Документооборот в организации

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

Глава 1. Теоретическое исследование информации и документа, их взаимосвязи и роли в эффективности менеджмента

1.1 Понятие, сущность и виды информации……………………...…………….6

1.2 Основные признаки и функции документа. Роль документа  в эффективности менеджмента …………………………………………………..16

1.3  Взаимосвязь документа и информации……………………………………26

Глава 2. Исследование документооборота в ОАО комбинате  «Магнезит»

2.1 Документооборот ОАО  комбината «Магнезит»…………………………...28

2.2 Схема движения и  технология обработки документов……………………32

2.3 Контроль исполнения  документов………………………………………….36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….39

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ …………………………...42

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ.

Сегодня к известным видам ресурсов любой организации- материальным, трудовым, энергетическим, финансовым- прибавился новый, ранее не учитываемый - информационный. Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной конъюнктуры, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.

Успешная деятельность предприятия в современных условиях невозможна без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и политической ситуации в стране.

Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями. Эти сведения выражены на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе. Их можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.

Самый распространённый способ передачи информации среди людей обозначился способ документирования информации. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы.

С развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ.

Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это- жизненная необходимость, поскольку обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.[4]

Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. В деятельности крупных фирм, в особенности ТНК, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы.

В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение.[1]

Для изучения темы вначале необходимо обозначить цели и задачи работы, предмет ,объект.

Объект исследования являться – информация и документ.

Предмет  исследования  это – особенности  взаимодействия документооборота и информации, их роль в эффективности менеджмента.

Цель работы: теоретическое исследование информации и документа, их взаимосвязь и роль в эффективности менеджмента.

 

В соответствии с поставленной целью сформулированы следующие задачи:

1. изучить понятия информации и документа и обозначить их взаимосвязь;

2. рассмотреть виды управленческой информации, информационные системы управления.

3. выявить роль и влияние документа и информации на эффективность управления.

В процессе курсового исследования были использованы труды отечественных и зарубежных авторов, таких как : Герчикова И.Н. , Глухов В. В.,Мазеин С.В., Верников Г.Г. , Веснин В.Р.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ИСЛЕДОВАННИЕ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТА,ИХ ВХАИМОСВЯЗИ И РОЛИ В ЭФФЕКТИВНОСТИ МЕНЕДЖМЕНТА

1.1 Понятие, сущность  информации.

 

Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность.[5] Информация - это основное условие конкурентной способности организации.

Информация позволяет организациям:

- осуществлять контроль над текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

- определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

- принимать обоснованные и своевременные решения;

- координировать действия подразделений в достижении целей.

Объем информации определяется символами числом знаков, букв и т.д. объем воспринимаемой информации о каком-либо объекте характеризуется символьным объемом, количеством текста, графиков, рисунков, временем получения и анализом информации.[4]

При оценке подобной информации используют качественные показатели:

- информация избыточна;

- требуемого объема;

- информация недостаточна.

Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа. .[2]

Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения.

Достоверность информации- это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем выше ее достоверность. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат.

Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация нужна для лучшего восприятия, полезной информации через улучшение эмоционального восприятия, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновая информация отсутствует, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».

Открытость информации характеризует возможность ознакомления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих на данном предприятии, но с условием сохранения ее тайны от работников других предприятий.

Внедрение техники и технологии в сферу обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизация и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции.

Эффективность деятельности предприятия определяется правильностью принимаемых управленческих решений. Отсутствие либо недостаток необходимой информации оказывается главной причиной ошибок менеджеров.

Информация- это один из ресурсов организационной системы. Отличие от других видов ресурсов в том, что информация не исчезает в процессе переработки, но изменяет свою полезность. Характеризуется информация формой представления, объемом, периодичностью поступления, и частотой корректировки, затратами на получение и хранение. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о положении и процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.[4]

Служба информационного обеспечения предприятия решает множество задач, но важнейшими являются:

- ранжирование поступающей  в фирму информации;

- экстренное оповещение  менеджеров;

- сбор текущей информации  о состоянии фирмы, ее подразделений  и ресурсов;

-оценка тенденций и состояния фирмы, ее подразделений и ресурсов;

- контроль ресурсов через  заданные лимиты и темпами  потребления;

- анализ структуры запасов  материальных ценностей и финансов;

- контроль движения заказов  по структурным подразделениям;

- поддержание справочной системы руководителей;

- ведение электронного  архива;

- поддержание экспертных  систем для принятия решений  руководителями;

- подготовка отчетных  и плановых документов;

- поддержание системы  контроля исполнения распоряжений;

- обработка информации по стандартным алгоритмам;

- поддержание электронной  почты.

Общедоступные мировые информационные ресурсы представляются прежде всего по системе Интернет. Основные сегменты информации - это базы данных для массового пользователя, профессиональные базы данных, которые содержат более полную информацию, имеют многоуровневую структуру данных и развитую поисковую систему. Однако их использование требует предварительной подготовки пользователя.[4]

Информацию классифицируют по различным признакам:

1) характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);

2) форме представления (документ, устно, компьютерным способом и  т.д.);

3) времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая и т.д.);

4) уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);

5) функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая  и т.д.);

6) принадлежности к объекту  управления (агрегат, участок, цех, предприятие  и т.д.);

7) степени обобщения в  управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т.д.).

Также информация может быть классифицирована по ряду других позиций, в частности:

1. по назначению (одноцелевая  связана с решением одной конкретной  проблемы; многоцелевая используется  при решении нескольких самых разнообразных проблем);

2. по возможности хранения (фиксируемая информация может  храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему свидетели наскальные надписи  и рисунки; нефиксируемая информация  используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);

3. по степени готовности  для использования (первичная информация  представляет собой совокупность  полученных непосредственно из  источника несистематизированных  данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);

4. По полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);

5. По степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).

Специфической формой такого рода управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90%.[5]

Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят из источников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сторону.

Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Поток информации характеризуется несколькими параметрами:

· формой представления;

· объемом в единицу времени (интенсивностью);

· максимальной интенсивностью;