Деловая беседа и деловое совещание

Министерство образования и науки

Федеральное Государственное Бюджетное Образовательное Учреждение Высшего Профессионального Образования

«Санкт-Петербургский Государственный Университет Технологии и Дизайна»

Кафедра экономики и финансов

Контрольная работа по дисциплине: Деловые коммуникации

Тема 9: «Деловая беседа и деловое совещание»

Выполнила:

Студентка группы 1-ЭЗ-44с

Специальность 080200.62 (менеджмент)

Шифр зачетной книжки 1334089

Любинская Ксения Алексеевна

Проверил____________________________

(Фамилия, имя, отчество преподавателя) 

Санкт-Петербург

2013г

Содержание:

 

1. Введение………………………………………………………………..3
2. Что такое деловая беседа, собеседование и совещание……………..4
1. Деловая беседа……………………………………………………..4
2. Собеседование……………………………………………………...5
3. Совещание………………………………………………………….7
3. Заключение……………………………………………………………..9

Список использованной литературы……………………………………11

 

 

 

1. Введение

 

В жизни любой организации или предприятия виды делового общения занимают важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого - вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Деловые беседы и деловые совещания можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга целями, ради которых проводятся, формой контакта и числом участников, что предопределяет социально-психологические особенности их организации и проведения.

 

 

На любом собеседовании, совещании до соискателя или до партнеров доносится какая-то информация о рабочем месте, условиях труда, порядке работы, все это подкрепляется аргументами. По окончанию собеседования или совещания принимается решение кем-то единолично либо обоюдно всеми участниками собеседования.

 

Для обсуждения каких-либо проблем, их анализа и принятия решений существует совещание. По сути, это то же самое, что и собеседование, только совещание проводится между руководством и уже действующими сотрудниками, или между партнерами разных компаний. Благодаря совещанию анализируются проблемы, ошибки и вводятся различные корректировки и установки в рабочем процессе.

 

Собеседование и совещание – это общение между участниками конкретного процесса, только несут они в себе различные цели.

 

2. Что такое деловая беседа, собеседование и совещание

 

     Любое собеседование, деловая встреча, совещание – это неотъемлемая часть жизни любого гражданина. Любой человек рано или поздно сталкивается с элементарным понятием как собеседование. При приеме на работу, при получении какого-то задания, любой совершеннолетний или несовершеннолетний гражданин проходит эту процедуру. Зачем? Какие задачи и функции выполняет «собеседование»?

 

 

1. Деловая беседа

 

 Деловая беседа - это разговор между двумя собеседниками, следовательно ее участники должны принимать во внимание особенности друг друга (личность, мотивы, речевые характеристики), т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого взаимодействия партнеров.  
 В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный разговор для решения некоторых управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые имеют более жесткую структуру и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа не предлагает заключения договора или выработку обязательных для исполнения решений, более ориентирована на личности и происходит между представителями одной организации. Она может проходить до переговоров или быть их составной частью. 

К целям деловой беседы можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы активно действовать, с тем чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

При проведении деловых бесед желательно следовать правилам эффективного общения. Деловую беседу нужно строить на основе следующих важных принципов:

- моральный настройки на уровень собеседника, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи;

- правильная организация процесса беседы, что означает краткое изложение собеседниками информации по обсуждаемой теме, ведь лишняя информация осложняют усвоение самого главного;

- простота, четкость языка для понятности и доходчивости информации;

- тактичность, действительное  стремление понять точку зрения  собеседника, заинтересованность в  перспективах взаимоотношений.

 

2. Собеседование

 

     Собеседование – это первое деловое общение между работодателем и соискателем. Во многом, это собеседование играет важную роль, так как от качества ведения беседы и проявлении своего имиджа зависят будущие условия труда и заработная плата соискателя.

Как общеизвестно, любая успешная карьера и начинается с первого собеседования.

В ходе личного контакта и раскрываются личные качества соискателя. Кроме того, изучению подлежат предоставленные документы, отзывы, характеристики, образцы работ и прочее.

Любой работодатель проводит беседу не только для того, чтобы узнать адрес проживания, возраст и стаж будущего работника, но и пытается раскрыть его личные качества, к примеру, стрессоустойчивость, пунктуальность, ответственность и другие качества, которые необходимы в той или иной сфере работы. Выявляется потенциал будущего работника, который необходим для движения в любой сфере деятельности.

