постоянной основе, может быть значительно более широким и  разнообразным. Их возникновение обусловлено  решением как текущих вопросов жизнедеятельности компании, так и экстренных проблем, возникших в силу непредвиденного ухода высококвалифицированного сотрудника, противоправных действий третьих лиц и прочее. Кроме этого, иногда потребность в специалистах со стороны возникает при разработке и внедрении программ развития организации (производство нового продукта, выведение на рынок нового бренда и т. д.), быстрого продвижения определенных направлений деятельности компании и прочее.

Необходимость в аутсорсинге (аутстаффинге) персонала может также возникать и при казалось бы рядовых обстоятельствах, например отпуск штатных сотрудников, приходящийся на внедрение нового проекта.

В таких ситуациях принимать  в штат компании специалиста, который  будет выполнять непостоянную задачу, как правило, является невыгодным. В  связи с этим, временные задачи организация в первую очередь  старается перераспределить на кого-либо из штатных сотрудников. Но сделать  это полностью, как правило, не удается  никогда в силу различного рода причин - отсутствия высококвалифицированного персонала по нужному направлению, перегруженности сотрудников и  т. д.

Именно поэтому привлечение  сторонних исполнителей временных  задач почти всегда является необходимым. В их лице могут выступать не только отдельные специалисты (с включением или без включения в штат компании на временной основе), но и компании, специализирующиеся на выполнении соответствующих  операций. Этот процесс и является лизингом персонала в широком  смысле этого слова. В узком понимании - это привлечение специалистов со стороны исключительно из аутсорсинговой компании или через нее.

Конечно, как и любой  бизнес-процесс, аутсорсинг (аутстаффинг) персонала имеет свои плюсы и минусы, а также требует определенных предварительных расчетов и финансовых затрат.

А в чем же выгода?

Преимуществ привлечения сторонних исполнителей для выполнения временных задач компании немало. Например, при необходимости компания может получить специалиста определенной квалификации в любое время и за короткий срок, при этом практически не увеличивая затрат на компенсационные пакеты персонала. А если временный сотрудник по каким-то параметрам не подходит для выполнения той или иной деятельности, его можно быстро и без дополнительных вложений обменять. Кроме этого объем кадрового делопроизводства компании уменьшается, что при огромной и постоянной загрузке сотрудников организаций имеет немалое значение.

Разумеется, даже при всех положительных характеристиках  процесса аутсорсинга сотрудников, прибегать к нему необходимо при условии, что поручать выполнение «временных задач» какой-либо другой организации нерентабельно или просто невозможно в силу их отсутствия. Например, нет компаний, которые могут и готовы профессионально построить эффективную дистрибьюторскую сеть в Украине, скажем, по продаже какой-то продукции. Поэтому единственным решением возникшей проблемы является привлечение высококлассного специалиста со стороны. Общие затраты в этом случае определяются суммой заработной платы сотрудника, взятого в аутсорсинг, а также вознаграждением аутсорсинговой компании.

Затраты на аутсорсинг (аутстаффинг)

Общие затраты на аутсорсинг одного сотрудника рассчитываются в соответствии со следующей зависимостью.

Sp=Ss+Sk=KpxSmxKm + PrxKpxSmxKm,

где Sp - общие затраты на аутсорсинг одного сотрудника;

Ss - сумма затрат на заработную плату специалиста, взятого в лизинг;

Sk - затраты на вознаграждение аутсорсинговой компании;

Sm - среднерыночное значение месячной заработной платы соответствующей категории специалистов;

Km - количество месяцев аутсорсинга сотрудника;

Kp - повышающий коэффициент заработной платы аутсорсингового сотрудника (от 1,5 до 2,5);

Pr - процент от заработной платы для расчета с аутсорсинговой компанией (от 20 до 35 %).

Формула показывает, что общие затраты  на аутсорсинг (аутстаффинг) персонала могут достигать достаточно ощутимых значений. Поэтому его использование требует предварительной внимательной оценки финансовой необходимости. Эта оценка проводится на основе сравнения затрат на лизинг конкретного специалиста для выполнения проекта и затрат на принятие сотрудника в штат для осуществления этой же деятельности. Разумеется, их сравнение должно производиться только при условии, что и новыми и лизинговыми сотрудниками будут достигнуты требуемые результаты работ (оценивается совокупность количественных и качественных показателей).

Затраты на аутсорсинг следует считать однозначно целесообразными, если значение Sp будет меньше значения So (затраты на выполнение аналогичных работ новым сотрудником, принятым в штат на постоянной основе).

Может показаться, что на практике гораздо выгоднее нанять сотрудника на постоянную работу и не тратить  деньги на дополнительные выплаты и  комиссионное вознаграждение аутсорсинговой компании. Но после проведения соответствующих расчетов, как правило, оказывается, что общие затраты на лизинг одного специалиста меньше, чем затраты на сотрудника, включенного в штат компании на постоянной основе и выполняющего аналогичные функции. Это обусловлено тем, что штатный персонал обычно менее опытен, чем лизинговые специалисты, и на достижение требуемого уровня квалификации новым сотрудникам необходимо время, превышающее период лизинга в 2 - 2,5 раза.

Все эти нюансы в той  или иной степени присущи лизингу  персонала во всем мире, но в Украине  существует ряд собственных отличительных  моментов, обусловленных национальными  и экономическими особенностями.

