Информационное обеспечение менеджмента

Благодаря разработке системы управления информацией могут быть решены следующие задачи:

- обеспечение квалификационного  уровня коллектива, квалифицированное  исполнение заданных функций и видов деятельности, создание ключевых компетенций, обеспечивающих устойчивые конкурентные преимущества на рынке, превращение ключевых компетенций в инновации;

- обобщение опыта выполненных  проектов, видов деятельности и  функций; отбор всего, что полезно,  из прошлого опыта деятельности, система знаний при этом должна реализовывать функции внутреннего и внешнего бенчмаркетинга;

- формирование интеллектуальной  базы сотрудников, групп, реализующих  функции по видам деятельности  организации, по обеспечению всеми  ресурсами, по проектированию, тем  самым формировать интеллектуальную  базу, интеллектуальную собственность и интеллектуальный капитал организации, повышать его стоимость;

- постоянно распознавать на основе внутренних и внешних текущих наблюдений тенденции, явления и события во всех областях своей деятельности;

- формирование и постоянное  развитие знания стратегических служб предприятия, в первую очередь службы стратегического развития, конструкторско-технологических подразделений и службы маркетинга;

- создание благоприятной внешней среды, превращение организации в непрерывно обучающийся институт, формирование компетенции потребителей, поставщиков и других стратегических партнеров;

- восприятие и применение современной профессиональной языковой культуры, развитие языка, освоение новых терминов и категорий, новых форм выражения, специфических для используемых видов знаний. Таким образом, закладывается ядро эффективной системы коммуникаций и культуры организации.

Таким образом, можно  сделать вывод, что эффективная  деятельность организации в настоящее  время во многом зависит от процесса управления информацией, так как система знаний нуждается в развитой системе управления. Процесс управления информацией обеспечивает стратегическое управление развитием системы знаний. Перейдем теперь к рассмотрению технологий информационной деятельности.

2. Особенности технологий информационной деятельности

 

Процесс управления и  прежде всего выработка стратегии организации невозможны без обладания широкой информацией. Данная информация состоит из сведений, почерпнутых из внутренних и внешних источников – документов (общих, служебных или специальных, например анкет), устных контактов (выступлений, интервью, бесед) и так далее.

С точки зрения Б. Мильнера информационные технологии «преобразуют материальную основу современного производства и распределения, а производительность все в большей мере зависит от применения информации и знаний»¹¹.

Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту разные источники, сопровождаться анализом.

К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства), результаты предыдущих исследований.

Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников организации (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных и личных контактов они имеют возможность осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор необходимых сведений. Другим источником информации служат партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений). Обширным источником деловой информации являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах, рекламных проспектах, бюллетенях и др. Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и должна многократно перепроверяться. Поэтому в крупных организациях создаются специальные подразделения, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием базы стратегических данных¹².

Отметим, что к основным видам технических средств, используемых во внутрифирменной системе информации относятся:

- ЭВМ крупногабаритные и персональные;

- микропроцессоры;

- средства телекоммуникаций;

- электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства;

- средства автоматизированной обработки текстовой информации¹³.

Уже сейчас цели по управлению знаниями ставят перед собой такие  крупные корпорации как General Motors, Philip Morris, Phillips, Hewlett Packard, которые включили информацию и знания в сферу стратегического менеджмента. Некоторые компании в управление знаниями направляют от 4% до 10% своих доходов. Это отражается на структурах иностранных организаций, так как они стали вводить такие важные посты как вице-президент по трансферту знаний, по интеллектуальному капиталу, менеджер по обмену знаниями.

Пристальное внимание к системе знаний не случайно, ведь накопленные сотрудниками организации знания существенно влияют на ее рыночную цену. Например, в США некоторые компании оцениваются в 20 раз выше, чем размер их капитала в денежной форме. Такая значительная разница между рыночной ценой компании и ее финансовым капиталом возникает за счет интеллектуального капитала.

Постепенно деятельность по формированию и распределению  знаний на предприятиях складывается в самостоятельную функцию управления. Для российских организаций, особенно основательно вступивших на рыночный путь, это жизненно важная функция.

Одной из признанных моделей  по управлению информацией и знаниями является модель Пробста, который определяет составляющие управления знаниями и их взаимосвязь. В данной модели выделены стратегический и оперативный уровень управления знаниями. На стратегическом уровне определяются ключевые знания для конкретной организации, которые важны для ее долгосрочного успеха, и формируются ключевые компетенции организации. На оперативном уровне управления знаниями в модели Пробста выделены шесть взаимосвязанных блоков управления знаниями: идентификация, получение, развитие, распределение, использование, хранение.

Вторая модель – это  модель Х. Крмара и Дж. Рехойзера. Данная модель показывает содержательную взаимосвязь отдельных элементов системы управления знаниями, выстраивая их в единый процесс от распознавания знания до его использования и оценки. Она охватывает динамику организационного обучения на различных уровнях – от индивидуального получения знания до коллективного использования общего знания. При этом выделяют пять основных фаз управления знаниями:

- управление источниками  знаний и информационными источниками;

- управление носителями знаний и информационными ресурсами;

- управление предложением знаний;

- управление спросом  на знания;

- управление инфраструктурой  обработки знаний, информации и  коммуникаций.

Третья модель – модель представителей японской школы управления знаниями (И. Нонака и Х. Такеучи). В данной модели внимание акцентируется на важности социального взаимодействия формализованного и неформализованного знания. Вследствие такого взаимодействия возникает динамическая модель создания организационного знания. Социальные процессы, которые происходят между людьми, авторы назвали трансформацией знания.

Данные теоретические  модели позволяют создать целостное представление о системе управления информацией и знаниями как составляющей стратегии организации.

Таким образом, можно  сделать вывод, что в настоящее время именно информационные технологии преобразуют материальную основу современного производства и распределения, а производительность все в большей мере зависит от применения информации и знаний. При этом эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою работу разные источники информации, а также сопровождаться анализом.

 

2.3. Тенденции информационных технологий в менеджменте

 

Доминирующие тенденции  развития информационных технологий ориентированы на многопрофильность и структурную сложность управляемых предприятий. Для эффективной и конкурентоспособной деятельности требуется информационно связать и объединить все подразделения на качественно новом управленческом уровне. Сделать это позволяют новые, современные информационные технологии. Рассмотрим наиболее известные из них.

Видеотехнология — это  технология использования изображений. Такой технологии может предшествовать визуализация, т. е. представление данных в виде изображений. Быстрый рост объемов обработки данных требует поиска новых способов представления полученной информации. Организация видеоконференций связана с технологией проведения совещания между удаленными пользователями на базе использования их движущихся изображений. Технические средства при этом работают в реальном времени. Мультимедиатехнология (мультисреда) основана на комплексном представлении данных любого типа. Такая технология обеспечивает совместную обработку символов, текста, таблиц, графиков, изображений, документов, звука, речи, что создает мультисреду. Изображение может быть выдано на экран с текстовым и звуковым сопровождением. Использование мультимедиатехнологии особенно эффективно в обучающих системах, Это связано с тем, что при активной работе в мультисреде пользователь запоминает 75% воспринимаемой информации. В то время как из услышанной информации запоминается лишь 25%. Нейрокомпъютерные технологии используют взаимодействующие друг с другом специальные нейрокомпоненты на базе микропроцессоров. Такой подход основан на моделировании поведения нервных клеток (нейронов). Нейротехнология применяется в создании искусственного интеллекта для решения сложных задач: распознавание образов, управление кредитными рисками, прогноз фондовых ситуаций, определение стоимости недвижимости с учетом качества зданий, их состояния, окружающей обстановки и среды, автоматическое распознавание чеков и др. Компонентами нейротехнологий являются нейронные компьютеры и процессоры, а также нейронные сети, как класс алгоритмов, обеспечивающих решение сложных задач. Нейросети обладают способностью самообучения, имеют высокое быстродействие, так как обработка информации в них осуществляется многими компонентами, функционирующими параллельно. Объектно-ориентированная технология основана на выявлении и установлении взаимодействия множества объектов и используется при создании компьютерных систем на стадии проектирования и программирования. В качестве объектов в ней выступают пользователи, программы, клиенты, документы, файлы, таблицы, базы данных и тд. Такие подходы характерны тем, что в них используются процедуры и данные, которые заменяются понятием "объект". Объект — это предмет, событие, явление, который выполняет определенные функции и является источником или потребителем информации. На этой основе, например, построена технология связи и компоновки объектов (OLE), разработанная фирмой Microsoft. Использование объектно-ориентированных технологий позволяет иметь более эффективные решения в системах управления.

Технология управления знаниями позволяет создать не просто автоматизированную систему с единым информационным пространством, а среду, в которой знания одного работника становились бы достоянием всех. Такой вариант необходим при решении особенно сложных комплексных задач в процессе подготовки и принятия решений в специально созданной технологической среде. Управление знаниями осуществляется с использованием базы знаний, которая является организованной совокупностью, по какой-либо предметной области. Базы знаний применяются при решении задач искусственного интеллекта, например, в экспертных системах. База знаний включает набор данных, знаний (их моделей), правил логического вывода для работы со знаниями.

Интернет-технология основана на объединении информационных сетей  в глобальную информационную структуру. Иными словами, Интернет — это глобальная международная ассоциация информационных сетей, которая имеет информационные центры, обслуживающие пользователей; они предоставляют документацию, распространяют программы, тексты книг, иллюстрации, коммуникационный сервис, электронную почту, службу новостей, передают файлы и т.д. Технология Интернет используется в образовательных, научных целях, в бизнесе. Через Интернет многочисленные фирмы предоставляют разнообразные виды сервиса: свои базы данных и базы знаний, рекламу продукции и услуг, консультации и другие виды помощи.

 

Заключение

 

Таким образом, можно  сделать вывод, что управление информацией в настоящее время играет важную роль в функционировании рыночной экономики, придавая ей определенные особенности и характерные черты. Итоги всей проделанной работы следующие.

Во-первых, было охарактеризовано понятие управленческой информации. Выявлено, что информация – это совокупность данных, которые сопровождаются смысловой нагрузкой, и помещены в определенный контекст. Информация может быть оценена субъектом, которым может являться как человек, так и организация в целом. Благодаря информации уменьшается неопределенность окружающей среды, можно принять наиболее рациональное решение из всех имеющихся вариантов.

Во-вторых, были описаны основные этапы процесса управления информацией. Определено, что эффективная деятельность организации в настоящее время во многом зависит от процесса управления информацией, так как система знаний нуждается в развитой системе управления. Процесс управления информацией обеспечивает стратегическое управление развитием системы знаний.

В-третьих, были проанализированы особенности технологий информационной деятельности. Можно сделать вывод, что в настоящее время именно информационные технологии преобразуют материальную основу современного производства и распределения, а производительность все в большей мере зависит от применения информации и знаний.