Документационное обеспечение управления персоналом

Документационное обеспечение  управления персоналом

Реферат

По предмету: Управление персоналом

На тему: Документационное обеспечение управления персоналом

 

2009 г.

Содержание

 

Введение

1. Нормативно-методическая  база делопроизводства

2. Основные термины и  определения в делопроизводстве

3. Документационное обеспечение  управления персоналом

4. Документирование оценки  деятельности персонала

5. Организация работы с  кадровой документацией

Заключение

Список используемой литературы

 

Введение

 

Упорядочение и оптимизация  информационных потоков в сфере  государственной службы, совершенствование  процедур и технологий документирования кадровых процессов и организации  работы с документами, обращающимися  в системе управления персоналом, являются сегодня необходимым условием эффективного управления процессом  формирования и качественного улучшения  кадрового состава организации. Эффективность же самого делопроизводства определяется, прежде всего, степенью разработанности его нормативно-методической базы и уровнем профессиональной квалификации работников кадровых служб.

 

1. Нормативно-методическая  база делопроизводства

 

Общие принципы организации  документационного обеспечения  управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации, Уголовного кодекса Российской Федерации, Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Трудового  кодекса Российской Федерации. В  них устанавливаются виды и разновидности  документов, создаваемых в целях  фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и  т.д., определяется ответственность  за неправомерные действия с документами  и информацией.

Отдельные стороны работы с информацией регулируются специальными законами:

- использование изображения  Государственного герба Российской  Федерации на бланках документов  регламентируется Федеральным конституционным  законом от 20 декабря 2000 г. №2-ФЗ  «О Государственном гербе Российской  Федерации»;

- порядок использования  государственного языка в официальных  документах устанавливается Федеральным  законом Российской Федерации  от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном  языке Российской Федерации»;

- правовое обеспечение  процедур прохождения государственной  гражданской службы и формирования  ее кадрового состава закреплено  в статьях Федерального закона  от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной  гражданской службе Российской  Федерации» и указах Президента  Российской Федерации, изданных  в развитие положений закона;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и  о защите информации» утверждает  правовой режим создания, хранения  и использования информационных  ресурсов.

Указом Президента Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. № 474 Правительству  Российской Федерации поручено утверждение  ряда нормативных документов по обеспечению  совершенствования системы дополнительного  профессионального образования  государственных гражданских служащих (Положение о программе государственного органа по профессиональному развитию гражданских служащих и примерная  форма программы, Положение о  стажировке гражданских служащих, государственные  требования к профессиональной переподготовке, повышению квалификации и стажировке гражданских служащих, примерная  форма государственного контракта  на профессиональную переподготовку и  повышение квалификации гражданских  служащих), а также утверждено Положение  о дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских  служащих Российской Федерации, которое  предусматривает включение в  документационное сопровождение процедур новых форм документов (Заявка на обучение федеральных государственных гражданских  служащих по образовательным программам дополнительного профессионального  образования, Государственный заказ  на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государственных гражданских  служащих).

Порядок оформления адреса в  почтовых отправлениях и реквизитах документов закреплен в Правилах оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Интегрированную обработку  данных в автоматизированных информационных системах обеспечивают общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации. Постановлением Правительства Российской Федерации  от 10 ноября 2003 г. №677 утверждено Положение  о разработке, принятии, введении в  действие, ведении и применении общероссийских классификаторов технико-экономической  и социальной информации в социально-экономической  области.

Унифицированные формы первичной  учетной документации по учету труда  и его оплате утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Порядок ведения личного  дела гражданского служащего определен  Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного  дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609.

Вопросы архивного хранения документов регламентируются Федеральным  законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации».

 

2. Основные термины и  определения в делопроизводстве

 

Знание каждым работником сферы управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из условий  грамотного, квалифицированного исполнения служебных обязанностей в рамках своей компетенции. Нечеткое представление  о границах основных понятий делопроизводства, неверное их толкование чреваты служебными ошибками.

