Диагностика системы менеджмента организации

6. Анализ управления персоналом

Управление персоналом –  это специфическая функция управленческой деятельности, главным объектом которой  является человек, входящий в определенные социальные группы.

 

Основы управления персоналом – это теоретические основы построения системы управления персоналом для  новой организации или рационализации существующей системы действующей  организации (предприятия, учреждения).

 

Организация управления персоналом – это методологические основы обеспечения  функционирования системы управления персоналом (методы, документы, рекомендации).

 

Мотивация, оплата, эффективность  – это теоретические основы обеспечения  эффективной работы персонала (методы, документы, рекомендации).

 

7. Анализ информации управления

Информация управления –  совокупность сведений (данных, сообщений), устраняющих неопределенность знаний у получателей сообщений. Информация, передаваемая устным, письменным, аудиовизуальным  и электронным способом по различным  каналам связи и используемая персоналом для выработки управленческого  решения. В сфере управления наибольшее распространение получили документальные и электронные формы представления  информации.

 

Потоки информации – это  совокупность сообщений, объективно отражающих развитие хозяйственного процесса, которые  передают по каналам связи для  осуществления управления. Потоки могут  быть прямыми (от подсистемы управления – к управляемой подсистеме) и  обратными (от управляемой подсистемы – к управляющей).

В нашей организации к  недостаткам информационного обеспечения  можно отнести накопление и хранение лишней информации. Имеет место накопление и бухгалтерских документов, время хранения которых уже истекло.

 

8. Анализ техники  управления

Техника управления представляет собой взаимоувязанный комплекс технических средств, предназначенный  для механизации и автоматизации  информационных процессов в системе  управления организацией с целью  выработки рациональных решений. Выделяют средства

 

сбора и регистрации, передачи, ввода, накопления, обработки, вывода, отображения и размножения информации.

Главным недостатком в  использовании технических средств управления в ООО «Лента» является то, что системный администратор часто находиться на других комплексах либо занят, поэтому в случае сбоя системы, приходится вызывать его по телефону, вследствие чего техника и работа простаивает. Вторым недостатком в использовании технических средств управления в нашей организации является низкий уровень знаний и умений персонала в области технических средств. Многие сотрудники нашей организации новые и не проходили дополнительного обучения. Поэтому владение техническими средствами у них на уровне «чайников». Естественно при предложении им помощи в освоении техники, сотрудники  соглашаются но при этом теряется большое количество времени.

 

9. Анализ функций управления

Функция управления – особый вид управленческой деятельности, продукт  процесса разделения и специализации  труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенную по определенному признаку. Основными функциями управления являются прогнозирование, планирование, учет, контроль, анализ, координация  и регулирование.

 

Комплекс задач – часть  функции управления, выделяемая по признаку основных функций управления (нормирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование). Комплекс задач объединяет совокупность задач, относящихся к конкретной функции и, как правило, реализуется небольшим функциональным подразделением (отделом, бюро, группой).

 

Задача управления – совокупность организационно взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом с помощью технических  средств, результатом выполнения которых  является принятие управленческого  решения. Задача является основным элементом  процесса управления, а в ее реализации участвуют, как правило, несколько  работников управления.

 

Операция управления –  совокупность трудовых действий, направленных на изменение формы или содержания информации, выполняемых одним работником с помощью определенного набора технических средств. Операция конкретизирует содержательную часть задачи и может  быть представлена в виде типовой  схемы.

 

10. Анализ задач и операций управления

Задача управления – совокупность организационно взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом с помощью технических  средств, результатом выполнения которых  является принятие управленческого  решения – например, расчет потребности  в персонале на год по организации. Задача является основным элементом  процесса управления, а в ее реализации участвуют, как правило, несколько  работников управления. В управлении организацией решается несколько тысяч  задач управления.

 

Операция управления –  совокупность трудовых действий, направленных на изменение формы или содержания информации, выполняемых одним работником с помощью определенного набора технических средств.

 

Функциональная обязанность  – это часть задачи управления, выполняемая одним работником по переработке информации с помощью  определенного технического средства и закрепленная в должностной  инструкции за конкретным работником.

 

Классификатор модулей задач  управления по отделу реализации

Функция управления

Управление экономическим  развитием

(контроль, анализ, планирование  реализации)

                                                Комплексы задач

Договоры с поставщиками 

Договоры с реализаторами 

Контрольные цифры плана 

Экономический анализ деятельности 

Экономическое планирование

                                             Задачи управления

Анализ выполнения плана 

Планирование реализации 

Контроль за выполнением плана 

Учет реализации

                                             Операции управления

анализ 

контроль 

регулирование 

руководство 

учет

 

11. Разработка технологической карты

Технология (как процесс) представляет собой целенаправленную последовательность задач и операций управления, результатом которого является принятое и реализованное управленческое решение. Различают графические, табличные, математические и компьютерные модели технологических процессов.

 

Сетевой график процесса управления представляет собой графическую  модель, отражающую последовательность решения и количественные параметры  задач управления производством (продолжительность, потребность в ресурсах, резервы  времени). Оптимизация сетевых графиков позволяет сократить потери рабочего времени на 19-26% от общего фонда.

