Информационное обеспечение менеджмента

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В настоящее время  на конкурентоспособность многих организаций  все большее влияние оказывает  их способность идентифицировать, накапливать  и развивать знания и информацию. Концепция управления информацией предполагает изменение взглядов руководителей и сотрудников именно на источники конкурентоспособности организации. Можно утверждать, что потенциал стоимости бизнеса смещается от материальных активов компании в сторону нематериальных, невещественных источников конкурентоспособности: технических и управленческих инноваций. Современная организация не только использует информацию и знания, но и создает их. Актуальность данной работы обусловлена тем, что любой процесс как в микроэкономике, так и макроструктуре невозможен без принятия определенных решений. Однако основа каждого решения – это информация и знания. Рассмотрение информационного обеспечения менеджмента позволит выявить основные закономерности и особенности данного процесса, что способствует лучшему пониманию функционирования экономических систем.

В качестве теоретической  базы работы были использованы труды таких ученых и исследователей как В.Р. Веснин, О.С. Виханский, А.И. Наумов, М.В. Власов, Е.В. Попов, И.Н. Герчикова, М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури, Б. Мильнер, Т.Г. Мясоедова, Р.О. Шевченко, А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева, Н.А. Саломатин.

Объект данной работы – процесс управления информацией и знаниями. Предмет работы – особенности информационного обеспечения менеджмента. Цель данной работы – проанализировать особенности информационного обеспечения менеджмента.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

- охарактеризовать понятие управленческой информации;

- описать основные этапы процесса управления информацией;

- проанализировать особенности технологий информационной деятельности.

К методам исследования можно отнести изучение и анализ теоретической литературы и публикаций в периодических изданиях по рассматриваемой теме.

Данная курсовая работа содержит введение, две части, заключение и список использованных источников. Во введении рассмотрена актуальность работы, научно-теоретическая база, главная цель работы и задачи, посредством которых достигается цель работы, выделен объект и предмет, обозначены методы исследования. В первой части охарактеризовано понятие управленческой информации. Во второй части описаны основные этапы процесса управления информацией, проанализированы особенности технологий информационной деятельности. В заключении подведены итоги всей проделанной работы и сделаны основные выводы по итогам работы.

 

1. Сущность и значение информации и информационного обеспечения в менеджменте

1. Понятие информации в менеджменте

 

Концепция управления информацией и знаниями является интеграцией современных технологий менеджмента организации, среди которых можно выделить инновационный менеджмент, управление качеством, информационный менеджмент. Конец ХХ века и начало XXI века характеризуются увеличением объема информации, необходимой для принятия эффективных решений, повсеместным использованием информационных технологий и возможностей сети Интернет, разработкой и внедрением огромного количества новых материалов и технологий¹.

По мнению И.Н Герчиковой в современных  условиях «важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений»².

С точки зрения В.Р. Веснина управленческая деятельность начинается именно со сбора, накопления и переработки информации, то есть «совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности»³.

Информация может приниматься менеджерами к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач; имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в дополнительной информации).

Как считают А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева и Н.А. Саломатин информация – это «совокупность данных и знаний, представляющих собой меру организации системы и являющихся ее достоянием»⁴.

Управление информацией представляет собой стратегию, направленную на управление формализованными и неформализованными знаниями организации, обеспечение доступа к ним, их аудита и возобновления (развития) с целью формирования новых компетенций компании, стимулирования инноваций и повышения ценности для потребителя. Любая информация должна быть рассмотрена в контексте и правильно интерпретирована. Только тогда она становится знанием, которое имеет структуру, является важным в долгосрочном периоде и может изменяться при поступлении новой информации.

Управление информацией – это  деятельность, организация управленческих действий, направленных на накопление интеллектуального капитала на основе изучения, производства и внедрения  новых знаний в хозяйственную деятельность по областям применения, на базе всей совокупности интеллектуальных, информационных, технологических и финансовых ресурсов организации⁵.

По мнению зарубежных исследователей М.Х. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури  для успешной деятельности в организации должна быть создана информационно-управляющая система, которая представляет собой «формальную систему обеспечения руководителей информацией, необходимой для принятия решений»⁶.

Для формирования ключевых компетенций  организации необходимо пройти путь распознавания рыночных сигналов, применения имеющихся навыков и умений, использования своих технологических возможностей, чтобы в конечном итоге получить синергетический эффект развития формализованных и неформализованных знаний организации в долгосрочные конкурентные преимущества.

При этом формализованное знание – это знание, которое может быть кодифицировано и передано средствами формального, систематического языка от одного лица другому. К формализованным относятся знания, содержащиеся в докладах, отчетах и других документах. Как правило, они составляют около 20 % знаний организации.

Неформализованные знания – это  опыт, интуиция, умения, мнения, отношения, то есть все, что невозможно или сложно формализовать. Эти знания приобретаются на практике и только частично могут быть переданы другим людям. Неформализованное знание рассматривается в качестве наиболее важного компонента человеческого поведения. К данным знаниям в организации можно отнести уникальные бизнес-процессы, включающие сочетание организационной структуры предприятия, его культуры, системы стимулирования и непосредственного процесса производства.

