Документационное обеспечение управления персоналом

— копирование и размножение  документов по кадровым вопросам;

— контроль исполнения документов по личному составу;

— передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;

— хранение дел.

Группировка исполненных  документов в дела называется формированием  дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее  составленной номенклатуре дел организации  с целью обеспечения их сохранности  и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются  отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются  лицом, ответственным за работу с  этими документами. Дела оформляются  частично или полностью в зависимости  от сроков хранения, которые устанавливаются  для каждого документа на основании  Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем  Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

Все дела, подготовленные к  архивному хранению, делятся на две  группы:

— дела по личному составу  организации;

— дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись  № 1 л/с (дела по личному составу). В  описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

— книга учета сотрудников (если она ведется);

— приказы по личному составу;

— личные дела или личные карточки;

— лицевые счета по заработной плате;

— невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Заключение

В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном  функционировании организации одним  из важнейших факторов повышения  профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с  документами.

Квалифицированное исполнение служебных обязанностей каждым работником сферы управления персоналом предполагает не только знание делопроизводственной терминологии и осознание того, что  юридическую силу документа обеспечивают соответствие действующему законодательству, компетенция издавшего его органа и установленный порядок оформления, но и высокий уровень грамотности.

Одной из важнейших функций  служб документационного обеспечения  управления персоналом является организация  документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения  до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми  документами, их сохранность и контроль исполнения.

Список используемой литературы

1. Управление персоналом: Учебник. Изд. 2-е, доп. и перераб.  Под общ. ред. А.И. Турчинова. - М.: Изд-во РАГС, 2008. - 608с.

2. Документационное обеспечение  государственной службы: Учебно-практическое  пособие. /Под общ. ред. А.И.Горбачева,  Н.Н. Шуваловой. - М., 2004.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007.

4. Кузнецова Т.В., Кузнецов  С.Л. Кадровое делопроизводство: Традиционные и автоматизированные  технологии. - М., 2005.

5. Рогожин М.Ю. Документационное  обеспечение управления: Учебно-практическое  пособие. - М., 2006.