Документационное обеспечение управленческой деятельности

К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в  зависимости от обслуживаемой ими  сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Управленческие документы  составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость  объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых  являются следующие системы документации:

организационно-правовая; плановая; распорядительная; информационно-справочная и справочно-аналитическая; отчетная; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая (бухгалтерский  учет и отчетность); документация по материально-техническому обеспечению; договорная; документация по документационному  и информационному обеспечению  деятельности учреждения и другие системы  документации, включая и те, которые  отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия. Например, на производственном предприятии —  это производственная документация, в лечебном учреждении — система  медицинской документации, в вузе — система документации по высшему  образованию и т. д.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством  целевого назначения и в комплексе  обеспечивают документирование той  или иной управленческой функции  или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему  системы. Документы, составляющие систему  распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью  взаимосвязанных учреждений и лиц  в постоянно меняющихся социально-экономических  условиях.

Эффективность организации  текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько  продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел - это систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом  называется совокупность документов или  документ, относящийся к одному вопросу  или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение  содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения  документов и формирования дел, и, в  конечном счете – для обеспечения  эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Комплекс мероприятий  по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Архив размещается в специально построенном или приспособленном  для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и  т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная  пыль и т.п.). Пригодность месторасположения  архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидстанции о степени загрязненности воздуха.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в  приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений  здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими  пожароопасные и агрессивные  вещества или применяющими пожароопасные  и химические технологии.

Архивные документы в  архивохранилище располагаются  в порядке, обеспечивающем их комплексные  учет и хранение, а также оперативный  поиск.

Порядок расположения документов в архивохранилище определяется планом (схемой) их размещения.

Все помещения архива, а  также стеллажи, сейфы, шкафы и  полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении  стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки  на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места  хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются постеллажные топографические указатели, а при большом количестве фондов пофондовые топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а  также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся  в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются  типографским способом, тушью или  специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование  штампов и других аналогичных  средств.

Обеспечение сохранности  архивных документов — одно из главных  направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана  стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Процедуры по обеспечению  сохранности электронных документов условно можно разделить на три  вида:

1.   обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

2.   обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

3.   обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Обеспечение физической сохранности  файлов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько  с созданием оптимальных условий  хранения носителей с электронной  информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как  правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные  копии (экземпляры) могут создаваться  на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Для хранения электронных  документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные  дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и  страну-производителя, что в итоге  ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные  требования к режимам их хранения. Как с любым товаром, здесь  действует правило: дешевое хорошим  не бывает. По этой же причине при  организации долговременного хранения электронных документов следует, например, выбирать оптические диски («болванки»), розничная цена которых будет не ниже 22 — 25 рублей.

Оптические компакт-диски (CD) непритязательны в хранении и  вполне надежны в течение 10 — 15 лет. Большего и не требуется. По истечении  этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет  считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.

Оптические диски считаются  самыми долговечными носителями. Некоторые  производители определяют срок хранения своей продукции чуть ли не в 200 лет. Насколько это обосновано, может  показать лишь практика, а она крайне противоречива. С одной стороны, есть свидетельства успешного использования  записей на CD в течение 10 — 15 лет, с другой стороны, регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. При этом в последние годы особенно много  нареканий поступало на доступ к  файлам, записанным на CD-R1. Аналитики  пока затрудняются дать исчерпывающее  объяснение возможных причин: являются ли сбои в чтении файлов следствием ущербности технологии CD-R или каких-то других факторов (нарушения технологии при изготовлении «болванок», нарушения  условий и режима хранения, технологической  несовместимости устройств записи и считывания информации).

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем  больше, чем ниже температура и  относительная влажность, при которой  он постоянно хранится.

При выборе режимов хранения электронных носителей следует  учитывать множество факторов и  соотносить интенсивность использования  носителей, затраты на поддержание  режимов хранения (которые могут  оказаться весьма существенными) с  затратами на регулярное копирование  документов на «свежие» носители.

анализ природы электронных документов позволяет определить несколько условий, выполнение которых обеспечивает их сохранность и возможности использования на протяжении десятков лет:

В архив должны приниматься  и храниться «информационные  объекты» (файлы), включающие, главным  образом, содержательную и контекстную  информацию (данные). Прием на хранение информационных ресурсов в комплекте  с исполняемыми программами (оболочками прикладных информационных систем) со временем может вызвать правовые и технологические проблемы их использования. Прием компьютерных программ необходим  в исключительных случаях, когда  без этого невозможно воспроизведение  принимаемых на хранение электронных  документов.

В краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях.

В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы (страховые  форматы), причем таким образом, чтобы  в дальнейшем полученное поколение  документов можно было признать подлинниками.

Электронные документы в  страховых форматах могут оказаться  очень неудобными в использовании  и могут значительно замедлять  время доступа пользователей  к архивной информации. Оперативность  доступа к архивным электронным  документам может обеспечиваться тем, что они будут приниматься, храниться  и/или своевременно переводиться в  форматы текущей информационной системы организации/архива — пользовательские форматы. Процедура миграции в пользовательские форматы также должна быть ориентирована  на возможное признание полученных документов подлинниками. Эта мера необходима в связи с тем, что  заранее трудно определить, какие  из форматов (страховые, пользовательские или те, в которых документы  приняты на хранение) могут стать  основой для создания миграционных страховых копий последующих  поколений.

При обеспечении сохранности  электронных документов большое  внимание следует также уделять  вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа.

Тема 2: Роль организационной техники в обеспечении управленческой деятельности

С появлением новых средств управления меняются взгляды, вкусы и даже мода на техническое оснащение труда руководителя. Совсем недавно высокий начальник должен был иметь большой стол с массивным чернильным прибором, над столом портрет очередного вождя и много, очень много телефонов (иногда около чернильного прибора еще лежала логарифмическая линейка). Потом появились зачем-то громоздкие радиоприемник и телевизор, со стола исчезли телефоны, чернильница и логарифмическая линейка, им на смену пришли телефонный концентратор, или элетап, и счетно-клавишная машинка. Портрет остался. Теперь портрет перекочевал со стены на стол (правда, там теперь не вождь, а жена и детки — как у американского президента!), на стене — золотой двуглавый орел, а рядом с неизменным гигантским столом — маленький, с персональным компьютером, которым современный босс пользуется столь же редко, как его предшественник логарифмической линейкой.

Технические средства управления —  аппаратура приема и обработки информации, техника умственного труда, и  она жизненно необходима всем, кто  работает с информацией. Чем совершеннее  эта техника и чем лучше  руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда  и сам процесс управления. Эффективность  применения комплекса технических  средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники  и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения  и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных  средств и КТС.