Информация сегодня  превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. В настоящее время передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи⁷.

Необходимость перемен  диктуют и экономические факторы, например потребности больших компаний внедрять инновации и быть предприимчивыми, но особенно – развитие информационных технологий. Чтобы сохранить конкурентоспособность – или даже выжить – компаниям придется превратиться в организации, состоящие из работников знаний.

Руководители и специалисты-профессионалы  должны продумать, какая информация им нужна, какие данные и знания необходимы; во-первых, чтобы знать, что они  делают, во-вторых, чтобы решить, что им следует делать, и наконец, в-третьих, чтобы оценить качество собственной работы. Пока данные условия не будут выполнены, деятельность по управлению знаниями будет очень затратной, и не сможет стать центром получения результатов.

Особенностями информации как ресурса являются:

- неисчерпаемость;

- сохраняемость и накапливаемость;

- возможность параллельного использования;

- легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.

К информации предъявляются  следующие требования:

- количественная и качественная полнота;

- актуальность;

- достоверность и точность;

- полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решения;

- нормальная плотность (насыщенность), то есть количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений;

- доступность, легкость для восприятия⁸.

Необходимым условием успешного  вхождения в организацию для  каждого ее члена является также  процесс усвоения информации и знаний, существующих в данной организации: изучение системы ценностей, норм, правил и поведенческих стереотипов.

С понятием информации тесно связаны такие понятия как данные и знания. С научной точки зрения, можно утверждать, что не существует единого универсального определения данных понятий, а существуют лишь подходы, в которых излагаются взгляды разных авторов на то, что представляют собой данные понятия.

Данные – это определенные символы, которые представлены знаками  и могут быть помещены на определенный материальный носитель (книги, диски, журналы и так далее). Данные можно хранить, обрабатывать и передавать. Знания – это информация, которая рассмотрена в контексте и правильно интерпретирована.

Однако очень многое зависит от того, нужны ли данные знания индивиду или организации. То есть, если для одних данные так  и останутся всего лишь данными, то для других данные могут быть превращены в полезную им информацию, а впоследствии и в систему знаний. Иногда по ошибке большой объем данных представляется как информация, но это не так. Например, данные – это все многочисленные тома книг, которые находятся в хранилищах библиотек, и все они могут стать источниками информации, но в зависимости от того, какую информацию необходимо найти индивиду. Если он интересуется развитием менеджмента управления знаниями, то информация для него будет находиться в тех книгах, которые содержат знания по данной тематике.

При этом знания – это  всегда информация, которая проверена  практическим опытом и зафиксирована  определенным способом. Знания могут  быть использованы сотрудниками организаций  для поиска решений по конкретным задачам.

Для того чтобы правильно  управлять информацией, необходимо соблюдать два важных принципа:

- во-первых, необходимо  исключать ту информацию, которая  не имеет никакого отношения  к существующей проблемной ситуации, оставляя лишь ту, что будет полезна организации;

- всю информацию необходимо систематизировать, анализировать, структурировать и обязательно интерпретировать, перед тем как приступить к ее использованию.

Бесспорен тот факт, что  знания нужны для того, чтобы их использовать для более успешной деятельности как человека, организации, так и страны в целом. Знания всегда должны давать результаты и приносить пользу при принятии управленческих решений, а не бесполезно накапливаться в архивах организации. Группой по изучению вопросов управления интеллектуальным капиталом (ICMG) интеллектуальный капитал определялся как знания, которые можно перевести в прибыль. Но помимо роли извлечения дохода, знания играют также защитную и наступательную роли. Знания защищают инновационные продукты и услуги, защищают свободу проектирования, позволяют выигрывать судебные процессы в случаях нарушения прав интеллектуальной собственности. Наступательная роль знания реализуется через обеспечение доступа на новые рынки в результате инновационной деятельности организации, создание стандартов для новых рынков, поддержку и создание барьеров входа для конкурентов.

Целью управления информацией и знаниями является создание инфраструктурных и организационных предпосылок для научающейся организации, в которой знания могут быть использованы, изменены и усовершенствованы.

Среди основных задач  управления информацией можно выделить:

- развитие персонала организации, обмен знаниями и ускорение их усвоения;

- выявление источников  знаний для отдельных работников в зависимости от ролей, которые они выполняют в организации;

- поощрение персонала  к индивидуальному профессиональному  и личностному развитию, поддержка инициатив и рационализаторских предложений;

- развитие и поддержка процесса производства знания сотрудниками организации;

- преобразование теоретического  знания в прикладное, с целью его эффективного использования на практике;

- обеспечение хранения  и доступа к знаниям организации каждого из сотрудников.

По мнению А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой и Н.А. Саломатина, все знания можно разделить на следующие виды:

- знания о прошлом (внутренний и внешний бенчмаркетинг, знание истории отрасли);

- знания о настоящем (мониторинг внешней и внутренней среды организации);