Документационное обеспечение управления персоналом

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения  в интегрированной системе управления организации, его внутреннюю организацию, задачи, функции. Общий порядок разработки Положения определен Типовой  инструкцией по делопроизводству в  федеральных органах исполнительной власти, Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов, а также ГОСТом Р 6.30-2003.

Как правило, структура Положения  включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи и  функции кадровой службы.

3. Структура кадровой службы.

4. Права и обязанности  службы и ее работников.

5. Основные требования  к квалификации работников кадровой  службы.

6. Рабочее место работника  кадровой службы.

Положение о персонале  определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего  состава работников. В нем отражаются: вопросы организации деятельности учреждения; условия оплаты труда  его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного  воздействия; права и обязанности  работников и руководства организации  и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

Положение о персонале  обсуждается и согласовывается  с представителями трудового  коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.

В соответствии с Федеральным  законом «О государственной гражданской  службе Российской Федерации» организационно-правовое положение гражданского служащего  регламентируется должностным регламентом, являющимся составной частью административного  регламента государственного органа. В него включаются:

- квалификационные требования  к уровню и характеру знаний  и навыков, предъявляемые гражданскому  служащему;

- должностные обязанности,  права и ответственность за  неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;

- перечень вопросов, по  которым гражданский служащий  вправе или обязан самостоятельно  принимать решения или участвовать  при подготовке проектов решений;

Российской Федерации  от 8 ноября 2005 г. № 536.

— сроки и процедуры  подготовки, рассмотрения проектов решений  и порядок их согласования;

— порядок служебного взаимодействия с другими гражданскими служащими, гражданами и организациями;

— перечень государственных  услуг, оказываемых гражданам и  организациям;

— показатели эффективности  и результативности служебной деятельности.

Организационно-распорядительная документация кадровой службы включает приказы (распоряжения) о внесении изменений  в штатное расписание, о распределении  обязанностей между заместителями  руководителя организации, о порядке  предоставления и продолжительности  ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации.

Основное назначение справочно-информационной документации — информирование о  фактическом положении дел в  системе управления, сообщение сведений, инициирующих управленческие решения, обеспечение обратной связи между  управляющей и управляемой системами. Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов, идущих от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы направляются снизу вверх  — от структурного подразделения  к организации в лице ее руководителя и его заместителей или по горизонтальным связям — между подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся: докладная записка; объяснительная записка; справка; заявление; представление; протокол; предложение; служебное письмо; телеграмма; телекс; факсограмма; телефонограмма; электронное  сообщение и др.

Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами включает приказы (распоряжения) по кадровым вопросам, трудовой договор (служебный контракт), личную карточку работника, личные дела персонала организации, трудовую книжку.

Формы приказов по кадровым вопросам закреплены в Альбоме унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата  России от 5 января 2004 г. №1.

Приказы (распоряжения) оформляются  на бланке приказа (распоряжения) или  на общем бланке организации с  указанием вида документа — ПРИКАЗ. В число обязательных реквизитов приказа входят:

— наименование организации (подразделения);

— название вида документа;

— дата и номер документа;

— заголовок;

— подпись.

Приказы по личному составу  ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Как правило, в их тексте отсутствует констатирующая часть  и ключевое слово ПРИКАЗЫВАЮ. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ (фамилию), ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ  и т.д.

Среди документов по организации  трудовых отношений между работодателем  и работником важнейшее место  отводится трудовому договору.

В государственной гражданской  службе права и обязанности сторон, в соответствии с гл. 5 Федерального закона «О государственной гражданской  службе Российской Федерации», устанавливаются  служебным контрактом. Примерная  форма служебного контракта о  прохождении государственной гражданской  службы Российской Федерации и замещении  должности государственной гражданской  службы Российской Федерации утверждена Указом Президента Российской Федерации  от 16 февраля 2005 г. №159.

Личная карточка работника  — документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые  сведения о работнике. Личные карточки оформляются в кадровых службах  на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу.

Ведение личной карточки осуществляется в соответствии с Инструкцией  по применению и заполнению форм первичной  учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

Личная карточка (форма  №Т-2) заполняется после подписания руководителем организации приказа  о приеме гражданина на работу. В  условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной  формы используется машинно-ориентированный  вариант этой карточки (форма №  Т-2А).

