Документооборот в организации

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть

установлены нормативными актами , предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. . Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ОАО комбината «Магнезит», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.  
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ОАО комбината «Магнезит» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Схема движения  и технология обработки документов

Входящие документы:

Документы, поступившие, в ОАО комбината «Магнезит» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1 )  . Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ОАО  комбината «Магнезит» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. 
Регистрируемые документы делятся на два потока: 
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в адрес структурных подразделений. 
        Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО комбината «Магнезит» и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО комбината «Магнезит» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию

по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления  на  ОАО комбината «Магнезит». 
         Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО комбината «Магнезит» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы 
        Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

        Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он

готовился.  
         К проекту документа исполнитель прилагает список организаций,

которым должен быть разослан подписанный документ. 
Целесообразно на ОАО комбинате «Магнезит» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель

комбината «Магнезит», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. 
         Руководитель комбината «Магнезит» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. 
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На  ОАО комбинате «Магнезит» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

        Отправка  исходящих документов происходит  в тот же день. Второй экземпляр  отправляемых документов или  единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы.

       Внутренние  документы готовятся, оформляются  в пределах ОАО комбината «Магнезит».

 Прохождение их на  этапах подготовки и оформления  организуются так же, как подготовка  и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. 
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. 

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. 
Учет объема документооборота организуется для установления:

- загрузки комбината «Магнезит», его подразделений и службы  документационного обеспечения  управления;

- потребности комбината  «Магнезит» организационной и электронно-вычислительной технике.

         При определении объема документооборота  однократно обязательно учитываются  все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов  ведется раздельно. Отдельно учитываются  машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Контроль исполнения  документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, беспечивающих своевременное исполнение документов .

        Организация  контроля за исполнением документов  в ОАО комбината «Магнезит»  обеспечивает их своевременное  и качественное исполнение (Схема  № 1).

 

                 Схема 1. Контроль  исполнения  документов

 

        Контроль  осуществляется за наиболее важными  входящими, исходящими и внутренними документами.

 Контроль за исполнением  документов и содержащихся в  них поручений осуществляют руководители  учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ОАО комбината «Магнезит».

        В  структурных подразделениях ОАО  комбината «Магнезит» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. 
        Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя,

предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО комбината «Магнезит».

       Срок  исполнения документа - срок, установленный  нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

        Существует  два вида срока исполнения  документа: типовой и индивидуальный.  
        Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

       Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

         Контроль за исполнением документа  начинается с момента постановки  его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с  
ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". 
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

        Данные  о ходе и результатах контроля  за исполнением документов периодически  анализируются. На основе анализа  разрабатываются предложения по  ускорению исполнения документов  и повышению исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

       Вывод: Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности ОАО «Комбинат Магнезит» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ОАО «Комбинат Магнезит» документированной информацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ и информация представляют собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. В обществе постоянно создаётся и находится в обращении огромное количество самых разнообразных документов. Вначале идёт интенсивная работа по их подготовке, составлению, согласованию, удостоверению. Затем документы, обретя необходимую юридическую силу или просто законченный вид, вводятся в действие, выходят на оперативный простор, где могут оказывать влияние как на судьбу отдельного человека, так и на жизнь миллионов людей. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.[16] 

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. Основной формой организации информации в управлении является документ. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное значение.[19]

Движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом .Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота ОАО «Комбинат Магнезит» я пришёл к выводу , что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на комбинате рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Документ в широком смысле является объектом исследования многих научных дисциплин. Однако сам термин до настоящего времени не получил общепризнанной междисциплинарной дефиниции. Очевидно, что документ обладает общими фундаментальными свойствами и может иметь специфические признаки и характеристики в зависимости от его назначения и сферы применения.[20]