Беседа как форма делового общения

ОБОУ СПО « Курский  государственный 

политехнический колледж »

 

 

Контрольная работа

по дисциплине « Менеджмент »

на тему: « Беседа как форма делового общения »

 

 

 

 

 

  

Выполнил:  Шаталова Ю.В.

                                                                                Проверил: Кишкина И.В.

 

 

 

Курск   2012

Содержание

1.Введение………………………………………………………………………3

2.Общая характеристика делового  общения …………………………………4

2.1.Понятие и сущность делового  общения…………………………………..5

2.2.Формы делового общения…………………………………………………7

3.Деловая беседа в  деятельности менеджера…………………………………9

4.Организация деловых  бесед в организации на примере………………….11

5.Список литературы………………………………………………………….16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                     Введение

 
           Деловая беседа является основной и наиболее распространенной формой делового общения. Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению. Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информации, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или небольшой группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут позволить собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем. Одна из главных задач деловой беседы – убедить партнера принять конкретные предложения.

 

Общая характеристика делового общения

 

Для достижения высокой  результативности практически в  любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения. 
          Самый массовый вид общения людей в социуме (обществе) - деловое общение. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего.

Изучением этики и  психологии переговорных процессов  занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей. Деловые беседы и переговоры осуществляются в вербальной форме (англ. verbal - словесный, устный). Это требует от участников общения не только грамотности, но и следования этике речевого общения.

Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношения) эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

Современный человек  должен в этой связи владеть наукой деловых отношений, уметь устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения с людьми, преодолевать противоречия, разрешать конфликты, брать на себя в случае необходимости роль посредника, должен уметь обращать свою деятельность во благо других людей, а также своей работы, своего дела.

В каждом сообществе, в каждой группе людей существуют свои нормы и представления о том, что и как можно говорить. В этом смысле трудно представить, что соискатель и оппонент на защите диссертации и мастер, принимающий у рабочего наряд на стройке, обмениваются одинаковыми репликами. Но как ни разнообразны и ни широки эти нормы, существуют некоторые единые для всех правила, нарушив которые, мы рискуем обидеть собеседника, либо не достигнуть желаемого результата.

 

 

 

Понятие и сущность делового общения

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

• нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);
• наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается  приветливое и предупредительное  отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

В деловом общении  помимо соблюдения этических норм важное значение имеет деловой этикет. Наиболее общее определение этикета таково: это установленный порядок поведения где-либо. Этикет, принимаемый как культура поведения, правила хорошего тона, социально одобряемые манеры, предписывает нормы поведения на работе, в гостях, в общественном транспорте, на деловых встречах. В практике деловых отношений есть масса стандартных ситуаций, для которых вырабатываются формы и правила поведения. Этот набор правил составляет этикет делового общения. Этикет-это в большей степени не внутренняя психологическая, а внешняя сторона делового общения. Деловой этикет обусловливает наиболее целесообразное поведение, способствующее успеху в деловых отношениях.

В Японии особенно хорошо понимают, что знание делового этикета, умение культурно себя вести часто  являются ключевыми условиями успеха в бизнесе. Японцы тратят на обучение хорошим манерам и консультации по вопросам этикета сотни миллионов долларов в год.    

В России далеко не все  деловые люди придают должное  значение этикету. У многих  заметен  дурной вкус в одежде, неумение подобрать  и носить аксессуары, отсутствует  чувство такта. А между тем, если хотят установить прочные деловые  отношения, особенно с зарубежными партнерами, то знание делового этикета просто необходимо; одежда, поведение предпринимателя, менеджера-это его визитная карточка. Этикет имеет исторический характер. Представляя собой, явление общественной культуры, этикет возник в период зарождения абсолютных монархий и выполнял роль возвеличивания царственных особ: императоров, королей, герцогов.

Во времена царствования Петра I стал насаждаться западный этикет. Бояре и дворяне по приказам царя должны были менять одежду, манеры и внешние формы поведения. В дальнейшем в России формировался этикет, который отвечал требованиям и особенностям национальной культуры.

В современном обществе число людей, посещающих разные страны, велико и всё время растёт, происходит сближение обычаев, нравов и этикетов. Если раньше для дворянства ориентирами хорошего поведения были испанский, а затем французский этикеты, то сегодня нормы поведения европейских народов настолько сблизились, что можно говорить о существовании общеевропейского кодекса хорошего тона практически не отличающегося от американского или русского кодексов хорошего тона. Здесь действуют основные правила и норы хорошего поведения:

• вежливость;
• простота;
• достоинство;
• хорошее воспитание.

Перечисленные характеристики находят выражение в манерах поведения человека, его внешне облике, речи, демонстрации отношения к другим людям. Это всё вместе составляет имидж делового человека - неотъемлемую часть культуры делового общения. Без соответствующего имиджа трудно рассчитывать на успехи в бизнесе, пользоваться достойной репутацией в деловых кругах.

Формы делового общения

Деловое общение реализуется  в различных формах:

• Деловая беседа;
• Деловые переговоры;
• Деловые совещания.

Деловая беседа - это разговор между двумя собеседниками. Общение, носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.                                                                                                              В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предлагает заключения договора или выработку обязательных для исполнения решений, более личностно ориентирована и происходит между представителями одной организации. Она может предварять переговоры или быть их составной частью. 

Деловые переговоры – это вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение проблемы. Они всегда предполагают, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично - расходятся. В иных случаях мы имеем дело совсем с другими видами взаимодействия. При полном совпадении интересов сторон обсуждение не требуется, участники просто переходят к сотрудничеству.

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания  происходит обмен информацией между  подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует  опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации  и проведения.

Деловое совещание —  способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

 

• сбор и переработка информации;
• координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;
• принятие решения.

 

Кроме своего прямого  назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников  пребывание на деловом совещании  — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются  коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.

 

 

Деловая беседа в деятельности менеджера

 

 Деловое общение особенно важно для менеджера. Репутация организации во многом зависит от того, насколько её сотрудники культурны и корректны в своём речевом поведении.

В деловом разговоре необходимо уметь дать ответ на любой вопрос, но с соблюдением меры. Так, вопрос «Как дела?» в деловом общении часто задаётся для того, чтобы приветствовать человека, и только зануда начнет серьёзно отвечать, как в действительности у него обстоят дела. Но ничего не ответить на подобные вопросы тоже считается невежливым. Деловое общение предписывает ответить приблизительно следующее: «Спасибо, всё нормально» и в свою очередь поинтересоваться: «Надеюсь, у вас тоже всё в порядке?»

К важнейшим правилам делового общения относится и уместное использование «ты – вы» форм. Их выбор определяется соотношением социальных статусов собеседников, степенью их знакомства, характером взаимоотношений, официальностью-неофициальностью обстановки. Деловое общение рекомендует в официальной обстановке даже с хорошо знакомым человеком использовать «вы - обращение».

Деловое общение предполагает знание и использование фраз, приятных для собеседника. Это речевые  знаки «поглаживания» и расположения. К «поглаживающим» относятся, например, такие:

• «Приветствую вас»
• «Удачи вам»
• «Всего хорошего»
• «Желаю успеха»

Знаки расположения также  широко применяются:

• «Салют»
• «Нет проблем»

Это психологические  приёмы, позволяющие вызвать положительную  оценку деятельности и деловых качеств  своего собеседника. К числу таких приёмов относится и комплимент. Вовремя и искренне сказанный комплимент улучшает самочувствие, воодушевляет, придает уверенность. Комплимент может выражать одобрение, положительную оценку деятельности в бизнесе, подчеркивать вкус в одежде, внешности, оценивать ум делового партнёра.