Документационное обеспечение управленческой деятельности

Наряду с разработкой АСУ  различной степени сложности  и работами по созданию искусственного интеллекта плодотворно развиваются  и концепции перехода комплексной  автоматизации на более высокий  уровень. В связи с принципиальным увеличением надежности систем автоматики, телемеханики, защит и блокировок наметилась четкая тенденция вывода из контуров управления самого ненадежного  элемента — человека, т.е. переход  от автоматизированных систем управления к автоматическим. Важность этого процесса подтверждается тем, что неумолимые данные математической статистики показывают, что около 95% всех крупнейших аварий, включая и чернобыльскую катастрофу, произошло по вине обслуживающего персонала.

Перевод АСУ на новую компьютерную технику позволяет сокращать  сроки обработки информации и  создавать мощные базы и банки  данных (кстати, к моменту распада  СССР в США имелось 3200 общедоступных  банков данных, в Великобритании — 2500, в Германии — 290, а в нашей  стране — ни одного). АСУ позволяет решать комплекс информационно и нормативно связанных производственных задач, объединенных в следующие основные подсистемы:

— техническая подготовка производства (ТПП);

— технико-экономическое планирование (ТЭП);

— оперативное управление основным и вспомогательным производством (ОУП);

— бухгалтерский учет (БУ);

— управление финансами, сбытом и  реализацией готовой продукции (УФСР);

— материально-техническое обеспечение (МТО), а также решать большое количество автономных задач (управление и контроль качества продукции, управление и учет кадров, автоматизированный контроль за исполнением важнейших документов и приказов, инженерные расчеты, задачи НИОКР и т.п.). Приведенный краткий перечень КТС и сотни задач, решаемых автономно или на основе единой нормативно-информационной базы, показывают, что уже созданы мощные технические и программные средства управления, направленные на совершенствование труда исполнителей, специалистов и руководителей предприятий.

Можно привести немало примеров успешного  применения ПК и АСУ в современных  условиях, от космических программ и до управления небольшим предприятием. Отрадно, что методы автоматизированного  управления стали применяться и  в такой новой сфере деятельности, как негосударственная оптовая  и розничная торговля. Например, автоматизированная обработка плановой и бухгалтерской информации на базе ПК Pentium, локальной вычислительной сети, модемов и программного продукта "Парус 5.11." позволила компании "Салита" получить в 1997 г. значительный экономический эффект. Более чем в два раза сократилось время обработки документов, затраты в торгово-снабженческой деятельности уменьшились на 8%, оптимизация товарных запасов дала экономию в размере 4% оборотных средств. Эффективное использование технических средств управления и созданного программного обеспечения затрудняется слабой подготовкой пользователей, пресловутым психологическим барьером, разделяющим КТС и производственный персонал, т.е. противоречиями между профессионализмом и дилетантством на всех уровнях управления.

Дальнейшим развитием идей автоматизации  управления явилось создание "всемирной  паутины" — сети Интернет и "виртуальных  предприятий". Концепция виртуального предприятия отражает требования современной "бизнес-революции", переход от экономики массового производства к экономике индивидуальных услуг, от диктата производителя к удовлетворению требований клиента, который, как известно, "всегда прав". Создание виртуального, т.е. искусственно образованного, расширенного за счет совместных ресурсов, предприятия стало возможным при компьютерно-интегрированной организации, внедрении новых информационных и коммуникационных технологий. Примером "виртуального продукта" является автомобиль японской фирмы "Тойота", который изготавливается за 72 часа после заказа с любой мощностью двигателя, определенной коробкой передач, с выбранным клиентом кузовом и отделкой салона: Виртуальное предприятие функционирует с использованием компьютерной сети, к которой подключены различные смежные предприятия, обладающие технологическими ресурсами. В итоге на рынок в самые сжатые сроки поставляется заказанная клиентами продукция, созданная в результате кооперации и компьютерной координации совместной деятельности нескольких интегрированных предприятий. В начале 1997 г, было создано уже более ста тысяч виртуальных предприятий и более 3 миллионов человек могли работать в режиме гибкого рабочего времени, т.е. они имели право приходить на работу в удобное для них и разумное с точки зрения служебных обязанностей время. Бухгалтеры, программисты имеют право работать дома, агенты по торговле работают непосредственно с клиентами, снабженцы — на рабочих местах поставщиков, а связь с офисом поддерживается по телефону или с помощью электронной почты, т.е. стали вырисовываться контуры нового типа организации труда — безофисного предприятия.

Интернет. Персональные компьютеры столь  же прочно вошли в нашу повседневность, как и телевизор, музыкальный  центр пли микроволновая печь, даже большие начальники научились  играть в компьютерные игры и на зависть Эллочке Щукиной выучили  такие слова, как "файл", "процессор" и "принтер". Большие ЭВМ все  более вытесняются ПК, и их роль чаще всего сводится к функциям файловых серверов, обеспечивающих обслуживание пользователей. Но при широком внедрении  ПК в деятельность предприятий возникла серьезная проблема поиска эффективного способа совместного использования единого банка информации потребителями и обмена данными между несколькими ПК, т.е. возникла потребность в создании компьютерных сетей.