В задачи интервьюера входит несколько основных обязанностей:

1) оценить деловые качества соискателя, выяснить, подходит ли кандидат на должность;

2) проинформировать кандидата на собеседовании об условиях труда, требованиях, обязанностях.

То есть, задачей работодателя является создание благоприятных условий труда и мотивирование ими соискателя. Несомненно, любого работодателя интересует кандидат с большим стажем на похожем месте работы, наилучшими личными качествами, которые он проявит на рабочем месте, что будет способствовать быстрому и грамотному выполнению любой работы, развитию бизнеса в целом. Ведь, исходя из общественного мнения, отзывов своих друзей, коллег можно сделать вывод, что на любой работе есть наиболее ценные сотрудники, за которых любой работодатель «цепляется», делает поблажки, смягчения, идет на уступки. 

В задачи любого заинтересованного кандидата на должность входит также несколько важнейших пунктов:

1) получение подробной  информации о рабочем месте, условиях;

2) проявление своих личных качеств, доброжелательности, открытости и других.

То есть, кандидат на должность должен показать себя с положительной стороны на фоне некоторой конкуренции, показать свои личные качества, которых может не оказаться у других кандидатов на должность.

К собеседованию необходимо тщательно готовится, обдумывать все возможные ответы на вопросы работодателя. Не стоит общаться на аморальные темы, темы о политике, сексе, о личных и семейных проблемах, необходимо говорить правду, что может послужить хорошим началом вашей карьеры. Даже на неловкие вопросы, ответы на которые не показывают кандидата с лучше стороны, стоит ответить честно, работодатель это отметит и примет во внимание. Ведь любая правда, даже которая характеризует кандидата с отрицательной стороны, говорит о том, что соискатель имеет такое качество как самоотдача, готов «жертвовать» собой, чтобы добиться результатов как личных, так и в рабочих интересах. Кроме того, не стоит брать инициативу беседы в свои руки, необходимо помнить, что собеседование ведет работодатель.

Все это входит в первую деловую беседу между работодателем и кандидатом на должность – собеседование.

 

3. Совещание

 

Совещание – это деловая беседа, которая проводится между действующими сотрудниками или между партнерами с целью выявления каких-либо отклонений или изменений в работе, введения новых установок в рабочий процесс и их выполнения, а также для подведения итогов работы, анализа и принятия каких-либо решений. Так, совещание можно разделить на три разных типа:

1. инструктивное;
2. оперативное;
3. проблемное.

Инструктивное совещание – это деловая беседа, проводимая в любом обществе или организации для введения новых установок в рабочий процесс, в ходе которого чаще всего сотрудники и руководители, отвечающие за исполнение рабочего процесса, получают новые инструкции, правила, которых они должны придерживаться в работе. Инструктивные совещания целесообразно использовать при отсутствии времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных.

Оперативное совещание – деловая беседа, как правило, проводимая спонтанно и быстро, отсюда и пошло название «оперативное». Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих ближайших дней.

Решение о месте и времени совещания принимается исходя из количества участников собеседования, чем больше аудитория, тем больше помещение для проведения данного мероприятия. Роскошь помещения для переговоров, его площадь в России является исключительно залогом успешности компании. Здесь все довольно просто, чем больше капитал компании, тем больше и роскошнее помещения компания может позволить себе для проведения совещания.

Как правило, выступающим является какой-нибудь руководитель, начальник, проводящий деловое общение со своими подчиненными.

Совещание может проводиться как с предварительной подготовкой, так и без подготовки. Если целью совещания является внедрение новых правил, то чаще всего выступающий готовит план выступления, готовится к возможным вопросам от подчиненных, либо партнеров, а также готовит ответы на возможные вопросы.

Если совещание проводится с целью выявления недостатков в рабочем процессе и их устранения, то деловая беседа проводится без предварительной подготовки и построения плана. Такое совещание называется проблемным.

Чаще всего на обозрение сразу выставляются «проблемные места», обсуждаются, выдвигаются различные решения для устранения недостатков. Цели проблемных совещаний - поиск наилучших решений проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов. Проблемное совещание может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, на которой общение происходит в виде выдвижения различных доводов и аргументов, чтобы прийти к истине путем сопоставления разных мнений.

 

3. Заключение

Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. С помощью деловой беседы человек или группа людей стремятся к действию, например, изменить ситуацию в лучшую сторону или установить новые отношения между участниками беседы. Деловые беседы в бизнесе представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения