Деловые совещания

 

                          

 

 

 

 

 

 

 

 

    2.2 Подготовка совещания

В первую очередь при подготовке совещания, определите основную проблематику встречи, четко сформулируйте результат, который вы хотите видеть по итогу собрания. Может быть, нужно провести небольшие встречи внутри подразделений, ответственных за выполнение какой-то части задания, над которым вы работаете. Они сэкономят время итоговой встречи, сбалансируют количество участников, дадут конкретные ответы, которые помогут при обсуждении основной задаче.

Также при подготовке совещания обратите внимание на количество вопросов, которые вы хотите обсудить. Если они слишком разнородны, то те сотрудники, в чью компетенцию не входят какие-либо из пунктов повестки, будут пассивными слушателями. Вряд ли они будут заинтересованы вникать в проблему. Насколько эффективной может быть такая встреча

К тому же, пытаясь охватить все вопросы сразу, вы рискуете растянуть совещание, превысить лимиты времени, или скомкать наиболее важные его аспекты.

Если при подготовке совещания вы четко сформулировали тематику, будет нетрудно определить круг заинтересованных участников. Кто как не они может точно и исчерпывающе ответить на ваши вопросы? В совещании должны принимать участие сотрудники, которые действительно вовлечены в рамки конкретного процесса. При подготовке совещаний помните, что сотрудники, не задействованные в процессе, зря потеряют время, неприглашенные сотрудники, ответственные за дальнейшее выполнение, могут упустить важные моменты, озвученные на встрече.

В процессе подготовки совещания необходимо тезисно выделить основные мысли, которые Вы хотите донести до участников собрания. Для разъяснения особо трудных для понимания задач часто используются вспомогательные материалы. Например, при подготовке к совещанию Вы можете создать небольшую презентацию в Power Point или распечатать графики и таблицы с важной информацией. Не бойтесь требовать того же и от других участников при подготовке к совещанию. 

 

Различные электронные программы позволяют упростить подготовку к совещанию!

Подготовка совещаний и Docsvision

За счет хорошо продуманного графика встреч и современных технических решений подготовка совещаний может стать легче. С помощью современных СЭД, легко правильно организовывать и планировать совещания, своевременно рассылать уведомления, оповещения и задания и их дальнейший контроль исполнения. Имея карту задач, которые были назначены по итогам встречи, вам будет проще планировать дальнейшие совещания по конкретному вопросу: обсуждать промежуточные результаты или двигаться к достижению новых целей. 

 

Подготовка совещаний – это ответственный труд, приносящий свои плоды. Такие СЭД, как Docsvision, способствует экономии Вашего времени!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Анализ хозяйственной деятельности турфирмы «Альянс-тур»

Благополучное финансовое состояние предприятие – это важное условие его непрерывного и эффективного функционирования, для его достижения необходимо обеспечить постоянную платежеспособность субъекта, высокую ликвидность его баланса, финансовую независимость и высокую результативность хозяйствования.

Общество с ограниченной ответственностью «Альянс-Тур» дочернее предприятие ОАО "Альянс-2", именуемое в дальнейшем "Предприятие", создано в соответствии с действующим законодательством и решению учредителя А. О. "Альянс-2" для насыщения потребительского рынка в целях получения прибыли. ООО "Альянс-Тур" является правопреемником АОЗТ "Альянс-Авиа". Предметом деятельности предприятия являются:

- осуществление авиатранспортных  и автотранспортных перевозок  юридическим лицам, гражданам РФ  и др. государствам;

- оказание коммерческих, консультативных, маркетинговых, лизинговых, сервисных, информационных и иных видов  услуг;

- услуги в развитии торгово-экономических  отношений предприятий организаций  с иностранными фирмами, использование  возможностей для делового взаимовыгодного сотрудничества в различных сферах экономики;

- содействие предприятиям с  иностранными инвестициями в  осуществлении их деятельности  в РФ путем предоставления  комплекса сервисных услуг обеспечение  административно-организационной поддержки;

- услуги в области права, бухгалтерии, финансов;

- посредническая деятельность  и коммерческая деятельность  с использованием собственных  и привлеченных основных и  оборотных средств;

- международная туристская деятельность

- внешнеэкономическая деятельность в соответствии с действующим законодательством;

- и иные виды деятельности, прямо  не запрещенные законодательством.