Работы по созданию компьютерной сети начались по заданию Пентагона США  в 1969 г. Основной задачей создаваемой  тогда компьютерной сети была защита коммуникаций связи при ядерном  ударе противника и обеспечение  сотрудничества научно-исследовательских  организаций. Позже, в начале 80-х  годов, американская компания "Корвус" приступила к созданию вычислительной сети для компьютеров "Эппл" в системе школьного образования. В России создание сетевого информационного сервиса началось лишь в 1993 г. В частности, в 1995 г. начала действовать университетская сеть (RUNNet) с выходом в мировую систему образования, науки и культуры, обеспечивающая магистральную связь между регионами России и глобальной сетью Интернет.

Первые компьютерные сети строились  на основе жестких магнитных дисков емкостью 5—10 мегабайт, современные  локальные вычислительные сети (ЛВС) создаются на базе накопителей емкостью в сотни миллионов байт (мегабайт, или Мб) и даже в миллиарды байт (гигабайт, или Гб). До появления ЛВС  для обмена информацией приходилось  копировать файлы на дискеты и  передавать их другому пользователю (возник даже шутливый термин sneakernet — сеть сплетен) и работать нескольким потребителям с одним и тем же файлом было невозможно. Объединение нескольких компьютеров в вычислительную сеть дает существенную экономию не только из-за приобретения одного общего для всех пользователей накопителя (например, на лазерном компакт-диске CD-ROM) и высококачественного принтера, но и за счет уменьшения непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников (выполнение резервного копирования всей информации на диске, легкости обмена информацией, ее защиты от потери и широкое использование сетевых программных продуктов). ЛВС позволяет осуществлять работу электронной почты, проводить совещания и координировать работу коллектива.

И, наконец, всемирная паутина (World Wide Web — WWW), столь популярный за последние годы и сулящий еще нераскрытые удивительные возможности Интернет основаны на объединении компьютерных сетей (термин "Интернет" в переводе означает "международная компьютерная сеть" (International Network)). Компьютер с помощью модема или специальной платы ISDN подключается ко всемирной сети Интернет, что позволит осуществлять мгновенную пересылку электронной почты (e-mail) адресату в любую точку мира, играть в карты с друзьями, сидящими у себя дома, пересылать текстовые, звуковые и графические файлы — всего не перечесть! Широко применяются в Интернете условные сокращения (FAQ — "часто задаваемые вопросы", ASAP — "возможно скорее" и т.п.) и даже символы выражения эмоций, похожие на человечка, повернувшего набок голову: :-D — мне смешно; :-) — шутка; :-( — мне грустно) и т.д. Электронная почта передает сообщения мгновенно на любые расстояния, в любую часть света и сразу же нескольким адресатам. Пересылать можно не только письменные сообщения, но и графические материалы, аудиофайлы или программы. И, наконец, в октябре 1997 г. появилось сенсационное сообщение о возможности передачи информации по электрическим сетям. По мнению ученых Великобритании, при реализации этого проекта отпадет необходимость в телефонных кабелях и телевизионных антеннах, информационные сигналы будут поступать в приемные устройства непосредственно от электрической розетки.

Государственные учреждения и коммерческие предприятия России пока еще осваивают  возможности Интернета весьма робко: к концу 1997 г. насчитывалось только около 50 тысяч пользователей (в США  выход в Интернет имеют более 20 миллионов пользователей, т.е. каждый десятый житель страны!). В 1995 г. в  сеть Интернет вышел первый банк России — "Российский кредит", в 1996 г. в  Интернет вышел и Мост-банк, а  мировой рост оборота денежных средств  в Интернете ожидается весьма значительный: с 9,5 млрд. долл. в 1996 г. до 196 млрд. долл. в 2000-м.

Ошеломляют темпы развития и  постоянное совершенствование элементной базы компьютерных систем. Значительный рост производительности микропроцессоров достигается за счет принципиально  новых технологий и повышения  плотности транзисторов на кремниевом кристалле. Один из основателей Intel Гордон Мур заявил: "Если бы автомобилестроение развивалось со скоростью эволюции полупроводниковой промышленности, то сегодня "Роллс-Ройс" мог бы проехать полмиллиона миль на одном галлоне бензина и было бы дешевле его выбросить, чем платить за парковку".

Организационная техника. Для оснащения  организаций государственной службы, промышленных предприятий и коммерческих фирм предлагается мощный арсенал средств  управления и обработки текстовой  и графической информации. Помимо персональных компьютеров, работающих автономно или объединенных в компьютерную сеть, имеются копировальные устройства со встроенной микро-ЭВМ, электронные пишущие машинки и композеры, устройства связи различного типа и назначения, фотонаборная техника, позволяющая преобразовать информацию, хранящуюся в памяти ЭВМ, в фотоформы для высокой или офсетной печати, аппаратура микрофильмирования, диктофонная техника, способная в кратчайший срок выдать распечатку продиктованного текста или его перевод на иностранный язык, и много других устройств, разработанных в помощь администратору. Даже привычный телефон значительно расширил свои функциональные возможности: предлагается широкая номенклатура радиотелефонов сверхдальнего действия с автоматическим повторным набором заданного номера, с дистанционно управляемым автоответчиком (это устройство позволяет с другого телефона прослушивать сообщения, оставленные на автоответчике) и т.п. В Японии широкая автоматизация делопроизводства позволила в несколько раз повысить эффективность конторской работы, многократно расширить ее объем без увеличения числа служащих и принципиально улучшить качество работы. Персональными компьютерами оснащены практически все фирмы, копировальными машинами 83%, факсимильными аппаратами 98%, процессорами текстуальной обработки 89%.

Профессионально подготовленный руководитель обязан знать возможности и широко применять в своей повседневной деятельности весь мощный арсенал технических  средств управления.