Личная карточка заполняется  работником кадровой службы в одном  экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей  являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный  билет, документы об образовании  и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие  изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника.

Для государственных и  муниципальных служащих личные карточки (№ Т-2ГС) имеют некоторые отличия  от общепринятых форм.

Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку  в хронологическом порядке, которые  содержат наиболее полные сведения о  работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой  после издания приказа о приеме на работу.

Состав и порядок ведения  личного дела гражданского служащего  определен Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации  и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609. В нем  содержится перечень документов, которые  приобщаются к личному делу, а  также устанавливаются сроки  хранения личных дел гражданских  служащих и обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей их ведение.

Наиболее важными документами  личного дела работника являются личный листок по учету кадров и  дополнение к личному листку. В  некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.

Поскольку личное дело имеет  длительный срок хранения (в соответствии с Перечнем документов с указанием  сроков хранения — 75 лет), в них не рекомендуется вносить документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет включительно) сроки  хранения.

Документы, поступающие в  личное дело, как правило, располагаются  в хронологическом порядке. Личные дела хранятся в специальных сейфах (шкафах), и ответственность за их ведение и сохранность несет  непосредственно руководитель отдела кадров (кадровой службы) или инспектор  по кадрам (персоналу).

Основным документом о  трудовой деятельности и трудовом стаже  работника является трудовая книжка. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок  изготовления бланков трудовых книжек устанавливаются Правилами ведения  и хранения трудовых книжек, утвержденными  постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках», а также Инструкцией  по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 19 октября 2003 г. №69.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой  им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а  также основания прекращения  трудового договора и сведения о  награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.

 

4. Документирование оценки  деятельности персонала

 

Оценка деятельности персонала  осуществляется:

— при проведении аттестации;

— при присвоении квалификационных разрядов;

— при вынесении взысканий;

— при выдаче по просьбе  работника характеристики или рекомендательного  письма.

Порядок работы аттестационной (квалификационной) комиссии регламентируется Положением о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №110, и Положением о  порядке сдачи квалификационного  экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации  и оценки их знаний, навыков и  умений (профессионального уровня), утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №111.

Документационное сопровождение  работы аттестационной комиссии включает:

правовой акт государственного органа, содержащий положения о формировании аттестационной комиссии; об утверждении  графика проведения аттестации; о  составлении списков гражданских  служащих, подлежащих аттестации; о  подготовке документов, необходимых  для работы аттестационной комиссии;

график проведения аттестации, в котором указываются: наименование государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация; список гражданских служащих, подлежащих аттестации; дата, время и место  проведения аттестации; дата представления  в аттестационную комиссию необходимых  документов с указанием ответственных  за их представление руководителей  соответствующих подразделений  государственного органа;

мотивированный отзыв  об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных  обязанностей за аттестационный период, содержащий следующие сведения о  гражданском служащем:

а) фамилия, имя, отчество;

б) замещаемая должность гражданской  службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность;

в) перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский служащий принимал участие;

г) мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов  профессиональной служебной деятельности гражданского служащего с учетом исполнения должностного регламента;

сведения о выполненных  гражданским служащим поручениях и  подготовленных им проектах документов за указанный период, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, которые прилагаются  к отзыву;

решение, принятое комиссией  по результатам аттестации;

аттестационный лист гражданского служащего;

протокол заседания комиссии, в котором фиксируются ее решения  и результаты голосования;

правовой акт государственного органа или решение представителя  нанимателя о том, что гражданский  служащий:

— подлежит включению в  установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной  должности гражданской службы в  порядке должностного роста;

— направляется на профессиональную переподготовку или повышение квалификации;

— понижается в должности  гражданской службы; специальный  правовой акт (приказ, распоряжение), который  издается в том случае, когда гражданский  служащий отказывается от прохождения  профессиональной переподготовки, повышения  квалификации или перевода на другую должность.

Оценка деятельности работника  может быть отражена и в таких  документах, как характеристика, рекомендательное письмо, рекомендации, а также приказы  о поощрении, премировании или наложении  взыскания.

 

5. Организация работы с  кадровой документацией

 

Одной из важнейших функций  служб документационного обеспечения  управления персоналом является организация  документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения  до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разделить  на следующие этапы:

— обработка поступающей  и передаваемой документации;

— доведение документации до исполнителей — работников системы  управления персоналом;

— регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

— формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;