Юридический статус: предприятие по действующему законодательству РФ является юридическим лицом. Правовое положение предприятия определяется законодательством и Уставом предприятия.

Предприятие имеет фирменное наименование: Общество с ограниченной ответственностью "Альянс-Тур" дочернее предприятие ОАО «Альянс-2».

Предприятие имеет круглую печать со своим наименованием, утвержденным учредителем.

Местонахождение и юридический адрес предприятия: РФ, Оренбургская обл., г. Новотроицк, пер. Студенческий , 9.

Для достижения своей цели предприятие в своей деятельности имеет право от своего имени совершать сделки, заключать договора, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности быть истцом и ответчиком в арбитражном и третейском суде.

Уставной капитал предприятия 7,9 млн. (семь миллионов девятьсот тысяч) рублей.

Прибыль предприятия после уплаты налогов и других обязательных платежей распределяется учредителем ежеквартально.

Предприятие вносит в бюджет отчисления по налогам, в соответствующие фонды по социальному и медицинскому страхованию, на пенсионное обеспечение в порядке и по ставкам, установленным действующим законодательством.

Предприятие ведет оперативный бухгалтерский и статистический учет в соответствии с порядком, предусмотренным действующим законодательством. Предприятие ежеквартально отчитывается перед учредителем.

Контроль за деятельностью предприятия осуществляет ревизионная комиссия, назначаемая учредителем.

Предприятие реализует свою продукцию, работы и услуги по ценам и тарифам, установленным самостоятельно, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, по государственным ценам.

Для осуществления своих уставных задач директор сформировал трудовой коллектив предприятия в соответствии со штатным расписанием, и утвердил его. Предприятие обеспечивает гарантированный законом минимальный размер оплаты труда, условий труда, меры социальной защиты. Социальное обеспечение и социальное страхование работников предприятия регулируется нормами действующего законодательства.

Из выше перечисленного о предприятии, проанализировав предприятие в условиях рынка видно, что оно выполняет работы и услуги, т.е создает основу для потребления и приумножения национального богатства. ООО «Альянс-тур» - самостоятельный хозяйственный субъект, отвечающий общим требованиям, выполняющий работы и оказывающий услуги в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. Как юридическое лицо – это предприятие, отвечающее определенным признакам, установленным законодательством страны. К числу признаков относится: наличие своего имущества, самостоятельная имущественная ответственность, право приобретать, пользоваться и распоряжаться собственностью, а также осуществлять от своего имени иные дозволенные законом действия, право от своего имени быть истцом и ответчиком в суде и арбитраже, иметь самостоятельный бухгалтерский баланс, расчетный и иные счета в банке. ООО «Альянс-тур» эффективно функционирует, следовательно, играет важную роль в экономике государства. Оно является основой для: увеличения национального дохода, повышения материального благосостояния всех слоев граждан страны, развития медицины, образования, культуры, решения проблем занятости, решения многих социальных проблем.

 

Штатное расписание предприятия ООО "Альянс-тур"

1. Директор предприятия

2. Генеральный менеджер

3. Главный бухгалтер

4. Референт

5. Менеджер по работе с зарубежными  странами и маркетингу

6. Менеджер по маркетингу, рекламе и работе со странами СНГ и России.

 

Фирма ООО «Альянс-Тур» имеет следующую организационную структуру. Это одна из организационных структур, для малых предприятий, которая определяет соотношение между функциями, выполняемыми сотрудниками организации. На предприятии существует отдел маркетинга призванный выявлять:

 

- на какие отели существует  наибольший спрос,

- какие туры наиболее популярны,

- какие категории людей, и в  каком количественном составе  пользуются услугами туристических  фирм,

- в какое время года (месяцы) и куда именно люди предпочитают  ездить отдыхать.

