Информационное обеспечение процесса разработки управленческих решений ( на примере ЗАО АПК «Шильдинское)

В) Специализация потоков информации. Происходит в нескольких разрезах: поток информации для учета и отчетности, для выдачи вышестоящей организации, для разработки мер воздействия; поток информации по решениям отдельных видов (функциональные) и уровней (объекты);

Г) Плотность (интенсивность) информационных потоков. Оценка количества проходящих носителей информации и их насыщенности;

Д) Параллельность движения информационных потоков, их целеустремленность, направленность, возможности их разветвления и слияния. Повышение степени параллельности означает одновременно углубление специализации информационных потоков.

Эталоном  оценки движения информационных потоков  является их соответствие связям в  управляемом объекте и управляющей  системе, возникающим в материальных процессах, в процессах разделения труда в управлении и при выборе форм взаимосвязи управляющей системы  с управляющим объектом.

3. Сбор, обработка и хранение информации, необходимой для разработки управленческих решений.

 

Для принятия любого решения требуется  информация, притом чем сложнее решение, тем больше объем необходимой информации. К тому же информация должна соответствовать определенным требованиям. Быть полной, достоверной и своевременной.

Информация (от лат. Informatio – разъяснение, изложение) – отчужденное знание, выраженное на определенном языке в виде знаков алфавита, записанное на материальный носитель, доступное для воспроизведения без участия автора и переданное в каналы общественной коммуникации (опубликованное).

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и  переработке информации, необходимой  для принятия обоснованных управленческих решений.               Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

     Сбор предполагает получение максимально выверенной исходной информации и является одним из самых ответственных этапов в работе с информацией, поскольку от цели сбора и методов последующей обработки полностью зависит конечный результат работы всей информационной системы. 
   Технология сбора подразумевает использование определенных методов сбора информации и технических средств, выбираемых в зависимости от вида информации и применяемых методов ее сбора. На заключительном этапе сбора, когда информация преобразуется в данные, т. е. в информацию, представленную в формализованном виде, пригодном для компьютерной обработки, осуществляется ее ввод в систему.

       Когда сбор информации завершен, собранные данные сводятся в систему для создания, хранения и поддержания в актуальном состоянии информационного фонда, необходимого для выполнения различных задач в деятельности объекта управления. Следует отметить, что хранимые данные должны быть в достаточном объеме доступны для извлечения из места хранения, отображения, передачи или обработки по запросу пользователя. А сбор данных должен обеспечивать необходимую полноту и минимальную избыточность хранимой информации, что может быть достигнуто за счет выбора данных, оценки их необходимости, а также анализа существующих данных и разделения их на входные, промежуточные и выходные.

      Для сбора данных необходимо сначала определить технические средства, позволяющие осуществлять сбор быстро и высококачественно и поддерживающие операции ввода информации и представления данных в электронной форме. В качестве средств сбора в информационных системах обычно выступают агрегаты, представляющие собой совокупность устройств и программного обеспечения к ним, которые служат для преобразования информации, представленной в неэлектронной форме, в электронную для ее последующего использования в системе.

    Получаемая информация о ситуации  принятия решений должна быть  достоверной и достаточно полной. Недостоверная либо недостаточно  полная информация может приводить  к принятию ошибочных и неэффективных  решений. Однако не меньшие  трудности возникают и при  наличии избыточной информации, поскольку возникает проблема  отбора информации, действительно  представляющей интерес и важной  для своевременного принятия  эффективного управленческого решения.

Целесообразным при получении  и обработке информации о ситуации принятие решений является подготовка аналитического материала, отражающего  основные особенности и тенденции  развития ситуации. Естественно, что  такой аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими  достаточными знаниями и опытом в области, к которой принадлежит ситуация принятия решений.

Виды информационных технологий

При организации сбора и регистрации  данных по принципу последовательных решений могут применяться различные  виды информационной технологии:

• сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства (на местах возникновения затрат) в форме единоличного документа и использование центральной ЭВМ для агрегирования данных; обработка данных в режиме диалога для расчета показателей на терминале;
• получение свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации (например, дискеты), обработка данных по производственному отделению на персональных компьютерах.

 

 

      Наиболее часто в роли структур хранения данных выступают базы или банки данных.   База данных (БД) — специально организованная совокупность взаимосвязанных данных, отражающих состояние выделенной предметной области в реальной действительности и предназначенной для совместного использования при решении задач многими пользователями. 
   БД представляет собой комплекс информационных, технических, программных, лингвистических и организационных средств, обеспечивающих сбор, хранение, поиск и обработку данных. 
   Банк данных — универсальная база данных, обслуживающая любые запросы прикладных программ вместе с соответствующим программным обеспечением.  