Следуйщая информация будет основыватся на даных кадрового холдинга АНКОР в Украине, который провел исследование на тему «Эволюция Аутсорсинга. Анализ востребованности и оценка качества услуг».

Холдинг АНКОР — крупнейшая кадровая компания в СНГ. С 1990 года АНКОР специализируется в области поиска, подбора персонала и лизинга персонала. В настоящее время сеть холдинга включает более 40 офисов Украине, России Казахстане, Беларусии. АНКОР является частной акционерной холдинговой компанией со 100% российским капиталом.

Исследование проводилось  среди руководителей различного уровня из иностранных и украинских компаний, осуществляющих свою деятельность на территории Украины. 

В рамках исследования была проанализирована потребность компаний в аутсорсинге.

Бизнес-процессы, передаваемые на аутсорсинг

 

Рисунок 2. Рейтинг аутсорсинговых бизнес-процессов.

 Опрошенные обозначили обозначили, что их компании-работодатели передают на аутсорсинг бизнес-процессы, среди которых IT - услуги занимают 40,5%, логистика – 35,1%, ресурсное обеспечение производственных процессов – 27%, маркетинговые услуги – 21,6%, рекрутмент – 18,9%, бухгалтерский учет – 13,5%, расчет заработных плат – 13,5%, обработка и систематизация информации – 8,1%, аутсорсинг медицинских представителей – 8,1%, учет кадров и кадровое делопроизводство – 5,4%, административные функции – 2,7% (Рис. 2)

 

Преимущества  от использования аутсорсинговых услуг

Опрос показал, что 41,2% респондентов считают основным преимуществом от использования  аутсорсинговых услуг экономию собственных ресурсов, 37,6% респондентов отметили оптимизацию и ускорение бизнес-процессов, 32,9% считают, что их бизнес стал более эффективен, 14,1% отметили улучшение качества и контроля рабочих процессов, 14,3% считают, что, благодаря аутсорсинговым компаниям они получают возможность использовать решения, основанные на последних достижениях отрасли.(рис.3)

 

Рисунок 3. Рейтинг преимуществ аутсорсинга бизнес-процессов для компании.

Уровень удовлетворенности услугами провайдеров  аутсорсинговых услуг

Респонденты оценили по 5-балльной шкале уровень удовлетворенности от сотрудничества с провайдерами аутсорсинговых услуг и первое место в рейтинге занял аутсорсинг функций обработки и систематизации информации (Data Input Outsourcing), получив 5 баллов из 5. За ним следуют аутсорсинг услуг по расчету заработных плат и аутсорсинг услуг по ведению бухгалтерского учета, которые получили по 4,8 балла. Равные оценки в 4,4 балла получили, также, аутсорсинг услуг по учету кадров и кадровому делопроизводству, IT-аутсорсинг и аутсорсинг административных функцій (Administrative Resources Management) (рис. 4).

 

Рисунок 4. Шкала удовлетворенности аутсорсинговыми услугами.

Рекомендации  респондентов провайдерам аутсорсинговых услуг

В своих ответах 27,3% респондентов обозначили, что провайдерам  не хватает профессионализма, 16,7 % респондентов указали, что необходим индивидуальный подход к каждому клиенту, а 13,6 % респондентов считают, что провайдеры недостаточно требовательны к качеству предоставляемых ими услуг (рис. 5).

  

Рисунок 5. Рекомендации респондентов для улучшения  качества работы провайдеров аутсорсинговых услуг.

В своих ответах  опрошенные представители крупных  украинских компаний указали, что наиболее ценные качества провайдеров – это  оперативность, ответственность за результат, понимание потребностей конкретно взятой компании, конфиденциальность, гибкость и надежность.

 

По словам Елены  Гриневой, директора кадрового холдинга АНКОР в Украине: «Мировая тенденция последних лет показывает, что аутсорсинг становится одним из основных инструментов конкурентной борьбы компаний, за счет оптимизации затрат. Провайдерам аутсорсинговых услуг необходимо сконцентрироваться на том, чтобы доносить информацию о своих услугах и возможностях для бизнеса максимально доступно, что позволит привлекать новых клиентов. Очень важно рассказать клиенту о том, что аутсорсинг непрофильных бизнес-процессов приводит к экономии его ресурсов в долгосрочном периоде, а также делает планирование затрат более предсказуемым».

Что касаеться сегодня, то в рейтинг 100 лучших компаний на мировом рынке аутсорсинга услуг, Global Outsourcing 100, созданный Международной Ассоциацией профессионалов аутсорсинга (IAOP), вошли четыре украинские IT-компании: Intetics, Luxoft, EPAM Systems и Miratech.

В отличие от стран Западной Европы и США в Украине практически нет чисто лизинговых компаний, которые предлагают в лизинг специалистов из числа своих штатных сотрудников. На практике, конечно, встречаются случаи, когда та или иная организация действительно передает своих штатных специалистов партнерским компаниям для выполнения временных работ. Однако их нельзя рассматривать как действительно лизинговые агентства, так как происходит обычное откомандировывание сотрудника для временного выполнения тех же услуг, которые сама компания предлагает на рынке. Например, лизинг юрисконсульта из юридической, бухгалтера из аудиторской, системного администратора из ИТ–компании.