Документационное обеспечение управленческой деятельности

Контрольная работа

Вариант 2

 

Тема 1: Документационное обеспечение управленческой деятельностью

 

Делопроизводство или  документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.

Документирование - это запись информации на различных носителях  по установленным правилам. Результатом  документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

В первой части контрольной  работы рассмотрена нами нормативно методическая база документационного  обеспечения управления, а так  же основные государственные стандарты  на документацию и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Во второй части нашей  контрольной работы был рассмотрен вопрос, связанный с хранением  документов в бумажном и электронном  виде, архивное хранение.

Третья часть контрольной  работы представлена в виде примеров протокола, акта, докладной записки, приказе о приеме на работу, заявление  о приеме на работу.

Контрольная работа состоит  из трех частей, реферата, титульного листа, списка литературы и в общей сложности  составляет 21 страницы.

 
 

 

1.   Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) её состав, основные государственные составы на документацию, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

В Российской Федерации, если оценивать сложившуюся за прошедший  период российскую государственную  практику делопроизводства, отсутствует  единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом  документацию.

Следовательно, нет единого  подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы  работы с документами регламентируются высшими органами государственной  власти и управления. Но главное  влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится  Государственной архивной службе России.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны.

Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения, а  также регламентирующих работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение  и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

1.   законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2.   указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

3.   правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

4.   правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

5.   правовые акты нормативного и инструктивного характера,

6.   методические документы по делопроизводству учреждений,

7.   организаций и предприятий;

8.   государственные стандарты на документацию;

9.   унифицированные системы документации;

10. общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;

11. Государственную систему  документационного обеспечения  управления. Основные требования  к документам и службам документационного  обеспечения (ГСДОУ);

12. нормативные документы  по организации управленческого  труда и охране труда;

13. нормативные документы  по организации архивного хранения  документов.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

1.   государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ);

2.   применяемые в установленном порядке международные

3.   (региональные) стандарты;

4.   правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

5.   общероссийские классификаторы технико-экономической

6.   и социальной информации;

7.   стандарты отраслей;

8.   стандарты предприятий;

9.   стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей  страны, объединены в Единую государственную  систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации  и кодирования самих государственных  стандартов.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы  документации и Единую систему классификации  и кодирования технико-экономической  информации:

1.   ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации;

2.   ГОСТ с требованиями по оформлению документов. Установил максимальный набор реквизитов, используемых для оформления любого управленческого документа, определил правила их записи и расположение на листе.

3.   ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации (УСД). Требования к построению формуляра-образца. Установлены форматы бумаги от А3 до А6 с альбомным и книжным расположением текста, служебные поля — левое — не менее 20 мм, нижнее и правое — не менее 10 мм. Размеры букв — на пишущей машинке — чуть меньше 14 размера шрифта Times New Roman.

4.   ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники.

5.   ГОСТ Р 511141-98 (1). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

И еще ряд ГОСТов, перечень которых содержится в ГСДОУ.

Важными средствами информационного  обеспечения (прежде всего в таких  областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая  деятельность) являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную  обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической  и социальной информации — нормативные  документы, содержащие систематизированный  свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации  и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и  их свойства, информация о которых  используется в деятельности органов  власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано  и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать «общесоюзных» классификаторов.

В зависимости от области  применения классификаторы подразделяются:

1.   на общероссийские;

2.   отраслевые;

3.   классификаторы предприятий.

Общероссийский классификатор  предприятий и организаций (ОКПО) является составной частью Единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) Российской Федерации, разработан взамен аналогичного Общесоюзного классификатора с полным сохранением своего функционального назначения.

ОКПО играет важную роль при ведении Единого государственного регистра предприятий и организаций  всех форм собственности и хозяйствования (ЕГРПО).

Субъектами ЕГРПО являются юридические лица, установленные  Гражданским кодексом Российской Федерации, а также филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения предприятий и  организаций.

Каждый субъект ЕГРПО  идентифицируется уникальным на территории России 8-разрядным идентификационным  кодом ОКПО.        

 В делопроизводственной  работе при проектировании бланков  организационно-распорядительных документов  целесообразно исходить из реальных  «информационных условий»; код проставляется  на бланках только при наличии  его практического использования.

В других унифицированных  системах документации, например банковской, финансовой, отчетно-статистической и  др., невозможно себе представить заполненную  форму без обязательного кода организации.

Блок идентификации — 7 цифровых знаков плюс контрольное  число; закрепляется за объектом на все  время его функционирования.

Код организации по ОКОГУ (Общероссийский классификатор органов  государственной власти и управления). Объектами классификации в ОКОГУ  являются:

1.   - федеральные органы представительной и судебной власти;

2.   - органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

3.   - органы местного самоуправления; объединения предприятий и организаций, выполняющие важные экономические функции в народном хозяйстве. Для кодирования федеральных органов государственной власти используется пятиразрядный код.

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД). Код  формы документа должен указывать  на юридическое признание права, на существование данной формы документа. ОКУД содержит информацию об унифицированных  системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ  по делопроизводству, расчета численности  работников, объемов выполняемых  ими заданий, создания благоприятных  условий труда:

1.   Трудовой кодекс.

2.   Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций.

3.   Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.

 

 

2.   Хранение документов в электронной форме. Систематизация документов. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Архивное хранение

 

Документы — носители первичной  информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы  от других источников информации —  книг, журналов, газет и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Фиксация, отображение информации в  документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени ипространстве, ее многократное использование, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания.

Возможность сохранять информацию во времени позволяет различать  документы — носители оперативной  информации и документы — носители ретроспективной информации. В социальном плане любой официальный документ поли, функционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что  и позволяет ему удовлетворять  различные человеческие потребности.

Любой документ, создаваемый  в обществе, является элементом системы  более высокого уровня, он входит в  соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Как буквы одного языка  составляют алфавит, так и отдельные  виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной  классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той  или иной системе начинается с  разделения всех документов на официальные  и документы личного происхождения.