Принятая в работе с  документами терминология нормативно закреплена в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г.

Термином «делопроизводство» определяется самостоятельная отрасль  административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях  для использования управленческим аппаратом в процессе выполнения своих функций.

В научной литературе последнего десятилетия в качестве синонима термина «делопроизводство» стало  использоваться понятие «документационное  обеспечение управления», чем подчеркивается информационно-технологический характер современной организации делопроизводства.

Важнейшей частью документационного  обеспечения управления является документирование, представляющее собой регламентированный процесс фиксации на различных материальных носителях и оформления на основании  установленных требований и норм всей необходимой для управленческой деятельности информации.

В результате процесса документирования появляется документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — зафиксированная  на материальном носителе первичная  информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В документе, выступающем  одновременно и средством, и способом выполнения возложенных на аппарат  управления функций, отражаются все  формы управленческой деятельности, определяя его полифункциональность.

Обязательным элементом  оформления документа, обеспечивающим его юридическую силу, является реквизит. ГОСТом Р 6.30—2003 устанавливается максимальное число (30) и порядок расположения реквизитов для организационно-распорядительных документов.

Юридическая сила документа  есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Организация работы с документами  — составляющая делопроизводства, которая включает организацию документооборота, а также систему хранения документов и использования их в текущей  деятельности органа управления.

Документооборотом организации, учреждения, предприятия называется совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в  организации с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки.

Система хранения документов представляет собой совокупность средств, способов и приемов учета и  систематизации документов с целью  их сохранения, поиска и использования  в текущей деятельности организации, учреждения.

 

3. Документационное обеспечение  управления персоналом

 

Документационное обеспечение  управления персоналом государственной  службы включает полный цикл - создание (документирование), обработку и  движение документов в организации  с момента их создания работниками  кадровой службы или поступления  до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

В число основных делопроизводственных функций системы управления персоналом входит:

— документирование по кадровым вопросам;

— обработка поступающей  и передаваемой документации;

— доведение документации до исполнителей — работников системы  управления персоналом;

— регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

— формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для  данной организации;

— копирование и размножение  документов по кадровым вопросам;

— контроль исполнения документов по личному составу;

— передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

В управлении персоналом как  подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы  документации:

— организационно-распорядительная документация управления персоналом, включающая в качестве подсистем:

— организационно-кадровую документацию (штатное расписание, структура и штатная численность, положение о кадровой службе, положение  о персонале, должностной регламент);

— организационно-распорядительную документацию (приказ о внесении изменений  в штатное расписание, распоряжение);

— справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);

— документацию по личному  составу (приказы по личному составу, трудовой договор (служебный контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);

— документацию по обращениям граждан;

— плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения  квалификации персонала и др.);

— отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению  работников и т. д.);

— документация по социальному  обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.

Каждое подразделение  службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для организации  характер. Порядок работы с ними определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями.

Организационно-кадровая документация включает комплекс взаимосвязанных  документов, закрепляющих численный  и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность  персонала управления, структуру  и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: штатное расписание; структура  и штатная численность; положение  о кадровой службе; положение о  персонале; должностные инструкции должностные регламенты по каждой должности.

Штатное расписание устанавливает  численность структурных подразделений  в составе организации, должностной  и численный состав работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению  и по организации в целом на календарный год с указанием  фонда заработной платы. Унифицированная  форма документа (форма № Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 и представляет собой  комбинацию трафаретного текста и таблицы. Порядок подготовки штатного расписания регламентируется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты.

Штатное расписание разрабатывается  организациями самостоятельно. Ответственность  за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, юридическая служба, подписывают  руководители структурных подразделений организации, главный бухгалтер, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).

Структура и штатная численность  закрепляются специальным документом, в котором указываются все  структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных  единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с  главным бухгалтером, начальником  отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную  численность вносятся приказом руководителя организации.