 Кроме баз и банков данных, современную структуру хранения информации предоставляют хранилища данных, которые включают следующие функциональные блоки: 
   • инструменты настройки информационной модели, отражающей все виды информации, необходимой для решения задач предприятия; 
   • репозиторий метаданных, т. е. описание структуры хранилища данных, доступное как внутренним программам хранилища, так и внешним системам, обеспечивающее гибкость хранилища; 
   • технология сбора данных из внешних источников, а также из удаленных подразделений с помощью двух методов: 
   — применение средств ETL (Extract, Transformation, Loadin — извлечение, трансформация, загрузка), присущих специальным системам, для извлечения данных из других баз данных, трансформации в соответствии с правилами, описанными в системе, и загрузки в хранилище данных; 
   — применение стандартного формата сбора данных и разработка процедур их выгрузки на стороне источника, что обеспечивает однородность данных, извлеченных из разных систем, и децентрализацию разработки за счет передачи ее специалистам, знающим исходную систему; 
   • механизмы расчета агрегатов и показателей, базирующихся на детальных данных хранилища, с помощью технологий иерархической настройки структуры данных или показателей, а также встроенного языка программирования; 
   • пользовательские интерфейсы, позволяющие коллективу сотрудников разделять функции и выполнять различные задачи, включая администрирование, дизайн приложений, технологическую поддержку хранилища, анализ данных по запросам и т. д.; 
   • механизмы выполнения произвольных запросов, включая средства генерации запросов и необходимых индексов. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Информационные модели и системы поддержки 

принятия решений.

1. Способы обмена управленческой информацией в современных условиях.

 

     Способы передачи информации: устные сообщения (личные и по телефону), письменные (от писем до электронной почты) и даже язык жестов.

     Если источником сообщения выступает субъект управления, то говорят об управленческой информации.

 

Управленческую  информацию различают как:

•   исходную, она кладется в основу принятия решений;

•   организационную, она используется при реализации решений;

•   регулирующую, она сопровождает управленческое решение и существует в виде определенных правил, предписаний, норм, рекомендаций;

•   учетно-контролъная, она используется на завершающем этапе управленческого цикла.

 

Управленческую  информацию также можно подразделить на:

•  внутреннюю;

•  внешнюю.

 

Внутренняя  информация — это информация непосредственно  о данной организации и ее внутренних переменных (цели, задачи, структура, технология, люди). Внешняя — об окружающей организацию среде.

 

По предназначению управленческая информация может быть:

•  открытой;

•  для  служебного пользования;

•  секретной;

•  совершенно секретной;

•  совершенно секретной особой важности.

 

     Средства передачи и получения управленческой информации на современных предприятиях самые разнообразные. Выбор средств зависит от характера информации, ее вида, возможностей, которыми располагают отправитель и получатель информации. В современный период все большее применение находят технические средства передачи и получения информации — радио, телефон, факс. Огромные возможности для получения и хранения информации имеют современные компьютеры. Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи и хранения информации нельзя.

 

Управленческая  информация выполняет в организации  следующие задачи:

 

•   обслуживает функции управления — от подготовки и принятия решения  до подведения результатов его выполнения;

•   связывает подразделения организации  и обеспечивает контакты с внешней  средой;

•   обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать определенную линию  поведения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Информационная база технологии управления организацией.

 

      В деятельности организаций, представляющих собой комплексы повседневно связанных и взаимодействующих структурных подразделений, передача информации является первостепенным и непременным условием их функционирования. Особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих организаций внутриорганизационная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения организаций кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутриорганизационным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

        Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Важную  роль в принятии управленческих решений  играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей организации, а также организаций-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает организации высокий уровень конкурентоспособности.

        Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих управленческих решений.

         Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

В основе модели построения информационной технологии управления фирмой должны лежать концептуальные положения.

   1. Целью функционирования любой организации является получение прибыли от итогов своей деятельности.

   2. Все взаимодействия между юридическими субъектами (фирмами, организациями) сводятся к заключению и реализации сделки. При этом одна из сторон является продавцом, другая — покупателем. Предметом сделки могут быть товарно-материальные ценности, работа, услуги или их комбинация.

   3. При осуществлении любой хозяйственной операции формируется документ, подтверждающий ее совершение (операционный документ). Совокупность операционных документов образует документооборот фирмы.

   4. Операционные документы принадлежат к одному из двух классов. Первый класс документов — документы-основания, т.е. документы, регламентирующие операции между юридическими лицами. К этому классу относятся простые и многоэтапные договоры, счета, счета-фактуры, контракты, требования, гарантийные письма и т.д.

   5. Основа оперативного управления фирмой заключается в реги-страции входящих либо формировании исходящих документов- оснований и сопроводительных документов, подтверждающих выполнение хозяйственных операций.

       Для современных условий функционирования фирмы характерно применение высокоэффективной внутрифирменной информации. Информационные технологии управления фирмой последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств ее сбора, накопления, передачи и обработки в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики, моделей и прогнозно-аналитических расчетов.

     В результате работы всех пользователей происходит наполнение базы данных фирмы оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. Обработка оперативной информации позволяет, с одной стороны, проанализировать взаимоотношения с контрагентом на основе сведений о движении материальных ценностей, услуг, работ и финансовых средств, а с другой стороны, оценить эффективность работы фирмы по различным направлениям хозяйственной деятельности.