 

Технологическая карта является документом, в котором содержаться  качественные и количественные показатели технологического процесса задачи управления по разделам: операция, кадры, информация и техника. Создает основу для  четкой регламентации задач в  аппарате управления.

В ООО «Лента» используются графические и компьютерные модели процессов управления. Регламенты технологии управления (сетевые графики и технологические карты) на типовые процессы решения задач управления отсутствуют.

 

12. Анализ структуры управления

Структура управления является важнейшей частью организации и  имеет сложное строение. В ее составе  выделяют несколько структур:

 

Организационная структура  – это состав и соподчиненность  взаимосвязанных звеньев управления.

 

Функциональная структура  отражает разделение управленческих функций  между руководством и отдельными подразделениями.

 

Ролевая структура характеризует  коллектив по участию в творческом процессе на производстве, коммуникационным и поведенческим ролям.

 

Социальная структура  характеризует трудовой коллектив  по социальным показателям (пол, возраст, профессия и квалификация, национальность, образование и др.).

 

Штатная структура определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных  окладов и фонд заработной платы.

 

Звено управления – самостоятельная  часть организационной структуры  на определенной ступени (уровне), состоящая  из аппарата управления и производственных подразделений.

 

Ступень (уровень) управления – единство звеньев управления, одинаково удаленных от верхнего звена (вершины) организационной структуры.

 

Аппарат (орган) управления – коллектив работников управляющей  системы, наделенный правами координации  деятельности подразделений, имеющий  помещение, технические средства, штатное  расписание, положение о структурных  подразделениях и должностные инструкции.

 

В теории управления различают 5 видов структур: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная  и дивизиональная.

 

Наиболее важными принципами построения структуры управления являются гибкость, централизация, специализация, нормоуправляемость, единство прав и ответственности, разграничение полномочий и экономичность.

Основным недостатками в структуре управления ООО «Лента» являются: нарушение закона синергии – внутри организации существует «удельное княжество» и зачастую необоснованная централизация функций у директора.

 

13. Анализ методов  управления

Методы управления – это  способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Различают  административные, экономические, социологические  и психологические методы.

 

Административные методы базируются на власти, дисциплине и  взысканиях и известны в истории  как «метод кнута». Различают пять основных способов административного  воздействия: организационные воздействия, распорядительные воздействия, дисциплинарная ответственность и взыскания, материальная ответственность и взыскания, административная ответственность и взыскания.

 

Экономические методы являются способом осуществления управляющих воздействий на персонал на основе использования экономических законов, известны как «метод пряника». К экономическим методам относятся: плановое ведение хозяйства, хозяйственный расчет, оплата труда, рабочая сила, рыночное ценообразование, ценные бумаги, налоговая система, формы собственности, фазы общественного воспроизводства, факторы производства.

 

Социологические методы базируются на способах мотивации общественного  воздействия на людей через «мнение  коллектива». Они позволяют установить назначение и место сотрудников  в коллективе, выявить лидеров  и обеспечить их поддержку, связать  мотивацию людей с конечными  результатами производства, обеспечить эффективные

 

коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе. Выделяют следующие методы: социальное планирование, методы исследования, личностные качества, мораль, партнерство, соревнование, общение, переговоры, конфликт.

 

Психологические методы основываются на знании психологии человека, его  внутреннего душевного мира и  известны как «метод убеждения». В  процессе конкретного решения управленческих проблем весьма полезно организовать эффективные коммуникации и привлекать совокупность различных методов  управления, которые позволяют

 

учесть «чужие ошибки»  и дают способы решения хозяйственных  и кадровых задач. К основным элементам психологических методов относят: психологическое планирование, отрасли психологии, типы личности, темперамент, черты характера, направленность личности, интеллектуальные способности, методы познания, психологические образы, способы психологического воздействия, поведение, чувства, эмоции, стрессы.

Недостатки, по-моему, в ООО  «……» присутствуют в использовании  экономических и социологических методов управления. В использовании экономических методов управления: для увеличения продаж устанавливаются планы реализации на месяц, по итогам продаж предыдущего месяца. Не зависимо от того падают продажи или увеличиваются, план не меняется, что приводит к его не выполнению или перевыполнению.

 

14. Анализ регламентов  управления

Регламенты управления –  это совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, предприятия, учреждения и организации. Существующие регламенты организации разделяются по признакам на общесистемные (устав, договор учредителей, правила внутреннего трудового распорядка и др.) и элементные (персонал, информация, техника, процессы и др.) и представляют собой комплекс нормативных документов по регулированию отдельных направлений деятельности.

 

Правила внутреннего трудового  распорядка регламентируют порядок  приема и увольнения сотрудников, время  труда и отдыха, основные обязанности  сотрудников и администрации, а  также меры поощрения и взыскания.

 

Положения о подразделениях определяют назначение и место подразделения  на предприятии, функции и задачи управления, права, ответственность  и формы поощрения работников подразделения.

 

Должностная инструкция –  это основной документ, регламентирующий назначение и место работника  в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность  и формы поощрения.

 

Трудовой договор –  это соглашение между администрацией и работником, содержащее порядок  приема на работу, организацию труда  и времени отдыха, качества сотрудника, размеры оплаты труда, социальные блага и гарантии, порядок продления и расторжения трудового договора.