 

Главный менеджер, менеджер по работе с зарубежными странами, и менеджер по маркетингу занимаются данными исследованиями, на базе которых впоследствии заключаются контракты с иностранными туроператорами, следят за правильностью их заключения, согласно желанию сторон, как с иностранными турфирмами, так и с частными клиентами. Ведь от того, как оперативно они работают с клиентом, после заключения контракта зависит успех и процветание фирмы.

 

 

3.1 Особенности процесса  проведения деловых совещаний  в турфирме «Альянс-Тур»

 

Управление представляет собой не что иное, как настраивание других людей на труд (Ли Якокка).

Как уже говорилось о деятельности предприятия, оно многогранно, но главная цель «Альянс-Тура» - это в наибольшей степени удовлетворять запросы клиента по организации различных видов отдыха в максимально большем количестве стран, климатических зон и т.д.

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение деловых совещаний. Именно на эту работу руководитель предприятия ООО «Альянс-тур» тратит до 50 % своего рабочего времени.

Исследуя вопрос проведения совещаний на предприятии, хочется отметить, что деловые совещания это один из самых ответственных видов деятельности и важный фактор, влияющий на организацию режима работы коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия участников совещания и, как следствие, на весь коллектив. Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

Для ООО «Альянс-Тур» деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии.

Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям: сбор и переработка информации; координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников; принятие решения. Хочется отметить следующие правила ведения переговоров:

 

На важных переговорах и даже при разговоре двух партнеров очень большое значение имеет деловое общение и деловой этикет. На предприятии создание желаемой обстановки для переговоров в значительной степени определяется той обстановкой, в которой они проходят: уютное помещение, доброжелательное отношение, умение передать практические навыки по какому-то частному вопросу.

Существует множество обстоятельств, на первый взгляд незначительных, учет которых позволяет, во-первых, создать требуемую обстановку и, во-вторых, скрыто накапливать психологические преимущества над партнером. Многие из этих преимуществ действуют на подсознание партнера, в результате чего возникает аттракция. Это в первую очередь создается имиджем данного предприятия, коллектив маленький, но с повышенной включенностью в дело, их корпоративной культурой, техническим оснащением кабинетов, действует положительно на партнера, что предприятие является прибыльным, с таким можно налаживать контакты, развивать деятельность без срывов.

Деловой этикет, т.е. обстоятельства, закономерности и правила скрытого управления используются, как основные правила ведения переговоров. Каждый участник ООО «Альянс-тур» заинтересован в этом процессе, каждый участвует в нем по мере его надобности.

Предприятие проводит совещания по периодичности - раз в квартал. По форме проведения – собрания или заседания. По форме ведения - свободные. По принадлежности к сфере общественной жизни – деловые. По масштабам – местные, районные и внутренние. Особо выделяется грамотный стиль деятельности руководителя при общении с партнерами.

Оперативные совещания проводятся еженедельно, по понедельникам, в 9-00 часов, так как их целью является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятии оперативных решений и контроль их использования. Участники такого совещания – это генеральный менеджер, главный бухгалтер, менеджер по работе с зарубежными странами и маркетингу и менеджер по маркетингу, рекламе и работе по странам СНГ и России. Оперативное совещание длится 20-30минут. Каждый затрагивает вопрос о проделанной работе прошедшей недели, принятых решениях, их мобильности и правильности тактики выбора. Коротко о хозяйственных вопросах, и предстоящих планах на будущую неделю и декаду. Особенность оперативного совещания на данном предприятии – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам. Это совокупность основных убеждений, которые оказались достаточно эффективными, чтобы считаться ценными, потому передаются новым членам коллектива в качестве правильного образа восприятия, мышления и отношения к конкретным проблемам. Они включают в себя как неформальные (запреты, табу, обычаи, традиции кодексы и чести и т.д.) так и формальные правила (конституции, законы, права собственности и т.д.), а также систему санкций за их несоблюдение. Каждый участник получает информацию и планы руководителя о работе и предстоящих делах, и соответственно приказы и поощрениях и наказаниях.